企業(yè)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性及對(duì)策建議

王文軒

摘要：存貨是制造企業(yè)重要的實(shí)物資產(chǎn)，存貨在企業(yè)的周轉(zhuǎn)包括采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、再次倉(cāng)儲(chǔ)和銷售五個(gè)環(huán)節(jié)，其內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)降低運(yùn)營(yíng)成本和提升盈利能力非常重要。本文對(duì)制造業(yè)企業(yè)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性和現(xiàn)階段存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè); 存貨采購(gòu); 內(nèi)部控制

一、制造企業(yè)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制的重要作用

存貨是制造企業(yè)的重要實(shí)物資產(chǎn)，，是生產(chǎn)的起點(diǎn)，存貨在制造企業(yè)往往經(jīng)過(guò)采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售五個(gè)環(huán)節(jié)，將采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等主要生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門緊密聯(lián)系在一起。因此，存貨的管控在制造企業(yè)的內(nèi)部控制中顯得尤為重要，而存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)的控制是源頭，其重要性主要體現(xiàn)在資金占用和企業(yè)盈利能力兩個(gè)重要方面。

內(nèi)部控制

從資金占用角度看，制造企業(yè)存貨金額較大，在資產(chǎn)總額中占比很高，企業(yè)存貨占企業(yè)總資產(chǎn)的比例大約為50%.由此看出，存貨是企業(yè)重要的流動(dòng)資產(chǎn)對(duì)企業(yè)資金影響很大，甚至決定著企業(yè)資金鏈的安全。如果不根據(jù)市場(chǎng)需求來(lái)制定企業(yè)的銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，盲目大量地采購(gòu)和生產(chǎn)，勢(shì)必造成存貨的大量積壓，積壓的存貨滯銷，影響資金及時(shí)回籠，增大資金使用成本，增大財(cái)務(wù)費(fèi)用，降低企業(yè)的盈利能力，嚴(yán)重時(shí)甚至有引發(fā)資金鏈斷裂的危險(xiǎn)，直接將企業(yè)推向生死存亡的邊沿。

二、制造企業(yè)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題

1. 原材料等存貨采購(gòu)量與生產(chǎn)銷售不匹配

企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際 需求偏離較大，導(dǎo)致原材料等存貨采購(gòu)量與生產(chǎn)銷售不匹配。

第一，企業(yè)預(yù)算編制流于形式。未認(rèn)真進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)定位不準(zhǔn)確，導(dǎo)致銷售計(jì)劃偏離實(shí)際情況，影響生產(chǎn)計(jì)劃的制定，從而影響采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性。

第二，缺乏行之有效的預(yù)算調(diào)整機(jī)制。市場(chǎng)環(huán)境變化時(shí)，企業(yè)沒(méi)有及時(shí)捕捉到相關(guān)信息，并及時(shí)調(diào)整自己的銷售策略，同時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，使采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際需求不相符。

2. 企業(yè)缺乏行之有效的存貨采購(gòu)內(nèi)部管控制度，不相容職務(wù)未相分離

（1）采購(gòu)環(huán)節(jié)不相容職務(wù)存在未相分離的問(wèn)題

采購(gòu)環(huán)節(jié)不相容職務(wù)未真正相分離。有些不相容崗位由同一人擔(dān)當(dāng)，有些崗位雖然分離了，但相關(guān)人員也可以串通，影響供應(yīng)商的選擇，操控采購(gòu)價(jià)格，給企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量及生產(chǎn)成本埋下重大隱患。

供應(yīng)商的調(diào)研、供應(yīng)商的選用、合同價(jià)格的談判、簽訂合同的審批、采購(gòu)訂單的申請(qǐng)、采購(gòu)訂單的審批、貨物驗(yàn)收、采購(gòu)訂單支付審批等不相容職務(wù)未相分離。

（2）企業(yè)缺乏行之有效的存貨采購(gòu)內(nèi)部管控制度

企業(yè)內(nèi)部各部門之間未建立行之有效的溝通機(jī)制。雖然有些企業(yè)有每月定期召開(kāi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)會(huì)，各部門負(fù)責(zé)人均會(huì)參會(huì)，但會(huì)議討論內(nèi)容幾乎固定不變，未就市場(chǎng)環(huán)境變化而及時(shí)修改企業(yè)預(yù)算，調(diào)整生產(chǎn)銷售計(jì)劃，導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃未能及時(shí)調(diào)整，市場(chǎng)應(yīng)對(duì)能力下降。

