關于重點項目固定資產(chǎn)檔案管理

周曉輝

為有效提高重點項目固定資產(chǎn)的檔案管理工作效率，文中對其管理工作進行了詳細研究，文中先分析了重點項目固定資產(chǎn)檔案的特點和項目檔案管理的現(xiàn)狀，并指出了當前存在的主要問題，然后通過對原因的分析，針對性提出加強檔案管理的有效策略。

重點項目固定資產(chǎn)檔案是投資項目管理中不可或缺的一部分，是對項目整個過程的相關行為的原始記錄，可以為責任的驗證以及追溯提供依據(jù)。當前重點項目固定資產(chǎn)投資工作在不斷的進行中，國家也十分注重檔案工作，對檔案管理提出了更高的要求，然而在重點項目固定資產(chǎn)檔案管理中還存在較多的問題，這就需要采取有效的措施進行改善和解決，依據(jù)有關的規(guī)定，合法、規(guī)范的開展管理工作，提升檔案管理的水平。

一、重點項目固定資產(chǎn)項目檔案的特點

（一）復雜性

項目建設中的各個環(huán)節(jié)都會形成檔案文件和資料，可以體現(xiàn)出項目各環(huán)節(jié)的過程。且重點項目工程有很強的組織性，包含很多的部門，各種專業(yè)領域不一樣，但是相互之間也具有緊密的聯(lián)系，這就導致管理工作比較困難，經(jīng)常會出現(xiàn)歸屬不明確的情況，要求每個環(huán)節(jié)的人員都能積極的配合以及協(xié)調。

（二）高標準性

檔案是項目驗收中的一個重要依據(jù)，和普通工程檔案相比，重點項目固定資產(chǎn)檔案的要求要更高，主要體現(xiàn)在完整性、全面性、真實性、系統(tǒng)性方面，針對歸檔提出了過程資料是不符合標準要求，以保證檔案資料齊全、系統(tǒng)、準確、安全、可靠。

（三）保密性

重點項目固定資產(chǎn)投資一般是為了滿足國家重點工程武器裝備的研制要求開展的，包含較多的內容，如，投資計劃、建設內容以及任務型號等等，有很多敏感的信息，所以，在檔案中也會有涉資料或敏感內容部資料，需要在確保正常建設的基礎上，根據(jù)保密要求，凡是涉密檔案的工作，都要配備涉密人員參加，嚴格按涉密資料的借閱以及傳遞的要求進行管控，避免信息丟失或泄漏。

二、重點項目固定資產(chǎn)檔案管理中的問題

（一）檔案質量差距較大

在檔案歸檔整理中，發(fā)現(xiàn)有很多的復印件，雖然其和原件一樣都能夠用作備查，然而卻無法發(fā)揮原始憑證的功能。設備儀器檔案開箱驗收文件不夠完整，存在丟失的問題，一些重要的檔案資料歸檔不夠齊全，如，隨箱檢驗報告、開箱單、合格證等，特別是重大設備，有一些價值較高的設備儀器的歸檔資料嚴重缺失?；n案的專業(yè)性比較強，主動權在施工方，導致一些監(jiān)理和施工過程的資料提交不夠完整，很多內容并未主動的歸檔，如，施工日志、備忘錄、圖紙調整、監(jiān)理人員變化記錄等等。有的記錄雖然記錄了但存在記錄內容不一致現(xiàn)象，重大設備以及基建文件資料中，普遍存在缺乏隱蔽工程以及聲像檔案的情況，另外，一些歸檔文件不符合要求，存在鉛筆和圓珠筆的字跡。

（二）檔案工作不及時

固定項目建設中包含很多的環(huán)節(jié)，跨越時間較長，這就容易出現(xiàn)檔案工作和項目建設不統(tǒng)一的問題，一些重大的專項會議，檔案部門并未被要求參與，在重大設備開箱驗收時，檔案人員也未第一時間到現(xiàn)場收集相關的資料，現(xiàn)場人員的歸檔意識較弱，這就使得很多重要的資料和文件出現(xiàn)丟失的問題，后期想要彌補存在很大難度。在固定資產(chǎn)項目工作中，一般重視的是立項、招投標、論證等環(huán)節(jié)，而對于檔案工作則缺乏重視，普遍存在項目結束時突擊歸檔，臨時收集的情況，在驗收之前單位對檔案編目以及自查的時間有限，自然無法確保檔案歸檔的質量。

（三）檔案編目缺乏合理性

在重點項目固定資產(chǎn)檔案管理中，檔案是依據(jù)“誰形成、誰歸檔”這一原則歸檔的，然而兼職檔案人員提交的檔案文件中存在較多的問題，比如，卷內文件不夠連貫;案卷封面、脊背標簽、備考表、卷內文件目錄不符合要求;組卷缺乏規(guī)范性;設備儀器并沒有依據(jù)單臺套歸檔;文件以及案卷排列和時間形成順序不相符，和規(guī)定要求不一致;特殊載體檔案保管存在問題等。

（四）檔案過程文件不完整

在檔案管理中，時常會發(fā)現(xiàn)過程文件不完整的問題，使得項目脫節(jié)，無法全面的體現(xiàn)出項目的過程。比如，招投標文件收集的不夠完整，缺乏中標通知書、評標報告等內容;沒有整改結果反饋材料、設計變更文件缺乏閉環(huán);沒有決策性的過程文件;設備儀器文件不完整，缺少使用、交付以及安裝中形成的文件;安全保密的證明文件、保密承諾書等缺失。

三、重點項目固定資產(chǎn)檔案管理問題的原因

（一）缺乏明確的職責分工

項目檔案主要包括幾類，分別是設備儀器、基建、文書檔案，各種檔案之間都是相互聯(lián)系的，項目建設的整個過程中，所有原始資料以及文件都可以體現(xiàn)出項目建設的實際情況。在施工環(huán)節(jié)，因為有很多的工作節(jié)點，在銜接中可能會出現(xiàn)檔案文件交接配合不足的問題，或是人員缺乏責任心，使得檔案資料出現(xiàn)丟失的問題;還有一些人員出于方便自己利用的目的，把一些重要的資料留下來，并沒有提交給檔案部門實施歸檔，影響了歸檔的完整性。

（二）項目實施缺乏規(guī)范性

在檔案歸檔中，很多材料都不夠齊全，這和施工方、供貨商前期未明確規(guī)定歸檔要求有很大的關系。例如，委托招標代理公司并未明確提出招投標環(huán)節(jié)要歸檔的文件，沒有列出清單，導致出現(xiàn)缺失;對監(jiān)理和施工企業(yè)并未提出明確的過程文件歸檔規(guī)范;設備廠商簽合同中，也未清楚提出交貨驗收環(huán)節(jié)要提供的相關資料以及文件，在驗收時再想要找出相應的資料，很難實現(xiàn)。

（三）檔案培訓不到位

項目檔案有很多的門類，包含較多的人員，要想確保檔案管理的效果，就需要提高對檔案管理人員的要求，同時部門也要積極的組織人員實施培訓。然而一些部門對于檔案管理人員的培訓不夠，并未及時的將有關法律法規(guī)、政策等傳達給檔案管理人員，使得其無法形成較強的歸檔意識，尤其是兼職檔案人員在歸檔中會出現(xiàn)不規(guī)范的情況，沒有掌握相應的工作規(guī)范，限制了管理的效果。

四、加強重點項目固定資產(chǎn)檔案管理的策略