基層干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題及發(fā)展建議

牟維敏

摘 要：干部人事檔案是組織人事部門(mén)按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部工作中，記錄干部德、能、勤、績(jī)、廉等方面內(nèi)容及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)和發(fā)展情況，經(jīng)集中整理而成的個(gè)人卷宗，是國(guó)家檔案的重要組成部分。其不僅是干部個(gè)人在職稱(chēng)評(píng)定、職務(wù)職級(jí)晉升、崗位變化中的具體體現(xiàn)，也是公檢法、紀(jì)委監(jiān)委等執(zhí)法部門(mén)提取材料的重要渠道之一，還是任用、選拔干部的重要參考。規(guī)范管理基層干部人事檔案就是為社會(huì)、為人才建設(shè)服務(wù)。但就目前基層干部人事檔案管理的情況來(lái)看，在管理過(guò)程中還有不少問(wèn)題存在。本文主要從四個(gè)方面進(jìn)行論述說(shuō)明，分析基層干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題及發(fā)展建議，從而讓基層干部人事檔案管理更好地發(fā)揮其在人才建設(shè)中的作用。

關(guān)鍵詞：基層;干部人事檔案;管理規(guī)范化;可行性建議

基層干部人事檔案作為記載干部成長(zhǎng)的重要載體，是國(guó)家選擇人才，進(jìn)行人才考察的重要依據(jù)。做好基層干部人事檔案的管理工作，其不僅能夠?yàn)槿瞬诺倪x拔提供強(qiáng)有力的支持，同時(shí)還可以推動(dòng)新時(shí)代社會(huì)主義事業(yè)的蓬勃發(fā)展。近年來(lái)，基層干部人事檔案經(jīng)歷了“規(guī)范整理、達(dá)標(biāo)驗(yàn)收、專(zhuān)項(xiàng)審核”等歷程，基本實(shí)現(xiàn)了鑒別收集、立卷歸檔、準(zhǔn)確分類(lèi)、規(guī)范整理、審核認(rèn)定等目標(biāo)。尤其隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，基層干部人事檔案管理在迎接發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著諸多的挑戰(zhàn)，在基層干部人事檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，還是有不少的問(wèn)題急需解決和處理。比如，怎樣讓基層干部人事檔案管理工作開(kāi)展的更全面、更科學(xué)？如何提高檔案管理的效率和水平？都是基層檔案從業(yè)人員需要綜合思考的問(wèn)題。其不僅需要相關(guān)基層干部人事檔案管理人員不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，同時(shí)還需要合理利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等資源，以此來(lái)促進(jìn)干部人事檔案事業(yè)高效發(fā)展。

一、基層干部人事檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題

1.基層干部人事檔案材料的缺失

從目前基層干部人事檔案管理工作的實(shí)施和開(kāi)展情況來(lái)看，始終存在著檔案材料缺失的問(wèn)題。尤其是一些基層干部的學(xué)歷、履歷以及表彰處分材料等，缺失比較嚴(yán)重。而造成基層干部人事檔案材料缺失的主要原因，一方面是因?yàn)榛鶎痈刹勘救藢?duì)于自己的人事檔案缺乏重視，在填寫(xiě)相關(guān)檔案資料的過(guò)程中存在著略寫(xiě)或不填寫(xiě)的情況，沒(méi)有如實(shí)記錄，甚至還有些基層干部對(duì)于自己的學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱(chēng)和職務(wù)審批等材料沒(méi)有及時(shí)送交歸檔，導(dǎo)致基層干部人事檔案管理部門(mén)所搜集整理到的檔案不夠詳細(xì)。另一方面由于基層干部人事檔案人手短缺，工作任務(wù)繁重，雖然設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，配備了專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，但往往是“編在人不在”，工作一旦忙起來(lái)就成了哪里急先顧哪里，不能心無(wú)旁騖地專(zhuān)心管理檔案，就不能有效對(duì)基層干部人事檔案材料進(jìn)行搜集和歸檔。

