現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

吳薇

摘 要：隨著現(xiàn)代公司的改革和發(fā)展，公司內(nèi)的各種管理任務(wù)也發(fā)生了重大變化。過去在規(guī)劃經(jīng)濟(jì)中所使用到的檔案管理相關(guān)體制已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代業(yè)務(wù)體系，除此之外，對于現(xiàn)代企業(yè)制度下的生產(chǎn)和運(yùn)營要求也是很難達(dá)到滿足。因此，我們急需將傳統(tǒng)的檔案管理體制進(jìn)行改革創(chuàng)新，建設(shè)能夠符合現(xiàn)代企業(yè)需求的檔案管理體系，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展所不可避免的重要趨勢。本文主要談?wù)摰囊彩乾F(xiàn)代企業(yè)制度下對于企業(yè)檔案管理的相關(guān)研究，希望能夠?yàn)槲覈F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理做一些力所能及的事情。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代;企業(yè)制度;檔案管理;研究探討

對于企業(yè)的檔案進(jìn)行有效的管理，是企業(yè)管理最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，同時(shí)它也是確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益以及合法權(quán)益的重要工作，除此之外還能夠促進(jìn)保護(hù)歷史的真實(shí)樣貌，為我們留下一份珍貴的歷史遺產(chǎn)。該管理體系很好的完善和規(guī)定了對于企業(yè)檔案管理的相關(guān)組織制度以及體系，同時(shí)將它們做好了相應(yīng)歸納劃分，更是將其與現(xiàn)代企業(yè)的主管部門做好了有機(jī)結(jié)合。但是在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中，依然在實(shí)際工作中存在著很大的缺陷或是漏洞，亟須人們的解決，同時(shí)需要有人能夠提出相應(yīng)的對策，以防止和解決好存在的問題，用以最大程度改善企業(yè)檔案管理的工作，提高檔案管理的效率，讓企業(yè)體系可以更為完善健全。

一、企業(yè)檔案管理的相關(guān)原則

1.堅(jiān)持真實(shí)性

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理最為主要的目的在于能夠?yàn)槠髽I(yè)提供真實(shí)有效的信息資源，從而能夠幫助企業(yè)可以依據(jù)真實(shí)可靠并具有科學(xué)性的信息，做好相關(guān)決策。由此，我們能夠得出企業(yè)檔案管理第一需要堅(jiān)持的原則便是真實(shí)性，也只有真實(shí)性信息才是有效的，因?yàn)橐坏┬畔⑻摷?，那么可能?huì)給企業(yè)最終決策造成巨大錯(cuò)誤，可能會(huì)嚴(yán)重威脅到企業(yè)發(fā)展，帶來巨大損失。因此，我們需要確保檔案信息的真實(shí)性，確保所記錄的相關(guān)檔案都是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中真實(shí)發(fā)生的，而不是虛假的信息，也只有這樣才能推進(jìn)企業(yè)做出正確、科學(xué)的決策。

2.堅(jiān)持系統(tǒng)性

企業(yè)檔案管理工作具有系統(tǒng)性的特點(diǎn)，因此它也必須要遵循相關(guān)系統(tǒng)原則。換句話說，對于企業(yè)的各種文件、材料和信息等都必須按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行不同類別的歸納劃分，并且清楚而系統(tǒng)地提交記錄，以便在需要時(shí)可以快速找到它們。這樣相關(guān)工作人員在查找需要獲得的信息和文檔時(shí)，能夠大大提高工作效率。

3.堅(jiān)持全面性

對于企業(yè)來說，最寶貴的資源在于它的企業(yè)檔案，因?yàn)檫@些檔案真實(shí)記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，以及它的真實(shí)生產(chǎn)經(jīng)營狀況。只要它與公司有關(guān)，無論任何信息都必須存儲(chǔ)在公司檔案中，并且任何內(nèi)容都不應(yīng)省略。因?yàn)橹挥羞@樣，才能有效確保企業(yè)檔案管理的全面性，使得相關(guān)工作人員可以更好地幫助公司開展未來的工作。

