黨政機(jī)關(guān)文秘工作人崗匹配研究
——以邢臺(tái)市X區(qū)辦公室為例

文/南京理工大學(xué) 郝晨汐

知識(shí)時(shí)代的到來(lái)，加快了人類(lèi)世界的發(fā)展進(jìn)程，高質(zhì)量人才是知識(shí)時(shí)代的迫切需求，同時(shí)也是當(dāng)今世界競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)，如何將高質(zhì)量人才放在合適的崗位上更是值得深思的問(wèn)題。如何在人崗的動(dòng)態(tài)變化中激發(fā)人才的內(nèi)在潛能，尋找適合的人才是一大難點(diǎn)。本文的研究目標(biāo)是黨政機(jī)關(guān)文秘工作人員的人崗匹配問(wèn)題，創(chuàng)新點(diǎn)在于將勝任力模型理論與邢臺(tái)市X區(qū)辦公室文秘工作案例相結(jié)合，構(gòu)建X區(qū)人民政府辦公室文秘人員素質(zhì)模型，以表格形式列出文秘人員應(yīng)具備的五大素質(zhì)。探究當(dāng)下X區(qū)文秘工作的發(fā)展成效與人崗匹配的現(xiàn)實(shí)困境，并根據(jù)勝任力模型構(gòu)建非線(xiàn)性人崗匹配模型對(duì)困境提出優(yōu)化對(duì)策，期望能夠?qū)⒒趧偃瘟δＰ偷奈拿毓ぷ魅藣徠ヅ涮峁├碚搮⒖肌?/p>

一、我國(guó)黨政機(jī)關(guān)文秘工作的基本情況

文秘工作人員有三大特點(diǎn)，表現(xiàn)為：一要做好領(lǐng)導(dǎo)的“記錄儀”，文秘機(jī)構(gòu)要客觀真實(shí)地將相關(guān)事宜記錄下來(lái)，供領(lǐng)導(dǎo)回顧查閱。除了要獲取準(zhǔn)確全面的信息之外，文秘機(jī)構(gòu)還要經(jīng)過(guò)綜合處理，提取有價(jià)值的信息。二要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“智多星”，文秘人員要起到智囊團(tuán)的作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)或重大決策提供意見(jiàn)與參考。但這種參謀作用是有一定限度的，因?yàn)槊貢?shū)人員大多是通用型人才，因此所發(fā)揮的更多是聯(lián)系綜合各領(lǐng)域?qū)＜乙庖?jiàn)的中介性作用。三是上下連接的“橋梁樞紐”，秘書(shū)要做到對(duì)外發(fā)布公文政策，對(duì)內(nèi)輔助領(lǐng)導(dǎo)做好工作匯報(bào)以及管理決策，將公告命令上傳下達(dá)，做好連接內(nèi)外的橋梁。

二、相關(guān)理論基礎(chǔ)——?jiǎng)偃瘟δＰ?/h2>

哈佛大學(xué)McClelland教授在研究中發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)考試并不能預(yù)測(cè)個(gè)人在工作上的表現(xiàn)。除了智力之外，某些態(tài)度認(rèn)知、個(gè)性特質(zhì)等也是導(dǎo)致工作表現(xiàn)突出的因素。對(duì)此，勝任力冰山模型被提出，它將人員素質(zhì)的個(gè)體能力劃分為兩個(gè)部分，即表面性才能與隱蔽性才能。冰山模型是根據(jù)“冰山原理”提出的勝任力五種要素的組合，它們分別是：個(gè)人特質(zhì)、行為動(dòng)機(jī)、自我認(rèn)知、技能、知識(shí)。技能和知識(shí)兩個(gè)要素具有外顯性特征，它們猶如浮在水面上的冰山，屬于表面性才能，可以通過(guò)教育培訓(xùn)的方式提升；而個(gè)人特質(zhì)、行為動(dòng)機(jī)、自我認(rèn)知很難界定清楚，如同被淹沒(méi)的冰山，屬于隱蔽性才能，很難培養(yǎng)與評(píng)價(jià)，可能與先天遺傳有關(guān)，這也是個(gè)體發(fā)展的核心動(dòng)力，決定著表面性才能的獲取與運(yùn)用。

對(duì)此，本文的研究目標(biāo)是在勝任力模型的視角下研究黨政機(jī)關(guān)文秘工作人員的人崗匹配問(wèn)題，結(jié)合理論模型，邢臺(tái)市X區(qū)人民政府辦公室文秘人員素質(zhì)模型如表1所示：

