企業(yè)運(yùn)營(yíng)中合同支付的法律審查及風(fēng)險(xiǎn)防范

卜祥麗

對(duì)合同的法律審查是為了更好地維護(hù)交易各方的合法權(quán)益幫助實(shí)現(xiàn)交易目的，避免存在風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程。但是目前合同審查的水平參差不齊，在對(duì)合同法律審查的過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。而且合同審查與其他的業(yè)務(wù)不同，缺乏相應(yīng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，交易各方在審查的結(jié)果上也難以有效地辨別審查水平。再加上合同審查是屬于法律服務(wù)的內(nèi)容，相關(guān)人員在對(duì)合同的審核技能及方法研究上也不夠重視，一般是簽訂前審查，缺乏對(duì)履行、支付的過(guò)程管控，最終使整體的水平難以提升。

一、對(duì)合同審查的具體內(nèi)容及方式方法

1.在合同進(jìn)行支付之前的審查環(huán)節(jié)流程為。業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同的起草，然后管理員進(jìn)行合同的初步審查，再到會(huì)簽部門(mén)的專(zhuān)業(yè)審查，之后是財(cái)務(wù)部門(mén)及法務(wù)部門(mén)的審查，最后由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批后，進(jìn)行合同的簽訂、履行、支付。在此流程中可以明確看出在合同支付前的審查環(huán)節(jié)，是承上啟下的過(guò)程，發(fā)揮著重要的作用。從合同的起草到支付，過(guò)程中經(jīng)過(guò)合同管理者與法務(wù)部門(mén)的審查，這也在法律層面對(duì)支付行為進(jìn)行了合法性的定義，從而保證了企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)利益。而對(duì)合同履行過(guò)程中的支付審查，做到業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、合同聯(lián)動(dòng)更有利于過(guò)程管控。

2.合同支付前法律審查的內(nèi)容和方法。在對(duì)合同支付的審查中，為了有效防止其中出現(xiàn)法律漏洞，我們常常會(huì)制定一些表格來(lái)進(jìn)行審查，將所需要審查的內(nèi)容進(jìn)行一一的羅列。這種方法簡(jiǎn)單易行，對(duì)于漏洞的審查是非常有效的。將制定好的表格，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核后及時(shí)進(jìn)行下一部門(mén)的審查，當(dāng)層層審查無(wú)誤后就可以根據(jù)合同內(nèi)容及表格內(nèi)容進(jìn)行支付。并且為了保障內(nèi)容的準(zhǔn)確性，我們需要不斷地對(duì)內(nèi)容進(jìn)行更新記錄。

二、合同審查中存在的問(wèn)題

1.未預(yù)留質(zhì)保金或提前支付質(zhì)保金。我們?cè)谶M(jìn)行合同的起草到支付的過(guò)程中，往往是需要進(jìn)行質(zhì)保金的預(yù)留，但是在實(shí)際的合同支付過(guò)程中，往往出現(xiàn)質(zhì)保金未預(yù)留或提前支付的情況。相關(guān)的審查人員尤其是財(cái)務(wù)人員在審查時(shí)，往往更加注重各項(xiàng)款項(xiàng)憑證是否齊全，這樣在審查的過(guò)程中就極易出現(xiàn)管理的漏洞，使得合同的質(zhì)保金條款如同虛設(shè)。比如山東濟(jì)鐵機(jī)務(wù)裝備集團(tuán)有限公司與某一供應(yīng)商簽訂了多份采購(gòu)合同，其中的每份合同都約定了質(zhì)保金，但是供應(yīng)商要求將質(zhì)保金留在其中一個(gè)合同上，這顯然是不符合規(guī)定的，而且合同管理人員在進(jìn)行審查時(shí)，不符合標(biāo)準(zhǔn)的合同是不會(huì)審核通過(guò)的。

