國(guó)家綜合檔案館效率評(píng)價(jià)研究

段薇薇/連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院

2020年6月20日的第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議上，新修訂的檔案法正式通過(guò)，自2021年1月1日起正式施行。這是我國(guó)檔案事業(yè)法治建設(shè)的一個(gè)重要的里程碑事件。

檔案館作為我國(guó)保存各類(lèi)檔案資源的主體，如何通過(guò)檔案館有效利用檔案、充分發(fā)揮檔案館對(duì)經(jīng)濟(jì)、文化、教育、軍事等事業(yè)的促進(jìn)作用是社會(huì)主義現(xiàn)代化檔案事業(yè)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。新修訂的檔案法新增國(guó)家鼓勵(lì)和支持其他檔案館向社會(huì)開(kāi)放檔案的條例也表明了國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)的重視，研究歷年國(guó)家綜合檔案館的效率是為了對(duì)檔案事業(yè)的過(guò)去可能的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而對(duì)檔案事業(yè)的未來(lái)發(fā)展做出更好的指導(dǎo)。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，許多傳統(tǒng)的以實(shí)物為載體的檔案面臨著數(shù)字化發(fā)展的新要求，效率提升迫在眉睫，研究檔案館的利用效率不言而喻。

1 檔案事業(yè)發(fā)展與效率評(píng)價(jià)

當(dāng)前國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)檔案館的研究多從檔案館的組織結(jié)構(gòu)、服務(wù)質(zhì)量、數(shù)字資源的整合等方面對(duì)檔案館進(jìn)行研究。張斌等[1]研究了在數(shù)字人文的背景之下，從服務(wù)觀念、工作體制、資源建設(shè)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、人員結(jié)構(gòu)五個(gè)角度出發(fā)，指明新時(shí)期我國(guó)檔案館的發(fā)展方向。周俊燁[2]構(gòu)建了基于關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的LAM云服務(wù)平臺(tái)，為圖書(shū)館、檔案館和博物館的數(shù)字資源整合提供了新的方向。鄧君等[3]以用戶感知理論為基礎(chǔ)，從用戶視角對(duì)公共檔案館的服務(wù)質(zhì)量影響因素進(jìn)行分析與探討。周林興[4]提出可以從借助社會(huì)化媒體提升檔案館社會(huì)知名度、合理配置資源、培育適應(yīng)時(shí)代要求的價(jià)值理念和文化精神、構(gòu)建科學(xué)的檔案信息資源體系、以及打造多元服務(wù)鏈提升檔案館的服務(wù)能力四個(gè)方面實(shí)現(xiàn)檔案館的公共價(jià)值。上述研究為我國(guó)檔案館的發(fā)展提供了不同方向的依據(jù)和建議，但對(duì)于檔案館的效率評(píng)價(jià)這方面，學(xué)界的研究還較少。

DEA作為一種客觀評(píng)價(jià)方法，在多投入多產(chǎn)出的應(yīng)用場(chǎng)景下具有巨大的優(yōu)勢(shì)，它是一種重要的評(píng)價(jià)相對(duì)效率的方法。DEA法廣泛應(yīng)用于場(chǎng)館效率領(lǐng)域的評(píng)價(jià)，王惠[5]通過(guò)公共圖書(shū)館投入產(chǎn)出省際面板數(shù)據(jù)，運(yùn)用數(shù)據(jù)包絡(luò)分析法分析我國(guó)公共圖書(shū)館的靜態(tài)效率以及動(dòng)態(tài)效率，追尋引發(fā)其變化的深層原因。李震[6]等采用數(shù)據(jù)包絡(luò)分析、文獻(xiàn)資料調(diào)研等方法，對(duì)我國(guó)大型體育場(chǎng)（館）免費(fèi)、低收費(fèi)對(duì)外開(kāi)放的效率進(jìn)行實(shí)證研究。孫鈺等[7]運(yùn)用基于二次目標(biāo)函數(shù)的DEA 交叉效率模型，對(duì)中國(guó)35個(gè)大中城市公共基礎(chǔ)設(shè)施經(jīng)濟(jì)效益狀況進(jìn)行了評(píng)價(jià)和分析。

基于以上所述檔案事業(yè)的發(fā)展背景以及相關(guān)文獻(xiàn)的參照，可以發(fā)現(xiàn)DEA方法在效率評(píng)價(jià)方面應(yīng)用廣泛，通過(guò)構(gòu)建DEA模型對(duì)檔案館進(jìn)行綜合效率評(píng)價(jià)切實(shí)可行。本文通過(guò)構(gòu)建DEA模型對(duì)我國(guó)1991年至2019年的國(guó)家綜合檔案館進(jìn)行效率評(píng)價(jià)，最后對(duì)實(shí)證的結(jié)果進(jìn)行分析，提出相關(guān)的政策建議。

2 研究方法與數(shù)據(jù)