4.堅(jiān)持有效性

企業(yè)在檔案管理中還應(yīng)該遵循有效性原則，確保采集的信息是有效性的。對于信息有效性的確定，可以從價(jià)值有效性和期限有效性這兩個(gè)層面來實(shí)現(xiàn)。首先，是價(jià)值有效性，企業(yè)獲取相關(guān)的信息和資源之后，要對得到的信息進(jìn)行篩選，并做好分類，對于有意義信息保留下來，對于沒有價(jià)值信息則可以及時(shí)排除，這樣才能在較短時(shí)間內(nèi)獲得更多可靠和真實(shí)信息，不占據(jù)存儲(chǔ)資源，凸顯檔案管理的優(yōu)勢。其次，是要確保信息期限的有效性。當(dāng)前我國已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時(shí)代，每天都會(huì)產(chǎn)生海量的信息，并且信息更新速度非常快，因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一定要選擇期限有效性的信息來實(shí)現(xiàn)管理。比如，企業(yè)通過信息平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公文等需求時(shí)，檔案管理部門要及時(shí)采集信息，并將相關(guān)的信息傳輸給相關(guān)的部門，由相關(guān)的部門結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求來尋找有意向顧客。在這個(gè)過程中，就要確保檔案管理部門采集和發(fā)布的信息是在有效期限之內(nèi)。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中所存在的相關(guān)問題

1.檔案管理意識(shí)薄弱

伴隨著我國企業(yè)制度的不斷改革推進(jìn)，我國企業(yè)檔案管理有所改善，并且受到了越來越多人的關(guān)注。不過基于盈利的角度去看，我們能夠發(fā)現(xiàn)它與企業(yè)其他工作進(jìn)行比較，檔案管理工作仍然是企業(yè)工作中邊緣以及發(fā)展較為落后的一個(gè)工作內(nèi)容。這種現(xiàn)象出現(xiàn)原因更多在于中國企業(yè)檔案管理意識(shí)相對較弱，而且缺乏對于檔案管理重視程度。特別是隨著市場經(jīng)濟(jì)持續(xù)進(jìn)步，該行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者越來越多地關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，對于檔案更多是流于表面管理，對于那些似乎和公司經(jīng)濟(jì)利益不相關(guān)的工作往往采取忽略和輕視態(tài)度，又加上進(jìn)行檔案管理工作人員并沒有加強(qiáng)對于該工作的重要性認(rèn)知，因此只是將其簡單作為一項(xiàng)整理檔案的工作，所以自然而然會(huì)在進(jìn)行管理的時(shí)候，缺乏認(rèn)真的態(tài)度，總是草草了事。

2.檔案管理人員問題

企業(yè)檔案管理工作作為一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性以及機(jī)密性工作，它需要有專門的工作人員進(jìn)行專業(yè)檔案管理。但是因?yàn)榇蠖鄶?shù)的企業(yè)對于這項(xiàng)工作并不怎么重視，因此很多企業(yè)并沒有著重招聘這一方面的專業(yè)人才，又加上我國對于這一類人才本就缺少，因此使得我國現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理很難達(dá)到其真正的需求。與此同時(shí)，大多數(shù)的企業(yè)又是極力追求經(jīng)濟(jì)效益，這也就是使得它們只是重視和招聘生產(chǎn)經(jīng)營上的人才，而不去招聘檔案管理的人才，甚至一些企業(yè)并不設(shè)置檔案管理的專業(yè)人員，只是讓別的部門的工作人員兼職做這項(xiàng)工作，結(jié)果可想而知，企業(yè)的檔案管理效率十分堪憂。又因?yàn)橐恍┢髽I(yè)檔案管理的相關(guān)工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，因此很可能導(dǎo)致檔案的缺失，影響檔案的正常運(yùn)用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因?yàn)椴皇菍I(yè)管理人員，在進(jìn)行管理的時(shí)候，并不知道檔案如何合理分類，這也因此導(dǎo)致企業(yè)人員在查看獲取相關(guān)信息的時(shí)候，存在很大困難，無法讓檔案管理的真正價(jià)值得以體現(xiàn)，對檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響。

3.檔案管理的相關(guān)設(shè)備較為落后

在當(dāng)前階段，我國企業(yè)對于檔案管理相關(guān)資源投入并不多，因此這也就導(dǎo)致很多企業(yè)用以檔案管理的相關(guān)設(shè)備十分落后，而且有的甚至在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，依然在使用傳統(tǒng)方法。例如，采取手工編輯又或是手工檢索等傳統(tǒng)方法，投入使用的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備較少，因此造成很多因?yàn)槿斯な杪┧霈F(xiàn)的問題或是一些錯(cuò)誤，這樣極大阻礙了企業(yè)正常工作，而且稍有不慎，就可能將重要檔案資料丟失，造成企業(yè)不能得到有效進(jìn)步和發(fā)展。

