大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及措施

張建梅

摘 要：隨著信息化時代的來臨，為事業(yè)單位人事檔案管理增添了新的發(fā)展動力與活力。當(dāng)大數(shù)據(jù)技術(shù)深度融入，創(chuàng)新了管理模式的人事檔案管理突破了傳統(tǒng)管理的約束，體現(xiàn)出了顯著的優(yōu)勢與高效性。由此，事業(yè)單位人事檔案要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，針對當(dāng)前檔案管理工作中的不足及阻礙進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新與現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);事業(yè)單位人事檔案;意義;困境;途徑

事業(yè)單位中人事檔案管理是一項系統(tǒng)化的復(fù)雜工程，這項工作作為事業(yè)單位檔案管理體系中的重要組成部分，對人力資源管理以及事業(yè)單位運作效率的提升具有重大意義。在當(dāng)前新形勢下，事業(yè)單位人事檔案管理人員需要清晰的認(rèn)識到當(dāng)前科技、社會以及經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生的重大變革，迎接人事檔案管理在大數(shù)據(jù)技術(shù)下帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，從而順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，主動出擊、提前謀劃，進(jìn)一步完善事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)效。

一、大數(shù)據(jù)含義及對人事檔案創(chuàng)新管理的意義

大數(shù)據(jù)是一個由各類數(shù)據(jù)組成的規(guī)模龐大的集合體，在當(dāng)前數(shù)據(jù)大爆炸式增長的環(huán)境下，事業(yè)單位人事檔案管理愈發(fā)復(fù)雜，傳統(tǒng)的管理模式及手段難以進(jìn)行全面的收集、整理、統(tǒng)計與分析，必須依托現(xiàn)代化的科技手段來進(jìn)行存儲、運算、管理，這種改革與創(chuàng)新也更具先進(jìn)性與科學(xué)性。大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷完善發(fā)展，至今被廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)領(lǐng)域中，對于原有的管理手段是巨大的沖擊與挑戰(zhàn)，更是一個促進(jìn)自身優(yōu)化與完善的良機(jī)。事業(yè)單位人事檔案管理水平及效率對于單位的可持續(xù)發(fā)展具有重大積極影響，充分利用大數(shù)據(jù)科技做好信息管理工作，則將為事業(yè)單位增添新的發(fā)展動力與機(jī)遇。

（一）有效增強(qiáng)檔案管理工作效率

人事檔案管理內(nèi)容隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展而逐漸規(guī)模化、復(fù)雜化，但受到傳統(tǒng)管理思維與手段的束縛，使得檔案管理工作人員的壓力也隨之加大，工作積極性受到影響的同時，工作的效率與質(zhì)量也無法及時得到提升。而將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用與人事檔案管理中，因其具備的便捷、高效特性，加之強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、存儲功能，可以很好的與人事檔案工作進(jìn)行匹配、整合，相關(guān)工作人員只需要對系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)與操作，就能夠良好的完成工作，不但節(jié)約了大量人力成本與時間成本，還促進(jìn)人事檔案管理效率進(jìn)一步提高。

（二）有效促進(jìn)管理模式變革與升級

互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)技術(shù)的成熟發(fā)展與廣泛應(yīng)用為事業(yè)單位日常管理工作提供了便利條件，大數(shù)據(jù)時代的來臨為人力資源管理奠定了良好的技術(shù)基礎(chǔ)，利用計算機(jī)替代傳統(tǒng)人工模式，優(yōu)化了時間管理上的缺陷、提升了人事檔案管理效率，這種新型的管理模式為事業(yè)單位帶來了管理體系上的創(chuàng)新、變革與突破，也帶來了全新的管理體驗。從單一化到整體化、從效率低下到提升、從不足到優(yōu)化，事業(yè)單位人事檔案管理在創(chuàng)新模式下深入實踐，切實提高了人力資源管理整體水平，大數(shù)據(jù)時代下集效能、質(zhì)量、規(guī)范與科學(xué)化為一體的管理模式正在發(fā)揮出應(yīng)有的職能。

