“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)思考

郭寧

[摘 要]“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案資源管理相結(jié)合，以數(shù)字化檔案資源整合為基礎(chǔ)，可深入挖掘檔案資源的利用價(jià)值，從而有利于切實(shí)提升檔案資源服務(wù)水平。文章基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角，在分析檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題的基礎(chǔ)上，針對(duì)數(shù)字化檔案資源整合特點(diǎn)和服務(wù)模式進(jìn)行了具體論述，并進(jìn)一步探討了基于數(shù)字化檔案資源的服務(wù)體系，旨在充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提升檔案資源利用價(jià)值。

[關(guān)鍵詞] “互聯(lián)網(wǎng)+”；數(shù)字化檔案資源；整合利用；現(xiàn)狀；服務(wù)體系

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）09-0063-03

進(jìn)入信息化時(shí)代，在高新科技手段的支持下，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化整合是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。現(xiàn)如今，“互聯(lián)網(wǎng)+”正對(duì)人們的生活、學(xué)習(xí)、工作等方面產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。在此背景下，面對(duì)信息的海量增長(zhǎng)，如何從中挖掘出具有價(jià)值的信息，是檔案管理工作中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題?；诖耍P者通過(guò)分析數(shù)字化檔案資源整合特點(diǎn)和服務(wù)模式，進(jìn)一步探尋基于數(shù)字化檔案資源的服務(wù)體系，對(duì)促進(jìn)數(shù)字化檔案資源的整合利用價(jià)值的提高具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理現(xiàn)狀分析

進(jìn)入信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到快速發(fā)展的同時(shí)，被應(yīng)用在檔案資源管理工作中，促進(jìn)了檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展[1]。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理模式在相關(guān)先進(jìn)技術(shù)的支持下進(jìn)行了優(yōu)化和完善，這為檔案信息資源利用率的提升提供了支持，但是也產(chǎn)生了一系列問(wèn)題。這些問(wèn)題集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）管理缺陷

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的相結(jié)合是檔案資源管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，在這種情況下，檔案管理人員必須在思想上適應(yīng)時(shí)代變化需求。而現(xiàn)實(shí)情況是檔案管理人員仍然受傳統(tǒng)思想限制，沒(méi)有采用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)來(lái)推進(jìn)檔案數(shù)字化存檔、調(diào)檔等工作能力的提升，進(jìn)而制約了檔案資源管理水平的提高。更為嚴(yán)重的是部分檔案管理人員無(wú)法在海量檔案信息數(shù)據(jù)當(dāng)中挖掘出有價(jià)值的檔案信息，最終使得非結(jié)構(gòu)性檔案數(shù)據(jù)無(wú)法發(fā)揮出既有作用。

（二）技術(shù)缺陷

進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，現(xiàn)如今，檔案信息資源的發(fā)展呈現(xiàn)數(shù)量龐大、種類繁多、內(nèi)容繁雜等特征，這對(duì)檔案收集、整理、加工和利用等工作提出了更高的要求。而利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，則可以實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的高效化[2]。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，電子檔案體系的建立必須依托新技術(shù)、新媒介的應(yīng)用，如光盤、移動(dòng)硬盤等，都是用來(lái)保存檔案信息資源的重要新載體。但是在實(shí)踐中，它們?nèi)菀资艿酵饨鐝?qiáng)力破壞、黑客攻擊等，從而容易引發(fā)檔案數(shù)據(jù)被篡改、丟失等安全問(wèn)題，不利于檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。因此，要加強(qiáng)檔案信息資源安全管理，以避免檔案信息被刪除、被修改、被丟失等風(fēng)險(xiǎn)，才能促進(jìn)檔案信息資源利用率的提高[3]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字化檔案資源整合的主要特點(diǎn)概述

