事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展研究

摘 要：檔案管理工作中，各級(jí)黨委、政府的組織人事部門管理的人事檔案相對(duì)比較規(guī)范，信息化程序也比較高。具體工作中，事業(yè)單位人事檔案管理也屬于非常重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，每個(gè)事業(yè)單位都保管著所有工人、聘干或者是自聘人員的人事檔案及專業(yè)技術(shù)檔案，一些級(jí)別比較高的事業(yè)單位都有自己的人事檔案管理權(quán)。所以，充分重視事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的提升，借助現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)信息化建設(shè)發(fā)展不斷創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作開(kāi)展的方式方法，積極革新管理的理念，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作有效性的全面提升，充分推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理更加科學(xué)規(guī)范的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化

黨的十九屆五中全會(huì)提出：加強(qiáng)數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府建設(shè)，提升公共服務(wù)、社會(huì)治理等數(shù)字化智能水平。現(xiàn)代社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)以及信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用普及，事業(yè)單位人事檔案管理必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，積極融合大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)，充分加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)，有效提升信息數(shù)據(jù)的采集能力，積極落實(shí)高效的信息整理和分析工作，保障人事檔案信息的安全存儲(chǔ)以及合理應(yīng)用，為事業(yè)單位在進(jìn)行重大管理決策方面提供科學(xué)精準(zhǔn)的有效信息，充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的快速發(fā)展應(yīng)用，事業(yè)單位人事檔案管理也迎來(lái)了全新的發(fā)展挑戰(zhàn)與機(jī)遇，應(yīng)用信息化技術(shù)有助于更加科學(xué)規(guī)范的開(kāi)展事業(yè)單位人事檔案管理工作，信息化技術(shù)的充分普及應(yīng)用充分促進(jìn)人事檔案管理工作效率的全面改善和提升。基于大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用普及，事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案管理工作過(guò)程中，可以更加快速高效的收集整理人事檔案資料信息，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)可以快速實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息的檢索與查詢，相比于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，有效提升了信息查詢檢索的效率，為工作人員減輕了大量的工作負(fù)擔(dān)，有助于提升事業(yè)單位人事檔案信息保管的精準(zhǔn)度與可靠性，提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的綜合效率。積極推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展，能夠充分展示出事業(yè)單位自身發(fā)展運(yùn)營(yíng)的實(shí)際狀況。能夠充分展示出事業(yè)單位人員流動(dòng)的情況，經(jīng)營(yíng)發(fā)展的規(guī)模變化，自身潛在資本的發(fā)展變化情況等等，事業(yè)單位獲取這些精準(zhǔn)信息之后有助于促進(jìn)其做好進(jìn)一步的人事管理戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，積極促進(jìn)人事培訓(xùn)以及人才選拔晉升與績(jī)效管理考評(píng)等各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，充分促進(jìn)事業(yè)單位提前做好內(nèi)部人力資源的管理儲(chǔ)備，加強(qiáng)事業(yè)單位自身人力資源管理工作的有效性。

事業(yè)單位人事檔案管理工作是根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律規(guī)范積極履行其自身的社會(huì)服務(wù)管理職責(zé)，有著非常重要的社會(huì)價(jià)值。從某種角度來(lái)看對(duì)于整合社會(huì)人力資源也有非常重要的積極作用?；趪?guó)家戰(zhàn)略發(fā)展的宏觀角度而言，人才發(fā)展戰(zhàn)略的全面落實(shí)有助于促進(jìn)一個(gè)國(guó)家的快速穩(wěn)定發(fā)展，而事業(yè)單位人事檔案管理工作本質(zhì)上就是積極整合社會(huì)人力資源的重要過(guò)程，有助于各個(gè)單位能夠更加快速高效地推進(jìn)自身的人力資源管理，加強(qiáng)人力資源整合的有效性提升，有助于促進(jìn)單位事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，因此，必須高度重視事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展，充分提升其管理效率，發(fā)揮其積極作用和價(jià)值。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏創(chuàng)新的人事檔案管理理念和思維