2.1 BCC效率測(cè)度模型

數(shù)據(jù)包絡(luò)分析（Data Envelopment Analysis）最早由三位美國(guó)的運(yùn)籌學(xué)家Charnes、Cooper、Rhodes于1978年提出，用于評(píng)價(jià)同類(lèi)型單元之間的相對(duì)效率，適用于多輸入多輸出的系統(tǒng)。DEA本質(zhì)是一種線性規(guī)劃模型，它的基礎(chǔ)的模型包括CCR與BCC模型，基礎(chǔ)的CCR模型構(gòu)建原理如下。

假設(shè)有n 個(gè)需要測(cè)算的決策單元（D M U），記作DMUj,j ∈ [1,n]，每個(gè)單元有m種投入和q種產(chǎn)出，投入記作ix ,i [1,m]∈ ，產(chǎn)出記作ry ,r [1,q]∈ ，其投入角度的線性規(guī)劃模型如下：

u,v ≥ 0,i ∈ [1,m];r ∈ [1,q];j ∈[1,n]

注：其中λ代表決策單元的線性組合系數(shù)，θ表示模型的解。

2.2 數(shù)據(jù)來(lái)源

本文選擇國(guó)家綜合檔案館作為效率評(píng)價(jià)對(duì)象，選取的投入指標(biāo)分別是國(guó)家綜合檔案館館數(shù)、國(guó)家綜合檔案館專(zhuān)職人員、國(guó)家綜合檔案館建筑面積，產(chǎn)出指標(biāo)分別是國(guó)家綜合檔案館的館藏檔案、照片檔案、開(kāi)放檔案、利用檔案。共7種投入產(chǎn)出指標(biāo)構(gòu)建指標(biāo)體系，具體選取指標(biāo)如表1所示，其中X1表示國(guó)家綜合檔案館館數(shù)，X2表示國(guó)家綜合檔案館專(zhuān)職人員數(shù)，X3表示檔案館建筑面積， Y1表示館藏檔案，Y2表示照片檔案，Y3表示開(kāi)放檔案，Y4表示利用檔案。

表1：國(guó)家綜合檔案館效率投入產(chǎn)出指標(biāo)

3 實(shí)證過(guò)程與結(jié)果分析

運(yùn)用DEA Solver-Pro5.0軟件分別采用投入導(dǎo)向的CCR與BCC模型對(duì)中國(guó)1991年至2019年以來(lái)國(guó)家綜合檔案館的效率進(jìn)行測(cè)算，得到初始效率。效率評(píng)價(jià)結(jié)果如表2所示。

表2：1991年至2019年國(guó)家綜合檔案館效率值

第一，DEA有效分析：1993年、2007年、2010年至2012年、2014年至2019年，這些年份的綜合技術(shù)效率、純技術(shù)效率規(guī)模效率均為1，達(dá)到了DEA有效。11個(gè)年份達(dá)到了DEA有效，從投入角度來(lái)看，這些年份國(guó)家綜合檔案館投入的專(zhuān)職人員、檔案館數(shù)、檔案館面積都得到了有效的利用，投入要素的利用率達(dá)到了100%。并且在2014年至2019這6年之中的DEA效率均為有效。從2010年至2019年僅2013年為弱DEA有效，這說(shuō)明我國(guó)國(guó)家綜合檔案館的利用效率上近10年來(lái)不斷進(jìn)步，并一直保持較高的利用效率。

第二，DEA弱有效分析：DEA弱有效的年份為1991年、1992年、1994年、1998年、2006年、2013年。其中1991、1992、1994、1998、2006年均表現(xiàn)為規(guī)模效率小于1，純技術(shù)效率為1，規(guī)模報(bào)酬遞增，投入要素的利用率達(dá)到了100%，僅2013年表現(xiàn)為純技術(shù)效率小于1，規(guī)模報(bào)酬遞增。

第三，DEA無(wú)效分析：DEA無(wú)效的年份有1995年至1997年、1999年至2005年、2008年至2009年，這12年的純技術(shù)效率與規(guī)模效率均無(wú)效，造成DEA無(wú)效的原因可能包括檔案館綜合管理水平的不協(xié)調(diào)、投入人員的資源浪費(fèi)等。從表中我們可以發(fā)現(xiàn)，雖然這12個(gè)年份中，效率值未達(dá)到1，但是隨著時(shí)間推進(jìn)，技術(shù)效率也同樣在不斷提高。

第四，技術(shù)效率分析：在1991年至2019的29年之中，技術(shù)效率有效的有11個(gè)年份，技術(shù)效率的均值0.904。從2014年至2019年，技術(shù)效率保持在1，說(shuō)明技術(shù)效率總體呈現(xiàn)較好的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，并且在不斷地進(jìn)步。從時(shí)間角度分析，我國(guó)國(guó)家綜合檔案館的技術(shù)效率呈現(xiàn)出了先降后升的趨勢(shì)，并且從2010年開(kāi)始，我國(guó)的國(guó)家綜合檔案館基本一直保持著有效率的狀態(tài)。

