論新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設

摘 要：經(jīng)濟水平以及科學技術(shù)水平的進步和提升有效推動了我國社會逐漸進入信息化時代，在這樣的背景下人們對生活需求、醫(yī)院對內(nèi)部管理的要求不斷提高，因此醫(yī)院檔案管理應該不斷實現(xiàn)信息化和創(chuàng)新管理理念的應用，提高檔案記錄的準確性、高效性，同時保障檔案在保存過程中和審閱過程中的安全性。本文從目前醫(yī)院檔案管理存在的問題入手，對醫(yī)院檔案管理信息化建設進行研究和討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理;模式改革;醫(yī)院檔案;應用策略

人事檔案是每個人工作及生活的一份長期匯總資料，對每個人以及工作單位了解工作人員基本經(jīng)歷有著不容忽視的作用。因此，相關(guān)機構(gòu)應該建立健全人事檔案管理基本制度，每個環(huán)節(jié)都應嚴謹細致從而確保環(huán)環(huán)相扣。在醫(yī)院中醫(yī)務工作者的專業(yè)知識水平以及職業(yè)操守等時刻影響著醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)院醫(yī)療的整體水平。在醫(yī)院的人事檔案中，每一個醫(yī)生的基本簡歷、思想水平、業(yè)務能力等都被記載，醫(yī)院進行這些人事記載，有利于對醫(yī)生實行管理，對于醫(yī)院的發(fā)展來說十分有利。同時，可以將人力資源的使用率達到最大化，對于醫(yī)院整體的發(fā)展大有裨益。

一、新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的意義

1.提高醫(yī)院工作人員的工作效率

人事檔案管理在以前以人工手動保存和尋找為主要方式，因此在工作時，工作人員會在資料的接收、存放以及整理方面耗費非常多的時間和精力，并且在保存過程中也會有很多不定性的因素牽制工作人員，從而降低工作效率和員工的積極性。在原先的方法中，大多數(shù)是通過采用實體管理而進行人事檔案管理工作的開展，但是在工作中會使用掉大量的人力與物力進行檔案資料的收集與整理，工作進程相對較慢。在結(jié)合了現(xiàn)代化的方法進行網(wǎng)絡信息化管理之后，使整個工作進程開展的更加順利、迅速，且工作成效也得到了一定提高。例如，如果在以前想要查找某個人的人事檔案資料，工作人員必須先了解所查檔案保存編號并在資料柜中尋找，資料成千上萬從而會耗費很多的時間并且降低了準確性。但是現(xiàn)在與信息技術(shù)的結(jié)合可以大大增加資料收納的規(guī)范性和高效性，查找某人檔案時只需輸入此人的某項重要信息便可輕松找到目標。信息全部在電腦里保存，不僅可以減少人力和財力的浪費，還能使人事檔案系統(tǒng)更加規(guī)范從而提高查找的速度以及信息資源的高效利用。

2.直觀地顯示團體發(fā)展

綜合許多檔案整理經(jīng)驗，我們不難發(fā)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)是檔案的核心，也正因為檔案數(shù)量龐大、層次界限不明，才顯示出檔案建立有著很大效益。每個醫(yī)院工作者的日程安排、特定問題策略方案、整個團體的運作情況、規(guī)劃目標的制訂、標準的修改更新等等都被記錄，檔案的存在解決了信息冗雜的問題，而檔案的管理則更好地對信息進行分門別類，很大程度地降低了工作的復雜度，提高了各個方面的工作效率。通過管理檔案可以十分直觀地知曉某個團體的發(fā)展運作狀況，也因為檔案的存在使很多工作處理起來十分便捷，提高工作完成度的同時也會保證質(zhì)量。顧名思義，管理檔案是將一個諾大的數(shù)據(jù)體系進行綜合整理，讓每個方面的信息都變得有條理而且系統(tǒng)化，人們可以簡明直觀地得到自己想要的信息。任何一個團體都離不開檔案的建立還有整理，它將清楚地顯示團體的運作和經(jīng)營情況，把現(xiàn)實情況簡明扼要地展現(xiàn)出來。