2.付款金額與合同金額不符。在合同的履行過(guò)程中，還經(jīng)常遇到合同申請(qǐng)支付的金額與合同內(nèi)容上的金額不相符的情況。以材料采購(gòu)為例，招標(biāo)采購(gòu)合同，由于材料數(shù)量往往出現(xiàn)不確定性，會(huì)出現(xiàn)甲乙雙方在合同中出現(xiàn)以實(shí)際貨物的數(shù)量不得超過(guò)多少的限制。在實(shí)際的情況中，供應(yīng)商提供的材料超出了合同規(guī)定的數(shù)量百分比，在支付時(shí)，供應(yīng)商想要按照實(shí)際的送貨數(shù)量進(jìn)行結(jié)款。但是通過(guò)合同管理人員的審查后，發(fā)現(xiàn)其實(shí)際收據(jù)的材料數(shù)量與合同固定的不相符，存在多送貨多收錢(qián)的問(wèn)題，同時(shí)也容易出現(xiàn)材料浪費(fèi)、增加庫(kù)存和增加管理成本等難以處理的問(wèn)題。這種情況下合同的管理人員是不會(huì)同意進(jìn)行審批的。

3.合同未能及時(shí)變更、補(bǔ)充或續(xù)簽。合同在支付的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)合同需要變更但是卻沒(méi)有辦理相應(yīng)的變更手續(xù)，直到管理人員在進(jìn)行審查的過(guò)程中才發(fā)現(xiàn)。我們?nèi)粘１容^常見(jiàn)的如超限定比例履行的招標(biāo)采購(gòu)合同變更，超過(guò)合同計(jì)劃數(shù)量，但又在限定比例范圍內(nèi)，因?yàn)樵黾拥牧坎欢?，采?gòu)部門(mén)、供應(yīng)商就覺(jué)得變更的過(guò)程太過(guò)于麻煩，不愿進(jìn)行合同變更、補(bǔ)充，認(rèn)為通融一下就好了。為了防范法律風(fēng)險(xiǎn)，合同管理人員在進(jìn)行審查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)此類(lèi)問(wèn)題就會(huì)立即停止對(duì)此流程的審查，要求對(duì)其內(nèi)容變更，簽訂補(bǔ)充協(xié)議后，重新進(jìn)行合同支付審查。也有合同在進(jìn)行審查的過(guò)程中出現(xiàn)不可避免的情況需要進(jìn)行變更，如原材料可能會(huì)受到多種情況引起的價(jià)格變動(dòng)，個(gè)別經(jīng)辦人收到對(duì)方價(jià)格調(diào)整函后未履行合同變更手續(xù)就請(qǐng)求按照新價(jià)格支付，這種情況往往也會(huì)遭到管理人員的拒簽。

4.與付款相關(guān)的資料收集不到位。例如在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)會(huì)有物資驗(yàn)收的程序，基建工程也有進(jìn)度或竣工的驗(yàn)收表等。以材料的采購(gòu)為例，有的合同承辦人員在送去審查的資料中缺少物資驗(yàn)收表格，是否可以先付款后在補(bǔ)交表格，但是合同管理人員是需要按照相關(guān)的管控要求來(lái)做的，這種先付款后補(bǔ)交資料的情況往往無(wú)法進(jìn)行簽字。實(shí)現(xiàn)合同支付前的法律審查，合同管理部門(mén)應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，未見(jiàn)到相關(guān)的憑證堅(jiān)決不能進(jìn)行簽字。只有嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，才能杜絕支付內(nèi)容與合同內(nèi)容不一致、貨物與款項(xiàng)之間的混亂等現(xiàn)象。

5.合同履行中的瑕疵未能得到及時(shí)確認(rèn)。在對(duì)合同的履行過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，如果在合同履行時(shí)沒(méi)有進(jìn)行確認(rèn)到位，很可能會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)在結(jié)算時(shí)發(fā)生爭(zhēng)議。如某技術(shù)服務(wù)合同中出現(xiàn)合同履行延遲的現(xiàn)象，當(dāng)合同約定的時(shí)間已經(jīng)過(guò)了，合同管理人向經(jīng)辦人詢(xún)問(wèn)時(shí)才知道一些技術(shù)問(wèn)題尚未得到解決。因?yàn)閮煞降暮献饕呀?jīng)很久了，經(jīng)辦人認(rèn)為如果此時(shí)對(duì)合同內(nèi)容終止將造成更大的經(jīng)濟(jì)損失。因此為防止在支付時(shí)發(fā)生潛在風(fēng)險(xiǎn)，合同管理人應(yīng)該在合同履約期內(nèi)及時(shí)地進(jìn)行各項(xiàng)工作的確認(rèn)，這樣有利于雙方的利益都能夠得到保障。