（三）為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障

人事檔案在事業(yè)單位中占據(jù)了重要地位，其中收集了單位內(nèi)部職工的人事檔案具有較高的保密性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理過程中，由于信息化管理機(jī)制的缺失，導(dǎo)致管理過程中產(chǎn)生一系列問題，造成信息不全，嚴(yán)重的將導(dǎo)致信息泄露、檔案丟失等。難以為個人基本信息提供有效保障，還嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展。融入了大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案管理，相關(guān)工作人員可以利用簡便的操作，將原有紙質(zhì)的文件信息以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲、調(diào)用與管理，不但保障了人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性，還提供了完善的保密措施，起到穩(wěn)定與支持事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用。

二、現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中的困境

（一）對人事檔案管理數(shù)字化缺乏充足認(rèn)識

事業(yè)單位是向大眾提供社會服務(wù)的公益性組織，不以盈利為最終目的，也是我國國民經(jīng)濟(jì)體系中重要的組成部分。因其特有的職能屬性與服務(wù)范疇，內(nèi)部人事檔案對于促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展、充分發(fā)揮出社會效益具有正面、積極的作用。但由于對人事檔案管理重要性認(rèn)識不足，片面地認(rèn)為是簡單的個人信息管理，更是一種靜態(tài)的資料信息，與事業(yè)單位日常營運發(fā)展沒有直接關(guān)聯(lián)，更難以創(chuàng)造顯而易見的價值。無論是在人員配備還是信息化建設(shè)方面都顯得尤為不足，使得事業(yè)單位人事檔案管理一直處于固化與被動的不良狀態(tài)之中，難以及時融合發(fā)展成熟且效率更高的大數(shù)據(jù)實現(xiàn)自我創(chuàng)新。

（二）人事檔案信息管理機(jī)制有待完善

由于國內(nèi)不同區(qū)域下經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的差異，導(dǎo)致部分地區(qū)下的事業(yè)單位信息管理機(jī)制還較為落后，尤其是在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，由于專項資金或預(yù)算不足，導(dǎo)致支撐大數(shù)據(jù)技術(shù)的硬件環(huán)境難以普及、達(dá)標(biāo)，專業(yè)化的人事檔案系統(tǒng)無論是在開發(fā)應(yīng)用，還是應(yīng)軟件環(huán)境搭建上都較為困難。這些單位由于種種阻礙極易導(dǎo)致對人事檔案系統(tǒng)建設(shè)上的忽視。無論是在專業(yè)人才團(tuán)隊建設(shè)，還是信息化推廣上都顯著滯后，長此以往將在高速發(fā)展的科技更迭下拉大發(fā)展差距，難以適應(yīng)與實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化相匹配的人事檔案管理模式。

（三）信息化人事檔案管理價值發(fā)揮不充分

若對事業(yè)單位人事檔案信息進(jìn)行充分利用，則檔案中所蘊含的數(shù)據(jù)價值就無法發(fā)揮出來。人事檔案的價值不但在于為職工的培養(yǎng)、晉升提供充足的數(shù)據(jù)，同時也服務(wù)于事業(yè)單位實現(xiàn)全面、動態(tài)的人員管理、人才隊伍建設(shè)以及整體運營狀況及素質(zhì)評價等方面，為各類管理策略的制定提供了有效、全面的參考。然而現(xiàn)實情況是對于大數(shù)據(jù)人事檔案系統(tǒng)認(rèn)識不足，僅作為日常信息維護(hù)，而缺乏對內(nèi)部數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性整合、分析，深度挖掘數(shù)據(jù)背后的關(guān)聯(lián)與規(guī)律，導(dǎo)致信息價值發(fā)揮受到極大阻礙，難以充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用與價值。這也降低了事業(yè)單位檔案管理效率，無法切實實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)化管理。

