解讀如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

摘 要：人事檔案作為機關(guān)事業(yè)單位重要信息，通過人事檔案管理工作的開展，對于機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。為了實現(xiàn)當(dāng)前這一目標(biāo)，需要注重創(chuàng)新其管理模式，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念，促進人事檔案管理服務(wù)水平的提高。鑒于此，本文主要對人事檔案管理的重要性、管理特點、管理問題進行了全面闡述，重點對機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作相關(guān)建議展開深入研究，致力于機關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;重要性;特點;相關(guān)建議

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理作為人力資源工作的關(guān)鍵所在，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展以及科技不斷進步，進入了嶄新的發(fā)展時期，為機關(guān)事業(yè)單位帶來全新的發(fā)展機遇，同時也為人事檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。在人事檔案管理過程中，機關(guān)事業(yè)單位必須堅持與時俱進，注重人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，注重信息技術(shù)的有效利用，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。同時針對人事檔案管理存在的問題進行深入分析，并制定完善的解決對策，確保人事檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)其管理效果的最優(yōu)化。

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理作為機關(guān)事業(yè)單位的重要部分，人事檔案管理具有一定的重要性。

1.改善人力資源結(jié)構(gòu)

機關(guān)事業(yè)單位在實際的發(fā)展過程中，通過人事檔案管理工作的有效開展，有助于改善人力資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)職能、崗位及人才的全面整合，對人力資源進行充分利用。隨著機關(guān)事業(yè)單位不斷快速成長，其內(nèi)部人員應(yīng)當(dāng)做出相應(yīng)的調(diào)整，在人員調(diào)動的過程中，需要參考人事檔案中的各項信息資料來對其做出全面和準(zhǔn)確的分析和評價，對工作人員的個人能力和實際工作表現(xiàn)進行綜合評定。通過當(dāng)前工作的開展，有助于實現(xiàn)人力資源合理優(yōu)化配置，為人事檔案管理工作的開展提供了重要保障，進而推動機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提高，實現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化配置，真正意義上實現(xiàn)人盡其才。

2.提升人力資源管理效果

針對機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理而言，除了進行人事方面的調(diào)動以外，還包括相關(guān)人員的培訓(xùn)，以及專業(yè)考評等;人事檔案主要將機關(guān)事業(yè)單位所有工作人員的個人經(jīng)歷、崗位表現(xiàn)及職稱變化等直觀展示出來。人事管理部門可通過這些數(shù)據(jù)資源展開相關(guān)培訓(xùn)工作。與此同時，通過對目前檔案人事資料的充分利用，為人事考核提供了重要的保障基礎(chǔ)。最終的考核結(jié)果又會被記錄到人事檔案之中，因此利用好單位內(nèi)部的人事檔案，發(fā)揮其人事信息的支撐作用，都能夠切實地提高人事管理工作的效率。

二、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點

1.真實性

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理有著其自身的特點，具有真實性的特征。機關(guān)事業(yè)單位工作人員屬于事業(yè)編制，屬于國家工作人員，這對于人事檔案管理有著嚴(yán)格的要求。在人事檔案管理過程中，具備非常嚴(yán)格的信息審查要求，其中機關(guān)事業(yè)單位人事檔案所記錄的相關(guān)人員的信息完全真實，都是經(jīng)過嚴(yán)格的審核程序。人事檔案涉及到諸多方面內(nèi)容，主要包括人員組織關(guān)系、勞動福利保障、工資待遇等，機關(guān)事業(yè)單位人事檔案具有法律效用。除了當(dāng)前這一特點以外，人事檔案管理還具有一定的機密性，在將檔案資料借閱、修改以及審查的過程中都要執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度。這些都是保障機關(guān)事業(yè)單位人事檔案真實性的關(guān)鍵所在。

