強化事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

于宛平

摘? 要：隨著當前社會的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理制度也在不斷進行完善。檔案管理對于事業(yè)單位信息的處理有著重要的作用，不僅是政府檔案工作的一部分，也與人們的生活有著密切的聯(lián)系。事業(yè)單位檔案信息化管理，符合當前發(fā)展的發(fā)展方向，也能滿足當前的社會發(fā)展需求。如何加強事業(yè)單位信息安全以及如何規(guī)劃建設(shè)方向，成為檔案管理部門當前的探討內(nèi)容。本文基于事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)展開相關(guān)討論，希望能對今后的事業(yè)檔案管理帶來一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)檔案? 管理? 信息化建設(shè)? 有效探究

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（b）-0143-03

Research on Strengthening the Information Construction of Enterprise Archives Management

YU Wanping

（Baishan Grain Supervision and Inspection Management Station， Baishan Grain and Material Reserve Bureau， Baishan， Jilin Province，134300 China）

Abstract： With the rapid development of the current society， the file management system of public institutions is constantly improving. File management plays an important role in the processing of information in public institutions. It is not only a part of the government's file work， but also has a close relationship with people's lives. The information management of the archives of public institutions conforms to the current development direction and can also meet the current social development needs. How to strengthen the information security of public institutions and how to plan the construction direction has become the current discussion content of the archives management department. This article launches relevant discussions based on the information construction of career archives management， hoping to bring certain reference significance to future career archives management.

Key Words： Enterprise archives; Management; Informatization construction; Effective research

隨著我國快速的經(jīng)濟發(fā)展，經(jīng)濟建設(shè)速度也在逐步提升，人們的生活質(zhì)量以及生活幸福感也得到了極大的提高。其中，事業(yè)單位以及政府都作出來相應(yīng)的貢獻。事業(yè)單位的改革與發(fā)展，促使檔案數(shù)量日漸增多，為檔案管理工作帶來的一定的挑戰(zhàn)，因此，我國要積極探索事業(yè)檔案管理方向，將信息化建設(shè)融入到管理策略當中，進一步推進內(nèi)容的實施速度，促使事業(yè)檔案管理為社會發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1? 當前事業(yè)單位檔案信息化存在的問題

檔案信息化管理要基于計算機技術(shù)之上，計算機的硬件設(shè)施以及條件成為事業(yè)單位檔案管理的重要基礎(chǔ)，也關(guān)系到今后管理水平的鑒定標準。由于地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展存在一定的差異性，單位間的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上也存在不完善、數(shù)據(jù)庫更新速度滯后等情況，在一定程度上都制約了事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)效果以及推進的速度。例如，我國當前的檔案信息化管理缺乏規(guī)范性，尤其是針對保密檔案，不僅沒有建立完善的管理標準，還造成檔案分類混亂，甚至一些檔案管理人員在工作時間沒有投入到工作內(nèi)容當中，為黑客的入侵提供了可乘之機，極有可能造成檔案信息的大面積泄露。事業(yè)單位在進行管理時也沒有制定規(guī)范的管理職業(yè)，對于存在違規(guī)行為的工作人員沒有實行懲治，或懲治力度不夠，導(dǎo)致違規(guī)現(xiàn)象不能有效根除[1]。

當前很多事業(yè)單位對于檔案管理的力度不夠，同時也缺乏正確的管理觀念，認為檔案管理部門沒有實質(zhì)的工作內(nèi)容，甚至對于檔案管理人員產(chǎn)生錯誤認識，認為任何人都能勝任這一工作。這也造成了很多事業(yè)單位將不是管理學(xué)專業(yè)的人員或者不了解信息化發(fā)展的員工安排到這一崗位上，還有一些單位將檔案管理部門作為員工退休前的過渡部門，不僅體現(xiàn)出事業(yè)單位在檔案管理上存在管理方式上存在弊端，也能從側(cè)面反映出當前的管理方式落后，沒有結(jié)合信息化發(fā)展趨勢，導(dǎo)致單位發(fā)展受到阻礙。由于檔案管理人員沒有相關(guān)的知識儲備以及工作經(jīng)驗，也為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來不利影響。

