信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作探索

朱瑋

摘 要：信息社會背景下辦公室文書檔案管理建立在電子信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以文書檔案信息資源為管理對象，做好文書檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)新型社會發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。本文詳細(xì)分析了信息社會背景下辦公室文書檔案管理存在的問題，以及改革探索的方面，并提出了信息社會背景下辦公室文書檔案管理的新探索，對進(jìn)一步做好文書檔案管理具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：信息社會;文書檔案;辦公室

概述

信息社會，又叫信息化社會，是指以電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以信息資源為基本發(fā)展資源，以信息服務(wù)性產(chǎn)業(yè)為基本社會產(chǎn)業(yè)，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為基本社會交往方式的新型社會。從信息社會的定義來看，主要涉及信息及數(shù)據(jù)的生產(chǎn)（包括采集、處理、存儲）、應(yīng)用（利用信息技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)）、保障（保障信息傳輸?shù)幕A(chǔ)設(shè)施及安全機(jī)制）。辦公室文書檔案是與科技檔案相對而言的各類檔案統(tǒng)稱。信息社會背景下辦公室文書檔案管理建立在電子信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以文書檔案信息資源為管理對象，做好文書檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)新型社會發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

1 信息社會背景下辦公室文書檔案管理存在問題

信息社會，電子信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，極大地提升了辦公室行政管理效率，也深刻地改變著辦公室行政管理模式，使傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理呈現(xiàn)出諸多不相適應(yīng)的問題，應(yīng)給予足夠重視[1 ]。從信息社會視角來看，目前辦公室文書檔案管理還存在：

1.1 文書檔案價值評估亟待優(yōu)化

信息社會背景下，文書檔案的產(chǎn)生、應(yīng)用及保障均與電子信息技術(shù)密不可分，但在日常管理過程中，注重文書檔案的前端質(zhì)量控制，末端利用的價值評估有待強(qiáng)化。重管理輕利用的現(xiàn)象依然突出，辦公室OA系統(tǒng)的利用，極大提升了行政管理效率，但文書檔案管理技術(shù)設(shè)備及信息系統(tǒng)工作運(yùn)行特點(diǎn)與單位的發(fā)展階段不相匹配，文書檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平滯后，因此，需要不斷調(diào)整和優(yōu)化文書檔案利用價值評估，逐步建立并完善滿足單位實(shí)際運(yùn)行需要的電子文書檔案檢索目錄，借助信息技術(shù)，使辦公室文書檔案信息及其蘊(yùn)含的價值得以發(fā)揮，從而發(fā)揮辦公室文書檔案在提升行政管理效率方面的應(yīng)有作用。

1.2 文書檔案管理人員素質(zhì)薄弱

信息社會背景下辦公室文書檔案管理者需要較強(qiáng)的信息素養(yǎng)，不僅要掌握文書檔案采集、處理及存儲，還要熟練利用信息技術(shù)，將文書檔案應(yīng)用于改造和提升機(jī)關(guān)管理水平，并嚴(yán)格遵守辦公室文書檔案信息傳輸?shù)脑O(shè)施及安全體制機(jī)制[2 ]。熟練掌握和應(yīng)用電子信息技術(shù)，并將其與辦公室文書檔案管理融合起來，共同推動辦公室文書檔案管理朝著科學(xué)化、智能化、便捷化方向發(fā)展。

1.3 文書檔案管理整體規(guī)范缺乏

信息社會，電子信息技術(shù)的應(yīng)用，萬物互聯(lián)成為現(xiàn)實(shí)。辦公室文書檔案與其他業(yè)務(wù)工作也建立了緊密聯(lián)系，信息孤島被打破。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，立足于單位職能，缺乏信息社會背景下辦公室文書檔案整體發(fā)展規(guī)劃，缺乏相應(yīng)的協(xié)作運(yùn)行模式，尚未建立起“全生命周期”文書檔案管理運(yùn)行模式。

2 信息社會背景下辦公室文書檔案管理改革探索

信息社會背景下辦公室文書檔案管理從文書檔案信息生產(chǎn)、應(yīng)用及保障等各個方面進(jìn)行改革，才能使辦公室文書檔案管理更加科學(xué)、更加系統(tǒng)、更具條理性。

