疾病預(yù)防控制中心檔案的管理與利用研究

摘 要：伴隨疾控中心各項(xiàng)工作不斷深入和改革，加之疫情防控背景下疾控中心工作任務(wù)劇增，由此使得疾控中心日常管理以及業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的信息資源隨之增加，疾控中心檔案管理與利用工作面臨新的挑戰(zhàn)。在這種形勢(shì)下，如何從規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度管理與利用檔案資源，是檔案人員必須正視的問題。為此，文章就疾病預(yù)防控制中心檔案管理與再利用的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行分析，闡述檔案管理與利用中的問題，結(jié)合檔案實(shí)踐以及檔案學(xué)理論提出建議，旨在能夠進(jìn)一步幫助疾控中心建立一套符合單位實(shí)情的嚴(yán)密管理體系。

關(guān)鍵詞：管理;再利用;疾控中心;檔案;現(xiàn)實(shí)意義

1 疾病預(yù)防控制中心檔案管理與利用的現(xiàn)實(shí)意義

作為疾病預(yù)防控制實(shí)踐中產(chǎn)生、形成的重要信息資源集合體，疾控中心檔案能夠真實(shí)反映單位的疾控活動(dòng)、科研活動(dòng)以及其他工作，對(duì)于疾控中心未來各項(xiàng)工作具有重要的參考意義[1 ]。做好疾控中心檔案管理與利用工作，能夠進(jìn)一步節(jié)余檔案工作的整體成本，確保檔案工作提質(zhì)增效，推動(dòng)疾控中心高質(zhì)量發(fā)展。對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度開發(fā)、深入挖掘，能夠?yàn)榧部刂行拈_展各項(xiàng)工作提供相應(yīng)的資料，能夠更好地為后期決策提供科學(xué)依據(jù)，全面提升工作的精準(zhǔn)性和規(guī)范性。

2 疾病預(yù)防控制中心檔案管理與利用中常見的問題

2.1信息技術(shù)應(yīng)用不足，數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作滯后

現(xiàn)階段，部分疾控中心檔案數(shù)字信息化管理的成效不明顯，仍然停留在傳統(tǒng)人工、線下管理的模式。不僅無法適應(yīng)疾控中心辦公自動(dòng)化的需求，而且無法發(fā)揮新型檔案管理技術(shù)在數(shù)據(jù)處理能力上的優(yōu)勢(shì)，制約檔案的開發(fā)利用。一是檔案數(shù)字信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)滯后，系統(tǒng)功能較為單一，只能滿足疾控中心簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)需求，無法滿足數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)開發(fā)利用等深層次的需求，進(jìn)而導(dǎo)致管理以及開發(fā)利用過程中仍然存在諸多問題[2 ]。例如，檔案管理系統(tǒng)與疾控中心病例系統(tǒng)、監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)層面無法同步更新，信息數(shù)據(jù)形成部門無法直接將數(shù)據(jù)傳輸、同步至檔案工作部門，影響了線上立卷歸檔工作的開展。二是大數(shù)據(jù)技術(shù)、云共享技術(shù)、自動(dòng)算法技術(shù)的引進(jìn)、更新以及應(yīng)用滯后，導(dǎo)致檔案資源數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)深度挖掘、實(shí)時(shí)共享、數(shù)據(jù)分布式存儲(chǔ)等目標(biāo)，影響了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

2.2 制度配套不完善，檔案工作的規(guī)范性待提升

對(duì)于檔案人員而言，開展各項(xiàng)檔案工作，需要嚴(yán)格依據(jù)相應(yīng)的工作規(guī)范，才能確保標(biāo)準(zhǔn)、流程以及內(nèi)容都符合相關(guān)要求，避免后期出現(xiàn)“二次返工”的現(xiàn)象，進(jìn)而最大限度地保障檔案質(zhì)量[3 ]。然而，實(shí)踐中部分疾控中心制度配套不完善，沒有立足于本疾控中心需求以及相關(guān)規(guī)范性文件的要求開展建章立制工作，影響了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)步伐。

2.3 資源投入力度不足，檔案工作環(huán)境有待優(yōu)化

部分疾控中心尚未認(rèn)識(shí)到檔案資源在信息決策、信息分析、疾控預(yù)防、疾控研判、疾控監(jiān)測(cè)以及其他工作中的價(jià)值，投入的人、財(cái)、物不足，導(dǎo)致檔案工作長(zhǎng)期邊緣化。一方面，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施配套不足，導(dǎo)致相關(guān)運(yùn)行軟件以及管理硬件都無法高效運(yùn)行，制約了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐。另一方面，新形勢(shì)下疾控中心檔案工作不僅對(duì)現(xiàn)代化硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)的依賴程度高，且要求檔案室等存儲(chǔ)空間滿足“八防”的基本要求 [4 ]。在缺乏相關(guān)軟硬件設(shè)施的情況下，檔案管理以及再利用成效達(dá)不到既定的要求。

3 疾病預(yù)防控制中心檔案管理與利用的有效對(duì)策

3.1 新型技術(shù)賦能檔案工作，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是新時(shí)期檔案工作的方向，直接影響疾控中心檔案工作成效。為此，疾控中心必須要利用新型技術(shù)的特性，尋找新型技術(shù)與檔案工作的契合點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案工作內(nèi)容與流程的再造。

