清單管理在期刊終校中的應(yīng)用

王麗平

(太原學(xué)院 學(xué)報編輯部,山西 太原 030032)

期刊校對是期刊質(zhì)量的重要保障措施,校對的質(zhì)量極大地影響著期刊的質(zhì)量。相對于期刊一校、二校、三校等關(guān)注文章具體內(nèi)容的校對過程,期刊終校主要是從整體上把握期刊的編校環(huán)節(jié),主要消除形式方面的差錯,起到為期刊質(zhì)量把關(guān)的重要作用。從期刊評價機制來看,期刊的形式差錯屬于扣分項較多的校對問題,這些差錯是造成期刊評價偏低的重要原因。[1]因此,在期刊校對中要重視期刊終校環(huán)節(jié)。

針對期刊質(zhì)量保障的需要,必須尋求科學(xué)的終校方法,以減少期刊明顯的失誤。有學(xué)者將期刊終校方法總結(jié)為瀏覽法、對應(yīng)法、劃塊法三種。[2]這些傳統(tǒng)方法對期刊終校的質(zhì)量保障起到了重要作用。隨著期刊質(zhì)量對團隊效率、編校精準度的要求越來越高,編輯不僅要掌握科學(xué)的方法,還要理解方法背后的原理,站在一個更高的角度看待方法的意義,因此要在傳統(tǒng)方法的基礎(chǔ)上更新理念,以應(yīng)對新的要求。當前在公共服務(wù)如醫(yī)院臨床、工程管理、高等教育等領(lǐng)域有一種重要的理念和方法——清單管理被廣泛應(yīng)用,用于檢查目標、監(jiān)管流程,以避免錯誤、提高質(zhì)量,體現(xiàn)出較廣的應(yīng)用價值。[3-5]重要的是,它不僅是一種有效的方法,還體現(xiàn)出現(xiàn)代管理的理念。本文認為,期刊終校也有類似的流程管理、問題檢查等需要,如能在期刊終校中引入清單管理,將有助于期刊質(zhì)量的提升和質(zhì)量文化的形成。

一、清單管理及其適用性和作用

(一)清單管理

清單管理的概念源于企業(yè)管理。所謂清單管理,指“針對某項職能范圍內(nèi)的管理活動,分析流程,建立管理臺賬,并對流程內(nèi)容進行細化、量化,形成清單,列出清晰明細的管理內(nèi)容或控制要點,檢查考核按清單執(zhí)行”的管理方式。[6]清單管理又稱為流程式管理或矩陣式管理,是一種基于目標的管理。針對不同任務(wù)和工作環(huán)節(jié),可形成不同類型、不同用途的清單,如關(guān)鍵要素清單、流程清單、問題清單、溝通清單等,可根據(jù)對目標和不同情境的判斷使用合適的清單。

清單管理體現(xiàn)了一種理性思維。它列出那些能引發(fā)重要結(jié)果的控制要點,注重以事先充分思考的理性目標引導(dǎo)事情的進展。清單模式是思維方式的變革。清單的內(nèi)容本質(zhì)上是常規(guī)的,但以清單的形式體現(xiàn)出一種新的基于目標的、整體的、系統(tǒng)的思維方式。

(二)清單管理的適用范圍和作用

清單適用于某些特定的問題和情境。1.由簡單問題構(gòu)成的復(fù)雜問題。清單梳理龐雜的信息,化繁為簡,讓操作者明白該干什么,適用于那些能夠分解的復(fù)雜問題。2.預(yù)防知識和能力之外的“無心之錯”。即使人掌握了足夠多正確的知識,也會因沒有正確使用而犯錯。[7]10清單提供一種認知防護網(wǎng),彌補人生來就有的記憶力、注意力不足的認知缺陷。3.團隊工作。清單適合發(fā)現(xiàn)和避免在團隊合作時易范的錯誤,通過任務(wù)檢查和充分溝通來應(yīng)對需要共同面對的復(fù)雜問題。

清單看似簡單,卻能起到非常重要的作用。1. 杜絕失誤。清單提醒人們不要忘記一些必要的工作步驟,確保重要信息不遺漏。2. 提高效率。精心設(shè)計的清單化繁為簡,幫助人們節(jié)省有限的腦力,不讓頭腦被繁雜的事務(wù)占據(jù),精力解放出來去處理更加重要或困難的問題,能提高工作效率。3. 促進合作。清單思維強調(diào)團隊的合作和對工作共同負責的態(tài)度,要求團隊成員充分交流,就清單項目和解決方案達成共識,固定下來成為工作標準。統(tǒng)一標準可促進工作的一致性,形成有效的合力。

二、期刊終校清單的編制和使用

期刊終校工作屬于由簡單問題構(gòu)成的復(fù)雜問題,依靠編輯團隊合作,目的是解決形式差錯,符合應(yīng)用清單管理的條件。對期刊終校而言,編制一份清單有利于管理的規(guī)范化和精細化,長遠來說也更利于期刊編校的專業(yè)發(fā)展。

(一)清單的編制

那么如何形成一份合理的終校清單,清單該由誰來編制及如何編制?