三、現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢

1.單一紙質(zhì)載體管理轉(zhuǎn)化為多種載體組合管理

在以往企業(yè)檔案管理中，檔案的載體具有單一性，主要是對紙質(zhì)載體檔案進(jìn)行管理，無論是檔案收集、保管還是查閱，都以紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案對管理的場地和環(huán)境要求比較高，占地較大，并且當(dāng)周圍環(huán)境發(fā)生變化時(shí)還可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案損壞。對于知識(shí)檔案的利用還存在著較大困難，檔案的查閱和查詢依賴人工來完成，需要耗費(fèi)較長的時(shí)間和精力。而在現(xiàn)代企業(yè)制度下，檔案管理也朝著多種載體組合管理方向發(fā)展，借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)能夠有效將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案和電子檔案等，從而實(shí)現(xiàn)對檔案的信息化管理、數(shù)字化管理，大大降低了檔案管理和保存的成本，并且還能夠大大提升檔案利用率。企業(yè)自主選擇檔案載體組合手段，以此來讓檔案搜索和應(yīng)用效率得以提升，讓檔案管理變得更加輕松和便捷。

2.本地自行管理轉(zhuǎn)化為向內(nèi)外部共同管理

當(dāng)前在市場環(huán)境影響下，現(xiàn)代制度的企業(yè)規(guī)律存在著向微型企業(yè)和小型企業(yè)轉(zhuǎn)變趨勢。對于小型企業(yè)和微型企業(yè)來說，無法向大中型的企業(yè)一樣通過自身雄厚的實(shí)力來對本地的檔案進(jìn)行自行管理，而在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，小型、微型企業(yè)可以通過先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來探索新的管理模式，將本地、自行管理模式轉(zhuǎn)化為內(nèi)部和外部共同管理模式。對于一些比較關(guān)鍵和機(jī)密的文件以及內(nèi)容，可以由企業(yè)自身在本地進(jìn)行管理，而對于其他一些比較普通的檔案，可以交給外包型檔案管理公司，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理。這種內(nèi)外部共同管理的檔案管理模式能夠有效降低檔案管理的時(shí)間成本和人力成本。

四、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的相關(guān)完善策略

1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該展示良好示范作用，強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，并需要領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)全體人員能夠更深入了解關(guān)于檔案管理重要認(rèn)知。除此之外，還需要加強(qiáng)和提高檔案管理相關(guān)意識(shí)，想要有效完成這一目標(biāo)，有很多的方法，最重要的方式是提高宣傳力度，以各種方式和方法推進(jìn)廣告宣傳。譬如，可以采取電視媒體、傳單或是宣傳畫報(bào)等方式進(jìn)行宣傳，向企業(yè)全體員工宣傳檔案管理重要性。除此之外，還需要?jiǎng)訂T和鼓勵(lì)每個(gè)人參與到企業(yè)檔案管理任務(wù)工作中，一起建立和完善檔案管理工作，積極調(diào)取每一名員工的熱情和興趣，對檔案管理工作形成一個(gè)統(tǒng)一認(rèn)知。

2.加強(qiáng)專業(yè)人員建設(shè)

上面我們已經(jīng)談?wù)撨^，企業(yè)檔案管理需要專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，因此企業(yè)很有必要加強(qiáng)相關(guān)的人員建設(shè)，并且還需要招聘專業(yè)的檔案管理人才幫助企業(yè)進(jìn)行檔案管理。與此同時(shí)，對于現(xiàn)有的管理人員則是需要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)力度，通過給予該管理人員更多的學(xué)習(xí)和發(fā)展空間，以此提升對方的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，不斷加強(qiáng)其綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)上的專業(yè)能力，確保該工作人員能夠達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)制度下進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作的要求。換一句話說，企業(yè)只有建立好專業(yè)人士的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，才能最大程度保證檔案管理能夠有效發(fā)展。除此之外，現(xiàn)代企業(yè)還必須加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，因?yàn)榻⒁粋€(gè)專業(yè)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，除了讓新鮮血液注入外，還需要提升現(xiàn)有的檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，公司應(yīng)該提供一定程度的幫助，幫助推進(jìn)和提高現(xiàn)有管理人員的專業(yè)知識(shí)，除了定期開展關(guān)于檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)外，也可以讓已被吸收進(jìn)來的專業(yè)人才帶領(lǐng)他們學(xué)習(xí)，以此不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。只有檔案管理的員工能夠繼續(xù)提高自己的專業(yè)水平，才能真正促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，保證它的可持續(xù)發(fā)展。

