財務(wù)管理信息化在中小企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用

彭軍立

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中小企業(yè)成長迅速，但隨著擴(kuò)展的規(guī)模越來越大，企業(yè)內(nèi)部組織運(yùn)營和內(nèi)部控制不到位，給企業(yè)帶來的風(fēng)險問題也日益突顯，有些企業(yè)通過增加審計崗來檢查企業(yè)的風(fēng)險點，可是人員數(shù)量有限，發(fā)現(xiàn)問題時已經(jīng)造成了損失，如何能夠提前規(guī)避一些風(fēng)險問題的發(fā)生成為企業(yè)發(fā)展中的一個難題。文章表述了財務(wù)管理信息化在內(nèi)控管理中的意義，對信息化在中小企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題點進(jìn)行了分析，并對其在內(nèi)部控制中應(yīng)用提出建議，用以幫助中小企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

當(dāng)前，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的時代，我們的消費和生活方式發(fā)生了全方位的變化，信息化已經(jīng)在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用。我國中小企業(yè)由于受人員素質(zhì)、資金不足、信息化程度不高等自身條件的限制，無法實現(xiàn)線上居家辦公，綜合管理水平較低。因此，中小企業(yè)需要加強(qiáng)信息化在企業(yè)中的應(yīng)用，學(xué)會并利用這個工具完善自身的內(nèi)部控制，從而提高公司的抗風(fēng)險和可持續(xù)發(fā)展能力。

一、財務(wù)管理信息化在中小企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用意義

企業(yè)實施內(nèi)部控制的目的是提升企業(yè)運(yùn)營效率，提高企業(yè)預(yù)防和應(yīng)對風(fēng)險的能力，進(jìn)而提升企業(yè)的綜合管理水平和市場競爭能力，幫助企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。財務(wù)管理信息化建設(shè)是在企業(yè)管理中通過使用信息化的手段簡化財務(wù)管理工作流程，使企業(yè)的財務(wù)管理工作更加科學(xué)、完善。企業(yè)使用網(wǎng)絡(luò)通過計算機(jī)等信息設(shè)備硬件、財務(wù)或業(yè)務(wù)軟件，搭建財務(wù)管理平臺，將企業(yè)內(nèi)控管理制度與其有機(jī)結(jié)合，整合企業(yè)的銷售、運(yùn)營、財務(wù)、物流等數(shù)據(jù)，通過整合后的財務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)報告為企業(yè)決策者提供真實、可靠的數(shù)據(jù)參考，從而達(dá)到全面提升企業(yè)綜合實力的目的，對保障企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)有著重要意義。

二、財務(wù)管理信息化在中小企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用中存在的問題

（一）對財務(wù)管理信息化的認(rèn)識不全面

在企業(yè)創(chuàng)建初期，業(yè)務(wù)量較小，人員少，財務(wù)信息處理絕大部分是靠手工完成，會計通過財務(wù)軟件中的總賬功能就可以處理所有的賬務(wù)，涉及到運(yùn)營管理、分析方面的事務(wù)基本是由公司業(yè)務(wù)骨干或最高決策者來完成，業(yè)務(wù)對財務(wù)的依賴性不強(qiáng)，因此認(rèn)為財務(wù)管理信息化建設(shè)可有可無，或?qū)⑿畔⒒J(rèn)為就是會計電算化。但隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，企業(yè)運(yùn)營管理包含的內(nèi)容越來越豐富，如資金管理、預(yù)算管理、部門內(nèi)控管理、運(yùn)營模式、成本控制等，有些管理層還是停留在企業(yè)發(fā)展之初時對財務(wù)的認(rèn)知層面，并未意識到信息化對企業(yè)的幫助。給財務(wù)人員的待遇低，吸引不了高素質(zhì)的財務(wù)人才;有的覺得公司資金不足，進(jìn)行信息化建設(shè)的支出不如做市場開發(fā)、回饋客戶;業(yè)務(wù)擴(kuò)張越快，就越需要財務(wù)信息化來幫助監(jiān)督資金流向、控制內(nèi)部風(fēng)險、優(yōu)化資源配置、提供運(yùn)營建議等。

（二）財務(wù)管理信息化與內(nèi)部控制在一定時期內(nèi)難以協(xié)調(diào)適應(yīng)

完善的內(nèi)控管理體系會在一定程度上加速企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)程。但在實施的初期不可避免的會出現(xiàn)一些問題。例如：中小企業(yè)的規(guī)章制度通常不健全，無法與財務(wù)信息化平臺直接對接;企業(yè)運(yùn)營效率較之前在一段時期內(nèi)會有所降低，業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門之間的矛盾突出，變革表現(xiàn)出一定的遲滯等;有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為上了信息化，就可以節(jié)約人工成本，于是就馬上對財務(wù)部進(jìn)行裁員，導(dǎo)致缺少培訓(xùn)、監(jiān)督運(yùn)行的人員，錯誤頻出。但這是企業(yè)從傳統(tǒng)會計模式向信息化的財務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變必經(jīng)的過程，只有想辦法克服，才能從這種泥沼中快速的走出來。