很多單位在檔案管理方面沒有投入足夠的資金，導(dǎo)致信息化管理缺乏啟動資金或后續(xù)完善的資金鏈條[2]。從管理方面來看，單位沒有建立有效的管理平臺和措施，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部在查詢檔案信息時無法及時更新。而且當前一些企業(yè)的技術(shù)條件有限，無法做到檔案管理與信息化結(jié)合，無法滿足內(nèi)部員工的使用需求，不利于單位進一步推行管理方式以及措施。

傳統(tǒng)的檔案是通過紙張作為記錄載體進行保存的，填寫內(nèi)容有限，而且在整理上也需要較大的耗時，更新周期也無法保證。在進行長時間的保存之后，紙張會因其自身原因產(chǎn)生一定的破損、字跡模糊等情況，為后續(xù)的管理工作帶來很大的阻礙。而且當員工進行公司間調(diào)度或跨省工作時，紙質(zhì)檔案無法及時送達到目標單位，在這一過程中極有可能出現(xiàn)檔案遺失、信息泄露等情況，為員工自身的工作也帶來諸多不便。一些企業(yè)沒有認識到檔案管理的重要性，進而影響管理部門的管理進程。

2? 事業(yè)單位檔案信息化管理內(nèi)容

在傳統(tǒng)的檔案管理當中，單位往往是建立紙質(zhì)檔案，不僅需要大量的紙張，在存放空間上也有著較多的要求，例如，檔案存放室要注意通風(fēng)、防潮等細節(jié)，稍有不慎就可能讓檔案受到損失，而且，紙質(zhì)檔案管理在管理費用上也是一筆較高的支出。因此，事業(yè)單位可以逐步推行檔案信息化管理進程，既能減少管理費用，也能節(jié)省儲存空間[3]。信息化管理主要依托于計算機，在管理上只需定時進行系統(tǒng)維護或升級即可，省去了繁雜的管理內(nèi)容以及條件。信息化管理也能提升檔案的查找速度，促使檔案管理想科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，極大的提升了單位的工作效率。信息化檔案管理方式不僅改變了傳統(tǒng)的管理模式，更是一種創(chuàng)新之舉，事業(yè)單位的檔案管理部門作為信息儲存的重要部門，要充分發(fā)揮其查詢信息的便捷性，簡化檔案查詢流程，全面提升檔案的歸納效率，不斷提升信息化技術(shù)在檔案管理中的作用。在建立檔案數(shù)據(jù)庫時，管理人員要基于事業(yè)單位對于檔案管理的需求以及自身條件，建立符合單位發(fā)展的有效管理方式，在進行檔案內(nèi)容錄入時，要注重信息的準確性以及完整性。在逐步推進事業(yè)單位檔案管理信息化的同時，也要注重檔案管理信息化的作用。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理上有著不可規(guī)避的缺陷，例如，在眾多的資料當中，難免會產(chǎn)生資料歸檔錯誤、丟失等問題。基于這一問題，單位要逐步采用信息化管理，不僅能提升信息管理的安全性，也能基于數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行快速定位和查找。在信息化管理方式下，管理人員可以在計算機上設(shè)置查看人員的身份權(quán)限，或者設(shè)置密碼等保密措施，規(guī)范操作人員的身份，并且在一定程度上也能降低外界獲取單位內(nèi)部信息的風(fēng)險。單位的內(nèi)部人員也可以基于信息化管理方式，更加快速地進行內(nèi)部共享，進一步推動事業(yè)單位的發(fā)展進程。

3? 事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展規(guī)劃

在當前的信息化發(fā)展之下，事業(yè)單位要逐步提升對檔案管理部門的重視，并且重視檔案管理信息化的重要性。事業(yè)單位要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式對其產(chǎn)生的影響，樹立信息化檔案管理機制，檔案管理者要積極深入到公司內(nèi)部，全面了解當前檔案的管理情況，并且制定更加符合自身單位發(fā)展的規(guī)劃。單位要基于檔案管理部門相關(guān)的條件支持，逐步提升檔案管理信息化的進程。

傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)內(nèi)容為主，當前一些單位沒有積極采用信息化管理方式，只是一味的遵循傳統(tǒng)手段進行檔案管理，如果不緊跟時代發(fā)展方向，會給今后的變更帶來更大的工作阻礙。因此，單位的直屬領(lǐng)導(dǎo)一定要意識到檔案管理信息化的重要性，積極做出創(chuàng)新舉動，技能提升管理工作的效率，也能規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，避免管理工作出現(xiàn)低級失誤，也能為管理人員帶來一定的工作便捷。在進行人員調(diào)度時，能夠更加快捷的進行信息調(diào)取以及傳輸，技能提升管理效率，也能防止檔案在運輸過程中發(fā)生遺失、損壞等情況[4]。事業(yè)單位要構(gòu)建起完整的檔案信息化管理內(nèi)容，結(jié)合當前員工的發(fā)展訴求以及規(guī)劃，積極構(gòu)建符合其發(fā)展的管理方式。值得管理者注意的是，管理內(nèi)容以及細則不是一成不變的，管理者要結(jié)合員工、企業(yè)自身等條件靈活調(diào)整，是檔案管理信息化進程更加滿足事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃。

事業(yè)單位在檔案管理上要準備專項建設(shè)基金，首先，要為計算機等設(shè)備提供放置場地，并且為計算機配置較好的硬件裝置以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，安裝當前最新的檔案管理系統(tǒng)，能夠在前期的發(fā)展當中減少不必要的資金支出。事業(yè)單位在檔案的安全上也要著重注意，在計算機的選取以及互聯(lián)網(wǎng)的架設(shè)上，都要設(shè)置安全防護裝置，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。這也要求單位內(nèi)部要加大硬件設(shè)施的資金投入，并且要防止外界因素的干擾，例如，在計算機放置的場所要安裝防電磁、防潮設(shè)備，確保計算機可以免除不利引導(dǎo)的影響。

事業(yè)單位檔案管理信息化不是短時間內(nèi)能夠完成的內(nèi)容，不僅涉及到檔案管理部門，與企業(yè)內(nèi)部的每個部門以及每一位員工都有著密切的聯(lián)系，是一項范圍較廣的信息工作。檔案管理人員的素質(zhì)也關(guān)乎到事業(yè)單位檔案管理工作的開展進程。對于當前的事業(yè)單位而言，加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，成為當下的主要工作內(nèi)容。前期在硬件設(shè)施上進行資金投入的同時，也要定期向檔案管理部門以及工作人員開展相關(guān)的培訓(xùn)工作，首先，單位要提升管理人員的計算機操作水平，定期為管理人員進行針對性的指導(dǎo)工作，全面提升工作人員自身的專業(yè)素養(yǎng)，引導(dǎo)管理人員要基于當前的發(fā)展趨勢以及工作內(nèi)容，及時更新自身的專業(yè)知識認知范疇，進一步提升主觀能動性，積極汲取新技術(shù)以及新工作內(nèi)容[5]。其次，企業(yè)要及時制定有效的考核機制，檢驗管理人員是否掌握當前的培訓(xùn)內(nèi)容，有條件的單位可以將考核內(nèi)容分為卷面以及上機操作，全面考核員工能否進行自我整合以及利用。對于考核成績不好的員工要及時促進其自身進行反省，防止其在接下來的工作當中發(fā)生同樣或類似的錯誤，對于考核成績較好的人員，事業(yè)單位可以進行口頭鼓勵或頒發(fā)獎狀，積極調(diào)動員工的工作積極性，為后續(xù)的檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)[7-9]。

4? 結(jié)語

綜上所述，當前的科技發(fā)展在不斷的進步當中，事業(yè)單位要將檔案管理信息化提上工作日程，并且要將其視為重點的工作內(nèi)容。事業(yè)單位檔案管理信息化要基于計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行開展，對于事業(yè)單位提升工作效率帶來積極變化。信息化技術(shù)是科技進步的成果，為了更好地適應(yīng)信息化管理，事業(yè)單位要制定一系列的管理內(nèi)容，避免出現(xiàn)緊急問題。在進行檔案管理信息化的同時，要逐步構(gòu)建良好的硬件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)條件，及時制定科學(xué)化的員工考核機制，及時轉(zhuǎn)變管理者的管理思想，逐步利用信息化管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)觀念，建立起更加符合自身企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃。事業(yè)單位要逐步建立起符合當前社會發(fā)展的檔案管理體系，在全面推進管理發(fā)展的同時，也能為事業(yè)單位的發(fā)展帶來更好的內(nèi)容規(guī)劃。

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