照片檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)探索與實(shí)踐

葛如一 劉思雨 吳熠 張琪 汪宇

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，人類(lèi)的工作方式和生活方式因數(shù)字技術(shù)的進(jìn)步正悄然發(fā)生著改變，數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為各行業(yè)搶占制高點(diǎn)的必然選擇，現(xiàn)代檔案管理亦面臨著數(shù)字化生存的考驗(yàn)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。文章以國(guó)網(wǎng)蘇州供電公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“蘇州公司”）為例，通過(guò)分析企業(yè)在照片檔案收集整理和利用服務(wù)中存在的問(wèn)題，探索企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的途徑，力求形成具有較強(qiáng)實(shí)用性、通用性及推廣價(jià)值的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

蘇州公司檔案室成立于1989年，至2020年底室存文書(shū)類(lèi)照片檔案8415張，工程類(lèi)照片檔案24194張。照片檔案管理參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《國(guó)家電網(wǎng)公司照片檔案整理規(guī)范》等文件要求執(zhí)行。2020年蘇州公司照片檔案查閱28人次、利用1265張，服務(wù)對(duì)象主要有黨建部、工會(huì)、建設(shè)部、運(yùn)維部以及上級(jí)公司和兄弟單位，照片利用集中于展廳陳列、主題宣傳、員工培訓(xùn)、書(shū)冊(cè)編印、運(yùn)維管理、項(xiàng)目驗(yàn)收等方面。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐的不斷推進(jìn)，蘇州公司檔案服務(wù)能力得到進(jìn)一步提升，照片檔案價(jià)值日漸凸顯并受到重視。2021年3月12日，國(guó)家電網(wǎng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員與公司系統(tǒng)全國(guó)兩會(huì)代表委員座談，公司黨組書(shū)記、董事長(zhǎng)辛保安叮囑說(shuō)：“這些音視頻、照片等，都是寶貴的歷史影像資料，是公司的寶貴財(cái)富，要做好存檔工作，今后都要這樣?！?h3>一、企業(yè)照片檔案管理工作現(xiàn)狀

照片檔案是企業(yè)檔案中的重要門(mén)類(lèi)，長(zhǎng)期以來(lái)，照片檔案在存貯體量和利用頻次方面遠(yuǎn)低于文書(shū)、科技等門(mén)類(lèi)檔案，檔案部門(mén)往往對(duì)照片檔案管理缺乏足夠重視，日漸成為大多數(shù)企業(yè)檔案管理中的薄弱短板。

1. 收集渠道單一，歸檔內(nèi)容固化

目前企業(yè)歸檔照片一般來(lái)源于本單位宣傳或新聞部門(mén)，歸檔內(nèi)容主要圍繞重大會(huì)議、重點(diǎn)工作、重要工程、重大事件等內(nèi)容，收集渠道單一、歸檔內(nèi)容固化的狀況相當(dāng)普遍。收集是檔案工作的起始點(diǎn)，也是整個(gè)工作流程的重要環(huán)節(jié)，歸檔來(lái)源單一不僅會(huì)影響照片檔案的數(shù)量和質(zhì)量，同時(shí)將嚴(yán)重制約后期檔案開(kāi)發(fā)和利用工作。

2. 相冊(cè)制作煩瑣，實(shí)體歸檔量驟減

制作照片檔案冊(cè)是照片檔案整理流程中的最后環(huán)節(jié)，主要包括照片洗印、核對(duì)排序、裁切粘貼、信息著錄、編目裝冊(cè)等工序，整個(gè)制作過(guò)程極其煩瑣且耗時(shí)。特別在2000年以后，隨著數(shù)碼攝影廣泛應(yīng)用，數(shù)碼照片逐步替代傳統(tǒng)紙質(zhì)照片，企業(yè)照片歸檔數(shù)量也隨之快速增長(zhǎng)。以蘇州公司文書(shū)類(lèi)照片檔案為例，1991-2000年年均歸檔照片不到50張，2011-2020年年均歸檔照片數(shù)躍升至660張，其中2020年度歸檔照片就高達(dá)1200張。受人力資源與技術(shù)手段的制約，實(shí)體照片檔案冊(cè)制作逐漸變成檔案部門(mén)新的困擾，多數(shù)單位僅將少量反映重要內(nèi)容且保管期限為“永久”的數(shù)碼照片沖印成紙質(zhì)照片裝冊(cè)歸檔，有的單位甚至直接取消實(shí)體裝冊(cè)。從照片檔案保存與實(shí)際利用角度分析，上述做法均有欠缺，究其根源還在于照片檔案實(shí)體裝冊(cè)工作費(fèi)力耗時(shí)。