（三）財務(wù)信息化系統(tǒng)的安全性和保密性較差

在信息化的環(huán)境下，企業(yè)會通過互聯(lián)網(wǎng)對財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息共享，通過線上交流更加快捷、方便，從而提高工作效率，但客觀上也存在著一定的安全隱患。若公司的信息技術(shù)人員素質(zhì)低，權(quán)限設(shè)置不清，權(quán)限人保密意識不強(qiáng)，或公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系無法保障的情況下，就容易發(fā)生被病毒、黑客攻擊的案件，若出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓、信息泄露等問題，企業(yè)的內(nèi)部控制也將出現(xiàn)異常，對企業(yè)的發(fā)展帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（四）會計核算和會計數(shù)據(jù)處理存在問題

企業(yè)施行財務(wù)信息化以后，原始數(shù)據(jù)的采集錄入將會是一個非常重要、復(fù)雜的事項，需要由不同部門、不同的人合作完成。企業(yè)大多會進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化流程的設(shè)定，但有時候，受人員主觀因素的影響，仍有可能部分人員在錄入原始數(shù)據(jù)時出現(xiàn)錯誤，如果相關(guān)部門或崗位之間沒有有效的溝通、監(jiān)督機(jī)制，很難及時發(fā)現(xiàn)問題所在。

三、財務(wù)管理信息化在中小企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用建議

（一）企業(yè)需選擇合適的時點推行財務(wù)管理信息化

企業(yè)推行財務(wù)管理信息化從企業(yè)長期發(fā)展的角度來講是必要的，但對于中小企業(yè)也是把雙刃劍，推行的時點合適，則會大幅提高工作效率，完善內(nèi)部控制，降低企業(yè)風(fēng)險;若時點不合適，則會起到相反的作用。企業(yè)在創(chuàng)立初期，通常規(guī)模小、員工少、素質(zhì)低、資金不足、市場占有率低、公司組織架構(gòu)簡單且不穩(wěn)定，但優(yōu)勢在于靈活性較強(qiáng)，能敏銳的感受到市場的動向而快速調(diào)整，公司制度隨著市場的變化不斷的完善，當(dāng)前階段公司的首要目標(biāo)是生存，此階段不宜推行財務(wù)管理信息化，財務(wù)部門滿足基本的賬務(wù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計即可，公司總經(jīng)理和業(yè)務(wù)人員都身在一線，信息反饋比財務(wù)部門更全面、準(zhǔn)確。

企業(yè)進(jìn)入運(yùn)營穩(wěn)定期后，通常表現(xiàn)為客戶穩(wěn)定，公司人員素質(zhì)相較之前大幅提高，組織架構(gòu)相對穩(wěn)定，部門職責(zé)范圍越來越清晰，資金方面已具備了一定實力，但公司總經(jīng)理已無法像以前一樣直接控制到一線，了解到一線信息，企業(yè)需要更加科學(xué)規(guī)范減少企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險，降低企業(yè)成本，提升企業(yè)整體管理水平。若具備了以上特點，建議財務(wù)信息化建設(shè)可以有序的在企業(yè)內(nèi)部控制中推進(jìn)了。

（二）完善財務(wù)管理相關(guān)制度、內(nèi)控體系

財務(wù)管理信息化建設(shè)從實質(zhì)上講，是將企業(yè)線下運(yùn)營的管控模式搬到了線上，通過計算機(jī)安裝的軟件系統(tǒng)作為載體進(jìn)行實施。在推行信息化建設(shè)之前，需要完善線下相關(guān)的運(yùn)營管理制度、各種內(nèi)控規(guī)范。例如：某企業(yè)推行全面預(yù)算管理、費用控制系統(tǒng)，需要提前準(zhǔn)備：擬定全面預(yù)算管理制度，確定管理部門職責(zé)權(quán)限，設(shè)置穩(wěn)定的公司組織架構(gòu)，確定預(yù)算管理科目，設(shè)置預(yù)算表單模板，設(shè)定各部預(yù)算審批相關(guān)人員權(quán)限，制定預(yù)算追加和調(diào)整規(guī)則，編制預(yù)算分析報表等，且之前要與各部門做充分的調(diào)研溝通，一旦確定以后輕易不得更改;某企業(yè)擁有多家連鎖門店，為方便管控、核算，準(zhǔn)備將單機(jī)版的財務(wù)軟件升級為網(wǎng)絡(luò)版，需要提前準(zhǔn)備：擬定統(tǒng)一的會計核算制度，制定統(tǒng)一的會計科目體系，且與預(yù)算科目統(tǒng)一，為編制合并報表、往來對賬、預(yù)算分析取數(shù)等工作提前做基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的充足一些，將有利于加快企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)度。