如何提升行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平

摘要：隨著我國行政事業(yè)單位改革的深入和信息技術的發(fā)展，對加強內部檔案信息化管理，提升數(shù)字化水平提出了更高要求。文章對當前行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化管理現(xiàn)狀進行了分析，從多個層面提出了加強檔案管理數(shù)字化管理的措施建議，旨在對做好當前行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作提供一定指導和幫助。

關鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化水平

行政事業(yè)單位檔案管理工作相對來說具備一定的復雜性，通過應用數(shù)字化技術，可以使得檔案管理的效率更高。然而，在數(shù)字化的建設過程中，存在著一些不容忽視的問題，相關人員要采取針對性的措施加以解決，并且對單位內部檔案管理的實際情況進行了解，進而提升檔案管理信息化、數(shù)字化管理水平。

一、行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

1、缺乏對檔案數(shù)字化建設的認知

隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，數(shù)字化技術對于行政事業(yè)單位的檔案管理工作來說有著重要的意義，然而，現(xiàn)實工作中，單位內部多數(shù)員工對檔案數(shù)字化建設缺乏正確的認知。一些管理者仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，不能跟隨時代發(fā)展的進程對做好檔案管理數(shù)字化進行謀劃。還有一些單位雖然建立了數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是因為認知上的問題，使得數(shù)字化的應用效果不明顯，數(shù)字化應用象征意義大于實際意義。

2、數(shù)字化技術的應用存在問題

數(shù)字化技術在檔案管理中的應用存在著較多的問題。信息化技術的發(fā)展使得行政事業(yè)單位檔案管理效率有了明顯提升，但是信息化技術的發(fā)展也存在著一些不足和問題，比如數(shù)字化技術需要與相應的安全管理技術同步發(fā)展，但在一些事業(yè)單位中，還沒有做到這一點，配套機制并不完善，從而對檔案管理的數(shù)字化建設產生影響。

3、相關配套設施不完善

行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的建設需要先進的設備來支撐，但是一些單位管理人員因為思想認知上的問題，對檔案管理數(shù)字化建設認識不充分，措施不到位，基礎設施設備建設相對滯后。此外，檔案管理條件較差，一些單位沒有為內部檔案數(shù)字化管理工作留出足夠的時間與空間，加之相應設施不完善，使得數(shù)字化建設效果差強人意。

二、提升行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的措施

1、明確檔案數(shù)字化建設的目標，完善相關管理制度

對于當前的行政事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設而言，需要明確其建設的目標，對有關管理制度進行完善。相關管理人員應該明確檔案管理數(shù)字化建設的方向，結合行政單位實際，確保檔案管理數(shù)字化建設的有效落實。當前，信息技術在我國各各業(yè)中得到了廣泛應用，行政事業(yè)單位必須清楚的認識到信息技術的優(yōu)勢，在檔案管理中促進數(shù)字化的建設進程，從而有效的提升檔案管理的工作效率。行政事業(yè)單位還應該建立相應的數(shù)字化檔案管理體系，完善檔案管理的運行模式，充分的發(fā)揮出檔案管理的作用。無論是單位領導，還是檔案管理人員都要提高認識，在工作中將數(shù)字、信息等資源進行整合，加大對數(shù)字化建設的投入力度，為數(shù)字化的建設創(chuàng)造良好的基礎。具體到檔案工作人員而言，要對單位檔案管理實際情況進行全面深入了解掌握，建立完善的檔案管理制度，保證建立的制度與檔案管理工作相適應。同時還要明確檔案管理工作重點，針對檔案資料性質，完善內部運行，做好與其它工作的科學銜接，從而保證檔案管理工作的順序性。

2、建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的有效銜接

數(shù)字化建設主要目的是為了提升行政事業(yè)單位檔案管理效率。行政事業(yè)單位管理人員應該明白在內部建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的重要性，借助數(shù)字化平臺，可以促進各部門之間的溝通對接，提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)資源共享，節(jié)省運營管理成本。數(shù)字化管理系統(tǒng)應該能夠滿足對檔案的全周期管理，使得檔案管理工作能夠高效完成生成采集、分類整理、移交歸檔等流程，并且確保電子檔案的真實性。通過數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化采集和整理，避免因人工操作帶來的失誤，提高檔案管理的精準性。對行政事業(yè)單位而言，通過建立內部共享平臺，可以使得內部人員或者社會有關方面查閱一定的檔案資源，并且有一定的使用權，有效提升了檔案的價值。相關單位在完善檔案管理系統(tǒng)的基礎上，還應該將其與內外部的網(wǎng)絡連接起來，使得檔案管理工作能夠充分的發(fā)揮出其共享資源。另外，相關人員還應該加強對檔案數(shù)字化管理的管控力度，在歸檔方面，管理人員應該對上傳的歸檔進行審批，合格之后才可以進行入庫。在借閱方面，可以分為電子、紙質等借閱方式。借閱時同樣需要通過相關人員的審批。在銷毀方面，如果確定需要銷毀，就應該將銷毀的原因進行存檔。

3、加工原有紙質檔案，建設檔案數(shù)字化管理體系

在行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設進程中，還會存在著較多的紙質檔案，這些檔案數(shù)量較多，且較為復雜，如何處理這部分檔案也是檔案管理工作中需要解決的問題。對于原有紙質檔案的處理，首先，應該將分散于各個部門的檔案資料進行收集、歸類和整合，對內容進行分類，重新制定目錄，將其納入數(shù)字化管理系統(tǒng)中。其次，如果紙質檔案的熟練過多，可以對那些利用率較高的檔案進行提前托管，先將部分檔案提前歸進檔案管理系統(tǒng)中。最后，對于已經(jīng)審核過的紙質檔案，應進行嚴格處理，對于沒有保存價值的要進行銷毀，對于需要保存的，要進行存檔或者委托托管。此外，要建立完善的檔案數(shù)字化管理體系和實施方案，對該方案進行科學的論證，在此基礎上建立與之匹配的管理架構體系，從而為數(shù)字化建設和應用奠定良好基礎。在檔案數(shù)字化平臺應用上，有關單位要結合工作需要，加強人才培訓力度，制定培訓計劃，加大培訓投入，通過講座、外出參觀學習等方式，使檔案管理人員充分熟悉和掌握數(shù)字化系統(tǒng)操作方式，提高檔案管理數(shù)字化、智能化水平。

綜上所述，提升檔案管理數(shù)字化應用水平對于行政事業(yè)單位具有十分重要的意義。對行政事業(yè)單位領導層和管理人員而言，要深刻認識內部檔案管理數(shù)字化管理的重要性，轉變思想觀念，創(chuàng)新管理舉措，加大基礎設施投入，完善各項管理制度機制，提升檔案管理人員的業(yè)務知識和數(shù)字化操作技能，不斷提升服務水平，為深化我國行政事業(yè)單位檔案管理改革提供有力保障。

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作者簡介：田嚴青，女，漢族，山西孝義人，1986.01，本科學歷，助理館員，2008年畢業(yè)于山西師范大學，主要從事檔案管理工作。