高校學(xué)院辦公室主任的綜合素質(zhì)提升方法研究

袁泉

◆摘? 要：高校二級學(xué)院辦公室主要職責(zé)是幫助院級領(lǐng)導(dǎo)和師生的溝通、實現(xiàn)學(xué)院與社會的交流，由此可見二級學(xué)院辦公室對于學(xué)院和學(xué)院師生的發(fā)展起著重要的作用，因此作為二級學(xué)院辦公室的主任也肩負(fù)著艱巨的任務(wù)。為了學(xué)院與師生的穩(wěn)定良性發(fā)展，提高二級學(xué)院辦公室主任的綜合素質(zhì)成為了學(xué)院建設(shè)的首要任務(wù)。本文通過對二級學(xué)院辦公室主任工作過程中面臨的問題進(jìn)行了剖析，并對如何提升高校二級學(xué)院辦公室主任的綜合素質(zhì)進(jìn)行了簡單的探討，希望對于高校二級學(xué)院提高辦公室主任的綜合素質(zhì)提供借鑒。

◆關(guān)鍵詞：二級學(xué)院;辦公室主任;綜合素質(zhì);提升

二級學(xué)院辦公室的定位是二級學(xué)院組織機構(gòu)的一部分，日常幫助院級領(lǐng)導(dǎo)制定和發(fā)布決策，協(xié)調(diào)學(xué)院與師生的關(guān)系，幫助學(xué)院來接待校外客人等多種工作。在高校發(fā)展規(guī)模的不斷擴大下，學(xué)校學(xué)院的建設(shè)數(shù)量也在增多，很多新興的部門也在不斷建設(shè)，這樣就加大了二級學(xué)院辦公室的任務(wù)量，且每項任務(wù)都很重要，這就對二級學(xué)院辦公室?guī)砹司薮蟮奶魬?zhàn)，對于學(xué)院辦公室主任也提出了更高的要求。想要二級學(xué)院辦公室協(xié)調(diào)好整個學(xué)校的關(guān)系，促進(jìn)學(xué)院與師生的穩(wěn)定良性發(fā)展，這就需要二級學(xué)院辦公室主任不斷提高自身的綜合素質(zhì)。

一、二級學(xué)院辦公室主任工作過程中面臨的問題

（一）對于職能分工的不明確

很多二級學(xué)院辦公室主任認(rèn)為當(dāng)前的辦公室人員不能滿足當(dāng)前學(xué)院的建設(shè)工作。出現(xiàn)這種情況的原因有下面幾種情況：

1.新課程改革的不斷深入，二級學(xué)院的建設(shè)數(shù)量在不斷增加，隨機帶來的工作量也在呈幾何方式的增長，但是二級學(xué)院辦公室的建設(shè)步伐沒有跟上學(xué)院的建設(shè)步伐，這就造成了學(xué)院辦公室工作內(nèi)容的龐大和繁重;

2.二級學(xué)院辦公室本身的原因造成，因為學(xué)院辦公室職責(zé)分工不明確，沒有將每一件事細(xì)分細(xì)化到每一個人。

（二）工作理念的落后

在實際的工作中，由于二級學(xué)院辦公室主任的工作理念落后，就會嚴(yán)重影響學(xué)院辦公室的工作效率，進(jìn)而影響學(xué)院與師生的發(fā)展。學(xué)院辦公室主任工作理念落后的表現(xiàn)主要體現(xiàn)在下面幾個方面：

1.辦公室主任依法依規(guī)、依據(jù)校紀(jì)校規(guī)辦事的理念不足。辦公室主任依法依規(guī)、依據(jù)校紀(jì)校規(guī)辦事的理念不足直接影響到學(xué)院的法治建設(shè)。在實際的工作中，有的是依據(jù)經(jīng)驗和慣例來做事，有的是完全按照領(lǐng)導(dǎo)的意思辦事，有的是根據(jù)自己的心情來做事。

2.辦公室主任對于先進(jìn)理念的認(rèn)識不足?，F(xiàn)在擔(dān)任辦公室主任的人年齡都偏大，也沒有什么輪崗工作的機會，就會讓辦公室主任形成一種固定的思維與處世方式，讓他們不愿意去了解和認(rèn)識新的理念。這就導(dǎo)致了二級學(xué)院辦公室工作與新理念的沖突。

