企業(yè)檔案編目和排架的信息開發(fā)與利用

王巍

檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。企業(yè)檔案室的檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)分類整理、立卷、編目和排架，對(duì)于保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，維護(hù)檔案的完整與安全，便于檔案保管和開發(fā)利用都具有重要意義。

一、檔案室編目的含義

企業(yè)檔案室收藏的全部檔案，經(jīng)過(guò)統(tǒng)一分類、立卷并進(jìn)行了系統(tǒng)排列以后，要編制檔案目錄，稱為編目。檔案目錄按照它的使用和產(chǎn)生領(lǐng)域區(qū)分，有基本目錄和檢索目錄兩大類?；灸夸洶ò妇砟夸洝⑷夸?、專題目錄等，它們是在檔案整理工作中產(chǎn)生的，能固定企業(yè)檔案的分類體系和案卷排列順序，并能概括地揭示出案卷的內(nèi)容和成分，是鞏固檔案整理工作成果的必要手段，也是管理和統(tǒng)計(jì)檔案的工具。檢索目錄是在利用工作中產(chǎn)生的，是為檢索檔案而編制的分類目錄、主題目錄、作者目錄、文號(hào)目錄。這兩類目錄，目的不盡相同，但都可以用來(lái)檢索。

二、檔案基本目錄的編制

1.案卷目錄。以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。案卷目錄就是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的案卷一覽表，案卷目錄具有重要作用：第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作。第二，概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)。第三，它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。因此，編制案卷目錄是檔案館（室）業(yè)務(wù)建設(shè)的基本項(xiàng)目之一。

2.全引目錄。全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。全引目錄又稱“案卷文件目錄”，它是將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄合二為一，匯編而成的產(chǎn)物，兼有兩者的優(yōu)點(diǎn)。它可以具體揭示每一案卷和卷內(nèi)每件文件的內(nèi)容和成分，滿足利用者查找案卷或單份文件的需要，提高檢索效率;它能如實(shí)反映案卷分類整理和案卷排列順序，為檔案工作人員熟悉檔案內(nèi)容提供了方便;它編制比較方便，只需將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄打印或復(fù)印后裝訂成冊(cè)即可。

3.專題目錄。按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。專題目錄包括兩種情況：第一，是把企業(yè)內(nèi)某一門類或內(nèi)容的檔案著錄條目，按檔案實(shí)體分類整理的順序進(jìn)行排列的一種檔案目錄，如科技檔案分類目錄等。這些專題目錄屬于檔案基本目錄。第二，是以書本或卡片形式，系統(tǒng)揭示企業(yè)檔案內(nèi)某一專門題目的檔案內(nèi)容和成分的一種目錄，它按照一定的題目，把同一主題內(nèi)容、屬性的檔案組合在一起編制而成的檔案目錄，這類專題目錄屬于檔案檢索目錄。如科技檔案分類目錄，它是以保管單位為著錄對(duì)象而著錄成的檔案條目，按科技檔案實(shí)體分類整理的順序進(jìn)行排列的一種分類目錄。它具有兩種用途：既是一種檔案基本目錄，也是一種檔案檢索目錄。

三、檔案著錄

檔案著錄是檔案室（館）編制檢索工具時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。它指明著錄的對(duì)象是檔案的內(nèi)容和形式。所謂檔案的內(nèi)容是指文件或案卷記述的主題內(nèi)容;所謂檔案的形式是指文件或案卷的標(biāo)記形式、文字表達(dá)形式、物質(zhì)載體屬性以及文件的時(shí)間、數(shù)量、責(zé)任者等有關(guān)記載。著錄作為編目的過(guò)程，還包括分析和選擇著錄內(nèi)容，準(zhǔn)確地記錄等工作環(huán)節(jié)。編目與著錄是兩個(gè)不同的概念，是上下位關(guān)系。編目包括著錄、標(biāo)引、目錄組織等環(huán)節(jié)，而著錄只是編目工作的內(nèi)容之一。檔案著錄的結(jié)果—條目，是指根據(jù)一定的方法，將反映單份文件或案卷內(nèi)容和形式特征的著錄項(xiàng)目組合成一條記錄。將眾多的條目，按照一定的體系和方法排列起來(lái)，便是檔案目錄。條目是目錄的基礎(chǔ)，目錄是條目的綜合體。檔案室編制目錄，第一步是檔案著錄，第二步是目錄組織，后者必須以前者為前提?！稒n案著錄規(guī)則》通常包括著錄原則、著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次等內(nèi)容。

