提高會計工作運用Excel的能力淺析

惠鳳玲

本文主要以提高會計工作運用Excel的能力淺析為重點進行闡述，首先分析會計工作運用Excel的背景，包含Excel的特征與功能、Excel在會計工作中的用途，其次從強化Excel編制報表能力、強化Excel圖表運用能力、強化Excel打印報表的能力幾個方面深入說明并探討提高會計工作運用Excel能力的對策，旨意在為相關研究提供參考資料。

因為科學技術以及信息技術在不間斷的創(chuàng)新，會計信息化發(fā)展是必然趨勢。每一個財務單位都應建設會計信息化工作，做好人才培養(yǎng)工作，保證會計信息化能夠在具體生活中被高效地運用。全方位的滿足會計信息化發(fā)展趨勢，能夠在日后的社會發(fā)展中擁有信息技術輔助決策之能，Excel軟件便于學習與運用，并且具備多樣化的功能，在很大程度上為會計信息化發(fā)展提供支持。新時期下，如何提高會計工作運用Excel的能力是重點話題，現(xiàn)淺析如下。

一、會計工作運用Excel的背景

（一）Excel的特征與功能。首先，Excel能夠進行簡單的表格制作，Excel擁有相對靈活的制表工具，便于快速制作多種類型的表格。提供表格模板給用戶，用戶還能夠制作喜愛的表格形式，便于后續(xù)運用。表格中存有重復信息數(shù)據(jù)與公式時，借助“填充柄”完成迅速填充，減小工作量。其次，Excel進行信息處理和繪制圖形。在處理信息過程中，運用Excel自動計算表格中的信息數(shù)據(jù)，公式結果在信息的變化過程中自動更改。立足于工作表中的數(shù)據(jù)生成圖表，落實表格、圖形與文字的結合，使得信息數(shù)據(jù)觀察更為直觀，便于管理工作者提高決策效率。最后，Excel提供大量函數(shù)存在外部數(shù)據(jù)功能。Excel擁有著大量函數(shù)，尤其是財務函數(shù)以及統(tǒng)計函數(shù)，能夠完成繁瑣的財務研究和財務統(tǒng)計。并且Excel讀取多種格式的信息文件，在會計軟件的信息庫中引入數(shù)據(jù)，節(jié)約信息獲取的時間，提高信息處理效率。

（二）Excel在會計工作中的用途。早期微軟公司創(chuàng)建一個Excel軟件，將其延伸到個體計算機上。立足于Excel軟件的系統(tǒng)功能，涉及函數(shù)計算、圖表制作等，通過多樣化的模式分析數(shù)據(jù)信息，一方面歸納數(shù)據(jù)，另一方面按照既定的條件完成定向處理，幫助企業(yè)進行正確決策。函數(shù)設定以及公式設定，給Excel軟件的運用提供基礎，把相對零散的信息優(yōu)化與整合，提煉出內(nèi)涵與價值，帶動會計工作的發(fā)展。

1.財務會計層面。在財務會計工作中，會計人員經(jīng)常需要對各種各樣的、大量的財務數(shù)據(jù)進行分析，填制各種報表，會計人員要掌握Excel的操作技巧，熟練運用Excel軟件的相關功能，如數(shù)據(jù)的輸入及填充、公式計算、數(shù)據(jù)的有效性檢查、篩選、分類匯總、合并計算、圖表、函數(shù)運用等，由此幫助財務工作者大大提高工作質量和工作效率，還可以解決財務工作中遇到的一些問題。

2.管理會計層面。把Excel軟件應用在管理會計工作中，發(fā)揮Excel的中高端功能，比如運用數(shù)據(jù)表完成信息統(tǒng)計，通過高級篩選把信息整合優(yōu)化，得到需求的數(shù)據(jù)，進而把諸多工作表的信息匯總到一個表格中。部分工作需要編寫宏代碼以及自定義公式，相關功能應確保財務工作者熟練掌握一個上有軟件的操作流程，深層次挖掘Excel運用技巧，提高會計工作服務質量。

3.信息系統(tǒng)層面。總體而言，大規(guī)模企業(yè)信息系統(tǒng)的建設受到ERP系統(tǒng)影響，在ERP系統(tǒng)中提取的信息是比較龐大的。如果直接提出去相關數(shù)據(jù)進行運用是不可行的，而是經(jīng)過加工和整合，給決策者帶來信息支持。然而Excel軟件作為信息系統(tǒng)的主要分支，和ERP模塊是相輔相成的，運用在信息系統(tǒng)中存在重要的作用。

二、提高會計工作運用Excel能力的對策

（一）強化Excel編制報表能力。在會計工作進行中，工作者需要通過Excel進行編制報表，整理函數(shù)關系與修正信息數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)足夠安全，尤其是在資產(chǎn)負債表中進行信息編制。要想提高Excel編制報表的能力，首先應創(chuàng)建工作表，運用鼠標雙擊制作表的名稱;其次對表中信息進行填寫，一般情況下把表格標題的位置設置為首航，輸入對應信息后逐一進行文字填寫，相應的內(nèi)容和其他內(nèi)容設置艱巨，把項目名單逐步填寫完成。報表中的數(shù)字以及字體格式，要參考單元格式的要求，立足于表格內(nèi)容需要完成單元格合并，進行行高與列寬的調節(jié);最后整理信息函數(shù)關系，結合計算需要，把公式以及函數(shù)輸入到單元格中，如果在相同的公司中運用同一列單元格，可以通過復制完成信息輸入，并且在單元格中設定條件，以免產(chǎn)生數(shù)據(jù)錯誤。

（二）強化Excel圖表運用能力。工作者在Excel編制過程中，經(jīng)常要運用文字編制和數(shù)字編制，科學的運用Excel圖表編制能夠更為清晰的呈現(xiàn)信息關系，保證人們可以在第一時間內(nèi)掌握信息的變化方向。信息和信息的大小關系以柱型圖為主進行表述，信息和信息的比例關系以餅圖進行表述。在轉變Excel信息數(shù)據(jù)時，會計工作者應熟練地掌握數(shù)據(jù)圖表的編制技巧。首先選擇將要進行圖表繪制的信息區(qū)域，插入相關圖表，開啟圖表向導標識，選擇對應的圖表種類，進而完成圖表編制。此種操作相對簡便，因此挑選的圖表往往是柱型圖，最終明確標題。完成圖表編制后，若信息存在變化，那么圖表信息也會出現(xiàn)變化，在轉換圖表種類時，工作者應該用右鍵單擊圖表，挑選菜單欄中的需求內(nèi)容即可。

（三）強化Excel打印報表的能力。會計工作者通過Excel軟件進行報表打印時，首先要完成頁面設置。挑選頁面對話框，基礎設置紙張方向信息和縮放比例信息，在頁眉和頁腳之中，增加報表輔助數(shù)據(jù)。接下來選取對應的打印區(qū)域，標注選擇性打印，打印標題時應及時填寫標題。然后科學的運用分頁符，由于工作者在進行會計工作過程中會存在打印報表的內(nèi)容量大的情況，所以要及時介入Excel軟件設置紙張大小，插入分頁符之后，完成打印。在用戶設定紙張大小之后，可以直接進行分頁符插入，工作者運用鼠標對分頁符進行單擊選擇，報表能夠自動調整到打印頁面中，由此按照用戶設置的分頁符編制信息，將原有的視圖模式轉為分頁預覽模式，細致描述鼠標分頁符位置。