3. 各采購(gòu)環(huán)節(jié)管控不力，導(dǎo)致采購(gòu)成本增加

第一，在簽訂大框架合同時(shí)，實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與采購(gòu)訂單申請(qǐng)不一致，往往是高于采購(gòu)訂單申請(qǐng)價(jià)格，如采購(gòu)審核、財(cái)務(wù)付款審核不仔細(xì)，直接增大采購(gòu)成本，導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)下降。

第二，在原材料等存貨入庫(kù)驗(yàn)收時(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格按規(guī)定檢查其包裝是否完好無(wú)損、檢驗(yàn)其產(chǎn)品質(zhì)量是否合格、數(shù)量是否正確無(wú)誤，未及時(shí)將不合格的物料聯(lián)系供應(yīng)商退回或換貨，導(dǎo)致不合格的物料流入生產(chǎn)線，產(chǎn)生次品、不合格產(chǎn)品，增大生產(chǎn)環(huán)節(jié)不合格品率，從而增大產(chǎn)品成本，降低企業(yè)利潤(rùn)。此外，由于未準(zhǔn)確清點(diǎn)數(shù)量，也為日后存貨盤點(diǎn)留下了后遺癥。

第三，采購(gòu)需求訂單未及時(shí)處理，采購(gòu)人員將一些采購(gòu)訂單集中一起采購(gòu)，或?yàn)榱藴p輕自己的工作量，減少采購(gòu)次數(shù)，人為地增大一次性采購(gòu)量，增大庫(kù)存，導(dǎo)致倉(cāng)儲(chǔ)成本、人工成本、資金占用成本增加，降低企業(yè)利潤(rùn)。

三、加強(qiáng)制造企業(yè)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制的對(duì)策建議

1. 建立科學(xué)的決策機(jī)制，減少人為干擾因素

第一，實(shí)行企業(yè)預(yù)算管理，每年 編制下一年度的預(yù)算。為了降低庫(kù)存，減少存貨積壓， 制造企業(yè)按照以銷定產(chǎn)的思路編制年度預(yù)算，根據(jù)市場(chǎng)行情進(jìn)行銷售預(yù)測(cè)，根據(jù)原材料價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)決定是否提前進(jìn)行采購(gòu)儲(chǔ)備。

2. 建立科學(xué)的、行之有效的存貨采購(gòu)內(nèi)部控制制度

制造企業(yè)存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)至少包括以下幾類不相容職務(wù)：供應(yīng)商的考察、詢價(jià)與確定供應(yīng)商;采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行;采購(gòu)計(jì)劃編制、采購(gòu)業(yè)務(wù)的訂單申請(qǐng)與審批;驗(yàn)收與供應(yīng)商確定等采購(gòu)環(huán)節(jié)崗位;采購(gòu)、驗(yàn)收與出入庫(kù)等相關(guān)會(huì)計(jì)記錄;貨款支付審批與支付執(zhí)行。不得由同一部門，更不能由同一崗位辦理完采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的全過(guò)程。

3. 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)崗位責(zé)任感，提高專業(yè)能力

采購(gòu)的基本原則包括：成本效益原則、質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則、公平競(jìng)爭(zhēng)原則。采購(gòu)人員培訓(xùn)應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)以下幾個(gè)方面工作：

（1）新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的選擇

對(duì)新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況從產(chǎn)能、設(shè)備、交期、技術(shù)、品質(zhì)等多方面進(jìn)行評(píng)估、認(rèn)證，以確保供應(yīng)商自身優(yōu)良，未來(lái)能滿足制造企業(yè)的供貨需求。

（2）與供應(yīng)商的比價(jià)與議價(jià)談判

應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，從維護(hù)企業(yè)利益的角度出發(fā)開(kāi)展工作，要能經(jīng)受起各種誘惑和考驗(yàn)，防止有些供應(yīng)商為了爭(zhēng)取更好的價(jià)格，而采取不當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段。

（3）對(duì)于已經(jīng)合作的供應(yīng)商加強(qiáng)審核

為了確保供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力，應(yīng)從價(jià)格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期四個(gè)方面加強(qiáng)審核。及時(shí)跟蹤掌握原材料市場(chǎng)價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升所采購(gòu)的原材料品質(zhì)并降低采購(gòu)成本。

（4）編制采購(gòu)計(jì)劃。根據(jù)制造企業(yè)實(shí)際情況確定適宜的采購(gòu)批次，并進(jìn)行交期控制，加強(qiáng)與供應(yīng)商、企業(yè)各部門之間的溝通協(xié)調(diào)。

參考文獻(xiàn)

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（青島濱海學(xué)院?山東?青島?266555）