國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)路徑探索

甘鳳

近年來(lái)，信息化建設(shè)成為各級(jí)檔案管理部門不斷探索檔案管理的有益途徑，檔案管理工作逐漸與社會(huì)發(fā)展同步，檔案的功能得到了有效發(fā)揮。為推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康有序發(fā)展，國(guó)家先后出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》等一系列針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見及規(guī)范文件。對(duì)承擔(dān)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)任務(wù)的國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，也在進(jìn)行檔案信息化的有益探索。國(guó)有企業(yè)與民營(yíng)企業(yè)不同，其資本由國(guó)家所有或者控制，其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)同時(shí)具有公益性和商業(yè)性。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化過(guò)程中，除了人力、物力的投入，更要關(guān)注信息化過(guò)程的安全性、保密性。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

從國(guó)有企業(yè)內(nèi)部來(lái)看，檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、提高檔案管理綜合水平的必由之路，其意義主要體現(xiàn)為“兩性”。一是實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷高效性。檔案信息化是通過(guò)利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)、管理和處理，不再單純依靠人工收集、整理、編輯，不需要在大量的紙質(zhì)檔案中“埋頭苦干”，而只需要錄入一次數(shù)據(jù)便可以實(shí)現(xiàn)重復(fù)查詢使用和資源共享，大大減少重復(fù)性工作，快速提高了工作效率。二是實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全穩(wěn)定性。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子檔案，再通過(guò)加密存儲(chǔ)、備份處理、安全網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)文件的永久保存，既減少空間占用，又避免文件丟失毀損，從而最大程度延長(zhǎng)檔案文件的壽命，保障檔案文件的價(jià)值。

從國(guó)有企業(yè)外部來(lái)看，目前我國(guó)已逐步進(jìn)入大數(shù)據(jù)建設(shè)時(shí)代，數(shù)字化、共享化、網(wǎng)絡(luò)化成為當(dāng)今社會(huì)的主流發(fā)展趨勢(shì)。國(guó)有企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的中流砥柱，需要做好帶頭作用，在檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行信息化建設(shè)以及嘗試，拓寬企業(yè)的廣闊發(fā)展渠道。這對(duì)于推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)等其他企業(yè)乃至整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

二、國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.信息化管理意識(shí)薄弱。信息化管理已成為當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，信息化管理的優(yōu)勢(shì)也為大多數(shù)人所認(rèn)同，但在現(xiàn)實(shí)中，將信息化管理應(yīng)用于工作實(shí)際的觀念仍然十分薄弱。企業(yè)管理人員乃至具體工作人員，還只是停留在電腦錄入、傳輸?shù)茸詈?jiǎn)單的信息化階段，系統(tǒng)性、全局性的信息化檔案管理觀念尚未樹立，檔案信息化工作也就未得到足夠重視。這大大影響了國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入和推廣應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)應(yīng)有功能沒有得到充分發(fā)揮。

2.制度建設(shè)和管理規(guī)范不夠完善。近年來(lái)，國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的支持和指導(dǎo)力度不斷加強(qiáng)，但在實(shí)際工作中，國(guó)有企業(yè)檔案信息化具體制度建設(shè)和規(guī)范仍然較為滯后，操作起來(lái)無(wú)規(guī)范可依或者規(guī)范的指導(dǎo)性不強(qiáng)。而隨著國(guó)有企業(yè)改革及管理力度的增強(qiáng)，當(dāng)前的信息技術(shù)已無(wú)法滿足國(guó)有企業(yè)檔案管理的需求，檔案管理信息的技術(shù)化標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范也應(yīng)進(jìn)一步更新和完善，以保證檔案信息的及時(shí)性、有效性。

3.專業(yè)技術(shù)人才缺乏。檔案信息化建設(shè)歸根到底要“以人為本”，發(fā)揮人的主導(dǎo)作用。而由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，在一些國(guó)有企業(yè)中，人員配備老年化或邊緣化，有的企業(yè)檔案室成了“養(yǎng)老室”。檔案管理專業(yè)人員較為缺乏，一些管理人員水平較差，不具備應(yīng)有的檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，不了解信息化操作流程，有些管理人員甚至未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)就上崗，對(duì)于檔案管理多靠自行摸索、前任傳授、積累經(jīng)驗(yàn)等，極易產(chǎn)生不規(guī)范的行為，對(duì)檔案信息化建設(shè)造成了巨大的障礙。

