關(guān)于國際學(xué)生檔案管理的初步思考

摘要：隨著我國國際影響力的不斷提高，來華國際學(xué)生規(guī)模不斷擴大。國際學(xué)生的檔案和中國學(xué)生的情況大不相同。國際學(xué)生的檔案對招生、日常管理、校友管理等工作都有重要的意義，本文著重分析目前國際學(xué)生檔案管理存在的問題并提出解決對策。

關(guān)鍵詞：國際學(xué)生、檔案管理、解決對策

一、國際學(xué)生檔案管理的意義

（一）為國際學(xué)生日常管理提供依據(jù)。

國際學(xué)生檔案反映了國際學(xué)生的教育方式、招生宣傳、生源地、風(fēng)俗習(xí)慣等諸多信息，涵括了國際學(xué)生生活、學(xué)習(xí)與就業(yè)等各個方面。對國際學(xué)生檔案的系統(tǒng)性掌握與分析，可以歸納出我國當(dāng)前國際學(xué)生發(fā)展的基本態(tài)勢，并為未來國際學(xué)生管理服務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐。加強高校國際學(xué)生檔案管理，有助于高校國際學(xué)生精準(zhǔn)化服務(wù)管理，提升國際學(xué)生管理科學(xué)化水平，避免信息不對稱造成的管理盲區(qū)誤區(qū)。

（二）有助于開展國際學(xué)生招生工作。

現(xiàn)有國際學(xué)生檔案中的優(yōu)秀事跡，包括在校國際學(xué)生參加各種活動的獲獎證書、影像材料、已有國際學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)情況，尤其是杰出校友的檔案更是學(xué)校榮譽的體現(xiàn)，在招生宣傳中直接發(fā)揮著強大的標(biāo)桿作用，能增強高校對潛在生源的吸引力，也在一定程度上能提升高校的國際形象，進(jìn)一步促進(jìn)對外交流。

（三）輔助國際學(xué)生校友工作。

作為高校的一支特殊群體，國際學(xué)生本身也是高校發(fā)展中的一筆重要資源，是向他們的所在國宣傳學(xué)校的“民間大使”，保留國際學(xué)生的檔案的作用，在學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)生成為優(yōu)秀校友之后尤其凸顯出來，許多在中國大學(xué)畢業(yè)的國際學(xué)生，回國后職業(yè)發(fā)展良好，在外交、經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域任職并取得一定的社會地位，可以充分利用此類校友的檔案資料，在招生宣傳方面發(fā)揮作用。

二、目前國際學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）國際學(xué)生檔案管理的意識薄弱。

2008年頒布的教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》對國際學(xué)生的相關(guān)檔案僅在外事類中簡單提及。2017年頒布的教育部第42號令幾乎沒有提及國際學(xué)生檔案管理。省級教育行政管理部門對國際學(xué)生檔案管理沒有明確的文件。針對國際學(xué)生的教育管理，高校都會制定本校的國際學(xué)生手冊，但很少涉及國際學(xué)生檔案管理。

（二）檔案管理機構(gòu)不統(tǒng)一，人員不固定。

檔案管理機構(gòu)不清晰，其中，國際學(xué)生的教學(xué)資料多由教務(wù)部門管理，生活資料多由后勤物業(yè)部門管理，就業(yè)資料多由招生就業(yè)部門管理，這樣就會造成國際學(xué)生檔案由多頭部門進(jìn)行管理，協(xié)同性不足，造成國際學(xué)生檔案資料采集和存放分散。另外，缺乏專人負(fù)責(zé)檔案，一般由國際學(xué)生主管部門的管理人員或國際學(xué)生輔導(dǎo)員兼任，而這些人員本身就肩負(fù)繁重的工作量，且缺乏檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，無法全身心投入國際學(xué)生檔案的整理、管理工作，加之無規(guī)范管理文件，缺乏相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，故檔案移交工作往往流于表面，以錄取材料為主。