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和深入應(yīng)用，數(shù)字化檔案信息結(jié)構(gòu)也發(fā)生了一系列變化，對(duì)數(shù)字化檔案資源的整合，不是對(duì)某個(gè)檔案館信息資源整合，也不是一對(duì)一數(shù)字化檔案館的收集、轉(zhuǎn)化、共享[4]。關(guān)于數(shù)字化檔案資源整合的特點(diǎn)，包括以下幾點(diǎn)：

（一）集成性特點(diǎn)

通常來(lái)說(shuō)，在數(shù)字化檔案信息網(wǎng)站當(dāng)中，為了滿足檔案用戶需求，往往會(huì)包含各個(gè)領(lǐng)域的檔案資料，不僅包括檔案實(shí)體館藏資源，還包括與之相關(guān)領(lǐng)域的檔案資源。在此基礎(chǔ)上，與館藏檔案資源有機(jī)整合在同一個(gè)界面中，以此整合其與異構(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而使得各種類型的檔案信息資源與服務(wù)相結(jié)合，最終便于用戶在館藏資源中檢索相關(guān)信息時(shí)，可以跨庫(kù)檢索到相關(guān)信息，從而有利于促進(jìn)檔案信息資源共享，進(jìn)而有利于檔案利用價(jià)值的最大化[5]。

（二）互操作性特點(diǎn)

不同的數(shù)字化檔案信息門戶與數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)之間往往會(huì)存在一定的差異性，如數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)等，這種情況下，必然會(huì)影響檔案信息的服務(wù)水平。而統(tǒng)一界面的目的在于能夠?qū)崿F(xiàn)異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)資源的充分利用[6]。因此，數(shù)字化檔案門戶網(wǎng)站需具備異構(gòu)軟硬件相鏈接的功能，以便用戶在檢索檔案資源時(shí)，可以在門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)鏈接查閱相關(guān)檔案資源信息，這樣可以大幅度提升檔案信息管理服務(wù)水平，滿足檔案用戶在檔案使用時(shí)的個(gè)性化和多樣化需求[7]。

（三）時(shí)效性特點(diǎn)

進(jìn)行數(shù)字化檔案資源時(shí)在嚴(yán)格的信息選擇中進(jìn)行檔案信息的規(guī)范化描述，旨在保證檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。檔案信息資源的各類數(shù)據(jù)是數(shù)字化檔案更新的基礎(chǔ)，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)注重檔案信息的完善和優(yōu)化，對(duì)失去價(jià)值的檔案信息應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清除，以避免增加管理負(fù)擔(dān)[8]。同時(shí)，在檔案信息資源調(diào)整過(guò)程中，要充分考慮檔案信息資源的利用價(jià)值及用戶的需求，動(dòng)態(tài)更新檔案內(nèi)容和刪除過(guò)時(shí)檔案內(nèi)容。只有這樣，才能提高檔案信息資源服務(wù)的效率和質(zhì)量[9]。需強(qiáng)調(diào)的是在檔案內(nèi)容調(diào)整過(guò)程中，需要密切關(guān)注檔案信息資源的時(shí)效性，避免存在有價(jià)值的信息被刪除或者未及時(shí)更新到檔案信息資源系統(tǒng)中，以此確保檔案信息資源的服務(wù)質(zhì)量。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下基于數(shù)字化檔案資源的服務(wù)體系分析

“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案資源服務(wù)工作的相結(jié)合，既意味著檔案管理方式的革新，又意味著檔案信息資源將得到進(jìn)一步優(yōu)化，能夠?yàn)檎?、利用和共享檔案信息資源提供技術(shù)支持。數(shù)字化檔案資源整合程度直接關(guān)系檔案信息資源的利用率。