2.專門性

人事檔案關(guān)系到諸多內(nèi)容，關(guān)系到機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人事調(diào)動，機關(guān)事業(yè)單位要給予人事檔案管理足夠的重視，維護好人事檔案的安全性。很多機關(guān)事業(yè)單位認(rèn)識到了人事檔案管理的重要性，并且已經(jīng)將其納入到機關(guān)單位議事日程上，致使其開始注重實現(xiàn)專業(yè)化管理的目標(biāo)。具體表現(xiàn)為：建立了專門的人事檔案資料室、注重信息化管理目標(biāo)，其主要管理目標(biāo)在于避免各類檔案資料之間出現(xiàn)混亂問題。

3.動態(tài)性

機關(guān)事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，必須始終堅持動態(tài)性原則。由于內(nèi)部人員有著較強的流動性，并且在各個方面都會發(fā)生相應(yīng)的變化，相關(guān)管理人員需要實時關(guān)注人員的流動變化，并且能夠準(zhǔn)確而詳細(xì)的記錄在人事檔案當(dāng)中。隨著機關(guān)事業(yè)單位各項工作的開展，其內(nèi)部人員的個人檔案信息隨之不斷改進和完善。鑒于此，機關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合具體實際情況，堅持與時俱進原則，隨時對人事檔案管理工作進行實時更新和補充。

三、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1.缺乏人事檔案管理意識

在機關(guān)單位發(fā)展過程中，人事檔案管理發(fā)揮著積極的促進作用。從機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前發(fā)展角度來講，人事檔案管理意識較為薄弱，未能夠得到足夠的重視，很多機關(guān)事業(yè)單位往往忽視了人事檔案管理的重要性。再加上人事檔案管理內(nèi)容較為復(fù)雜，并且枯燥和乏味，對于管理的責(zé)任意識有著較高的要求。目前現(xiàn)有檔案管理人員，其整體意識不強。鑒于當(dāng)前這些問題的影響下，人事檔案管理工作未能夠得到有效落實，沒有納入到機關(guān)事業(yè)單位的日常議事日程上，導(dǎo)致人事檔案管理效率偏低，沒有充分發(fā)揮出其在機關(guān)事業(yè)單位中的作用。

2.管理人員缺乏專業(yè)性

在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，管理人員作為人事檔案管理的主體，管理人員素質(zhì)的高低，直接影響著人事檔案管理效果。人事檔案管理對于管理人員的專業(yè)能力有著較高的要求。從人事檔案管理現(xiàn)狀來講，人員整體素質(zhì)不高，部分人員缺乏專業(yè)性，并且出現(xiàn)身兼多職的現(xiàn)象，需要在具體工作過程中不斷加以提升。此外，在實際的管理過程中，相關(guān)管理人員缺乏對人事檔案管理知識的了解，造成檔案管理效率不高，往往存在諸多方面的問題，需要機關(guān)事業(yè)單位引起足夠的重視。

3.缺乏健全的規(guī)章制度

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，并且開始關(guān)注該方面工作的開展。在人事檔案管理過程中，人事檔案資料利用率不高成為其面臨的主要問題。其中主要體現(xiàn)在：檔案管理不夠科學(xué)、管理目標(biāo)不明確、管理模式陳舊等，針對當(dāng)前這些問題而言，機關(guān)事業(yè)單位如果不能夠很好的解決該問題，不但難以提高人事檔案管理水平，而且還會造成管理工作難以進行，將會對機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展造成較大的影響。

4.人事檔案管理信息化程度不高

在信息化時代背景下，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)意識到信息技術(shù)的重要性，并且能夠運用信息技術(shù)實現(xiàn)人事檔案管理，實現(xiàn)管理模式上的創(chuàng)新發(fā)展。在這種情況下，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)推進信息化建設(shè)，用信息管理平臺來代替當(dāng)前的手工編輯和檢索的方法。但是事實上并非如此，部分機關(guān)事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，由于缺乏技術(shù)、資金方面的投入，傳統(tǒng)人事檔案管理模式仍然占據(jù)重要的指導(dǎo)作用，導(dǎo)致人事檔案管理方式較為陳舊，無法滿足信息化背景下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的要求，忽視了人事檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致人事檔案管理效果不理想，難以提升其整體管理質(zhì)量。