（三）檔案內(nèi)容不完整。

國際學(xué)生檔案類別繁雜，按照時間整理，從招生階段學(xué)生提交的申請材料，畢業(yè)證書、成績單到入學(xué)后的簽證材料、獎學(xué)金申請材料、活動證明等都可以作為國際學(xué)生的檔案。由于國際學(xué)生檔案在入學(xué)前由國際學(xué)生主管部門管理，而在學(xué)習(xí)期間由所屬院系管理，待畢業(yè)前重新交給國際學(xué)生主管部門，這種多頭管理模式使檔案管理過于分散，難以保證內(nèi)容的完整性與系統(tǒng)性。

三、加強國際學(xué)生檔案管理的幾點建議

（一）完善檔案管理制度建設(shè)。

自國家教委頒發(fā)有關(guān)高校學(xué)校檔案實體分類法后，外事類檔案被列為高校十大檔案之一。教育部也實施了相關(guān)的檔案管理辦法，這從法律層面對國際學(xué)生檔案管理范圍、方法做出了界定。但是在具體的管理過程中，相關(guān)規(guī)定使國際學(xué)生檔案管理過于籠統(tǒng)、簡單，不能滿足當(dāng)前對國際學(xué)生檔案的管理要求。各高校需要根據(jù)高校國際學(xué)生各方面管理情況，立足于法律法規(guī)，制定合理的國際學(xué)生檔案管理制度。

（二）加強檔案管理人員的配置和培訓(xùn)。

要完善國際學(xué)生檔案管理機構(gòu)的職責(zé)，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高國際學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。目前，國際學(xué)生檔案管理人員往往身兼多職，無法全身心投入檔案管理工作，故高校應(yīng)設(shè)置專崗對國際學(xué)生檔案進(jìn)行管理和利用。目前輔導(dǎo)員及管理人員培訓(xùn)，內(nèi)容一般圍繞國家政策、學(xué)生管理、招生、保險、教學(xué)等方面，學(xué)籍管理雖常被提及，但也僅限于學(xué)籍電子注冊和學(xué)歷報送，很少提及學(xué)籍檔案管理。鑒于國際學(xué)生檔案管理對高校乃至國家形象的重要性，建議相關(guān)部門針對國際學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和問題，在全國開展相關(guān)的培訓(xùn)，同時給各高校國際學(xué)生檔案管理專員提供一個交流學(xué)習(xí)的平臺。

（三）明確檔案管理職責(zé)，指定檔案管理機構(gòu)。

國際學(xué)生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，由于檔案語言、管理部門、文化背景等，國際學(xué)生檔案管理的協(xié)同性問題影響到檔案本身的開放與利用。為此，要理順國際學(xué)生檔案管理部門的各自責(zé)任，明確各自分工。

（四）完善國際學(xué)生檔案管理內(nèi)容。

對于完善國際學(xué)生檔案管理，其內(nèi)容涉及較多，主要包括簡化國際學(xué)生基本信息錄入程序、做好學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫信息資源共享及成績信息一體化管理。在學(xué)生進(jìn)校后，學(xué)生利用系統(tǒng)，一方面可根據(jù)自身的學(xué)習(xí)情況，將檔案信息進(jìn)行更新與補充，另一方面學(xué)生可自行查閱個人基本信息，而學(xué)?？筛鶕?jù)學(xué)生完善的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的篩選與使用。

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[3] 胡鴻杰.中國檔案學(xué)的理念與模式[M].北京：中國人民大學(xué)出版社， 2005：195-197.

作者簡介：姓名：李婷婷，性別：女，籍貫：青海省海東市，民族：漢族，生日：1986年2月，學(xué)位：碩士研究生，職稱：助理，研究員研究方向：高等教育學(xué)生管理

作者簡介：李婷婷，西南政法大學(xué)國際教育學(xué)院，國際學(xué)生輔導(dǎo)員 研究方向：高等教育

（西南政法大學(xué)）