事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理的探析

摘要：當(dāng)今，信息技術(shù)以超除人們預(yù)料的速度迅猛發(fā)展，各個(gè)事業(yè)單位基本都形成了局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、有的已與大數(shù)據(jù)中心網(wǎng)相聯(lián)。事業(yè)單位為了提高工作質(zhì)量和工作效率，先后開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)和管理的新思路，逐步完善和提高優(yōu)化集中管理，從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理。由于事業(yè)單位檔案管理所涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域廣泛，并且是多學(xué)科和多領(lǐng)域，加之各單位人事檔案和業(yè)務(wù)檔案等不同內(nèi)容的因素，就對(duì)檔案管理人員提出了非常高的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。因而，建立信息檔案，做好檔案開(kāi)發(fā)利用，維護(hù)和保護(hù)好本單位和個(gè)人合法權(quán)益，特別是維護(hù)好事業(yè)單位歷史真實(shí)面貌具有非常重大和深遠(yuǎn)的意義。

2021年是實(shí)施“十四五”規(guī)劃，開(kāi)啟全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家新征程的第一年，也是我們黨成立100周年，中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)進(jìn)入了歷史發(fā)展的新時(shí)代，在這個(gè)特殊的歷史時(shí)期，我們黨的光輝歷程和優(yōu)良傳統(tǒng)文化以及新時(shí)期的發(fā)展規(guī)劃中，需要大力發(fā)展檔案事業(yè)，也為檔案發(fā)展開(kāi)啟了新紀(jì)元。在這偉大歷史發(fā)展契機(jī)中，如何保護(hù)、開(kāi)發(fā)、利用好檔案，做好檔案信息化建設(shè)和科學(xué)化管理，是應(yīng)該值得我們認(rèn)真思考的課題。我通過(guò)實(shí)際工作，分析略述。

一、要建立健全事業(yè)單位檔案信息化管理的相關(guān)法律法規(guī)

1 、充分發(fā)揮體制優(yōu)勢(shì)。

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的重要組成部分，充分發(fā)揮好黨管檔案的體制優(yōu)勢(shì)。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，使檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制具體化，“一把手”親自抓，是對(duì)檔案管理工作的重視。新修訂的《檔案法》旗幟鮮明把堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)入法律，把黨的領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)到檔案工作全過(guò)程和各方面，明確了政治屬性，確保了發(fā)展方向。

2、依法治檔，積極開(kāi)展法制宣貫活動(dòng)。

雖然國(guó)家檔案局頒布了相應(yīng)的法律來(lái)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理和制約，但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，仍然會(huì)出現(xiàn)許多的問(wèn)題。需要積極開(kāi)展依法治檔的宣傳教育活動(dòng)，邀請(qǐng)檔案專家或檔案員對(duì)單位全體職工培訓(xùn)、講解檔案法律法規(guī)，提高依法治檔的理念。

3、科學(xué)管理，要根據(jù)不同的行業(yè)領(lǐng)域的工作屬性，建立檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，進(jìn)行有效的管理。

每個(gè)事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理所呈現(xiàn)的態(tài)度和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)都不同。并且事業(yè)單位檔案管理所涵蓋的內(nèi)容都是與本單位內(nèi)部建設(shè)和發(fā)展，以及員工個(gè)人信息等內(nèi)容，它們具有保密性。因此，在實(shí)際的事業(yè)單位檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)建立健全事業(yè)單位檔案信息化管理的相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行制約，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案規(guī)范化管理，從而進(jìn)行有效的管理。

二、完善事業(yè)單位檔案信息化管理責(zé)任制

首先要建立事業(yè)單位檔案信息化管理的相關(guān)法律法規(guī)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及管理責(zé)任制，其次要按規(guī)定設(shè)立綜合性檔案室，有專門(mén)的庫(kù)房、工作間和辦公室。建立和健全六項(xiàng)防護(hù)措施和五項(xiàng)管理責(zé)任制度。檔案室專職人員不僅專門(mén)收繳各部門(mén)的文件資料和檔案，還要接受和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息管理資料及檔案，按照檔案信息化管理責(zé)任制做好各項(xiàng)工作。要不斷完善檔案信息化管理責(zé)任制，因人員變動(dòng)時(shí)，要做好相關(guān)資料的交接手續(xù)，還要交接系統(tǒng)操作和各種軟件操作的使用方法等，從而能夠持續(xù)穩(wěn)定地進(jìn)行下去。在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程中，不僅要依照國(guó)家的發(fā)展趨勢(shì)和事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)際需求加以推進(jìn)，還要明確各個(gè)管理人員的工作崗位和基本職責(zé)。檔案室專職人員對(duì)各部門(mén)兼職檔案人員的工作要進(jìn)行檢查，并賦予監(jiān)督檢查指導(dǎo)的權(quán)利，從而對(duì)其起到有效的監(jiān)督和制約。

三、加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高信息化管理水平

做好檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是做好信息化管理的前提和保障。要從幾個(gè)方面下工夫。1、豐富館藏。加大征集和宣傳力度，增強(qiáng)培訓(xùn)和教育輻射面，主動(dòng)收集和接收檔案資料。2、從結(jié)構(gòu)上、內(nèi)容上、名人上、歷史事件上、周年上、專題上、業(yè)務(wù)科研上、重大會(huì)議上等等，豐富檔案室資料。3、不僅接受文書(shū)檔案，還有接受會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、人事檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、業(yè)務(wù)檔案、案件檔案、實(shí)物檔案等，征集名人、實(shí)物檔案同時(shí)也要征集光盤(pán)、影像視頻檔案等，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，豐厚內(nèi)容。4、在質(zhì)量上夯實(shí)業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。 檔案案卷質(zhì)量是一切的基礎(chǔ)，打好基礎(chǔ)才能實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)利用和信息化資源的共享。5、實(shí)現(xiàn)全部的檔案計(jì)算機(jī)檢索目錄，做好系統(tǒng)的規(guī)劃和分階段實(shí)施，最終全部實(shí)現(xiàn)目標(biāo)信息化管理。