3. 利用方式傳統(tǒng)，檔案服務(wù)低效

照片檔案利用不同于其他門(mén)類(lèi)檔案，雖然系統(tǒng)已有照片基本著錄信息，但與實(shí)際查詢(xún)需求的契合度較低，照片利用服務(wù)大都仍以提供實(shí)體照片檔案冊(cè)為主，其優(yōu)點(diǎn)是照片瀏覽直觀(guān)方便，缺點(diǎn)是資源不完整、閱覽內(nèi)容控制困難且需要利用者親赴檔案室查閱。這種傳統(tǒng)單一、被動(dòng)低效的服務(wù)方式嚴(yán)重影響了照片檔案價(jià)值顯現(xiàn)和檔案服務(wù)水平提高。

4. 軟件功能孱弱，制約照片利用

目前檔案管理軟件已廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案工作，但由于研發(fā)人員對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)管理了解深度有限，以及研發(fā)中檔案人員參與度較低等原因，多數(shù)軟件產(chǎn)品只能應(yīng)對(duì)基本需求，缺少差異化考量與針對(duì)性研發(fā)。以國(guó)網(wǎng)數(shù)字檔案館系統(tǒng)中照片檔案模塊為例，其設(shè)計(jì)的功能定位與文書(shū)檔案模塊、工程檔案模塊基本相同，僅具備文件信息管理、單個(gè)電子文件下載瀏覽、表單打印等基礎(chǔ)功能，缺少批量預(yù)覽、比對(duì)選擇、圖形檢索、圖文合并輸出等高效實(shí)用功能。

二、照片檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體做法

數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是利用數(shù)字技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)進(jìn)行科技賦能，本質(zhì)上涉及的是一種管理模式改變，需要用新思維去擺脫傳統(tǒng)模式的羈絆，釋放數(shù)字技術(shù)的內(nèi)在價(jià)值。為加快提升照片檔案管理水平，蘇州公司針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行深度剖析，并以檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)為目標(biāo)深入開(kāi)展管理創(chuàng)新。

1. 創(chuàng)建“照片檔案全數(shù)字管理”理念

為推動(dòng)照片檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，蘇州公司以需求為導(dǎo)向，主動(dòng)探索照片檔案電子文件全生命周期管理，創(chuàng)建“照片檔案全數(shù)字管理”理念。即在現(xiàn)有的數(shù)字采集、數(shù)字整理、數(shù)字檢索的基礎(chǔ)之上，著重完善照片檔案冊(cè)的數(shù)字輸出功能和拓展數(shù)字化利用方式，實(shí)現(xiàn)以數(shù)字打印封裝替代傳統(tǒng)手工制冊(cè)，以多樣化高效主動(dòng)服務(wù)替代單一化低效被動(dòng)服務(wù)。

2. 自主開(kāi)發(fā)數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件

針對(duì)目前照片檔案管理中實(shí)體裝冊(cè)與利用服務(wù)的難點(diǎn)，蘇州公司創(chuàng)新工作思路，提出并成功研發(fā)了數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件。即通過(guò)技術(shù)手段，對(duì)檔案系統(tǒng)現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)與文件信息進(jìn)行定向重組，輸出全新的“數(shù)碼照片檔案冊(cè)”電子文件，并以此為核心，驅(qū)動(dòng)管理方式與服務(wù)模式再造。該軟件研發(fā)始于2019年6月，于當(dāng)年10月完成測(cè)試驗(yàn)證，研發(fā)周期用時(shí)僅4個(gè)月，整個(gè)項(xiàng)目零資金投入，是公司系統(tǒng)首個(gè)由檔案部門(mén)提出并主導(dǎo)實(shí)施的軟件研發(fā)項(xiàng)目。為加強(qiáng)技術(shù)保障，江蘇省電力公司文檔處專(zhuān)門(mén)指定人員同步跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程，及時(shí)提供檔案專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)支撐；蘇州公司信通部門(mén)選派技術(shù)骨干負(fù)責(zé)編程；所屬各市縣公司和部分兄弟單位檔案專(zhuān)職人員積極參與軟件測(cè)試與驗(yàn)證工作。多方合力保證了數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件研發(fā)質(zhì)量。

3. 以彩色激光打印替代傳統(tǒng)手工裝冊(cè)

傳統(tǒng)相冊(cè)封裝方式最大的弊端是制作工作量大、利用方式受限。蘇州公司利用數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件自動(dòng)生成相冊(cè)電子文件，然后選用彩色激光打印專(zhuān)用紙進(jìn)行打印封裝，不僅大幅提高了相冊(cè)制作工作效率和工藝質(zhì)量，還開(kāi)創(chuàng)了彩色激光打印照片替代傳統(tǒng)紙質(zhì)照片的先例。相信隨著打印技術(shù)與輸出載體材料的不斷升級(jí)，打印照片檔案冊(cè)必將成為檔案部門(mén)照片冊(cè)制作的首選。