三、數(shù)據(jù)時代下提高人事檔案管理水平的策略

（一）提高數(shù)字化建設(shè)意識，促進(jìn)數(shù)據(jù)完善

事業(yè)單位要想實現(xiàn)高效運營、不斷優(yōu)化自身發(fā)展實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，就要深刻認(rèn)識到人事檔案對單位及其職工的重要作用及價值。首先，在制度上要構(gòu)建有效管理方案，從基礎(chǔ)的人事檔案信息收集整理，到信息分級借閱規(guī)范，再到信息檔案的日常維護(hù)、更新到檔案管理的動態(tài)化，都要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范化的制度體系構(gòu)建，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性。其次，在單位內(nèi)部積極宣導(dǎo)人事檔案的重要性，引導(dǎo)職工積極主動的提供相關(guān)信息豐富人事檔案數(shù)據(jù)庫，并在日常工作中進(jìn)行及時完善與維護(hù)，保障人事數(shù)據(jù)的有效性。

（二）優(yōu)化人事檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代下人事檔案管理機(jī)制與模式的設(shè)定對于后續(xù)管理質(zhì)量與效率有著重大影響，事業(yè)單位應(yīng)該從自身實際需求與發(fā)展情況出發(fā)，對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行改革、創(chuàng)新。首先，依據(jù)人事檔案管理需求設(shè)置及配備相應(yīng)的人員編制，明確規(guī)范相關(guān)工作人員的權(quán)限與職責(zé)范疇，保障各項人事檔案管理機(jī)制能順暢有效地運行與落實。需要注意的是，在管理機(jī)制運作過程中要不定時對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗與分析測評，以便能夠第一時間發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中存在的不足并加以優(yōu)化。其次，針對人事檔案數(shù)據(jù)的利用，賦予各數(shù)據(jù)使用部門對所屬環(huán)節(jié)模塊編輯與添加的權(quán)限，實現(xiàn)信息化數(shù)據(jù)的及時共享，也便于人事檔案的健全與豐富，還切實提高了檔案的審核效率。

（三）強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)

切實實現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新，通過提高管理工作效能來充分挖掘出大數(shù)據(jù)在其中的價值與作用，不但有賴于相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)來完善與優(yōu)化管理機(jī)制，還需要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)來推動檔案管理的信息化。由此，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中要給予資金、技術(shù)以及人力上的支持，通過引進(jìn)數(shù)字化管理人才，構(gòu)建一直高效的人事檔案管理團(tuán)隊。還要引進(jìn)適宜的軟件系統(tǒng)，積極與事業(yè)單位人力資源管理與整體發(fā)展規(guī)劃結(jié)合起來，必要時還能進(jìn)行定制化開發(fā)。其次，為了保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全性，還需要建立獨立的檔案室，定期做好系統(tǒng)維護(hù)、防范病毒及其他不良程序入侵造成的重要數(shù)據(jù)丟失與失竊。依照數(shù)據(jù)可公開類型及查閱權(quán)限設(shè)置分級制，并保存數(shù)據(jù)借閱及瀏覽信息，為人事檔案的安全性提供堅實保障。最后，及時更新與升級大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，及時解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，并進(jìn)行有效維護(hù)，推動事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

四、結(jié)語

隨著數(shù)據(jù)化時代的來臨，怎樣充分利用大數(shù)據(jù)科技來創(chuàng)造更高的價值與效率，是社會各界都在積極探索與討論的焦點內(nèi)容。人才作為推動事業(yè)單位發(fā)展的第一動力，對于促進(jìn)事業(yè)單位行政效能具有強(qiáng)大的推動作用，構(gòu)建科學(xué)合理的人事檔案管理機(jī)制，采用智能化大數(shù)據(jù)系統(tǒng)作為管理創(chuàng)新手段，才能持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)效、提高人事檔案利用效率，切實實現(xiàn)將合適的人才安置到合適的崗位中，并激發(fā)出更加豐富的發(fā)展動力，達(dá)成事業(yè)單位人才戰(zhàn)略規(guī)劃。

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