當(dāng)下我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作組織開(kāi)展過(guò)程中，其依然沿用傳統(tǒng)的管理理念和模式，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，沒(méi)有及時(shí)利用當(dāng)前非常先進(jìn)的信息化思想以及大數(shù)據(jù)理念等，同時(shí)不夠重視現(xiàn)代信息化、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，在檔案管理工作中沒(méi)有充分利用其重大優(yōu)勢(shì)，對(duì)于人事檔案管理流程和環(huán)節(jié)缺乏優(yōu)化與創(chuàng)新，使得事業(yè)單位人事檔案管理工作整體流程標(biāo)準(zhǔn)比較僵化，不利于其向動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)化方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位人事檔案管理非常老舊滯后，不能夠滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的基本要求，因此當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作普遍存在管理技術(shù)傳統(tǒng)、低效，服務(wù)質(zhì)量整體水平較差的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，這些都嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的進(jìn)一步完善和創(chuàng)新發(fā)展。

2.存在人檔分離現(xiàn)象

目前，有的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，依然通過(guò)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行收集歸檔，這樣傳統(tǒng)化的紙質(zhì)檔案很難高效完成信息的及時(shí)更新，并且收集整理歸檔整個(gè)過(guò)程非常復(fù)雜，管理效率非常低下，還會(huì)造成人檔分離情況的發(fā)生，使得事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中很難高效完成信息資料的更新，不利于提升改善人事檔案管理的工作效率。

3.檔案管理配套設(shè)施不完善

事業(yè)單位人事檔案管理工作組織實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有建設(shè)完善健全的配套設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施的不完善使得檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的更新，同時(shí)在信息交流互通時(shí)也容易存在障礙導(dǎo)致傳遞效率不高，這些也使其難以充分保障檔案資料的充分完整與安全。而且，缺乏足夠完備的檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施，使得事業(yè)單位人事檔案資料管理面臨著非常大的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，很多不法分子會(huì)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行一些非法操作，如通過(guò)植入木馬等病毒侵?jǐn)_，造成數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏等不安全問(wèn)題，難以有效保障事業(yè)單位人事檔案資料管理的安全性與保密性。

4.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位人事檔案管理工作也需要專門的工作人員具體操作實(shí)施，然而當(dāng)下很多事業(yè)單位在人事檔案管理方面配置的工作人員綜合能力和素養(yǎng)水平并不高，很多員工受到傳統(tǒng)檔案管理理念的限制和影響，缺乏對(duì)于新事物的接受能力，對(duì)于現(xiàn)代化的信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)認(rèn)知不足，而且并未真正參與過(guò)具體的專業(yè)技術(shù)實(shí)操的訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，使得事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程難以有效推進(jìn)，工作實(shí)施過(guò)程中容易發(fā)生失誤和疏漏，不能有效保障事業(yè)單位在進(jìn)行重大決策時(shí)需要精準(zhǔn)可靠的數(shù)據(jù)信息依據(jù)的實(shí)際需求。人事檔案管理工作表面上看起來(lái)非常容易，然而實(shí)際操作過(guò)程中其實(shí)是需要具備非常強(qiáng)的專業(yè)理論方法來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)規(guī)范性的，專業(yè)方法和技巧有助于促進(jìn)檔案管理模式的有效完善與完整。然而這個(gè)行業(yè)的工作環(huán)境、待遇整體水平并不高，因此大部分專業(yè)出身的人員主觀上并不傾向于選擇事業(yè)單位人事檔案管理工作，也因此事業(yè)單位為了充分滿足該崗位的人員需求，會(huì)選擇通過(guò)內(nèi)部派遣調(diào)用的方式配置一些經(jīng)驗(yàn)相對(duì)豐富的老職工負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，或者有的事業(yè)單位通過(guò)招聘一些具備類似從業(yè)經(jīng)歷的人員負(fù)責(zé)該工作，這樣組建起來(lái)的檔案管理隊(duì)伍缺乏足夠的專業(yè)性，因此也在很大程度上嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要進(jìn)程。

5.各地的事業(yè)單位人事檔案管理存在一定差距

我國(guó)由于各個(gè)地區(qū)以及城市存在顯著的地域性差異，因此事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展落實(shí)也存在著相當(dāng)顯著的差異性特點(diǎn)，有時(shí)候還會(huì)發(fā)生人事檔案意外丟失的情況。地域之間進(jìn)行人事檔案管理的系統(tǒng)平臺(tái)并未實(shí)現(xiàn)有效的互通共享，也使得檔案在進(jìn)行傳遞交流的時(shí)候容易造成損壞和丟失。人工手動(dòng)錄入整理人事檔案信息的傳統(tǒng)模式也在很大程度上阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展的有序推進(jìn)。

