信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施

席敏

【摘? 要】眾所周知，檔案管理在我國各單位工作開展中都占據(jù)著一個重要地位，檔案記錄著相關(guān)單位自創(chuàng)建至今所經(jīng)歷過的重大事件，是相關(guān)單位發(fā)展成就的“最好見證者”，更是相關(guān)單位管理人員以及工作人員今后各項工作開展的“指導者”與“參考者”。因此，檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升有著十分積極的現(xiàn)實意義。信息化背景下，傳統(tǒng)陳舊的管理方式已不能滿足新時代的實際發(fā)展需求，因此，各檔案管理人員需要針對自身工作現(xiàn)狀進行一定的創(chuàng)新與優(yōu)化。

【Abstract】As is known to all， archives management plays an important role in the work of various units in China. The archives record the significant events that the relevant units have experienced since their establishment. It is the "best witness" of the development achievement of related units， and the "mentor" and "reference" for the managers and staff of related units to carry out their future work. Therefore， the improvement of the quality and efficiency of archives management work has a very positive practical significance. Under the background of informatization， the traditional and old management methods can no longer meet the actual development needs of the new era. Therefore， archivists need to carry out certain innovation and optimization according to their work status.

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;存在問題;優(yōu)化措施

【Keywords】informatization; archives management; existing problems; optimization measures

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）06-0005-02

1 引言

近年來，隨著時代以及科學信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們已然步入了一個全新的時代——數(shù)字化信息時代。數(shù)字化信息時代下，各種信息網(wǎng)絡技術(shù)被廣泛應用在各行業(yè)與領域中，為人們的日常生活、生產(chǎn)、工作以及學習提供了極大便利。而同時，檔案管理工作也隨著時代的不斷發(fā)展，緊跟時代前進的步伐，逐漸引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設備來開展檔案管理工作，旨在能夠從以往傳統(tǒng)的檔案管理工作方式向先進數(shù)字化檔案管理工作方式所轉(zhuǎn)變。但從我國檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其檔案管理工作中存在著一定的不足之處。

2 信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發(fā)展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：

第一，管理對象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以數(shù)字檔案為主。新時代視域下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當前大多數(shù)單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等[1]。

第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理與儲存等工作，大大促進了檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升[2]。

3 信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

3.1 工作意識存在問題

隨著時代的發(fā)展，我國檔案管理工作內(nèi)容以及工作形式也發(fā)生了一定的改變與創(chuàng)新，雖然大多數(shù)單位都引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設備來開展檔案管理工作，但由于部分檔案管理人員其思想意識中還是沒有明確認識到檔案管理工作的重要性，從而導致在日常檔案管理工作中常常出現(xiàn)檔案信息漏填或填寫不規(guī)范的現(xiàn)象，且由于管理人員傳統(tǒng)思想的作用以及專業(yè)培訓的缺乏，使得部分檔案管理人員只會利用信息技術(shù)進行檔案整理以及歸檔等工作，對相關(guān)單位檔案管理工作的開展與創(chuàng)新造成了嚴重影響，并在一定程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設。

3.2 基礎設施建設不完善

眾所周知，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化建設需要借助各種專業(yè)的信息化技術(shù)與設備來進行，但由于大部分單位或機構(gòu)資金有限，無法支持各種檔案管理輔助性設備的購入，從而導致其日常檔案管理工作缺乏相應的信息化技術(shù)與設備作為支持，使得檔案管理信息化建設進程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機構(gòu)進行了各種專業(yè)化信息技術(shù)設備的購入，但由于檔案管理缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)知識以及信息技術(shù)人員對檔案管理工作缺乏一定的專業(yè)知識，進而導致檔案管理人員無法利用信息技術(shù)設備進行檔案管理，而信息技術(shù)人員所開發(fā)的檔案管理軟件也無法滿足檔案管理信息化建設的實際需求[3]。