四、現(xiàn)代化編目手段的應(yīng)用

企業(yè)檔案室現(xiàn)代化編目手段的應(yīng)用，主要是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案編目工作。應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案室的室藏檔案一次信息的編目，在輸入檔案標(biāo)引項(xiàng)目時(shí)，已經(jīng)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。因此，重點(diǎn)是應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)檔案二次信息進(jìn)行編目。其原理是設(shè)計(jì)出計(jì)算機(jī)編目的程序，將檔案著錄條目輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)庫(kù);根據(jù)操作人員的相應(yīng)要求，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成檔案的各種編目工作。具體工作主要有：輸入檔案著錄條目并建立條目數(shù)據(jù)庫(kù)，因?yàn)橹洍l目是計(jì)算機(jī)編目的基礎(chǔ);計(jì)算機(jī)編目程序的設(shè)計(jì)一般是由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員完成的，檔案人員則提出相應(yīng)的要求。

計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案編目工作，具有許多優(yōu)點(diǎn)：一是檔案室無(wú)論需要編制多少種檔案檢索工具，只要一次性將著錄條目輸入計(jì)算機(jī)，形成檔案條目數(shù)據(jù)庫(kù)后，就可以使用計(jì)算機(jī)得到多種形式的檔案目錄。這就改變了原來(lái)每編制一種目錄，都必須重復(fù)進(jìn)行一套著錄和目錄組織工作。二是在檔案著錄條目需要增補(bǔ)和注銷時(shí)，可以采取人—機(jī)對(duì)話的形式進(jìn)行增刪或修改，即操作人員調(diào)出有關(guān)的目錄，使它顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上，然后對(duì)目錄增刪或修改，以減少重新排列和編號(hào)等工作量。

五、檔案的排架

企業(yè)檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)分類整理、立卷、排列和編目以后，要入庫(kù)上架，進(jìn)入日常的保管工作，稱為檔案排架。檔案排架是檔案保管工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)十分具體細(xì)致的工作，必須按照一定的規(guī)則要求進(jìn)行，主要有：第一，在檔案室安排案卷排架次序時(shí)，必須嚴(yán)格地按照本單位既定的檔案分類體系和案卷排列順序號(hào)進(jìn)行，使檔案排架的次序同檔案分類體系以及編號(hào)的序列相一致，以保持室藏案卷之間的聯(lián)系。第二，檔案的排架、存放，應(yīng)注意保持適宜的飽和度。排放在檔案柜架的每一檔格里不宜過(guò)擠，否則會(huì)增加對(duì)案卷的摩擦，不利于保護(hù)檔案。從便于清理、倒架和日后補(bǔ)充增加檔案考慮，還應(yīng)預(yù)留一定的空位置。第三，檔案具體排列上架時(shí)，應(yīng)按照自左向右、自上而下的順序排列，豎放或平放，以便于管理和查找利用。

檔案排架要依據(jù)本單位檔案分類整理的具體方法，并反映分類整理檔案的具體成果。檔案排架基本方法有兩種：一是分類排架法，就是按照本單位檔案分類方案以及案卷排列的順序，依次排列;二是流水排架法，就是按室藏檔案進(jìn)入庫(kù)房先后順序排架。其中大流水排架，一律按檔案入庫(kù)時(shí)間的先后依次排架;如果是分類流水排架，則先按類別再在每個(gè)類別內(nèi)按檔案入庫(kù)的時(shí)間順序依次排架。不論采取哪一種排架方法，都應(yīng)該同其整理分類的方法相一致，即檔案排架序列同檔案系統(tǒng)化順序相一致。