6.人事檔案利用率低

目前我國(guó)在人事檔案的具體使用方面比較被動(dòng)，人事檔案資料由于其具備極強(qiáng)的保密性，大部分事業(yè)單位都忽視了對(duì)于人事檔案資源的合理開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，檔案通常只是保管于特定的單位和機(jī)構(gòu)，一般在真正需要的時(shí)候人們才會(huì)進(jìn)行相關(guān)信息的查閱檢索，而長(zhǎng)時(shí)間的積累使得檔案信息越來(lái)越多，逐漸失去其原本的應(yīng)用價(jià)值，傳統(tǒng)儲(chǔ)存檔案資料的方式，使得檔案管理的綜合效率非常低下，也導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的整體效率比較低。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)路徑

1.加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理意識(shí)

有效保障事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視人事檔案的信息化發(fā)展與建設(shè)，積極加強(qiáng)多方面的資源支持力度與投入力度，充分完善事業(yè)單位的綜合管理機(jī)制，落實(shí)人事檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展規(guī)劃。第一，要不斷強(qiáng)化人事檔案日?；囊?guī)范管理。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)安排專門的工作人員負(fù)責(zé)人事檔案的日常管理工作，發(fā)揮個(gè)人自身的潛在能力，積極創(chuàng)新，充分保障事業(yè)單位人事檔案日益朝向信息化管理方式發(fā)展轉(zhuǎn)變。第二，事業(yè)單位要高度重視對(duì)于專業(yè)人事檔案管理人才的引進(jìn)和培育。領(lǐng)導(dǎo)層必須重視加強(qiáng)人事檔案管理工作者的日常專業(yè)能力培訓(xùn)學(xué)習(xí)以及考評(píng)管理，積極培育人事檔案管理人員主動(dòng)革新檔案管理的思想和理念，通過(guò)運(yùn)用科學(xué)高效的人事檔案管理手段和方式，積極促進(jìn)管理人員不斷提升崗位專業(yè)技能與理論基礎(chǔ)，提升其職業(yè)道德素養(yǎng)，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效性提升。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程的有效推進(jìn)離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)該項(xiàng)工作的充分關(guān)注，必須高度重視具體工作人員的專業(yè)度提升和培養(yǎng)，以充分保障日常工作的順利有序推進(jìn)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)，不斷提升人事檔案管理工作者的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，積極落實(shí)工作考核管理制度，促進(jìn)其不斷優(yōu)化個(gè)人工作的方法和技能，促進(jìn)內(nèi)部人員良性競(jìng)爭(zhēng)，不斷提升個(gè)人工作的責(zé)任心和自覺(jué)性，主動(dòng)學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，有效發(fā)揮個(gè)人的能力優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作不斷朝著信息化的發(fā)展方向有序推進(jìn)，提升事業(yè)單位整體的信息化管理認(rèn)知和意識(shí)。

2.完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置

事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開(kāi)現(xiàn)代信息化的基礎(chǔ)配套設(shè)施，想要充分促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新、優(yōu)化與完善，積極打造全新模式的人事檔案管理規(guī)范，不斷豐富人事檔案館的內(nèi)部資源，必須積極完善健全其信息化基礎(chǔ)配套設(shè)施，加強(qiáng)事業(yè)單位在人事檔案管理方面的電子化發(fā)展，促進(jìn)軟硬件基礎(chǔ)配套設(shè)施的及時(shí)配備和完善，不斷加強(qiáng)其檔案管理的基礎(chǔ)信息化建設(shè)，有序構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，不斷提升其管理工作的現(xiàn)代化可操作性，完善其系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展，積極落實(shí)事業(yè)單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數(shù)據(jù)信息處理方式有助于改善因?yàn)閭鹘y(tǒng)人工錄入整理方式的效率問(wèn)題，節(jié)省大量的人力、時(shí)間成本，保障檔案信息存檔的時(shí)效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲(chǔ)方式的科學(xué)化與規(guī)范化，電子化檔案管理的平臺(tái)系統(tǒng)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式有效融合，為事業(yè)單位人事檔案管理加上了雙保險(xiǎn)，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。