四、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作相關(guān)建議

1.加快完善人事檔案管理制度

機關(guān)事業(yè)單位在實際的發(fā)展過程中，要想實現(xiàn)人事檔案管理工作效果，則需要注重創(chuàng)新人事檔案管理模式，同時注重信息技術(shù)的使用，實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，強化機關(guān)事業(yè)單位的組織建設(shè)職能。為了保證人事檔案管理工作的順利開展，結(jié)合當(dāng)前管理的需要及基本現(xiàn)狀，注重協(xié)調(diào)相關(guān)崗位職責(zé)，推動人事檔案管理制度的制定。實施統(tǒng)一的管理制度對檔案信息進行管理，具體主要體現(xiàn)在：其一，機關(guān)事業(yè)單位要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且要制定完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作的開展提供重要保障。要想實現(xiàn)當(dāng)前目標(biāo)，則需要將信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案信息化管理體系建設(shè)中，為檔案工作的開展提供重要的制度保障;其二，針對數(shù)字化人事檔案管理工作而言，同樣需要注重加強其安全管理方面的內(nèi)容，機關(guān)事業(yè)單位要制定完善的檔案管理制度，健全檔案管理機制。同時要注重電子檔案管理，重點進行檔案信息公開制度建設(shè)，逐漸形成良好的管理制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)約束機制，以此來保證檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性，全面推動人事檔案管理工作的順利開展。

2.提升人事檔案管理人員的素質(zhì)

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理過程中，相關(guān)管理人員要意識到人事檔案管理對于機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的作用。在人事檔案管理過程中，機關(guān)事業(yè)單位要意識到人事檔案管理人員的重要性，注重發(fā)揮其主體地位，并且要保證在人事檔案管理過程中得到很好的體現(xiàn)。具體主要體現(xiàn)在：一是在實際的管理過程中，機關(guān)事業(yè)單位可根據(jù)自身的具體情況，定期對人事檔案人員展開培訓(xùn)，其主要培訓(xùn)的內(nèi)容以人事檔案管理知識為主。通過培訓(xùn)教育工作的有效開展，不但能夠增強其整體意識，而且也有助于增強管理人員的業(yè)務(wù)能力;二是機關(guān)事業(yè)單位在進行崗位調(diào)動及人員配置的過程中，根據(jù)具體實際要求，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理人員進行嚴(yán)格的考核和選拔，通過當(dāng)前工作的有效開展，能夠保證檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)能力符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，以競聘的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)崗位制;三是注重完善考核制度，定期對人事檔案人員進行考核，通過考核工作的開展能夠督促人事檔案管理人員注重完善自我。在保證當(dāng)前工作的基礎(chǔ)上，注重完善相關(guān)激勵制度，采取有效的激勵措施，針對部分考核成績較為突出者，給予相應(yīng)的獎勵，這樣才能夠激發(fā)他們的整體意識，提高相關(guān)管理人員的專業(yè)

素質(zhì)。

3.創(chuàng)新人事檔案管理工作思路

創(chuàng)新作為企業(yè)生存和發(fā)展的動力，機關(guān)事業(yè)單位要想發(fā)揮出人事檔案管理的作用，就要結(jié)合目前人事檔案管理的要求，注重創(chuàng)新人事檔案管理模式。從傳統(tǒng)人事檔案管理的角度來講，這項工作往往具有一定封閉性，從檔案管理和服務(wù)的角度來講，檔案工作人員往往處于被動的狀態(tài)。尤其在新時期的背景下，人事檔案管理工作較為復(fù)雜化，并且逐漸呈現(xiàn)出新的特點，這在無形中增加機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理難度，要想實現(xiàn)其理想的管理效果，則需要擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，應(yīng)當(dāng)進行人事檔案管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展，積極探索出全新的管理思路。其中主要體現(xiàn)在：（1）機關(guān)事業(yè)單位要意識到人事檔案管理的地位及在機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用，逐漸提升對人事檔案管理的重視程度，從人、財、物等方面進行大力支持，做好人事檔案管理規(guī)劃工作，將其納入到議事日程上來;（2）設(shè)置專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題進行深入分析，并結(jié)合具體分析的結(jié)果，及時對問題進行整改。同時還需要樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動服務(wù)”的理念，通過發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個性化需要，打造出新型檔案服務(wù)模式。