六、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，企業(yè)要壯大競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，振興發(fā)展，就要大力開發(fā)利用檔案信息資源，從企業(yè)檔案信息中獲取有價(jià)值的東西。徐州發(fā)電公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績(jī)。例如2018年，面對(duì)日益嚴(yán)峻的市場(chǎng)形勢(shì)和巨大的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)壓力，在集團(tuán)公司、國(guó)華公司的正確領(lǐng)導(dǎo)下，公司全力推進(jìn)減虧扭虧、提升管理、安全生產(chǎn)、隊(duì)伍穩(wěn)定工作，努力打造風(fēng)清氣正、安全和諧、幸福愉悅的企業(yè)環(huán)境，推進(jìn)各項(xiàng)工作有序開展。全公司員工堅(jiān)持精準(zhǔn)管理、務(wù)實(shí)高效、穩(wěn)中求進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展的工作思路，戮力同心，鳳夜在公，譜寫了逆勢(shì)圖強(qiáng)的新篇章，圓滿完成全年各項(xiàng)工作任務(wù)。2018年，公司員工利用科技檔案528卷，檔案人員服務(wù)熱情周到，熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確迅速，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理工作保駕護(hù)航，受到公司員工好評(píng)。再如為了使技術(shù)監(jiān)督工作在生產(chǎn)過(guò)程中得到貫徹落實(shí)，提高設(shè)備的可靠性，防止發(fā)生設(shè)備重大事故和頻發(fā)性設(shè)備事故，2020年6月8日至12日，國(guó)華研究院領(lǐng)導(dǎo)及技術(shù)監(jiān)督檢查組專家到公司進(jìn)行技術(shù)監(jiān)督檢查評(píng)價(jià)工作，技術(shù)監(jiān)督檢查組專家和公司生產(chǎn)技術(shù)部專業(yè)工程師張某到檔案室查閱了百萬(wàn)機(jī)組無(wú)損檢測(cè)報(bào)告、金屬試驗(yàn)報(bào)告及安全閥校驗(yàn)報(bào)告等科技檔案案卷10卷，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確迅速，為2020年國(guó)華公司技術(shù)監(jiān)督檢查評(píng)價(jià)工作的順利完成提供有力保障。又如公司2018年度中級(jí)專業(yè)技術(shù)任職資格評(píng)審參加徐州市人力資源社會(huì)保障局的專業(yè)技術(shù)資格評(píng)審。根據(jù)徐州市人社局《關(guān)于印發(fā) 2018年度徐州市專業(yè)技術(shù)人員管理工作要點(diǎn)的通知》（徐人社發(fā)〔2018〕121 號(hào)）精神和要求，公司共18位員工參加徐州市2018 年度電力工程中級(jí)專業(yè)技術(shù)資格評(píng)審，檢修公司華鑫項(xiàng)目部安健環(huán)主管時(shí)某參加這次中級(jí)專業(yè)技術(shù)任職資格評(píng)審。2018年8月3日，時(shí)某急切地找到筆者，根據(jù)要求報(bào)送的材料除個(gè)人在工作總結(jié)中詳細(xì)闡述外，還必須有充分的證據(jù)（單位證明、文稿以及有關(guān)旁證等），時(shí)某要求從檔案中查找他的工作文稿及工作簽字，本人利用星期天熱情地幫他查找2016-641-045、329、330以及0402-903-082、122等科技檔案案卷，時(shí)某表示非常感謝，利用檔案幫助他解決了申報(bào)材料難題。2019年4月1日，時(shí)某順利通過(guò)相關(guān)專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定工作程序，具備了電力工程專業(yè)工程師資格。近年來(lái)，公司利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

（作者單位：國(guó)家能源集團(tuán)江蘇公司徐州發(fā)電有限公司）