3.搭建事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)

為了充分促進(jìn)事業(yè)單位高效落實(shí)人事檔案管理的信息化發(fā)展與建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)部必須積極打造專門的人事檔案管理系統(tǒng)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于非常重要的檔案資料應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)的電子掃描技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，加強(qiáng)有關(guān)人事檔案資料信息的及時(shí)更新完善，充分落實(shí)檔案動(dòng)態(tài)化信息管理舉措。事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)和完善，能夠充分保障對(duì)于人事檔案的日常使用管理，如檔案借閱及時(shí)有效的記錄，快速進(jìn)行人事檔案信息的查詢和檢索，充分加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的智能化應(yīng)用，提升其自動(dòng)化管理效率，有效增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的效率和效果。

4.提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平

事業(yè)單位人事檔案管理要實(shí)現(xiàn)高效有序的信息化管理目標(biāo)，必須要落實(shí)有效完善的信息化管理的平臺(tái)系統(tǒng)。通過(guò)科學(xué)有效地加強(qiáng)事業(yè)單位信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與完善，有效提升人事檔案管理工作者高效收集、整理、查詢、檢索檔案資料信息的效率，保障高效有序的信息整合效率。人事檔案信息化管理平臺(tái)搭建完成之后，人事檔案管理部門必須要積極學(xué)習(xí)規(guī)范化操作技術(shù)和方法，快速實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子化、信息化系統(tǒng)的熟練應(yīng)用，最大化的實(shí)現(xiàn)工作模式的變革與創(chuàng)新，有效改善人事檔案管理人員工作的有效性，提升工作質(zhì)量，保障最大化的工作成效。充分提升人事檔案信息化管理系統(tǒng)的利用能力，針對(duì)紙質(zhì)檔案資料信息，必須及時(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔浫胂到y(tǒng)進(jìn)行有效存儲(chǔ)。信息化管理系統(tǒng)能夠充分實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案信息的錄入整理、保管、查閱檢索等基本功能，大數(shù)據(jù)全面普及應(yīng)用的當(dāng)下，必須積極提升信息化數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)利用的效率，及時(shí)錄入更新檔案資料，提升信息管理利用的綜合效率。針對(duì)人事檔案信息中有關(guān)個(gè)人隱私的資料信息，必須落實(shí)權(quán)限加密的設(shè)置措施，充分保證不傷害他人的合法權(quán)益，提升人事檔案信息使用的科學(xué)性和安全性。

5.加強(qiáng)人事檔案信息管理的安全性

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須重視其信息管理的安全性，要制訂落實(shí)科學(xué)合理的管理制度，做好基本的安全管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合我國(guó)有關(guān)法律法規(guī)，努力完善其信息安全保障機(jī)制。檔案信息的查閱管理必須遵循制度管理規(guī)范，做好數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)備份管理，完善檔案數(shù)據(jù)信息的恢復(fù)系統(tǒng)，有效提升事業(yè)單位人事檔案信息安全存儲(chǔ)和使用。對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作者必須積極落實(shí)有效的信息安全培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升管理人員的保密意識(shí)，充分重視對(duì)于檔案信息的安全管理和應(yīng)用。

6.提升事業(yè)單位人事檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的管理人員，因此必須高度重視對(duì)于專業(yè)人才素養(yǎng)的培育和提升，人事檔案管理人員除了要具備檔案管理方面的專業(yè)基礎(chǔ)能力，還要積極學(xué)習(xí)提升自身對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用實(shí)踐能力，同時(shí)根據(jù)檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的實(shí)際需要，重視專業(yè)數(shù)據(jù)管理人才的引進(jìn)和聘用，加強(qiáng)對(duì)于大數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用和分析，不斷提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的速度和效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位人事檔案管理必須適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)步的趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，促進(jìn)其信息化管理系統(tǒng)和平臺(tái)的有序搭建，充分提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理的效率，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位人事檔案的管理更加科學(xué)高效。

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（作者單位：青州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心）

作者簡(jiǎn)介：鐘衛(wèi)國(guó)（1972—），男，漢族，山東青州人，本科，副研究員，研究方向：檔案管理