3.推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理形式

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息網(wǎng)絡(luò)的推廣，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理也有了新的發(fā)展機(jī)會(huì)。目前，企業(yè)應(yīng)注意發(fā)展技術(shù)的創(chuàng)新并積極使用現(xiàn)代信息技術(shù)和工具用于構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式。更是通過應(yīng)用相關(guān)電子檔案用以取代曾經(jīng)的手動(dòng)檔案管理，有效提高進(jìn)行檔案管理的效率，還可以極大地保證了存檔信息的準(zhǔn)確性以及完整性。檔案管理信息化是企業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的一種必然的趨勢，能夠有效促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化能夠更好地把握檔案的原件，采用信息化手段來實(shí)現(xiàn)對檔案資料的掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過電子檔案的方式來進(jìn)行管理和保存，能夠有效避免損壞檔案原件，還能夠避免檔案丟失。不僅如此，檔案信息化管理還能夠讓檔案文件的歸檔工作更加規(guī)范和高效，在歸檔時(shí)采用相關(guān)的軟件就能夠快捷實(shí)現(xiàn)歸檔，節(jié)省人力和時(shí)間。檔案管理信息化還能夠讓檔案的整理和共享變得更加便捷，從而提高檔案的利用效率。以往相關(guān)的部門要查看檔案，需要經(jīng)過比較復(fù)雜的程序，過程比較煩瑣，而采用信息化的管理手段，就能夠借助局域網(wǎng)來共享檔案。以往人們檢索檔案主要是通過目錄來檢索，整個(gè)查詢的過程非常低效，而采用信息化的管理手段，只要借助計(jì)算機(jī)中的檢索功能就能夠?qū)嵭Ц咝?、?zhǔn)確的檢索，讓相關(guān)人員能夠更加快速和準(zhǔn)確獲得想要的檔案信息和文件。

（1）改善硬件、軟件設(shè)施。要推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的形式，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，企業(yè)首先就要改善檔案管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，開發(fā)適合、專門的檔案利用軟件，包括計(jì)算機(jī)應(yīng)將基礎(chǔ)環(huán)境、計(jì)算機(jī)軟件、各種輔助設(shè)施等。具體來說要建立信息高速公路、寬帶網(wǎng)、內(nèi)部局域網(wǎng)以及各種配套的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，引進(jìn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)以及高性能的服務(wù)器等，同時(shí)還要購置充足的打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)和數(shù)碼相機(jī)等。

（2）建設(shè)信息化檔案資源。建設(shè)信息化的檔案資源是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的核心內(nèi)容，但是信息化的檔案資源建設(shè)往往是一個(gè)非常漫長的過程，要求在檔案管理的過程中將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案等轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過智能化的設(shè)備和先進(jìn)的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案的收集、歸納、整理等，全面提升檔案管理的整體水平。在檔案信息化管理的過程中，要做好檔案信息的整合，確保所有的資源信息都能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的記錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理、規(guī)劃和控制，將傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的信息管理。這就要求檔案管理部門要搭建統(tǒng)一的軟件平臺(tái)。另外，還要不斷提高檔案管理部門的信息化技術(shù)水平，不斷引進(jìn)最先進(jìn)的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案資源的管理。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，提升自己的信息素養(yǎng)， 熟練掌握各種先進(jìn)的信息技術(shù)的使用方法，能夠掌握使用計(jì)算機(jī)來錄入數(shù)據(jù)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫的技術(shù)。

（3）提高安全管理水平。信息化的檔案管理雖然有很多的優(yōu)勢，但是同時(shí)也面臨著新的問題，其中最突出的問題就是檔案信息的安全性問題。在進(jìn)行信息化的檔案管理時(shí)，一定要提升檔案資源的安全管理水平，確保檔案資源的安全性。這就要求檔案管理部門要建立科學(xué)、完善的安全管理體系，確保檔案信息資源共享過程中的安全性，避免信息出現(xiàn)丟失和損壞的情況。相關(guān)的工作人員要不斷提升自己的信息化技術(shù)水平，利用先進(jìn)的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案資源的全方位監(jiān)督，避免檔案管理過程中出現(xiàn)的安全問題。

五、結(jié)束語

總而言之，想要讓企業(yè)檔案管理能夠在現(xiàn)代的企業(yè)制度中占據(jù)重要分量，確保企業(yè)在決策的時(shí)候保持正確和權(quán)威，我們需要加強(qiáng)和推進(jìn)企業(yè)檔案的管理工作，確保檔案資料的真實(shí)和安全性，通過現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)手段，提高檔案管理的安全和完整性，促進(jìn)企業(yè)的工作效率得到有效的提高，同時(shí)推進(jìn)企業(yè)能夠可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山西省臨汾市煙草專賣局）