表1 邢臺(tái)市X區(qū)人民政府辦公室文秘人員素質(zhì)模型

三、X區(qū)黨政機(jī)關(guān)文秘工作的運(yùn)行現(xiàn)狀

（一）X區(qū)黨政機(jī)關(guān)文秘工作的發(fā)展成效。1.體現(xiàn)在文秘人員精雕細(xì)琢的記錄文書(shū)。在黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)工作中，文秘工作的核心內(nèi)容和第一要?jiǎng)?wù)就是將收集來(lái)的各種資料信息轉(zhuǎn)化成書(shū)面材料的工作。因?yàn)槲淖止ぷ髻|(zhì)量的好壞直接關(guān)系到后續(xù)調(diào)研督查等工作有效的呈現(xiàn)，甚至影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策方向。對(duì)此，X區(qū)文秘人員最普遍的做法就是對(duì)每一篇文稿的起草、撰寫(xiě)、修改、校對(duì)進(jìn)行反復(fù)斟酌。例如，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、會(huì)議報(bào)告等重要文件的撰寫(xiě)，通常由相關(guān)組織內(nèi)部集體成員共同起草，取其精華，做到細(xì)節(jié)統(tǒng)一規(guī)范，精細(xì)化管理，并對(duì)文稿進(jìn)行規(guī)范有序的分類(lèi)，便于日后查找翻閱。2.體現(xiàn)在文秘人員超前謀劃輔助決策。輔助決策是文秘人員極為重要的職責(zé)和根本出發(fā)點(diǎn)。要想把輔助決策工作做好，必須超前謀劃，這要求文秘人員掌握信息的面要廣泛，但反映給領(lǐng)導(dǎo)的要精簡(jiǎn)。盡可能運(yùn)用各種有效方式收集有價(jià)值的資料以便為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的參謀服務(wù)。對(duì)此，X區(qū)文秘機(jī)構(gòu)始終以超前謀劃、精細(xì)服務(wù)為導(dǎo)向，推行每月一匯報(bào)工作機(jī)制，督促各職能部門(mén)將本月工作情況以及下月工作計(jì)劃，以清單式的表格形式提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解部門(mén)工作動(dòng)態(tài)、獲取最新工作進(jìn)展、預(yù)判未來(lái)工作方向。3.體現(xiàn)在文秘機(jī)構(gòu)創(chuàng)新方式提升督查實(shí)效。文秘機(jī)構(gòu)開(kāi)展督查工作的最終目的是促使領(lǐng)導(dǎo)決策的有效落實(shí)。對(duì)此，X區(qū)不斷完善工作機(jī)制，積極創(chuàng)新工作方式以提升督查實(shí)效。例如在X區(qū)督查室內(nèi)，大力推行“一線(xiàn)、多媒、聯(lián)合”督查工作法?！耙痪€(xiàn)”指堅(jiān)持一線(xiàn)督查，深入基層進(jìn)行實(shí)地檢查，以現(xiàn)場(chǎng)督促代替公文口頭督促?！岸嗝健敝傅氖沁\(yùn)用媒體督促并反饋群眾意見(jiàn)，通過(guò)新媒體公開(kāi)通報(bào)問(wèn)題，廣泛接受輿論監(jiān)督?！奥?lián)合”就是開(kāi)展多方部門(mén)聯(lián)合督查綜合性工作，并及時(shí)向上級(jí)反饋。