3.便捷地幫助人們解決問題

醫(yī)院檔案的管理給領(lǐng)導者提供了一個參照面，就像給毫無頭緒的人提供一個標準，這樣人們就可以參照這些信息來制訂出策略。管理檔案的終極目的就是合理并且有效地利用信息，這樣也能更好地幫助團體應對變化情況，通過信息并結(jié)合實際來分析某個時期的態(tài)勢，并針對當前的問題來制訂出解決方案，以及調(diào)整團體未來的方案跟計劃，通過檔案信息來對局勢做出判斷并給出應對方法。因此，醫(yī)院領(lǐng)導層更要重視對檔案信息的分析與利用，科學地分析問題所在，并根據(jù)現(xiàn)實情況制訂出解決辦法。毫無疑問，醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新帶給工作人員巨大的便利，更方便人們解決問題，提高了生活質(zhì)量，也讓工作變得更加簡單，團體以此為基礎(chǔ)會更好地發(fā)展前進。

4. 有效督促管理人員綜合素質(zhì)提高

人事檔案是一個具有特殊性的工作崗位，它對于管理人員的首要要求就是具備良好的思想素質(zhì)、強烈的責任感等，但除了這些基本要求之外，一個優(yōu)秀的管理人員還要具備良好的業(yè)務素質(zhì)和創(chuàng)新能力。管理人員也要積極學習新技術(shù)，順應時代的發(fā)展要求，采用先進的方法和設備對人事檔案進行更加便捷有效的管理，避免出現(xiàn)人事檔案查找困難、利用困難的情況發(fā)生，使檔案的社會價值能夠充分發(fā)揮出來。另外，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定、流動頻繁、變化比較大也對管理工作的開展帶來了很多阻力。這些流動性很大的人員往往身兼數(shù)職，缺乏嚴謹、專業(yè)、系統(tǒng)的知識，可能是其他部門臨時派遣過來的。還有一部分檔案管理人員利用職務之便，借助自己的有利條件，依靠所掌握的政府以及事業(yè)單位的用人信息來為自身尋求更好的發(fā)展，這樣的人員大多數(shù)無法專注于本職工作，更不可能去參加培訓或者學習來提高自身的業(yè)務素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理信息化建設給工作人員提出了更高的管理要求和培訓提升空間，從而不斷促進醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。

二、新形勢下，醫(yī)院檔案管理信息化建設的具體操作

1. 應用先進的技術(shù)設備

想要檔案管理更加系統(tǒng)規(guī)范，一定少不了資金的助力，只有資金到位才能促進檔案管理的發(fā)展進步。相關(guān)單位應該引進最新的技術(shù)和設備，為檔案管理的順利進行提供支撐，從而讓其可以在一個良好高效的操作環(huán)境中運行，一步一步穩(wěn)定地促進檔案管理和信息技術(shù)結(jié)合，從而有深入的進步。通過一些專業(yè)走訪和觀察，我們發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)資料依舊大量存在，為了全面創(chuàng)建網(wǎng)絡化檔案信息管理平臺，相關(guān)單位應盡快整理好相關(guān)資料輸入到數(shù)據(jù)庫中從而方便資料的查找與應用。將紙質(zhì)資料保存在信息庫中有利于資料的完整性，不會因為紙質(zhì)的難以保存而導致信息缺失，因而能夠保證檔案資料的完整和系統(tǒng)。隨著檔案信息化的一步一步完善，為了幫助人們在日常生活中更加容易快捷的查閱所需要不同的檔案信息的資料，可以使用計算機輔助人們分類、保存并整理一些相關(guān)文字、圖片、聲音、視頻等檔案資料，從而讓人事檔案管理在社會上有了更加重要地位，使人們注重人事檔案管理的價值及發(fā)展，讓其更加快速高效的發(fā)展。

