構(gòu)建高校人事信息管理系統(tǒng)的思考與實(shí)踐

崔璐

人力資源是高校教育最重要的資源，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)而開(kāi)發(fā)的信息化人事管理系統(tǒng)，是當(dāng)前眾多企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人力資源管理的一個(gè)重要工具。本文重點(diǎn)分析高校人力資源管理的基本特點(diǎn)，闡述高校構(gòu)建人力資源管理系統(tǒng)的重要性，并提出具體工作開(kāi)展的具體舉措。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，將計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于人事管理已成社會(huì)趨勢(shì)，在此背景下，人事信息管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。作為高級(jí)知識(shí)分子密集的高校，引入符合現(xiàn)代化管理模式的人事信息管理系統(tǒng)，是高等教育行業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理的重要維度。通過(guò)人事信息管理系統(tǒng)，能全面匯總學(xué)校人事信息，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校人事部門(mén)與學(xué)校其他部門(mén)的溝通能力，最大程度提高管理效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)廣大教職工的信息化人事管理。

一、高校人事信息管理系統(tǒng)的基本概述

人事信息管理系統(tǒng)是在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)之上，以人力資源為主要管理對(duì)象的一種全新的人力資源管理模式，通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。人事信息管理系統(tǒng)的搭建，是一個(gè)極其復(fù)雜的過(guò)程，從最基礎(chǔ)的人事信息采集到海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)再到對(duì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)加工和復(fù)雜處理分析，能夠準(zhǔn)確反映相關(guān)單位的人事情況，例如聘用薪資、人員流動(dòng)等，幫助管理人員全面掌握相關(guān)單位的人事工作全貌。人事信息管理系統(tǒng)，就是通過(guò)數(shù)據(jù)軟件幫助人們實(shí)現(xiàn)以人事為核心的相關(guān)數(shù)據(jù)分析和管理，將繁瑣的人事管理工作簡(jiǎn)單化、流程化，提升整體管理效率，持續(xù)優(yōu)化人才配置，全面提升人力資源管理的整體水平，促進(jìn)相關(guān)單位的和諧發(fā)展。

高校人事管理系統(tǒng)的搭建，以高校教職工的人力資源管理為核心，將相關(guān)基礎(chǔ)信息以數(shù)據(jù)形式保存，并通過(guò)專業(yè)系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，包括教職工的基本信息、專業(yè)領(lǐng)域信息、學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、職稱評(píng)定、工資變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲制度以及人才引進(jìn)和離職退休等等，打造成相對(duì)準(zhǔn)確且穩(wěn)定的管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)共享，既有利于高校高層領(lǐng)導(dǎo)快速掌握人力資源重要信息，及時(shí)決策，優(yōu)化人力資源配置，同時(shí)也能進(jìn)一步促進(jìn)整個(gè)高等教育行業(yè)的信息化發(fā)展。

二、高校人事信息管理系統(tǒng)的重要性分析

高校人事信息管理系統(tǒng)以全校教職工的人事信息為基本管理內(nèi)容，主要搜集學(xué)校教職工的基本信息、編制類型、專業(yè)信息等，相比一般單企事業(yè)單位的人事管理系統(tǒng)，功能性要求更強(qiáng)，信息類別更加全面，查詢方法更快捷，要將全校教職工的信息進(jìn)行統(tǒng)籌化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理。

（一）按鍵式操作代替繁瑣整理，進(jìn)一步提高人事管理工作效率。在高校人事管理工作當(dāng)中，信息查詢量頻繁，人事管理需要及時(shí)維護(hù)和更新相關(guān)教職工的人事信息，尤其是在職稱評(píng)定、薪資變動(dòng)以及基礎(chǔ)信息調(diào)查等方面，需要更完善的人事信息。通過(guò)人事信息管理系統(tǒng)，能夠快速通過(guò)關(guān)鍵詞查詢出符合查詢標(biāo)準(zhǔn)的教職工信息，同時(shí)能夠快速的轉(zhuǎn)化成符合標(biāo)準(zhǔn)的表格，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單篩選和加工整理，就能夠搜集到需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，大大提升數(shù)據(jù)收集的效率。在傳統(tǒng)的人事管理方法中，則需要翻閱大量文字材料才能完成工作，通過(guò)人事管理系統(tǒng)，則能夠?qū)崿F(xiàn)按鍵式完成，簡(jiǎn)單點(diǎn)擊完成所有流程，簡(jiǎn)化工作流程，縮短工期，而且準(zhǔn)確率更高。由此也能表明，高校人事信息管理系統(tǒng)可以節(jié)省高校在人事管理工作方面的投入，同時(shí)又能進(jìn)一步提高工作效率。