4.安全性能難以保障。由于思想不重視和資金投入不足，目前國(guó)有企業(yè)仍存在檔案信息化的軟硬件設(shè)施較為落后的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)為：辦公用房、檔案庫(kù)房簡(jiǎn)單且不符合標(biāo)準(zhǔn)，硬件設(shè)備配置低且數(shù)量不足，軟件技術(shù)含量低且更新慢等。此外，管理人員安全、保密觀念較差，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，可能人為地出現(xiàn)錯(cuò)誤操作或其他方面失誤，擅自復(fù)制、篡改檔案或文件中的數(shù)據(jù)或信息，檔案的保密性、安全性無(wú)法保障。

三、加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的路徑分析

1.“上下聯(lián)動(dòng)”——牢固樹立檔案信息化管理理念。檔案信息化是涉及國(guó)有企業(yè)全局性的問(wèn)題，而不是某個(gè)部門的問(wèn)題，必須得到國(guó)有企業(yè)從上到下的支持和配合。企業(yè)高層管理人員是檔案信息化的倡導(dǎo)者和方向把握者，要堅(jiān)持用新管理理念促進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展;檔案管理部門是具體執(zhí)行者，要研究檔案信息化的技術(shù)知識(shí)和具體措施;各部門員工是實(shí)際操作者，要以全新的理念接受新技術(shù)、新知識(shí)，并應(yīng)用于具體工作中。

2.“積基樹本”——有效落實(shí)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的保證。信息化工程所需要的標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)房、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、打印復(fù)印機(jī)等基本硬件和企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、電子簽名、文件加密等常用軟件必須有足夠的投入，并確保質(zhì)量。除此之外，可以結(jié)合企業(yè)自身?xiàng)l件，進(jìn)行整體充分規(guī)劃，如設(shè)置成套的檔案保存、查詢?cè)O(shè)施設(shè)備體系，包括加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)置觸摸屏查詢一體機(jī)、身份證閱讀器、指紋識(shí)別儀等，充分利用現(xiàn)代化科技手段促進(jìn)檔案的保管及共享。

3.“建章立制”——不斷完善檔案信息化制度規(guī)范建設(shè)。國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化制度規(guī)范建設(shè)時(shí)，首先應(yīng)科學(xué)分析自身實(shí)力狀況以及檔案管理需要，因地制宜制定符合本企業(yè)實(shí)際并涉及檔案管理全部過(guò)程和各項(xiàng)內(nèi)容的制度、規(guī)范，確保每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可依。基本制度規(guī)范應(yīng)包括電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度等。

4.“內(nèi)培外引”——著力打造檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍。國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的管理人才應(yīng)該是同時(shí)具備檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等知識(shí)的綜合性管理人才，這樣的人才可通過(guò)“人才引進(jìn)—內(nèi)部培養(yǎng)—專業(yè)提高”的路徑來(lái)成長(zhǎng)和培養(yǎng)?？稍谄髽I(yè)內(nèi)外挑選具備上述基礎(chǔ)知識(shí)的人才，加以定期或不定期的專業(yè)信息化管理培訓(xùn)，給予足夠的發(fā)展空間，使其在實(shí)踐中成長(zhǎng)為國(guó)有企業(yè)需要的檔案信息化管理人才，并帶動(dòng)一批人員的成長(zhǎng)發(fā)展。

5.“居安思?！薄鏄?gòu)筑檔案信息化安全防護(hù)體系。檔案實(shí)現(xiàn)信息化之后，檔案信息的傳輸、共享、利用將更加便捷和迅速，但這也將給檔案管理帶來(lái)更大的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。特別是國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，決定了安全及保密問(wèn)題成為檔案管理信息化必須著重解決的問(wèn)題，構(gòu)建多層次、強(qiáng)有力的安全防護(hù)體系勢(shì)在必行。這一安全防護(hù)體系包括紙質(zhì)檔案安全、電子檔案安全、網(wǎng)絡(luò)安全、人員安全觀念教育等內(nèi)容，圍繞這些內(nèi)容采取不同的具體措施。如針對(duì)電子檔案安全，可采取設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、限制系統(tǒng)操作、定期數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等措施來(lái)進(jìn)行保障;針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全，可采取構(gòu)建局域網(wǎng)、加固防火墻、確認(rèn)合法身份訪問(wèn)等措施來(lái)進(jìn)行保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)改革的重要內(nèi)容之一，也將為國(guó)有企業(yè)管理創(chuàng)新產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。隨著科學(xué)技術(shù)和信息化的進(jìn)步發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)將會(huì)有更深入、更廣闊的研究和發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也將進(jìn)一步促進(jìn)現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)檔案管理水平和利用率的提升，以實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值。

（作者單位：玉林市衛(wèi)生學(xué)校）