2. 提升人事檔案信息的安全性

人事檔案信息對每個人來說都是獨一無二，因此人事檔案信息的保密和安全工作應該核實到的位并順利安排。在信息的傳送或使用過程中，一定要確保周圍環(huán)境和工作人員的身份再對人事資料進行應用。想要確保檔案資料安全就一定要先從工作人員入手，為他們制定嚴謹全面的信息安全管理制度，進一步培養(yǎng)他們的信息安全意識，讓其保證不會因為任何目的和利益出賣人事資料，明白出賣他人資料的嚴重后果從而確保人事資料的安全性。相關(guān)部門需要對工作人員進行專業(yè)詳細的培訓，讓他們了解泄露他人人事資料有何嚴重后果，一步步培養(yǎng)他們的責任意識和發(fā)揚優(yōu)秀道德品質(zhì)，提升他們信息管理方面的專業(yè)技能從而確保各項工作可以順利高效地發(fā)展。在使用人事檔案信息化管理時，要注意對其進行不斷保護并更新完善，因為人事檔案的信息化管理并不是一成不變的，所以要清楚地知道：第一，數(shù)據(jù)的完整性作為后期管理的重要功能，一定要確保信息的完整性;第二，間隔一定周期，一定要有相關(guān)的專業(yè)人員重新分析數(shù)據(jù)庫，然后檢查并完善數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在人員不斷變化過程中，需要及時更新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的信息，這樣才可以使人事檔案的信息化管理具有一定的可靠性。

3.注重對人事檔案的應用

人事檔案信息化的有效建設主要包含以下幾點：第一，收集并統(tǒng)計相應的人事信息;第二，定期進行信息的更新及維護。首先，工作人員在收集信息并進行統(tǒng)計的過程中，可以按照信息的不同特性快速有效的分類，如在根據(jù)代號與姓名將信息分類后，再根據(jù)員工的平時表現(xiàn)以及經(jīng)歷進行電子檔案的存儲，信息中可以涉及員工獲得過的獎懲、個人經(jīng)歷等內(nèi)容，這樣對日后工作人員的系統(tǒng)評定有了一定的事實依據(jù)。其次，也是為了方便日后工作人員辦理其他業(yè)務，如辦理退休、查詢信息等，使工作更加快速有效的開展。醫(yī)院進行人事管理的行為模式較為落后，在醫(yī)院日常工作重心是放在救死扶傷上，對于一些先進的信息采集設備并不是十分在意。但近年來，隨著醫(yī)療設備的不斷更新，很多醫(yī)院的人事資源管理模式已經(jīng)跟不上設備的變化，對于一些信息的采集也不能很好的進行。在過去的一些人事管理中講究的是醫(yī)護人員互相之間的制約關(guān)系。但是對于目前的行業(yè)發(fā)展來看，講究更多的應是醫(yī)院與醫(yī)務工作者的制約關(guān)系。隨著觀念的不斷變更，醫(yī)院與工作者之間的關(guān)系也發(fā)生了很大變化，雙方之間關(guān)系更加和諧，以往過去的人事管理模式已經(jīng)不能夠在這種模式下進行了。過時的管理模式將人才的管理重心變得死板，在很大程度上限制了醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)院工作運行的靈活性。此外，很多醫(yī)院對于人事檔案的信息更新相隔很多年才會進行整理，而且更新整理的內(nèi)容還很不完善，對于醫(yī)務工作者近期的工作狀態(tài)以及工作業(yè)績等不能夠進行很好的展示。

檔案管理部門日常工作主要是負責對檔案信息進行分類和歸檔，然后按照醫(yī)院管理需求來對檔案進行有序的管理，但是由于沒有理解檔案管理工作的重要性，沒有引起充分的認識和重視。因此，他們在實行檔案管理工作的時候，可能會忽略許多要點。在未來應用信息化的管理方式的時候，必須要加強這項工作的正規(guī)化水平，盡可能的避免出現(xiàn)工作失誤。如在進行檔案管理工作中，必須要重視檔案檢索環(huán)節(jié)，醫(yī)院工作人員需要通過檔案檢索來及時對需要的檔案信息進行搜索，如果檔案管理沒有做好基礎(chǔ)工作，那么就會影響檔案檢索的實際應用效果。因此，醫(yī)院必須要重視對檔案信息檢索工作的建立，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)來進一步提高其搜查結(jié)果的專業(yè)性和精準性。