2.1 樹立系統(tǒng)管理理念

根據(jù)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，以及社會團(tuán)體等性質(zhì)，立足辦公室行政管理的現(xiàn)實(shí)需要，一是要牢固樹立系統(tǒng)管理理念。建立“大檔案”管理模式，制定統(tǒng)一的文書檔案管理模式、工作標(biāo)準(zhǔn)，使文書檔案編制及歸檔要求滿足辦公室日常管理的現(xiàn)實(shí)需要。二是要切實(shí)做好系統(tǒng)保障。既要做好辦公室日常行政管理過程中產(chǎn)生的文書檔案資料，還要及時將傳統(tǒng)文書資料制成電子文檔格式，并將重要電子文書檔案進(jìn)行備份，檢索式文書檔案則選擇機(jī)讀模式管理。三是要踐行系統(tǒng)管理模式。在人、財(cái)、物等方面，全面打牢信息社會背景下辦公室文書檔案基礎(chǔ)，即，辦公室文書檔案管理應(yīng)堅(jiān)持“?！薄凹妗毕嘟Y(jié)合的理念，以其專職檔案員管理為主，各業(yè)務(wù)部門配備1名兼職人員，協(xié)助做好文書檔案收集移交;將信息社會背景下辦公室文書檔案管理所需經(jīng)費(fèi)納入單位整體預(yù)算，給予必要保障和支持。注重信息設(shè)備的投入和使用[3 ]。如，針對重要文書檔案的備份，既可選用U盤備份，也可選用磁帶光盤備份，并作為文書檔案存儲建檔介質(zhì)。

2.2 推進(jìn)“三全式”改革

“三全式”辦公室文書檔案管理是針對信息社會背景下文書檔案面臨的特點(diǎn)和實(shí)際，從文書檔案的形成、歸檔及利用的全過程管理、全員式參與和全方位管理等理念的集中體現(xiàn)。

2.2.1 全過程管理。也即全生命周期文書檔案管理理念，從文書制發(fā)到其歸檔、整理，直至最終的銷毀，均應(yīng)采用科學(xué)有效管理方法。信息社會對信息來源的準(zhǔn)確性要求高，辦公室文書檔案歸檔時要統(tǒng)一歸檔方式及符號，如電子文書檔案打印紙張選擇，文書檔案編號等，都需要嚴(yán)格規(guī)范運(yùn)行。

2.2.2 全員式管理。辦公室文書檔案既來自辦公室的日常行政管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的文書資料，也包括各個部門的產(chǎn)生的具有保存價值的文書資料[4 ]。因此，既需要專職檔案員負(fù)責(zé)收集、管理，也需要各個部門配備相應(yīng)的兼職檔案員，并動員單位人員，嚴(yán)格按照辦公室文書檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立責(zé)任制管理模式，將文書檔案管理責(zé)任到人到崗。

3 信息社會背景下辦公室文書檔案管理探索

信息社會背景下辦公室文書檔案管理存在著諸多非傳統(tǒng)要素影響，也需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，系統(tǒng)構(gòu)建新形勢下文書檔案管理模式，不斷提升文書檔案管理的能力和水平。

3.1 建立文書檔案管理信息系統(tǒng)

從硬件和軟件兩個方面全方位建立文書檔案管理信息系統(tǒng)。其中，硬件方面，就是要積極采購計(jì)算機(jī)，購置數(shù)碼相機(jī)，掃描儀等相關(guān)設(shè)備，既要做好新增電子文書檔案的收集、歸檔與整理，還需要做好已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)文書檔案的信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)化。軟件方面，則需要立足信息社會背景下，電子文書檔案管理特點(diǎn)，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，安裝專門的文書檔案管理軟件，將其內(nèi)嵌至辦公OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書制作與文書檔案管理的同步進(jìn)行，從文書檔案信息加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)到信息查詢、保密系統(tǒng)的搭建，建立符合信息社會建設(shè)和發(fā)展需要的專門的文書檔案信息管理平臺，提升辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。