四、最終實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與無(wú)紙化信息檔案融合

隨著信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用和“兩網(wǎng)兩化”的發(fā)展，許多事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始利用各種辦公軟件和音視頻技術(shù)進(jìn)行制作和記錄，這就能夠從檔案繁重的體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高了工作效率和工作質(zhì)量。能夠?qū)⒏黜?xiàng)工作內(nèi)容及時(shí)高效地進(jìn)行傳遞，實(shí)現(xiàn)集約化和平臺(tái)共享，實(shí)時(shí)能夠減少各項(xiàng)工作信息偏差問(wèn)題，提高時(shí)效性和提升工作的精確度和準(zhǔn)確度，并將實(shí)現(xiàn)最終的融合。

五、加大事業(yè)單位檔案信息化管理力度

首先，要從穩(wěn)妥有效地對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔和歸檔后的管理，就要從電子文件的特征上、管理上加以研究。

一、電子文件的特征主要有八個(gè)方面：

1、電子文件數(shù)字化信息形態(tài)。2、電子文件對(duì)設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)的依賴性。3、電子文件載體的非直讀性。4、電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性及對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性。5電子文件的學(xué)習(xí)與主題相分離性。6、電子文件的信息共享性及不安全性。7、電子文件的易改性。8、電子文件非實(shí)體歸檔的可能性。雖然能夠?qū)崿F(xiàn)非實(shí)體歸檔，但從檔案的規(guī)定考慮，也必須要有實(shí)體歸檔，這是必不可缺的工作。

二、電子檔案的管理主要有六個(gè)方面：

1、制定檔案歸檔制度。建立紙質(zhì)檔案管理和信息檔案管理并加以保護(hù)。2、保管環(huán)境：按照光盤(pán)、磁盤(pán)等管理的規(guī)定加以妥善管理。3、檢測(cè)與維護(hù)：即使拷貝也按3-5年進(jìn)行有效性和安全性檢查。4、服務(wù)和利用：歸檔的光盤(pán)不能外借，只能以拷貝、文件復(fù)印等形式提供利用。5、統(tǒng)計(jì)：檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)并按規(guī)定時(shí)間如季度、年度加以歸檔后情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并納入檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。6、鑒定與銷毀：對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定檢測(cè)和做銷毀登記，申請(qǐng)上報(bào)方能組織鑒定和銷毀。

其次，業(yè)務(wù)檔案管理是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，它的管理好與壞，很大程度反映了單位專業(yè)技術(shù)人員的管理水平高低，也是衡量單位科學(xué)化管理水平的標(biāo)準(zhǔn)，搞好事業(yè)單位各項(xiàng)工作的保障。

再其次，檔案信息化管理的過(guò)程中要加強(qiáng)宣教和編研。使全體員工意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，建立部門(mén)信息檔案檢查系統(tǒng)，積極配合檔案部門(mén)做好收集、移交和監(jiān)督工作，充分利用現(xiàn)代化手段，保護(hù)和支持檔案的開(kāi)發(fā)，也是檔案信息開(kāi)發(fā)利用的關(guān)鍵所在并能夠起到促進(jìn)全局工作的作用。同時(shí)還有加強(qiáng)檔案材料編研，不斷提高檔案編制的業(yè)務(wù)水平，按標(biāo)準(zhǔn)形成，按標(biāo)準(zhǔn)編制，要有歷史觀，給后人留下寶貴財(cái)富。

五、不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

要高度重視，檔案工作管理人員的專業(yè)性。事業(yè)單位檔案涉及領(lǐng)域愈來(lái)愈寬、專業(yè)性越來(lái)越強(qiáng)和分科越來(lái)越精細(xì)及信息化程度更加高，導(dǎo)致無(wú)論從經(jīng)驗(yàn)上、能力和結(jié)構(gòu)上，在檔案信息的管理工作中都會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題。我們了解到，許多事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)高低不同，并且對(duì)檔案信息化管理沒(méi)有達(dá)到高度統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，從而影響了工作效率和工作質(zhì)量的提升。因此，建設(shè)一支政治素質(zhì)過(guò)硬，業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍，就顯得尤為迫切和重要。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，不僅精通檔案專業(yè)還要掌握事業(yè)單位所屬行業(yè)性的檔案，而且還要具備扎實(shí)的語(yǔ)文功底和歷史知識(shí)，以及與檔案相關(guān)的科學(xué)知識(shí)，并能熟練掌握計(jì)算機(jī)和相關(guān)信息網(wǎng)絡(luò)操作維護(hù)工作能力，需要復(fù)合性人才。實(shí)時(shí)學(xué)習(xí)、更新、提高專業(yè)知識(shí)，以適應(yīng)崗位工作要求，使其能夠積極、高效地參與到檔案信息化管理工作中去。

綜上所述，事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，是符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)也能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)要給予其大力的支持和幫助，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)交流和自身建設(shè)，努力提高知識(shí)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。要將信息化管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題加以解決和優(yōu)化，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，從而能夠持續(xù)穩(wěn)定健康地發(fā)展下去。為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

實(shí)時(shí)學(xué)習(xí)、更新、提高專業(yè)知識(shí)，以適應(yīng)崗位工作要求。

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作者簡(jiǎn)介：王英俊、女、1964.11、蒙古族、哲盟、本科、副高、研究方向：檔案管理。

（內(nèi)蒙古自治區(qū)藥品檢驗(yàn)研究院 ?內(nèi)蒙古 ?呼和浩特 ?010050）