（二）X區(qū)文秘工作人崗匹配的現(xiàn)實(shí)困境及原因剖析。1.重崗輕人的理念影響文秘工作有序推進(jìn)。通過(guò)在X區(qū)黨政機(jī)關(guān)實(shí)習(xí)發(fā)現(xiàn)，大部分領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為崗位決定人才的選用標(biāo)準(zhǔn)，崗位的職責(zé)成為人才選擇的依據(jù)。這導(dǎo)致文秘工作者根據(jù)崗位的要求來(lái)組織自己的行為，在工作中服從崗位的職責(zé)而不是根據(jù)自己的愛(ài)好特長(zhǎng)來(lái)選擇適合自己的崗位。在忽視以人為本的核心要素下，文秘工作者的工作積極性與主動(dòng)性將大打折扣，這種人崗不配的情況不僅會(huì)阻礙秘書(shū)自身能力的提高，也會(huì)降低黨政機(jī)關(guān)文秘工作的績(jī)效，影響文秘工作的有序長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)行。2.對(duì)文秘人員自身素質(zhì)的定位不準(zhǔn)確。根據(jù)勝任力模型，在選拔任用上需要對(duì)人員的外顯性才能和隱蔽性才能進(jìn)行綜合考量。但在X區(qū)黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)工作進(jìn)行人才招聘的過(guò)程中，很少運(yùn)用到勝任力模型對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行綜合測(cè)試，尤其是心理素質(zhì)測(cè)試。X區(qū)在招聘秘書(shū)時(shí)往往將應(yīng)聘者的學(xué)歷和臨場(chǎng)發(fā)揮能力作為首要標(biāo)準(zhǔn)，忽視對(duì)其隱蔽性才能、行為動(dòng)機(jī)、個(gè)人特質(zhì)和自我認(rèn)知的測(cè)試，長(zhǎng)期來(lái)看會(huì)出現(xiàn)秘書(shū)心理矛盾，與領(lǐng)導(dǎo)者相處不融洽等隱性問(wèn)題，人崗匹配管理實(shí)效性低。3.重職前學(xué)歷而輕職后培訓(xùn)。正如其他企業(yè)一樣，黨政機(jī)關(guān)在進(jìn)行文秘工作人才招聘的過(guò)程中，注重應(yīng)聘者的學(xué)歷，片面將高學(xué)歷等同于符合崗位要求，卻忽視了文秘工作發(fā)展的新趨勢(shì)。與其他專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的崗位不同，文秘工作者主要是通才型人才，受文秘崗位特殊性影響，文秘工作人員需要不斷進(jìn)行知識(shí)和技能的更新，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，做好上傳下達(dá)的橋梁樞紐作用。然而X區(qū)黨政機(jī)關(guān)在文秘人員入職后很少提供與崗位相關(guān)的培訓(xùn)和深造機(jī)會(huì)，使得秘書(shū)的知識(shí)和技能停滯不前，與崗位要求不對(duì)等，降低了人崗匹配管理的有效性。

四、X區(qū)黨政機(jī)關(guān)文秘工作人崗相配的優(yōu)化對(duì)策——以?xún)?nèi)隱特質(zhì)為基礎(chǔ)

以上文所述的文秘工作人員人崗匹配的現(xiàn)實(shí)困境為基礎(chǔ)，黨政機(jī)關(guān)如何在人崗的雙向—?jiǎng)討B(tài)變化中尋找適合的秘書(shū)是一大難點(diǎn)。根據(jù)冰山模型，形成了如圖1所示的“3+1”結(jié)構(gòu)模型，在知識(shí)經(jīng)驗(yàn)技能的沉淀過(guò)程中，內(nèi)隱特質(zhì)是個(gè)人內(nèi)在特質(zhì)的綜合，是考量人崗是否相適的關(guān)鍵因素，對(duì)于人崗匹配狀態(tài)評(píng)估具有“一票否決”的作用。綜合能力、知識(shí)儲(chǔ)備以及經(jīng)驗(yàn)技能可以通過(guò)培養(yǎng)獲得提升，其只有通過(guò)內(nèi)隱特質(zhì)才能發(fā)揮作用，從而提高人崗匹配程度。對(duì)此，在對(duì)X區(qū)黨政機(jī)關(guān)文秘工作人崗相配提出優(yōu)化對(duì)策時(shí)，應(yīng)從員工的內(nèi)隱特質(zhì)出發(fā)。

圖1 基于冰山模型的非線(xiàn)性人崗匹配模型

（一）從文秘工作人員出發(fā)，職業(yè)道德是內(nèi)隱特質(zhì)最重要的構(gòu)成因素。首先要做到甘居幕后。受文秘工作的性質(zhì)特點(diǎn)以及秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系影響，甘居幕后是秘書(shū)職業(yè)道德規(guī)范的核心之一。其次要具備廉潔自律的職業(yè)道德。盡管秘書(shū)是幕后人物，但秘書(shū)也是領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”。秘書(shū)身上有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的光環(huán)與威望，這就使得秘書(shū)自身帶有一定的派生權(quán)力。這就需要秘書(shū)在工作中堅(jiān)持廉潔自律，不利用職務(wù)之便或假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私。

（二）從黨政機(jī)關(guān)角度出發(fā)，關(guān)鍵是轉(zhuǎn)變管理模式，使文秘人員充分發(fā)揮自身內(nèi)隱特質(zhì)。構(gòu)建科學(xué)完善的員工個(gè)體勝任力量化分析，根據(jù)員工自身特質(zhì)有針對(duì)性地培養(yǎng)。將已有的文秘人員素質(zhì)模型導(dǎo)入考核績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中，構(gòu)建公正客觀科學(xué)的考核機(jī)制，正確衡量黨政機(jī)關(guān)文秘工作的成效與道德修養(yǎng)。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)應(yīng)多了解文秘人員在不同時(shí)期、不同境況下的不同需求，并將不同需求強(qiáng)度的人安排在合適的崗位上。