（一）數(shù)字化檔案資源整合形式

數(shù)字化檔案資源內(nèi)容豐富，且有著繁多的種類，其主要類型有購(gòu)買數(shù)據(jù)庫(kù)和自建數(shù)據(jù)庫(kù)兩類。而檔案館館藏目錄數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)字化檔案資源的核心組成內(nèi)容，主要有目錄查詢系統(tǒng)、各類光盤數(shù)據(jù)庫(kù)等[10]。無(wú)論是自建數(shù)據(jù)庫(kù)，還是購(gòu)買數(shù)據(jù)庫(kù)，都是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持下實(shí)現(xiàn)了以關(guān)鍵詞、題目等多種檢索方式，不僅如此，用戶在關(guān)鍵詞、題目查詢之后，除了機(jī)密性檔案文件，都可以進(jìn)行下載或者在線閱讀，從而有利于用戶全面了解館藏文獻(xiàn)檔案信息的詳細(xì)內(nèi)容。

（二）整合與服務(wù)體系的基本思路

以開(kāi)發(fā)和利用檔案館數(shù)字檔案資源共享為基礎(chǔ)，通過(guò)OPAC系統(tǒng)，構(gòu)建本體數(shù)據(jù)庫(kù)，其目的具體包括兩個(gè)方面：一是基于數(shù)字化檔案館館藏資源的知識(shí)，通過(guò)知識(shí)資源的傳遞和共享來(lái)實(shí)現(xiàn)增值目的。二是整合各檔案機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)豐富檔案信息資源來(lái)滿足用戶多元化和個(gè)性化的檔案信息需求，以實(shí)現(xiàn)檔案信息利用價(jià)值的最大化。數(shù)字化檔案管理既可以為用戶提供統(tǒng)一的檔案信息資源檢索平臺(tái)，又可以鏈接其他檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣一來(lái)，用戶只需要在檔案館的檢索平臺(tái)上即可實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索，便于用戶獲得所需要的檔案信息資源。首先，訪問(wèn)數(shù)據(jù)界面一體化。具體來(lái)說(shuō)，整合處理后的各類數(shù)字化檔案資源匯集在同一個(gè)檢索口，這樣一來(lái)，用戶只需要一個(gè)界面的檢索口便能享受便捷的一站式檔案信息資源檢索服務(wù)；其次，集成服務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中整合了各類數(shù)字化檔案資源，不僅有本館館藏檔案資源，還可以通過(guò)鏈接功能融入其他機(jī)構(gòu)的檔案資源，并在系統(tǒng)支持下推送到不同的用戶面前；最后，針對(duì)性優(yōu)質(zhì)服務(wù)。根據(jù)不同用戶對(duì)檔案信息資源的個(gè)人愛(ài)好、行為習(xí)慣等，為用戶定制專屬檔案信息產(chǎn)品，在滿足用戶真實(shí)需求的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享目的?？偠灾?，以用戶真實(shí)需求為核心，在不同館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，通過(guò)整合各類服務(wù)機(jī)制，為用戶提供檔案信息服務(wù)保障性平臺(tái)。

（三）數(shù)字化檔案信息資源政府與服務(wù)方法

數(shù)字化檔案資源整合主要是基于用戶需求的語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)，據(jù)此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的共享和增值服務(wù)。在實(shí)踐中，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1.檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與用戶信息庫(kù)的整合與服務(wù)。在實(shí)踐中，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與用戶信息庫(kù)的整合具體如下：檔案館檔案資源的共享，在數(shù)字化接口鏈接支持下，用戶通過(guò)檔案館之間的OPAC系統(tǒng)，即可進(jìn)入到查詢界面，這樣一來(lái)，用戶可以只需要在統(tǒng)一的查詢界面上，通過(guò)關(guān)鍵詞、題目等檢索方式獲得各類數(shù)字化檔案信息資源，且整個(gè)過(guò)程的操作十分便捷。