1.清單編制主體及內(nèi)容

清單應(yīng)由熟悉清單使用環(huán)境的人自己來編制。期刊終校清單由參與期刊終校的編輯共同完成,他們參與清單的形成過程并為清單負責。編輯的編校經(jīng)驗、借助專業(yè)知識對問題的預(yù)判是編制清單的基礎(chǔ)。期刊編輯應(yīng)注重平時積累期刊終校的常見問題,如在工作經(jīng)驗、專業(yè)培訓(xùn)、同行交流中發(fā)現(xiàn)問題,不斷學(xué)習(xí)編校規(guī)范為問題求解,以此作為期刊終校清單項目和解決方案的基礎(chǔ)。盡可能多地搜集編校過程中遇到的錯誤,為每種錯誤設(shè)置相應(yīng)的解決方案即檢查項,這些錯誤和檢查項的集合就是清單的最初樣貌。清單使用中新發(fā)現(xiàn)的問題可以充實到清單中,成為新的清單項目,這樣逐漸完善,最終形成一份相對穩(wěn)定的終校清單。

2.清單的遴選和編制要點

清單不是無所不包的操作手冊,而是幫助使用者發(fā)揮其專業(yè)技能的有效工具,所以不是所有的問題項目都要列在清單里,清單需要有遴選的過程。清單要素的遴選,必須遵循簡單、可測、高效原則,即清單項目所采取的干預(yù)措施簡單易行,舉措的效果能被精確地測量,而且預(yù)期效果非常顯著。[7]105簡言之,清單要做到簡潔、實用,表達應(yīng)明確、具體,不存在歧義。冗長、含糊不清的清單不僅不能帶來效率,還會分散人們的注意力。阿圖·葛文德(Atul Gawande)認為,清單編制有6大要點:(1)設(shè)定清晰的檢查點;(2)選擇合適的清單類型;(3)簡明扼要,不宜太長;(4)清單用語精練、準確;(5)清單版式整潔,切忌雜亂無章;(6)必須在現(xiàn)實中接受檢驗。[7]144

期刊終校清單主要是一種問題檢查清單,用來檢查終校過程中是否存在編校錯誤,主要涉及重要信息缺失或失誤檢查、對應(yīng)關(guān)系檢查等內(nèi)容,將期刊變化信息作為檢查的重點。本文根據(jù)期刊編輯的經(jīng)驗,編制了如下終校問題檢查清單(見表1):

表1 期刊終校清單示例

表1列出了期刊終校清單的主要項目,按照類別分為封面、封二、扉頁、目次、正文、封三、封底7項,每一項里又分為若干個具體檢查問題,清單在于查缺補漏、更正錯誤,處理問題的答案是編輯們根據(jù)期刊編排標準共同認可的。以上列出的期刊終校檢查清單為常規(guī)重要信息檢查,期刊如因版面設(shè)計、修改、信息變更等原因造成的改變也應(yīng)是檢查的重點,這種情況相當于期刊終校清單的特殊內(nèi)容。

(二)清單的使用

清單在使用中要注意幾點:1.形成書面清單?？陬^探討的問題常常會淹沒在大量的信息中而被忘記,編輯日常有關(guān)期刊終校規(guī)范的討論應(yīng)固定為書面清單。書面清單可以避免需要關(guān)注的重要信息被遺漏。2.確保使用。清單是期刊終校的執(zhí)行標準,未經(jīng)探討或存在異議的清單很可能會變成一紙空文。在實際工作中確實發(fā)揮效力的清單必須經(jīng)過團隊成員的共同認可,是成員間達成的共識。清單一旦形成,在使用過程中應(yīng)逐一打勾,確保清單上列出的問題都得到解決。對于期刊終校清單,通過合理分工課使專項問題得以責任到人,覆蓋清單的全部項目。3.在實踐中修改完善。清單不是固定不變的,編輯發(fā)現(xiàn)的新問題可以進入清單補充項目庫中,經(jīng)探討后決定是否成為清單新的組成部分,在現(xiàn)實檢驗中不斷修改并完善。

三、期刊終校應(yīng)用清單管理的局限與反思

清單有其適用范圍和情境,因此作用是有限的,它只是防范錯誤的科學(xué),不是解決所有問題的萬能處方。清單作為一種協(xié)助工具,只能應(yīng)用于某些環(huán)節(jié)。在具體的情境中,清單必須和專業(yè)判斷相結(jié)合。清單提示了一些普遍的問題,一般是相對簡單但容易出錯的問題,那些復(fù)雜的、植根于具體情境的問題則需要編輯的專業(yè)判斷。

現(xiàn)實中,有人因為清單本身的局限性而產(chǎn)生了對清單的質(zhì)疑,常見的是排斥清單,或者是即使有清單,也不愿執(zhí)行清單,害怕工作因此會變得死板。清單類似于標準,讓人感覺缺失個性,但對于由簡單問題組成的復(fù)雜問題而言,它是非常有效的。對清單的正確態(tài)度是,必要時借助清單,但決不依賴它。

利用清單避免低級錯誤,可以最大限度降低差錯率,提高期刊編校的質(zhì)量。但清單的意義遠不在此,降低差錯率只是期刊終校的底線目標,其最終訴求是能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)期刊隨意、自發(fā)、植根于個體經(jīng)驗的編校思維,使系統(tǒng)的清單管理成為期刊編校制度中不可或缺的一部分,形成一種基于理性和目標、注重團隊之間合作和強調(diào)紀律的質(zhì)量文化。