二、提升二級學(xué)院辦公室主任綜合素質(zhì)的策略

（一）加強辦公室主任的素質(zhì)、能力和意識的培養(yǎng)

1.培養(yǎng)辦公室主任的五種素質(zhì)

提高辦公室主任的政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)和身體素質(zhì)。辦公室主任的政治素質(zhì)提高可以幫助主任凝聚辦公室的人心，有效領(lǐng)導(dǎo)下屬，保障辦公室工作的順利進(jìn)行;辦公室主任的道德素質(zhì)提高可以讓主任在做事時嚴(yán)格規(guī)范自己，保證自身在二級學(xué)院辦公室的威信;辦公室主任的業(yè)務(wù)素質(zhì)提高可以幫助主任更加熟悉辦公室的工作范圍和對自己工作的了解，可以對各項工作進(jìn)行最佳的指導(dǎo);辦公室主任的文化素質(zhì)提高可以幫助主任對于辦公室管理的得心應(yīng)手;辦公室主任的身體素質(zhì)提高可以幫助主任在面對繁忙的工作室更好地勝任。

2.培養(yǎng)辦公室主任的五種能力

提高辦公室主任的處世能力、寫作與表達(dá)能力、組織管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力和開拓創(chuàng)新能力。辦公室主任的處世能力可以幫助主任讓他們處事更加豁達(dá)，更加謹(jǐn)慎，待人更加真誠，會讓他們在調(diào)節(jié)學(xué)校各種關(guān)系的時候更加容易。辦公室主任的寫作與表達(dá)能力可以幫助主任提高口頭表達(dá)和書面表達(dá)能力，讓他們在寫公文的時候減少不必要的錯誤。辦公室主任的組織管理能力可以幫助主任更好的對辦公室人、物、事進(jìn)行管理，讓辦公室按照自己的指定的方向努力來提高辦公室的工作效率。辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)能力可以幫助主任更好的與人交流，了解辦公室職員的實際情況，實現(xiàn)人員配置的最佳化。辦公室主任的開拓創(chuàng)新能力可以幫助主任更好的學(xué)習(xí)新的知識，因為現(xiàn)在知識的更新?lián)Q代非常快，如果辦公室主任不主動去接受并創(chuàng)新的話就會被社會所淘汰。

3.培養(yǎng)辦公室主任的四種意識

提高辦公室主任的大局意識、責(zé)任意識、公仆意識和服務(wù)意識。辦公室主任的大局意識可以幫助主任能夠站在全局去思考問題，可以把主任的注意力放在那些重要的事件上。辦公室主任的責(zé)任意識可以幫助主任在日常工作中盡可能的多去做一點來幫助院級領(lǐng)導(dǎo)減壓。同時還有助于主任做事大事不誤，小事不漏的習(xí)慣養(yǎng)成。辦公室主任的公仆意識可以提高主任的事業(yè)心、責(zé)任感的敬業(yè)精神，可以讓主任在工作時全身心的投入工作。辦公室主任的服務(wù)意識可以讓主任更好的為院領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，把辦公室工作領(lǐng)導(dǎo)好。

（二）加強辦公室主任的實踐

只有將工作投入到實踐中，做出成績才具有說服力。辦公室主任擔(dān)負(fù)著協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的制定和發(fā)布，所以辦公室主任就要把日常的工作做到最佳。所以辦公室主任要深入到學(xué)院的師生中多交朋友，不放過每一個可以調(diào)查的對象。

三、總結(jié)

通過上文的講述，可以發(fā)現(xiàn)高校二級學(xué)院辦公室主任在高校是一個很重要的位置，主任直接負(fù)責(zé)的學(xué)院辦公室對于學(xué)院中領(lǐng)導(dǎo)與師生的聯(lián)系、學(xué)院與社會的聯(lián)系都很重要，也關(guān)乎著學(xué)院與學(xué)院師生的發(fā)展，所以想要實現(xiàn)學(xué)院的良好發(fā)展與建設(shè)就需要不斷提高高校二級學(xué)院辦公室主任的綜合素質(zhì)。本文對于提升高校二級學(xué)院辦公室主任綜合素質(zhì)策略的探討只是個人見解，但是在實際的辦公室主任綜合素質(zhì)強化中還需要學(xué)校、學(xué)院、領(lǐng)導(dǎo)、師生的共同努力。

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