三、照片檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型初步成效

1. 提高了實(shí)體照片檔案冊(cè)制作效率

傳統(tǒng)實(shí)體照片檔案冊(cè)制作流程煩瑣耗時(shí)且大多需由手工完成。以500張照片裝冊(cè)為例，傳統(tǒng)手工制作流程：（1）整理電子文件；（2）送洗紙質(zhì)照片；（3）逐張核對(duì)排序；（4）逐張粘貼到檔案冊(cè)；（5）打印照片目錄表單；（6）逐張裁切、核對(duì)、粘貼或手寫(xiě)錄入信息。制作周期至少一個(gè)月。軟件輔助制作流程：（1）整理電子文件；（2）通過(guò)軟件生成“數(shù)碼照片檔案冊(cè)”電子文件；（3）激光彩打輸出；（4）裝訂成冊(cè)。制作周期2天。數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件的應(yīng)用，大幅簡(jiǎn)化了照片檔案冊(cè)制作流程，有效減輕了檔案人員工作強(qiáng)度，極大縮短了照片檔案冊(cè)制作周期，顯著提高了工作效率和工作質(zhì)量，保證了歸檔照片與實(shí)體檔案冊(cè)內(nèi)容、數(shù)量的一致性。

2. 創(chuàng)新了照片檔案利用服務(wù)模式

依托數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件，蘇州公司創(chuàng)建了多種新型檔案利用服務(wù)模式，有效促進(jìn)了照片檔案利用效率與服務(wù)質(zhì)量的提高，加快推動(dòng)了檔案利用服務(wù)由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變。

（1）實(shí)現(xiàn)照片檔案冊(cè)網(wǎng)上借閱。以往蘇州公司照片檔案冊(cè)僅有紙質(zhì)實(shí)體一種形式，利用者如需批量查閱則必須親赴檔案室，非常不便；現(xiàn)在有了照片檔案冊(cè)電子文件，利用者通過(guò)檔案系統(tǒng)辦理網(wǎng)上借閱，即可快速獲取相關(guān)照片檔案冊(cè)。服務(wù)方式的拓展為利用者提供了便利，進(jìn)一步促進(jìn)了照片檔案資源利用，2020年公司網(wǎng)上借閱照片檔案冊(cè)16人次、照片冊(cè)文件37件，照片利用852張。

（2）為利用者定制照片檔案冊(cè)。檔案人員可根據(jù)利用者需求，將相關(guān)照片的電子文件與信息表單從檔案系統(tǒng)下載至本地，然后通過(guò)數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件生成定制照片檔案冊(cè)文件（doc格式），最后由用戶(hù)依個(gè)人喜好選擇紙質(zhì)打印、U盤(pán)拷貝、光盤(pán)刻錄等不同形式留存查考。定制服務(wù)不僅提升了檔案服務(wù)質(zhì)量，還充分體現(xiàn)了以人為本的服務(wù)理念。

（3）為照片檔案編研提供高效工作方式。利用者開(kāi)展照片檔案編研必定大量瀏覽圖片，使用實(shí)體檔案冊(cè)閱覽相對(duì)方便、直觀(guān)，但資源不完整（多數(shù)單位僅將保管期限為永久的照片入冊(cè)）；如通過(guò)檔案系統(tǒng)瀏覽，資源完整但操作極其不便，這種兩難境況制約了照片檔案編研工作順利開(kāi)展。照片檔案冊(cè)電子文件的出現(xiàn)徹底化解了這種困境，不僅保證了瀏覽資源的完整，Doc格式文件的易用性更讓照片檔案編研變得輕松高效，快速瀏覽、內(nèi)容檢索、文本編輯、圖像復(fù)制、打印輸出等Word軟件功能的助力，甚至可以讓照片檔案編研工作一氣呵成。

3. 有效提升企業(yè)照片檔案管理水平

一是以理念創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)機(jī)制革新。為盡快將理念轉(zhuǎn)化為實(shí)踐，蘇州公司通過(guò)建立跨部門(mén)長(zhǎng)效合作機(jī)制，制訂《蘇州供電公司照片檔案歸檔范圍表》，組建檔案創(chuàng)新工作小組，定期開(kāi)展檔案利用需求征詢(xún)，多措并舉提升檔案工作質(zhì)量和效率。二是以技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)服務(wù)升級(jí)。數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，不僅簡(jiǎn)化了照片檔案冊(cè)制作流程，還為拓展照片檔案利用途徑、升級(jí)服務(wù)模式提供了重要支撐，解決了異地借閱、主動(dòng)推送、閱覽控制、照片編研等方面長(zhǎng)期困擾照片檔案利用的難題。