2.基層干部人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高

在基層干部人事檔案管理當(dāng)中，缺乏專(zhuān)業(yè)強(qiáng)大的檔案管理隊(duì)伍，一直以來(lái)都是基層干部人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的弱項(xiàng)，要么是基層干部人事檔案管理人員不穩(wěn)定，頻繁更換工作崗位，要么是讓一些能力相對(duì)弱、責(zé)任心不強(qiáng)的同志管理檔案，導(dǎo)致基層檔案管理隊(duì)伍始終存在著業(yè)務(wù)能力落后，缺乏必要的創(chuàng)新意識(shí)問(wèn)題。另外，隨著互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化等技術(shù)的不斷發(fā)展，給予基層干部人事檔案管理工作帶來(lái)了強(qiáng)烈沖擊，無(wú)論是檔案管理人員的管理理念還是基層干部人事檔案管理的方法和手段都需要做出一定調(diào)整和改變，從而適應(yīng)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化管理要求。

3.基層干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程慢

自2015年要求對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)工作以來(lái)，基層檔案管理部門(mén)中僅有縣級(jí)組織部門(mén)管理干部人事檔案實(shí)現(xiàn)了部分?jǐn)?shù)字化，其他管理部門(mén)如人社、衛(wèi)計(jì)、教育等管理的干部人事檔案均未開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，近年來(lái)一些地方雖然也將干部檔案數(shù)字化管理工作提上議事日程，但最終卻因經(jīng)費(fèi)、人員技術(shù)等原因停滯不前。另外，即使是完成了部分?jǐn)?shù)字化建設(shè)的單位也因更新不及時(shí)，堆集三四年甚至是更長(zhǎng)時(shí)間的材料沒(méi)有及時(shí)處理歸檔。數(shù)字化進(jìn)程緩慢甚至是不做數(shù)字化的檔案材料，在組織、人事、個(gè)人等利用過(guò)程中不斷取出復(fù)制及反復(fù)裝訂，隨著檔案材料紙張老化、發(fā)黃發(fā)脆、字跡褪色模糊等問(wèn)題將大大縮短檔案使用壽命，造成不可估量的損失。

4.基層干部人事檔案內(nèi)容失真

對(duì)于基層干部人事檔案管理人員來(lái)說(shuō)，保證人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性，是做好基層干部人事檔案管理工作基礎(chǔ)。然而，從目前基層干部人事檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，部分基層干部人事檔案內(nèi)容存在失真情況。尤其是一些基層干部在填寫(xiě)個(gè)人信息材料時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容前后不一致的情況，而這種情況出現(xiàn)，歸根結(jié)底就是部分基層干部在填寫(xiě)個(gè)人資料時(shí)沒(méi)有做到實(shí)事求是，沒(méi)有去客觀評(píng)價(jià)自己。比如，在填寫(xiě)“三齡兩歷”時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)部分基層干部前后填寫(xiě)不一致的問(wèn)題。另外，在填寫(xiě)個(gè)人考核鑒定材料時(shí)，絕大多數(shù)干部只談優(yōu)點(diǎn)而不談缺點(diǎn)，并沒(méi)有遵循實(shí)事求是的原則，去客觀的評(píng)價(jià)自己。還有就是考察、調(diào)動(dòng)、崗位晉升中形成現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)材料、工作業(yè)績(jī)材料沒(méi)有用心撰寫(xiě)，而是利用網(wǎng)絡(luò)“便利”模仿摘抄而成，導(dǎo)致這部分材料不能真正體現(xiàn)干部真實(shí)情況，千篇一律。