第五，純技術(shù)效率分析：純技術(shù)效率可以反應(yīng)在一定規(guī)模下投入要素的生產(chǎn)效率，從1991年至2019年，有16年效率值達(dá)到了1，29年間的平均純技術(shù)效率值為0.997。說(shuō)明檔案館這些年整體的發(fā)展水平處于較高的水準(zhǔn)。

第六，規(guī)模效率分析：規(guī)模效率的均值為0.906，存在17個(gè)規(guī)模效率小于1的單元年份。技術(shù)效率是純技術(shù)效率與規(guī)模效率的乘積，由于純技術(shù)效率較高，但規(guī)模效率相對(duì)較低，因此導(dǎo)致技術(shù)效率也相對(duì)較低。

表3：投入資源利用率情況

由于DEA模型得到都是相對(duì)的效率值，DEA決策單元的效率都是當(dāng)前DMU同生產(chǎn)前沿上的投影點(diǎn)比較得來(lái)，所以存在著理想的調(diào)整值。從投入最小化的角度來(lái)分析，可以得到投入要素的利用率情況，投入要素利用率如表3所示，三種投入要素的平均投入要素利用率分別為99.66%、98.75%、99.69%，總體上處于較高水平，檔案館數(shù)量、檔案館面積利用效率很高，而檔案館專(zhuān)職人員利用效率略低一些，但總體也處于較高水平。

4 結(jié)論與建議

我國(guó)的國(guó)家綜合檔案館從1991年至2019年這期間效率總體呈現(xiàn)較高的狀態(tài)，并且近年來(lái)的相對(duì)效率值一直保持在有效狀態(tài)，說(shuō)明在我國(guó)檔案館事業(yè)的在檔案產(chǎn)出的利用方面不斷改善，通過(guò)對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)證分析，也可以發(fā)現(xiàn)在存在著人員、檔案館數(shù)量的投入冗余和檔案利用不足的一些年份中，后續(xù)相關(guān)年份的人員、檔案館投入數(shù)等存在著削減等實(shí)際的改善，提高了效率，說(shuō)明我國(guó)的檔案主管部門(mén)能及時(shí)意識(shí)并積極調(diào)整相關(guān)檔案館的投入，從而提升我國(guó)的檔案館效率，并且這與DEA模型的改善方向是一致的，這說(shuō)明DEA模型能較好地反映檔案館的相對(duì)綜合效率。研究還發(fā)現(xiàn)，盡管?chē)?guó)家綜合檔案館投入資源利用效率較高，專(zhuān)職人員利用率也有一定的改進(jìn)空間，這和規(guī)模效率相對(duì)較低的結(jié)論對(duì)應(yīng)，說(shuō)明國(guó)家綜合檔案館的管理還需要改進(jìn)。

第一，提高國(guó)家綜合檔案館的人力資源利用水平。為適應(yīng)數(shù)字化的時(shí)代，從檔案館專(zhuān)職人員的角度來(lái)看，并非是簡(jiǎn)單地減少或增加檔案館專(zhuān)職人員數(shù)量，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)職人員的入職篩選，完善培訓(xùn)制度，提高檔案館專(zhuān)職人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。第二，加強(qiáng)檔案事業(yè)的信息化建設(shè)。一方面，繼續(xù)推進(jìn)實(shí)物載體的檔案有條件地進(jìn)行電子化備份，加強(qiáng)電子化檔案事業(yè)的建設(shè)，大力發(fā)展數(shù)字化檔案館。另一方面，通過(guò)發(fā)展云計(jì)算等技術(shù)手段，大力推動(dòng)電子檔案資源的開(kāi)放利用。第三，不斷完善檔案管理制度建設(shè)。依法治檔，加強(qiáng)檔案事業(yè)的法治氛圍，對(duì)違反相關(guān)法律的行為加大查處力度。完善檔案事業(yè)的管理服務(wù)體系，以人為本，建立協(xié)調(diào)有效的溝通機(jī)制，提升人員的服務(wù)效率和水平。第四，提高檔案開(kāi)放與利用水平。我國(guó)的國(guó)家綜合檔案館在我國(guó)各類(lèi)檔案館處于核心位置，各類(lèi)別檔案館應(yīng)借鑒國(guó)家綜合檔案館的發(fā)展?fàn)顩r，發(fā)現(xiàn)不足，進(jìn)一步提高檔案館效率。鼓勵(lì)符合規(guī)定的檔案館開(kāi)展特色專(zhuān)題活動(dòng)，通過(guò)開(kāi)展文化主題節(jié)日、公益講座、免費(fèi)參觀等發(fā)揮檔案館的特色資源優(yōu)勢(shì)，提高檔案開(kāi)放與利用的程度，鼓勵(lì)利用檔案館開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義、中國(guó)特色社會(huì)主義、中國(guó)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化等方面的學(xué)習(xí)教育，大力建設(shè)社會(huì)主義文化強(qiáng)國(guó)。