4.重視人事檔案基礎(chǔ)建設(shè)

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，促進了機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，人事檔案管理工作作為其重要的部分，為了實現(xiàn)人事檔案管理效果，滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要，則需要注重加強機關(guān)事業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高其整體服務(wù)水平。鑒于此情況下，機關(guān)事業(yè)單位在未來的發(fā)展過程中，需要逐漸加大資金方面的力度，為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供重要的資金保障。提高檔案庫房、管理系統(tǒng)的建設(shè)水平，為檔案庫房配備消毒機、除濕機、凈化器、氣體滅火消防器等設(shè)備，并建設(shè)先進的滅火控制系統(tǒng)和火災(zāi)報警系統(tǒng)，改善單位人事檔案管理環(huán)境。此外，在信息化時代背景下，機關(guān)事業(yè)單位要意識到數(shù)字技術(shù)等使用，加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，不斷完善人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)計，做好人事檔案分類整理、鑒別、歸檔和更新效率，以此來保證人事檔案的真實性。在保證基礎(chǔ)設(shè)施得到完善的前提下，為了保證檔案管理效率的提升，則需要在保證創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)上，將電子人事檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行有機結(jié)合，做好檔案登記、管理、補充與催還工作，提高檔案管理的質(zhì)量。

5.采用現(xiàn)代化信息管理方法

機關(guān)事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，針對其落后管理問題，建議機關(guān)事業(yè)單位注重運用現(xiàn)代信息管理手段開展檔案管理工作。通過現(xiàn)代管理手段的實施，取代傳統(tǒng)落后的管理模式。在實際的管理過程中，在進行檔案信息存儲時， 其檔案呈現(xiàn)方式應(yīng)當(dāng)有所創(chuàng)新發(fā)展，強調(diào)數(shù)字化與計算機的結(jié)合，為檔案信息的調(diào)取和查閱提供重要的保障。尤其在數(shù)字化背景下，當(dāng)完成信息錄入和保存工作后，還需要重點加強容錯與容災(zāi)方面工作的考慮。此外，機關(guān)事業(yè)單位需要選用三向保存并行的模式，具體主要體現(xiàn)在：一是傳統(tǒng)模式，即以紙質(zhì)資源完成信息的收集和保存;二是信息向，采用計算機進行人事檔案的錄入和保存。三是移動向，在常規(guī)生成數(shù)字化資源后，借助可移動的便攜式終端，進行資源的存儲，提高人事檔案管理工作的整體效率。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理作為機關(guān)事業(yè)單位重要內(nèi)容，對于機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的推動作用。這種情況下，機關(guān)事業(yè)單位需要給予人事檔案管理足夠的重視，注重創(chuàng)新和發(fā)展其管理模式，積極轉(zhuǎn)變管理理念，同時根據(jù)時代的發(fā)展要求，注重創(chuàng)新和改進傳統(tǒng)檔案管理模式。此外，機關(guān)事業(yè)單位還需要注重完善相關(guān)制度，為人事檔案管理工作提供重要的制度保障，提高人事檔案管理的整體水平，促進機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)全面發(fā)展。

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（作者單位：棗莊市人力資源中心）

作者簡介：韓勇（1975—），男 ，漢族， 山東棗莊人，本科，研究方向：檔案管理。