二、基層干部人事檔案管理存在問(wèn)題的原因

1.對(duì)基層干部人事檔案管理不重視

在信息化飛速發(fā)展的今天，由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)具體的檔案管理工作不了解，或?qū)n案工作的認(rèn)識(shí)仍然停留在10年前“規(guī)范整理”階段，對(duì)信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建在認(rèn)知上存在一定的缺陷，導(dǎo)致基層干部人事檔案管理工作在實(shí)施過(guò)程中問(wèn)題頻發(fā)。而這種情況的出現(xiàn)，一方面是因?yàn)橐恍┕芾砣藛T普遍存在著對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，無(wú)論是自身職業(yè)素養(yǎng)還是檔案管理能力都存在一定的缺陷，尤其是缺少定期培訓(xùn)，導(dǎo)致其對(duì)于一些新型的檔案管理技術(shù)和系統(tǒng)難以熟練應(yīng)用。另一方面則具體體現(xiàn)在基層干部人事檔案管理舉措的運(yùn)用上。從目前基層干部人事檔案管理工作的實(shí)施情況來(lái)看，絕大多數(shù)的檔案管理依舊停留在傳統(tǒng)管理模式上，并未對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用予以足夠的關(guān)注和重視。有些單位因?yàn)榻?jīng)費(fèi)、人員問(wèn)題未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，有些單位卻是配置了兩三年設(shè)施設(shè)備未開(kāi)封，也未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。另外，沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，管檔人員待遇不高，成長(zhǎng)慢，沒(méi)前途，年輕干部不想干很快流失了，老干部十幾年甚至幾十年在一個(gè)崗位上，容易產(chǎn)生 “疲勞”心態(tài)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)等也是造成基層干部人事檔案管理問(wèn)題頻發(fā)主要原因。

2.基層干部人事檔案管理方式粗放

從目前我國(guó)基層干部人事檔案管理工作實(shí)施和開(kāi)展情況來(lái)看，普遍存在著檔案管理方式粗放，管理人員水平不高問(wèn)題。而此類(lèi)問(wèn)題的出現(xiàn)，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)的基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)不夠完善和管理手段滯后性所導(dǎo)致的。要知道，在我國(guó)，對(duì)于基層干部人事檔案管理有著明確規(guī)定，檔案的存放需要做到辦公室、庫(kù)房、閱檔室“三室”分開(kāi)，保證有“防火、防潮、防盜、防高溫、防霉、防光、防蟲(chóng)、防塵”等“八防”措施，檔案庫(kù)房既不能在頂樓也不能在底層等規(guī)定。然而，受各種因素和條件的限制，很多地區(qū)的基層檔案管理機(jī)構(gòu)并未達(dá)到這一要求，而這可能會(huì)造成基層干部人事檔案管理滯后或檔案損壞問(wèn)題。另外，受地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展限制，大部分地區(qū)一些管理基層干部人事檔案的工作人員一直沿用手工操作方式，工作的重點(diǎn)依舊是對(duì)檔案的收集、整理，對(duì)于一些現(xiàn)代化檔案管理手段在認(rèn)知上存在缺陷，完全沒(méi)有發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)。例如，州級(jí)機(jī)關(guān)滿50卷的單位自己管，不滿50卷的單位組織人事部門(mén)代管理，但是需自己整理;縣級(jí)機(jī)關(guān)分教育、衛(wèi)生、縣管干部和公務(wù)員、其余部門(mén)等四大家管理，而這種管理方式的出現(xiàn)，造成了轉(zhuǎn)遞、查閱、利用不便，管檔人員素質(zhì)不一，要求不一，對(duì)新規(guī)范理解不同，導(dǎo)致檔案整理審核標(biāo)準(zhǔn)各一，流動(dòng)起來(lái)就特別麻煩。為了有效應(yīng)對(duì)這一問(wèn)題，就需要整合資源，每縣每州成立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的干部檔案管理機(jī)構(gòu)，建立一支專(zhuān)業(yè)的隊(duì)伍分科分類(lèi)管理隊(duì)伍。

3.基層干部人事檔案分級(jí)分類(lèi)管理不合理

一卷完整的基層干部人事檔案，包括干部的學(xué)習(xí)軌跡、思想政治素養(yǎng)、行為品德、專(zhuān)技專(zhuān)長(zhǎng)、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、工資結(jié)構(gòu)、崗位變化、職務(wù)職級(jí)晉升、工作經(jīng)歷以及榮譽(yù)證明等文字材料。從“規(guī)范整理、達(dá)標(biāo)驗(yàn)收”至今，經(jīng)過(guò)10多年的發(fā)展，雖然積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，也得到社會(huì)廣泛認(rèn)可，但是不同的重視程度、落后理念、低下配置，不合理分級(jí)分類(lèi)管理現(xiàn)狀與現(xiàn)代信息化管理時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)已不相適應(yīng)。