2.以檔案信息資源查詢系統(tǒng)與光盤檔案信息整合為基礎(chǔ)提供服務(wù)。數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中包括的檔案信息資源類型十分豐富，不僅有光盤之類的非紙質(zhì)文獻(xiàn)，還有紙質(zhì)文獻(xiàn)。其中，非紙質(zhì)文獻(xiàn)主要得益于數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，催生了以光盤為載體形式的信息資源存儲(chǔ)和利用。但是在檔案管理工作實(shí)踐中，光盤檔案資源的長(zhǎng)期保存仍然是一個(gè)亟須解決的問(wèn)題，若保存不當(dāng)，則可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息的遺失，從而給數(shù)字化檔案館資源管理造成負(fù)面影響。用戶通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，可以隨時(shí)隨地通過(guò)檢索入口獲得各類型的數(shù)字化檔案信息資源。例如用戶利用OPAC系統(tǒng)中的MARC數(shù)據(jù)可以快速了解系統(tǒng)中是否存在相關(guān)的資源，若檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中有相關(guān)的資源，用戶可在光標(biāo)的指引下通過(guò)點(diǎn)擊操作實(shí)現(xiàn)對(duì)此文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行在線運(yùn)行查看、下載鏡像文件到本地文庫(kù)中等操作，以獲得光盤內(nèi)的檔案信息內(nèi)容。

3.以整合特殊資源與CALI庫(kù)為基礎(chǔ)提供檔案信息服務(wù)。CALI數(shù)據(jù)庫(kù)檢索服務(wù)指的是基異構(gòu)系統(tǒng)的跨庫(kù)檢索，可按照檔案類型來(lái)進(jìn)行區(qū)分，按照檔案名稱進(jìn)行縮短檢索，若在系統(tǒng)中檢索到相關(guān)檔案信息資源后，用戶可以進(jìn)行在線閱讀和下載等相關(guān)操作，以便滿足用戶對(duì)檔案利用的多種化需求。CALI數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的功能具體包括數(shù)字化檔案館藏檢索、鏈接服務(wù)、檔案信息資源傳遞、咨詢服務(wù)四部分的內(nèi)容。以檢索服務(wù)為例，CALI數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)了海量化數(shù)據(jù)內(nèi)容的快速且準(zhǔn)確的檢索，并利用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)將檢索的相關(guān)信息及時(shí)地推送到界面中。不僅如此，CALI數(shù)據(jù)庫(kù)還可以采取定題檢索、數(shù)值類型檢索和全文檢索等方式檢索檔案館藏資源，進(jìn)而可以幫助用戶快速獲得所需要的檔案資源。

4.以基于知識(shí)本體的檔案信息資源整合為基礎(chǔ)提供。所謂“本體”，指的是某個(gè)領(lǐng)域檔案知識(shí)的規(guī)范描述。為方便用戶檢索檔案信息資源，往往要賦予Web上的檔案信息一定的計(jì)算機(jī)可理解的語(yǔ)義功能，為檔案信息共享提供支持。除此之外，主題圖作為數(shù)字化檔案組織和表示的常見(jiàn)方式之一，其功能是以知識(shí)地圖形式，依托語(yǔ)義技術(shù)將用戶引入相關(guān)檔案知識(shí)庫(kù)中，以便用戶便捷挖掘出具有價(jià)值的檔案信息內(nèi)容。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，主題分類作為眾多檔案數(shù)據(jù)整合模式中的一種常用格式，可對(duì)檔案資源的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行詳盡描述，這樣一來(lái)，用戶通過(guò)系統(tǒng)獲得檔案信息的同時(shí)，可以通過(guò)主題分類來(lái)迅速明確檔案信息資源的內(nèi)涵及具體語(yǔ)義。不僅如此，用戶在檔案信息檢索過(guò)程中，可以根據(jù)自身對(duì)檔案資源需求的類型，結(jié)合主題分類來(lái)縮小檢索范圍，可讓用戶更快地獲得相關(guān)檔案信息資源。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字化檔案資源的整合與服務(wù)是提高檔案資源利用率、滿足用戶對(duì)檔案信息資源多元化和個(gè)性化需求的重要舉措。通過(guò)本文分析可知，檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案資源的整合具有積極作用，并在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)了檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)之間的節(jié)點(diǎn)鏈接，能夠讓用戶在一體化、智能化的檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)上跨庫(kù)獲得需要的檔案信息資源，從而有利于促進(jìn)檔案信息增值服務(wù)水平的提升。

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