4. 助力企業(yè)檔案工作全面轉(zhuǎn)型

一是深化創(chuàng)新成果應(yīng)用，促進(jìn)檔案工作全面提升。蘇州公司照片檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐形成的管理理念、管理機(jī)制、服務(wù)模式，不僅適用于照片檔案管理，還可供其他門(mén)類(lèi)檔案管理借鑒或套用。二是加大推廣軟件成果，助力企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。數(shù)碼照片檔案冊(cè)自動(dòng)封裝軟件開(kāi)發(fā)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，參照了《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《國(guó)家電網(wǎng)公司照片檔案整理規(guī)范》等文件要求，具有較強(qiáng)的通用性，不僅適用于國(guó)網(wǎng)公司系統(tǒng)各單位，系統(tǒng)外單位也能直接使用。三是支撐智慧檔案構(gòu)建，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。自2015年起，蘇州公司一直致力于智慧檔案探索，本創(chuàng)新成果即是在研究《挖掘檔案在產(chǎn)生和利用上的潛在關(guān)聯(lián)關(guān)系》課題中衍生的，具有一定的前瞻性和實(shí)用性，為國(guó)網(wǎng)智慧檔案體系構(gòu)建提供了理論參考和先行經(jīng)驗(yàn)。

5. 數(shù)字化轉(zhuǎn)型成效初步顯現(xiàn)

隨著照片檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐不斷推進(jìn)，檔案工作成效初步顯現(xiàn)，照片檔案冊(cè)制作困境初步化解，系統(tǒng)照片信息與實(shí)體相冊(cè)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)完整匹配，照片檔案收集渠道有效拓展，利用人次、利用數(shù)量成倍增加，《光明七十載 奮進(jìn)新時(shí)代》《蘇供發(fā)展成就專(zhuān)題圖冊(cè)》等照片編研成果相繼完成，檔案利用者的時(shí)間成本和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)成本大量節(jié)省，檔案服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率、服務(wù)水平明顯提升。

四、照片檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的啟示與建議

1. 聚焦問(wèn)題激發(fā)創(chuàng)新思路

問(wèn)題意識(shí)是一種科學(xué)的管理理念，創(chuàng)新思路的形成大多源于人們對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的深入思考。蘇州公司在探索實(shí)踐中以問(wèn)題為導(dǎo)向，通過(guò)全面梳理排查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)而針對(duì)重點(diǎn)問(wèn)題展開(kāi)深入分析研究。在工作實(shí)踐中筆者深刻體會(huì)到，聚焦日常工作中的突出問(wèn)題并以此為切入點(diǎn)開(kāi)展探索，不僅具有現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)際效用，同時(shí)還能激發(fā)創(chuàng)新思路，許多理念的創(chuàng)新和技術(shù)的突破即在課題攻關(guān)過(guò)程產(chǎn)生，可以說(shuō)以問(wèn)題為導(dǎo)向是開(kāi)啟創(chuàng)新之路最有效的途徑。

2. 補(bǔ)齊短板促進(jìn)全面提升

目前企業(yè)檔案管理整體水平相比過(guò)去已取得長(zhǎng)足進(jìn)步，但仍存在較多短板。多數(shù)企業(yè)長(zhǎng)期習(xí)慣性地將文書(shū)檔案、科技檔案管理作為工作重點(diǎn)，對(duì)影像、實(shí)物等其他門(mén)類(lèi)檔案缺少關(guān)注，導(dǎo)致各門(mén)類(lèi)檔案發(fā)展極不均衡，“木桶效應(yīng)”日漸凸顯，長(zhǎng)此以往必將制約企業(yè)檔案工作全面提升，甚至還會(huì)影響檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。補(bǔ)齊短板是消除“木桶效應(yīng)”的唯一方法，且短板消除的進(jìn)度就是企業(yè)檔案工作全面提升的進(jìn)度。

3. 拓展服務(wù)彰顯檔案價(jià)值

蘇州公司長(zhǎng)期重視檔案利用服務(wù)，并在實(shí)踐中形成了一些具有特色的工作思路和工作方法。一是“換位思考”，將用戶(hù)的利用需求、利用體驗(yàn)作為改進(jìn)工作的方向；二是“與時(shí)俱進(jìn)”，將新技術(shù)應(yīng)用作為提升服務(wù)的抓手；三是“以人為本”，將定制化個(gè)性服務(wù)作為創(chuàng)新工作的著力點(diǎn)；四是“合作互助”，將跨專(zhuān)業(yè)合作作為拓展服務(wù)的重要方式。檔案利用服務(wù)是彰顯檔案價(jià)值最重要的方式，檔案利用服務(wù)能力也將成為衡量企業(yè)檔案管理水平最好的“試金石”。