4.提升檔案的使用效率

醫(yī)院必須要重視對檔案采取科學化管理，那么就需要利用現(xiàn)代信息化技術(shù)來建立一個穩(wěn)定而可靠的檔案信息管理平臺。這個平臺主要負責對企業(yè)和單位的所有檔案信息進行儲存，而且能夠為其他企業(yè)了解和學習提供一定的開放性，管理人員必須要根據(jù)檔案信息的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對他們進行科學的歸納和劃分。這樣就能夠幫助相關(guān)工作人員可以利用檔案解鎖，就能夠快速搜查到有價值的檔案，相比傳統(tǒng)人工搜索檔案信息的工作效率有很大的提升。醫(yī)院進行檔案整理應該注意應用信息搜查方面原則，在進行信息采集過程中，相關(guān)部門運用不同方式對于醫(yī)務工作人員的工作經(jīng)歷、個人的教育經(jīng)歷以及一些業(yè)績情況，通過一定的手段將這些資料整理為有用的信息。此外，人事檔案的管理也應在檔案信息的歸納整理上進行一個整序開發(fā)的原則，可以對醫(yī)生的信息采用終身制原則，通過這種終身制原則，來推動醫(yī)院人力資源的開發(fā)。從資料的整理到給病人展現(xiàn)，在這個過程中整序化開發(fā)就會顯得十分有用。創(chuàng)新檔案管理模式對醫(yī)生自身的發(fā)展以及進步作用甚大。對于醫(yī)院的整體發(fā)展來講，想要獲得更好的經(jīng)濟效益以及知名度，醫(yī)生的合理利用是必不可少的。從醫(yī)生個人發(fā)展來說，醫(yī)生想要取得較好業(yè)績，有更好的知名度，醫(yī)院的人事化管理十分重要。因此，如果醫(yī)院和醫(yī)生雙方都想獲得更好的經(jīng)濟效益以及知名度，醫(yī)院的人力資源開發(fā)利用以及醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新都是十分重要的。在進行過程中，要把雙方的效益考慮全面，遵循全面效益原則，來對人力資源進行開發(fā)利用。

5. 更新人事檔案管理的現(xiàn)代化觀念

在社會不斷進步發(fā)展過程中，醫(yī)院工作者的信息資料也發(fā)生著翻天覆地的變化，相關(guān)管理內(nèi)容也在進行不斷增加。對于內(nèi)容的不斷增加，過去的紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，建立一個方便快捷的信息查閱網(wǎng)絡對于醫(yī)院的發(fā)展大有幫助。通過信息網(wǎng)絡的建立，幫助醫(yī)院的工作人員錄入相關(guān)的信息，在進行相關(guān)手術(shù)資料的準備時，及時將一些病人信息以及主治醫(yī)生的信息錄入，為其提供一個較好的信息查閱平臺。這樣一來，可以方便醫(yī)院進行信息查閱，對于資料的完整程度也可以進行隨時的補充，在很大程度上縮減了工作的時間，提高了工作的效率。隨著我國發(fā)展，醫(yī)院的管理制度以及檔案的規(guī)劃采集模式也都發(fā)生了變化。過去的信息采集以及檔案管理不能夠適用于現(xiàn)在的經(jīng)濟模式以及醫(yī)院的運行模式。對于醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新要進行不斷推進，要主動推進醫(yī)務工作者的檔案信息，相關(guān)的醫(yī)務工作者要將自己的有關(guān)重要資料進行上交。相關(guān)的整理部門要對信息進行主動的收集、整理，并把資料進行一定分類。此外，根據(jù)醫(yī)院的相關(guān)制度，對于人才利用以及人才的開發(fā)要做好相關(guān)的信息整合，方便相關(guān)部門進行隨時查閱。加強醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的重視程度，及時提升自身的工作水平，為醫(yī)院進行人力資源管理以及檔案信息的提供營造一個保障環(huán)境，安定基礎(chǔ)工作者的心理，為信息提供者營造良好的工作氛圍。

三、結(jié)束語

綜上所述，在進行醫(yī)院的相關(guān)管理過程中，醫(yī)院檔案管理信息化建設對于醫(yī)院和醫(yī)生的健康發(fā)展來說都十分重要，人員的大量流動也為檔案管理工作增加了困難，因此在應用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上需要進一步完善檔案管理系統(tǒng)，提高對信息數(shù)據(jù)存儲工作的安全性和完整性，對信息進行整合過程中選擇一些效率較高的模式進行創(chuàng)新。

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（作者單位：濟南市第一人民醫(yī)院）

作者簡介：趙敏（1975-），女，漢，山東濟南人，本科，館員，研究方向：檔案管理（文書檔案、人事檔案）。