4.基層干部人事檔案管理缺乏激勵(lì)機(jī)制

檔案工作是一項(xiàng)十分繁重而又枯燥無(wú)趣的工作，它需要耗費(fèi)管檔人員大量精力和時(shí)間，周而復(fù)始地做一件事情，已經(jīng)讓檔案管理從業(yè)人員創(chuàng)新意識(shí)消磨殆盡，疲于應(yīng)付。目前來(lái)看，基層檔案管理工作沒(méi)有相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，干好干壞一個(gè)樣。檔案管理工作仍舊是“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。基層檔案管理人員待遇低、成長(zhǎng)慢也是影響檔案事業(yè)發(fā)展的原因之一。一方面都認(rèn)為檔案管理工作繁重不愿干，另一方面認(rèn)為檔案管理工作是沒(méi)前途的人干的，時(shí)間一長(zhǎng)檔案管理人員就少了“傳幫帶”，出現(xiàn)“青黃不接”的現(xiàn)象。

三、基層干部人事檔案管理工作開(kāi)展的建議

1.做好基層干部人事檔案材料的收集管理

為了保證人事檔案部門(mén)能夠做好基層干部人事檔案管理工作，保證所搜集到的人事檔案材料的準(zhǔn)確性，就必須加強(qiáng)基層干部人事檔案移交和基層干部之間的聯(lián)系，建立通暢收集渠道，及時(shí)對(duì)基層干部信息進(jìn)行登記及檢查核對(duì)等幾個(gè)方面進(jìn)行。一是需要做好基層干部人事檔案材料移交工作。在此過(guò)程中，需要把那些能夠反映基層干部主要個(gè)人信息材料進(jìn)行搜集和整理，并由各個(gè)單位、部門(mén)進(jìn)行回收，統(tǒng)一向檔案部門(mén)進(jìn)行提交和歸檔，盡量避免出現(xiàn)材料積壓和滯留問(wèn)題;二是做好和基層干部之間聯(lián)系和索要工作。不僅需要檔案管理人員密切和各基層單位、部門(mén)之間溝通聯(lián)系，確保檔案材料能夠及時(shí)進(jìn)行遞交，同時(shí)還需要和基層干部進(jìn)行工作上聯(lián)系，進(jìn)而確保人事檔案信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確進(jìn)行反饋。當(dāng)然，對(duì)于那些未能及時(shí)提交人事檔案信息基層單位、部門(mén)，還需要檔案管理人員進(jìn)行催促和索要;三是需要基層干部人事檔案管理人員做好檢查和核對(duì)工作。這不僅需要管理人員定期對(duì)基層干部人事檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)或找出人事檔案當(dāng)中那些信息材料不完整、信息登記錯(cuò)誤內(nèi)容，做好糾正和完善工作，從而最大程度的降低基層干部人事檔案信息造假行為出現(xiàn);四是需要做好基層干部人事檔案信息登記工作。這不僅要求檔案管理人員對(duì)收集到的基層干部人事檔案材料逐一進(jìn)行登記，同時(shí)還需要對(duì)相關(guān)借閱人員進(jìn)行登記，從而避免出現(xiàn)基層干部人事檔案材料丟失問(wèn)題。