3.3 檔案管理機制不健全

通常情況下，在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)以下2種情況：第一，檔案運輸;第二，檔案換機構(gòu)進行管理。這2種情況的出現(xiàn)在一定程度上加大了檔案管理工作難度，具體表現(xiàn)為職責劃分不明確以及缺乏良好且有效的檔案管理措施。首先是職責劃分不明確，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當前我國大多數(shù)檔案管理單位都沒有完善的檔案管理制度，因此，常常出現(xiàn)檔案在運輸或換機構(gòu)管理的過程中出現(xiàn)信息重復收錄的情況，這種情況不僅會造成人力資源的浪費，還會在一定程度上造成檔案信息資源的浪費。其次是有效檔案管理措施的缺乏。因檔案管理制度的缺乏，導致部分單位或機構(gòu)在日常檔案管理工作中只是簡單地將檔案進行堆放與存儲，等到需要使用檔案時再進行轉(zhuǎn)遞或移交，而有關(guān)于檔案的整理都是在臨時有需求時才會進行[4]。

4 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體實施措施

4.1 形成檔案管理信息化意識

隨著時代的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足新時代的發(fā)展需求以及新時代背景下檔案管理工作的實際需求。因此，在當前的檔案管理工作中，必須要注重數(shù)字信息化技術(shù)與設備的應用，并在此基礎上進行檔案管理信息化工作意識的形成。作為一項基礎服務工作，檔案管理工作的良好開展對各單位或機構(gòu)自身的發(fā)展有著重要意義?；谛畔⒒尘跋?，檔案管理工作的開展在借助信息化技術(shù)的同時還應將其進行充分體現(xiàn)。首先，相關(guān)領導人員應對檔案管理人員進行信息化檔案管理意識的培養(yǎng);其次，領導人員應注重檔案管理機制的制定與完善，從而為后續(xù)檔案管理信息化建設提供幫助;最后，提升檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應組織檔案管理人員通過參加培訓或自主學習等方式來進行信息技術(shù)的學習。還有一點更為重要，那就是做好人才入門關(guān)，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業(yè)檔案管理知識又具有一定專業(yè)技術(shù)與信息技術(shù)的人才，這樣一來不僅能夠充實檔案管理隊伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。

4.2 加大檔案管理信息化建設資金與硬件投入

確切來說，信息化檔案管理建設是一項復雜且長期的工作，并不是立刻就能夠成功的，是需要大量時間、大量資金、人力資源以及各種信息化技術(shù)設備的投入才能夠保障的。在實際檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理部門應與國家相關(guān)部門進行深入溝通與協(xié)商來獲得專項財政資金撥款用于檔案管理信息化建設。除此之外，檔案管理部門可以充分發(fā)揮社會群眾的力量，引進社會資金來促進檔案管理工作信息化建設。當然，在實現(xiàn)檔案管理信息化建設的過程中，相關(guān)檔案管理人員需要注意到一點，那就是檔案管理人員的配置，除了基本檔案管理專業(yè)人員之外，還需要注重技術(shù)人才的引進。與此同時，在引進技術(shù)人才的基礎上也要加強內(nèi)部人員培訓再教育工作，以此來促進檔案管理人員以及信息技術(shù)人員技能水平以及檔案管理水平的提升。

4.3 建立檔案管理信息化制度，提升檔案信息安全管理水平

在實現(xiàn)檔案管理信息化建設的同時，相關(guān)檔案管理人員需要明確一點，即檔案信息安全。如果不能夠保障所有檔案信息的安全，那么各單位所為檔案管理工作付出的努力則會歸之于零。如果想要切實保障檔案信息化安全，相關(guān)檔案管理人員可以結(jié)合國家相關(guān)法律文件來進行檔案管理信息化建設制度，例如，可以結(jié)合國家新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來進行檔案管理信息化建設制度的制定與完善，以此來保障檔案資源信息安全。對那些尚未取得授權(quán)、通過非法途徑獲取相關(guān)檔案信息資源的用戶進行嚴格懲罰，必要時追究其法律責任。

5 結(jié)語

總而言之，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化的發(fā)展與建設是必然趨勢，也是時代發(fā)展的必然結(jié)果。因此，在日常工作中，各檔案管理單位或機構(gòu)都應該結(jié)合自身檔案管理實際情況，積極采取有效解決措施，注重信息化技術(shù)與設備的引進與應用，從而才能夠促進檔案管理信息化建設的良好發(fā)展。

【參考文獻】

【1】楊銀霞.信息化背景下檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化策略[J].商品與質(zhì)量，2019（30）：41.

【2】施穎.信息化背景下文書檔案管理工作的對策[J].青春歲月，2019（32）：465.

【3】苗曉丹.信息化背景下檔案工作存在的問題及其應對措施[J].精品，2019（8）：289.

【4】云庭.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的思考[J].卷宗，2019，9（6）：116.