3.1.1 要對(duì)現(xiàn)有的檔案數(shù)字信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，建立檔案工作數(shù)字化平臺(tái)。一方面，檔案人員要按照“重點(diǎn)突出，分布進(jìn)行”“存量與增量數(shù)字化同步”的基本原則，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化和加工，并對(duì)線上終端的電子文件進(jìn)行立卷歸檔，確保檔案資源的完整性、準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)盲目建設(shè)和開發(fā)的現(xiàn)象。另一方面，要從技術(shù)層面攻關(guān)，將檔案管理系統(tǒng)與疾控中心病例系統(tǒng)、監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)并同步，打通數(shù)據(jù)鏈條，打破數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)一站式管理、存儲(chǔ)與開發(fā)的目標(biāo)。

3.1.2 要綜合應(yīng)用多種數(shù)字化信息技術(shù)，打造檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)標(biāo)檔案檢索需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的深度檢索。疾控中心要結(jié)合使用主體的需求對(duì)檢索功能、檢索模型進(jìn)行完善，切實(shí)提升檢索實(shí)效。其次，要通過云儲(chǔ)存以及云服務(wù)技術(shù)，提升檔案的數(shù)據(jù)處理能力以及數(shù)據(jù)共享能力，確保相關(guān)的檔案資源能夠及時(shí)同步至云存儲(chǔ)終端，強(qiáng)化疾控中心檔案?jìng)浞莸哪芰ΑＭ瑫r(shí)，也可以探索與醫(yī)院、衛(wèi)健委以及其他單位開展檔案共享與互通工作，進(jìn)一步延伸檔案開發(fā)利用的領(lǐng)域，助力于“健康中國(guó)”戰(zhàn)略的實(shí)施。最后，要應(yīng)用人工智能技術(shù)以及自動(dòng)算法技術(shù)，探索檔案流程自動(dòng)化的檔案管理模式，減輕檔案人員的工作壓力。

3.2 健全檔案工作制度，形成規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系

作為一項(xiàng)精細(xì)化且涉及內(nèi)容眾多的工作，檔案工作需要配套以相應(yīng)的制度，才能確保各項(xiàng)任務(wù)準(zhǔn)確落實(shí)。為此，一是要從組織建設(shè)的角度出發(fā)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。同時(shí)，要通過相應(yīng)的制度明確領(lǐng)導(dǎo)以及領(lǐng)導(dǎo)小組的權(quán)責(zé)，形成部門配合、資源統(tǒng)籌的檔案工作體系，加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。二是既要結(jié)合《檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》等規(guī)范性文件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，又要立足于本疾控中心檔案管理及檔案利用需求，從制度層面對(duì)檔案工作的流程、內(nèi)容、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等要素進(jìn)行明確，為檔案工作人員開展相關(guān)工作提供科學(xué)依據(jù)，提升各工作環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性以及規(guī)范性。三是要健全檔案編研制度，優(yōu)化檔案再利用工作。要進(jìn)一步從制度層面明確編研的要求、流程以及相關(guān)內(nèi)容，形成一批具有典型代表的檔案編研成果，全面發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值、文化經(jīng)濟(jì)以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

3.3 加大資源投入力度，優(yōu)化檔案工作環(huán)境

疾控中心檔案數(shù)量多、內(nèi)容龐大且種類多元，這就決定了檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)的高精度工作，不僅需要依托于互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等工作環(huán)境，而且需要優(yōu)質(zhì)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境。為此，疾控中心必須要加大資源投入力度，確保資源利用效益最大化。一是要對(duì)標(biāo)當(dāng)?shù)貦n案館在軟硬件設(shè)施配套中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)一批操作性能好、處理效率高的掃描設(shè)備、打印復(fù)印設(shè)備、檔案架、計(jì)算機(jī)、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，既加快紙質(zhì)類檔案資源數(shù)字化處理的進(jìn)程，又確保檔案資源能夠在網(wǎng)絡(luò)終端進(jìn)行管理、開發(fā)以及利用。二是要加大對(duì)標(biāo)檔案庫(kù)房“八防”的基本要求，引進(jìn)并更新相應(yīng)的防潮、防火及其他設(shè)施，確保相關(guān)紙質(zhì)類檔案能夠長(zhǎng)期安全保存，為“紙質(zhì)檔案與電子檔案檔案雙軌制”運(yùn)行提供有效支撐，形成工作合力。

結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代背景下，疾控中心只有著眼于檔案資源建設(shè)這一核心目標(biāo)，應(yīng)用新思維以及新方式管理好各類檔案，才能真正發(fā)揮檔案資源在日常行政事務(wù)以及業(yè)務(wù)中的作用，提升疾控中心的信息決策能力、信息應(yīng)變能力以及迎檢能力。具體而言，一是要新型技術(shù)賦能檔案工作，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型;二是要健全檔案工作制度，形成規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系;三是要加大資源投入力度，優(yōu)化檔案工作環(huán)境。相信在檔案人員的努力下，疾控中心檔案工作水平會(huì)上升到新的高度，為疾控中心長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：曹艷民，博士學(xué)位，濟(jì)南市疾病預(yù)防控制中心館員，研究方向：檔案管理。