（二）數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)替代紙質(zhì)檔案室，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方式。高校是人員密集型單位，教職工人員多，且人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)大，信息更新頻繁，查詢率高。在人工管理的時(shí)代，人事信息的錄入需要填寫(xiě)大量的表格信息，不僅需要專門(mén)的管理室存儲(chǔ)，同時(shí)還需要配備多名工作人員負(fù)責(zé)。對(duì)于檔案室的環(huán)境要求也極高，需要有良好的干燥性和通風(fēng)性。同時(shí)需要面積大，能夠擺放更多的檔案柜，才能保證紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存。在裝訂上則完全手動(dòng)，從硬件配備到人員配備，都需要投入大量資金。在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，各行各業(yè)都已經(jīng)引入更高效的信息化管理方式，傳統(tǒng)人事管理方法已經(jīng)不符合教育現(xiàn)代化要求。要真正實(shí)現(xiàn)高等教育行業(yè)的信息化變革，就必須建立以人事管理為核心的信息化管理系統(tǒng)，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式。在目前許多人事管理系統(tǒng)中，大多針對(duì)企業(yè)，涉及高校的人事管理系統(tǒng)需要專門(mén)定制，操作界面需要更簡(jiǎn)單，使用方便且投入更少，以便于日后維護(hù)。而在功能方面，滿足日常工作即可。

（三）開(kāi)放式管理替代封閉式管理，進(jìn)一步提高部門(mén)協(xié)作的便利性。在高校機(jī)構(gòu)的改革中，不同地域?qū)W校進(jìn)行合并，或者下屬相關(guān)部門(mén)合并，這就使得高校人事管理部門(mén)的職能更為集中。相比傳統(tǒng)管理方式，這一趨勢(shì)迫切要求采用更現(xiàn)代化的人事管理，一方面要盡量?jī)?yōu)化流程，減少?gòu)?fù)雜程序，另一方面，也要實(shí)現(xiàn)異地、異部門(mén)的跨地域協(xié)作。在日常人事管理工作中，要對(duì)來(lái)自更多部門(mén)的信息進(jìn)行歸攏合并，通過(guò)認(rèn)識(shí)信息管理系統(tǒng)可以進(jìn)一步減少流程，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)一定程序功能的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理庫(kù)，將各個(gè)部門(mén)的信息進(jìn)行統(tǒng)籌，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)互通有無(wú)，使數(shù)據(jù)整合更全面。這個(gè)過(guò)程中，能夠減少異地部門(mén)工作人員的重復(fù)性工作和繁瑣性工作。由此可見(jiàn)，搭建人事管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠加強(qiáng)人事部門(mén)與其他各個(gè)科室的協(xié)作，同時(shí)能夠保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性、時(shí)效性以及完整性，最大意義上實(shí)現(xiàn)資源共享。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)能夠進(jìn)一步規(guī)范人事管理，理順各種復(fù)雜關(guān)系，進(jìn)一步人事管理工作效率。

（四）權(quán)限劃分替代完全開(kāi)放，有效保證人事資料的安全性。在教育現(xiàn)代化發(fā)展的背景下，校園網(wǎng)的開(kāi)通對(duì)于高效管理有更大的促進(jìn)作用，更大程度上方便了各類任取對(duì)于高校相關(guān)信息的搜尋。人事管理部門(mén)因業(yè)務(wù)需要，需要申請(qǐng)上網(wǎng)，而這些機(jī)器帶有相關(guān)的機(jī)密信息，要保證數(shù)據(jù)的安全性，就需要采用更先進(jìn)的手段來(lái)保證數(shù)據(jù)安全。通過(guò)搭建人事管理系統(tǒng)則可以有效解決這個(gè)問(wèn)題，能夠限制用戶的權(quán)限，防止非法用戶的侵入，進(jìn)一步防止公用網(wǎng)上許多病毒的危險(xiǎn)，有效保證人事信息安全。

三、提高高校人事信息管理系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值的具體策略

（一）搭建完整模塊，劃分不同使用者權(quán)限，進(jìn)一步加強(qiáng)人事管理信息的安全保護(hù)，提高數(shù)據(jù)安全性。高校人事管理系統(tǒng)的功能需求大概包括以下幾方面，“人事檔案的管理”、“課題組的管理團(tuán)隊(duì)”、“管理合同及證書(shū)的管理”、“外聘及返聘人員的管理”和“系統(tǒng)用戶的管理”。例如人事檔案管理模塊，主要負(fù)責(zé)對(duì)于高校在職教職工具體工作檔案的管理，包含基本信息、紙質(zhì)檔案的存放地址和查詢記錄等等。而這些信息中，絕大部分信息屬于高度機(jī)密，例如學(xué)校編制、人員身份證號(hào)、聯(lián)系方式等，數(shù)據(jù)泄露可能造成嚴(yán)重?fù)p失。但由于職能需要，人事管理系統(tǒng)的部分模塊需要聯(lián)網(wǎng)，因此要進(jìn)一步的加強(qiáng)安全措施的打造，保障教育網(wǎng)絡(luò)的安全，提高信息防護(hù)能力。用戶的管理部分可以通過(guò)權(quán)限劃分來(lái)實(shí)現(xiàn)不同操作，管理員擁有最高權(quán)限，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除、維護(hù)，普通用戶只能瀏覽，沒(méi)有其他權(quán)限。