檔案信息化建設的發(fā)展趨勢

哈斯圖雅

◆摘? 要：隨著社會經(jīng)濟和科技水平的快速發(fā)展，人們的生活進入了信息時代，檔案的信息化逐漸成為了檔案管理發(fā)展的必然趨勢。針對該現(xiàn)象，本文從檔案信息化建設的意義、檔案信息化建設中存在的問題以及存進檔案信息化建設的相關策略幾個方面論述了檔案信息化建設的未來趨勢以及開展檔案信息化建設需要注意的部分問題。

◆關鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設;機遇;挑戰(zhàn)

在新時代背景下，云計算、無線移動互聯(lián)、大數(shù)據(jù)等新興信息技術逐漸普及，為開展檔案管理信息化建設構建了良好的基礎。同樣，隨著人們對于信息安全以及信息價值的重視，越來越多的人開始倡導傳統(tǒng)檔案信息管理向檔案信息化管理的轉(zhuǎn)型。

一、檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設其實就是在國家檔案管理部門的領導下，將傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化信息檔案管理模式轉(zhuǎn)型的過程。檔案是整個社會綜合信息的重要載體，檔案信息化的建設對于促進社會信息化的建設有著十分積極的作用，可以促進檔案的現(xiàn)代化管理，不僅可以促進相關部門的工作效率，同時也是促進信息化社會構建的重要動力。

二、檔案信息化建設存在的問題

1.相關工作人員的專業(yè)化水平較低。

隨著檔案信息化的全面推進，對于工作人員的思想素質(zhì)、專業(yè)能力以及寫作水平的要求都在逐漸提高。當前檔案信息化建設的工作任務繁多、工作量巨大，但是由于信息化建設所需的技術性人才的短缺以及檔案管理工作不高的薪資水平，讓檔案信息化建設工作很難快速招賢納士，也就出現(xiàn)了檔案管理人員高齡化的現(xiàn)象。因此，提升檔案信息化建設工作人員的專業(yè)能力以及相關技能培訓十分重要。

2.資金需求量大

檔案信息化建設是以計算機等科技設備為基礎的，也就需要大量的資金投入。同時電子設備的組成部件較為精密，需要定期的保養(yǎng)和維修，同時需要對相關設備進行定期更新，這些環(huán)節(jié)對于很多單位來說都是一種經(jīng)濟制約，也就直接導致了很多單位難以開展檔案管理信息化的建設。

三、推動檔案信息化建設發(fā)展的相關策略

1.制定完善規(guī)章制度。

在開展檔案信息化建設的每個步驟中，都應該嚴格按照制度標準執(zhí)行，利用嚴格的制度約束相關工作人員的行為和態(tài)度，從而保證檔案信息化建設的每一步都是制度先行、順利開展。因此，嚴格依照規(guī)章制度進行處罰，從而減少檔案信息化過程中因工作失誤而導致信息化進程停滯不前的情況。

2.加強對檔案信息化建設的人才培養(yǎng)。

專業(yè)化水平及思想素質(zhì)較高的高素質(zhì)人才對于檔案信息化的建設工作具有決定性的作用。隨著現(xiàn)代科學技術水平的不斷更新，信息化技術也是一直在進步。因此對于檔案管理的工作人員也要進行定期的培訓，提升在職檔案管理工作人員的管理學知識、檔案學知識以及計算機操作知識和技能，從而促進綜合型人才的培養(yǎng)和發(fā)展。

3.選擇性的進行檔案信息化。

檔案關一般存儲的資料種類豐富且總量較大，將檔案館內(nèi)所有的檔案信息全部進行信息化存儲不僅工作難度高、工作量大，而且對于資金和時間也是一種巨大的考驗。因此，在進行檔案信息化建設的過程中，應以“珍稀檔案、重點檔案”優(yōu)先的策略，將存儲信息價值較高、信息利用率高、檔案翻找頻率較高的檔案進行優(yōu)先數(shù)字化，從而促進信息化的實際效率。

4.綜合考慮信息化掃描系統(tǒng)的參數(shù)設置。

掃描系統(tǒng)是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案的核心工具，但文件的清晰度以及存儲特點有所區(qū)別，需要對掃描系統(tǒng)的參數(shù)和分辨率。參數(shù)越為精確、分辨率越高，錄入到信息系統(tǒng)中檔案的清晰度越高、還原效果越好。因此，在實際工作中，可以根據(jù)檔案中保存信息的種類、價值、特點以及輸出文件的可讀性、打印質(zhì)量、閱讀效果等各方面因素對掃描系統(tǒng)的參數(shù)進行適當調(diào)整。

5.做好檔案數(shù)字化的全程監(jiān)督和控制。

（1）信息化前的檔案整理。在開始檔案信息化之前，將檔案進行歸納、整理、排序，對于損壞檔案進行提早修整，可以提升檔案信息化的效率和質(zhì)量。

（2）信息化后的檔案檢驗。經(jīng)過掃描系統(tǒng)錄入后的檔案難免會出現(xiàn)錯誤，這時需要相關工作人員對已經(jīng)完成信息系統(tǒng)錄入的檔案進行圖像質(zhì)量、內(nèi)容完整性的檢查。對于一些信息丟失或缺少的檔案需要進行重新掃描。

（3）數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過對完成錄入的檔案目錄的檢查，保證數(shù)據(jù)庫和完成掃描的檔案、圖像、文字完成穩(wěn)定鏈接，形成穩(wěn)定的對應關系，確保每個檔案在信息系統(tǒng)中的分類和歸納保存。

6.加強對檔案信息的安全監(jiān)護

雖然檔案的信息化管理相較于傳統(tǒng)管理模式，有更多的優(yōu)勢和便捷之處，但是現(xiàn)如今的網(wǎng)絡環(huán)境是十分復雜的，相關單位應制定出一套完善的管理制度、責任制度以及安全性評估系統(tǒng)，將責任落實到每個工作人員的身上，提升工作人員的責任意識和危機意識。對于檔案管理工作人員的監(jiān)督工作也要落實到位，避免因內(nèi)部工作人員的瀆職而發(fā)生的檔案信息外流情況，從而為檔案信息化建設提供一個更加安全、穩(wěn)定、可信的后勤保障。

四、結束語

檔案管理工作的信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，符合當下信息時代的發(fā)展規(guī)律和人民群眾的信息需求。為了迎合時代發(fā)展和國家需求，應不斷促進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化，從而提升檔案信息的綜合服務，為檔案管理工作擴展出更加廣闊的前景。

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