2.加強(qiáng)基層干部人事檔案的執(zhí)法監(jiān)督和管理

為了讓基層干部人事檔案管理工作能夠更加順利的進(jìn)行下去，需要不斷提高對(duì)于基層干部人事檔案的認(rèn)知，不斷完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施條件。要知道，在現(xiàn)階段的基層干部人事檔案管理當(dāng)中，部分地區(qū)始終存在著基層干部人事檔案管理不達(dá)標(biāo)問(wèn)題，這就需要在加強(qiáng)基層干部人事檔案管理的基礎(chǔ)上，做好細(xì)節(jié)管控工作，做到查漏補(bǔ)缺。尤其針對(duì)一些與基層干部人事檔案相關(guān)的違法案例，需要從中吸取教訓(xùn)，抓住基層干部人事檔案管理過(guò)程中所存在的漏洞，逐一進(jìn)行整改。還需要利用《干部人事檔案工作條例》和新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》指導(dǎo)、監(jiān)督和管理基層干部人事檔案，有計(jì)劃、分批分級(jí)組織干部人事檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，不斷增強(qiáng)檔案從業(yè)人員法律認(rèn)知水平，讓檔案工作有法可依，有法必依。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)地區(qū)基層干部人事檔案管理部門(mén)和人員監(jiān)督，不斷完善相關(guān)監(jiān)督體系，從而讓基層干部人事檔案管理工作更加有序的進(jìn)行。

3.加快基層干部人事檔案的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)在基層干部人事檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用和發(fā)展，基層干部人事檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。目前，我國(guó)基層干部人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)初見(jiàn)規(guī)模，很多企事業(yè)單位都相繼開(kāi)發(fā)并應(yīng)用了檔案信息管理系統(tǒng)，極大地提高了基層干部人事檔案管理工作的成效。然而，在加快基層干部人事檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中還是有不少的問(wèn)題存在。一方面基層干部人事檔案管理部分在信息化建設(shè)上存在一定的滯后性，需要進(jìn)一步加強(qiáng);另一方面需要盡量去選擇一些檔案管理人員所熟悉的、運(yùn)用起來(lái)比較熟練的檔案信息管理系統(tǒng)軟件。

4.做好管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)、培訓(xùn)工作

為了讓基層干部人事檔案管理工作順利的進(jìn)行下去，還需要大力做好管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)、培訓(xùn)工作。其一，需要幫助檔案管理人員樹(shù)立堅(jiān)定的政治理想和信念，尤其需要提高檔案管理人員的管理水平和能力，從而避免在進(jìn)行基層干部人事檔案管理工作的過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。其二，需要樹(shù)立高尚的職業(yè)道德情操。不僅需要檔案管理人員廉潔自律，能夠嚴(yán)于律己，寬以待人，同時(shí)還需要其具備一定的敬業(yè)精神，能夠任勞任怨地進(jìn)行基層干部人事檔案管理工作。其三，需要做好培訓(xùn)方面的工作。不僅需要借助職業(yè)培訓(xùn)來(lái)提升檔案管理人員的工作能力和政策理論水平，同時(shí)還需要熟練掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行基層干部人事檔案管理和錄入。其四，需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，確保檔案管理人員數(shù)量，建立健全激勵(lì)機(jī)制，打造一支作風(fēng)過(guò)硬、工作精益求精的人員隊(duì)伍，確保專(zhuān)人專(zhuān)管，使得基層干部檔案管理可以高質(zhì)量完成。

四、基層干部人事檔案管理工作開(kāi)展的意義

總的來(lái)說(shuō)，基層干部人事檔案管理工作，直接影響著基層干部人事工作的質(zhì)量和水準(zhǔn)，影響著企業(yè)或者用人單位對(duì)于基層干部的任用和考核，關(guān)系著社會(huì)是否能夠穩(wěn)定發(fā)展。只有做好基層干部人事檔案管理工作，解決基層干部人事檔案材料缺失的問(wèn)題，才能盡量避免部分基層干部弄虛作假問(wèn)題的出現(xiàn)。只有解決基層干部人事檔案管理人員素質(zhì)不高問(wèn)題，才能使得基層干部檔案管理可以高質(zhì)量的完成。只有對(duì)基層干部人事檔案內(nèi)容進(jìn)行豐富和擴(kuò)充，才能有效滿足甄選優(yōu)秀基層干部的需要，也只有加快基層干部人事檔案信息化建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)基層干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，以實(shí)際行動(dòng)爭(zhēng)創(chuàng)一流業(yè)績(jī)。

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（作者單位：貴州省普安縣人力資源和社會(huì)保障局）