三、對(duì)合同審查的幾點(diǎn)體會(huì)

1.合同支付前對(duì)其的審查過(guò)程其實(shí)就是風(fēng)險(xiǎn)管理及規(guī)避的重要方面。其中合同管理人員與其他部門(mén)人員的審查側(cè)重點(diǎn)是不同的，如合同管理人員是站在法律的層面上進(jìn)行審查，對(duì)支付時(shí)的法律問(wèn)題更加注重;但是財(cái)務(wù)人員更關(guān)心對(duì)內(nèi)容中的數(shù)量及價(jià)格方面的變化。目前合同支付審查的不斷推行后，通過(guò)對(duì)支付前的審查與合同簽訂前的會(huì)簽兩者相結(jié)合，這就保障了合同在會(huì)簽前后與支付時(shí)的法律風(fēng)險(xiǎn)得到規(guī)避。另外，其中的風(fēng)險(xiǎn)不僅來(lái)自于對(duì)方，我方也要確保對(duì)合同做到不違約。如付款要按照約定時(shí)間進(jìn)行及時(shí)地足額支付，否則有可能會(huì)產(chǎn)生一定的法律風(fēng)險(xiǎn)。尤其是當(dāng)前處于買(mǎi)方市場(chǎng)下若對(duì)合同條款不加重視，就有可能為后續(xù)工作埋下各種隱患。

2.合同支付前的法律審查是必須要進(jìn)行的一個(gè)過(guò)程。這不僅是一個(gè)要履行的環(huán)節(jié)，更是牽扯到法律風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題。合同管理人員，在支付前審查出一些問(wèn)題來(lái)，可以加強(qiáng)人們對(duì)支付前審查的重視程度，更有利于保障企業(yè)的利益。

3.在進(jìn)行合同支付審查的過(guò)程中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。將合同的范文內(nèi)容不斷完善，通過(guò)對(duì)不同實(shí)際案例的總結(jié)思考，將實(shí)際問(wèn)題中的失誤教訓(xùn)總結(jié)提煉，用來(lái)指導(dǎo)之后的各項(xiàng)工作，最大化地減少合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4.在合同支付中要做到權(quán)責(zé)分明，將崗位職責(zé)進(jìn)行合理劃分。要堅(jiān)持各個(gè)審查部門(mén)之間的積極配合，共同做好合同的支付工作。在具體的實(shí)踐中，合同管理部門(mén)也要把握好管理與服務(wù)的協(xié)調(diào)，既要強(qiáng)勢(shì)有力，又要充分調(diào)動(dòng)各部門(mén)之間的工作積極性。由于內(nèi)控制度的規(guī)定原則性較強(qiáng)，在實(shí)際的操作中，要確保部門(mén)之間管理邊界的清晰。

綜上所述，合同支付前對(duì)其的法律審查是其中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，面對(duì)在審查中可能出現(xiàn)的質(zhì)保金相關(guān)問(wèn)題、付款金額與合同金額不符、合同的變更、與付款相關(guān)的資料收集不到位、合同履行中的瑕疵未能得到及時(shí)確認(rèn)等問(wèn)題，我們要不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)對(duì)實(shí)際案例的總結(jié)思考，將實(shí)際問(wèn)題中的失誤教訓(xùn)總結(jié)提煉，用來(lái)指導(dǎo)之后的各項(xiàng)工作，最大化地降低合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（作者單位：山東濟(jì)鐵機(jī)務(wù)裝備集團(tuán)有限公司）