試論提高檔案管理科學化水平的策略

李曉東

摘要：社會的不斷進步與發(fā)展，給檔案管理工作帶來了不小挑戰(zhàn)，本篇文章就檔案管理科學化展開相應論述。首先對阻礙科學化水平提高的原因進行了簡單分析，如體制不清晰和模式較固化等，都會影響到檔案管理的整體質量。隨后闡述了四點提升措施，包括建立健全的檔案管理體制、靈活轉變檔案管理模式、注重檔案管理的評估分析和組建專業(yè)檔案管理隊伍，希望能對有關人士的研究提供有利參考。

關鍵詞：檔案管理;科學化;策略

檔案管理在社會發(fā)展中扮演著重要角色，與信息資源的合理調用、良好檔案環(huán)境的構建以及人民群眾利益的維護等都有著密切聯(lián)系。因此對檔案管理科學化進行進一步探析，對社會的可持續(xù)運行有積極影響。

1.阻礙檔案管理科學化水平提高的原因

1.1檔案管理體制不清晰

有些檔案部門在實際管理期間，可能會將更多的精力與時間投入到了人員調配、流程規(guī)劃或資料對接中，而在管理體制的改良和完善上有所忽視，使得科學化水平一直處在可維持的狀態(tài)中，給檔案管理精度與準度的提升造成了一定阻礙。如部分檔案部門可能會受業(yè)務周期影響而沒有對管理體制中的細小問題進行及時處理，導致所堆積的問題在負面作用下由量變逐漸轉化為了質變，不僅增加了檔案管理的難度，還給科學化理念的應用帶來了隱形壓力與負擔。

1.2檔案管理模式較固化

雖然一些檔案部門能按照既定的體系要求來開展管理工作，但卻會因管理模式較固化而難以展現(xiàn)科學化的利用價值，不利于改善檔案管理質量。如有些檔案部門可能會習慣了固定的管理模式，若是在沒有做好前期準備或調研工作的基礎上，將新型的模式及理念強行引用到日常管理中，則容易干擾到管理人員的工作思路，嚴重時還會影響領導層關于檔案管理科學化建設的決策結果。若檔案部門為了緊跟時代發(fā)展步伐而盲目借鑒其他類型管理模式，還可能引發(fā)業(yè)務流程目的不明現(xiàn)象，需要對管理模式進行慎重選擇。

1.3檔案管理隊伍較松散

導致檔案管理科學化水平得不到有效提升的因素有很多，管理隊伍較松散就是其中之一，與管理人員專業(yè)基礎薄弱和管理制度較生硬等都有很大關系。如有些檔案部門沒有將人性化理念貫徹到常規(guī)管理中，使得考核與激勵機制沒有得到全面落實，而此類現(xiàn)象便容易降低管理人員的工作熱情和積極性，有時還會導致人才資源的流失。

2.檔案管理科學化水平的提升措施

2.1建立健全的檔案管理體制

嚴謹、穩(wěn)妥的體系機制不僅對檔案管理的有序推進有支撐性作用，還對科學化理念的介入有正向引導效果，需要對檔案管理體制的補充與優(yōu)化給予關注，具體可以從以下幾點中入手：第一，要對當前所實施的管理體制進行多層次剖析，對于其中隱含的漏洞問題和不足之處除了要進行及時整改，還要將改進后的內容記錄到指定備案庫中，從而為日后體系機制的再次優(yōu)化提供參考依據(jù)。第二，要對短期發(fā)展計劃與長期戰(zhàn)略方針下的檔案管理有所明確，以辯證、客觀的視角來制定契合度較高的管理體制，以免出現(xiàn)表象化或形式化問題而給管理質量帶來不必要的影響。第三，要對管理體制的階段性更新給提高重視，如對其中陳舊、落后的制度觀念進行升級或剔除處理，來更好的順應新時期背景下檔案管理的訴求。

2.2靈活轉變檔案管理模式

單一死板的模式及理念已經很難在科學化的檔案管理中發(fā)揮出最佳效果，需要將創(chuàng)新思維與管理模式進行有機結合，以實事求是的角度來靈活管理檔案。如檔案管理中會產生大量的數(shù)據(jù)資料，若思維觀念停滯不前，一味采用傳統(tǒng)形式下的方法來處理檔案資料，不僅會造成人力及時間成本的過度消耗，還會增加人為失誤問題的誘發(fā)幾率。所以，可以根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀來建立相對應的信息化管理系統(tǒng)，這樣對接期間所形成的數(shù)據(jù)資料便能在第一時間上傳到系統(tǒng)平臺中，既節(jié)約了檔案整合時間，又提高了數(shù)據(jù)信息的準確性與真實性。而領導層則能根據(jù)系統(tǒng)所展示的信息來對各階段下的檔案管理情況進行動態(tài)掌握，是科學化逐步展現(xiàn)的有力武器之一。但在應用信息化系統(tǒng)時，還要做好基礎硬件與軟件的維護工作，為管理模式的穩(wěn)定運用加設雙重防護。

2.3注重檔案管理的評估分析

檔案管理具有復雜性和流程性特點，不同類型的檔案資料其管理形式會有多種展現(xiàn)形式，而要想讓科學化理念及技術手段應用水平在檔案管理中得到實質意義上的提升，便要對各發(fā)展期間下檔案管理現(xiàn)狀的定向型評估工作進行科學規(guī)劃。如評估結果與預期標準存在較大差距，便要對問題成因進行追溯性分析，從根源上規(guī)避風險隱患問題，為科學化檔案管理的時效性與規(guī)范性發(fā)展鋪設穩(wěn)固道路。若評估結果達到預期要求，則可以對下一階段的檔案管理方案進行精細化處理，進一步加強科學化應用的深度與廣度。除此之外，領導層還要對員工層基于檔案管理科學化所提出的意見和建議進行及時反饋，并將以人為本理念融入到管理流程中，保證評估結果真實、有效，以此來發(fā)揮科學化手段的優(yōu)勢。

2.4組建專業(yè)檔案管理隊伍

檔案管理中需要足夠的人力資源給予支持，而對管理隊伍的組建工作加以重視，不僅能提高優(yōu)秀人才的利用率，還對管理隊伍整體組織結構的鞏固有重要意義，需要把控好隊伍建設力度。首先，要對管理人員的理論基礎和實踐能力進行全方位考量，并對其責任意識和職業(yè)道德素養(yǎng)等有所了解，從而為專業(yè)檔案隊伍的組建提供人才保障。其次，要注重管理人員的定期考核與工作評價，根據(jù)其真實能力來適當調整崗位或工作內容，充分發(fā)揮管理人員職能價值，為科學化的落實注入新鮮血液。最后，可以通過開設培訓活動的方式來提高管理人員的工作水平，使其在深造學習和經驗積累中逐漸掌握檔案管理的精髓與技巧，為科學化體系的應用貢獻一份力量。

結論：

在科技水平與經濟實力的不斷提升下，很多高效、便捷的方式方法被應用到了檔案管理工作中，不僅給管理效率及質量的強化創(chuàng)造了有利條件，還為檔案信息的安全管護奠定了堅實基礎。對于檔案管理科學化發(fā)展中涉及到的難點問題和干擾因素，如管理流程混亂或業(yè)務對接不到位等，領導層也能對問題產生的原因進行及時分析，并結合檔案管理原則來制定出具有針對性的解決方案，發(fā)揮科學化理念價值。

參考文獻

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