大數(shù)據(jù)+云會計環(huán)境下企業(yè)全面預(yù)算管理體系的設(shè)想

路小蘭 延安機場有限公司

引言

隨著現(xiàn)代社會中數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用及其與社會各領(lǐng)域的縱深融合，企業(yè)所處宏觀經(jīng)濟環(huán)境、行業(yè)環(huán)境下信息傳輸密度與速度均達到了前所未有的高度，對于大量的信息數(shù)據(jù)，企業(yè)使用傳統(tǒng)的方式進行預(yù)算管理將出現(xiàn)較大的局限性，尤其是企業(yè)在實際管理工作中使用傳統(tǒng)的方法，將無法在期間進行有價值信息的挖掘，導(dǎo)致企業(yè)對行業(yè)發(fā)展形勢的研判不科學(xué)、內(nèi)部決策依據(jù)不完善。與此同時，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，業(yè)務(wù)范圍的延伸，傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門“單打獨斗”、信息與溝通機制不善的組織架構(gòu)限制了企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的逐層分流，在該情況下，不僅無法促使內(nèi)部凝聚力的提升，也無法保證管理工作效率的提升，而云會計平臺以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，具備互聯(lián)網(wǎng)的開放性、共享性與便捷性，再結(jié)合大數(shù)據(jù)，可以實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中海量信息的存儲、處理、分析，保證全面預(yù)算管理中預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算監(jiān)督、預(yù)算分析等各個環(huán)節(jié)的銜接，繼而形成基于信息閉環(huán)的全面預(yù)算管理價值鏈條。

一、大數(shù)據(jù)+云會計手段在企業(yè)全面預(yù)算管理的實際應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)+云會計環(huán)境下，企業(yè)的全面預(yù)算管理要得到穩(wěn)定執(zhí)行和開展，需要制定的執(zhí)行策略還需要和現(xiàn)代信息化先進技術(shù)充分結(jié)合。

其一，企業(yè)傳統(tǒng)預(yù)算管理模式為采用EXCEL等基礎(chǔ)性軟件對有限信息進行分析，以此為依據(jù)為預(yù)算管理決策提供支持，由于軟件及手工操作的聚下逆行，無法實現(xiàn)對預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的精細化管理。而將大數(shù)據(jù)+作為主要基礎(chǔ)條件，將使企業(yè)的全面預(yù)算管理工作充分使用數(shù)據(jù)庫，其中囊括企業(yè)內(nèi)外部結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，各系統(tǒng)通過接口連入云會計平臺，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通與共建共享。

其二，促使戰(zhàn)略管理和預(yù)算管理以及職能管理的充分結(jié)合，戰(zhàn)略目標(biāo)的制定能夠為全面預(yù)算管理體系構(gòu)建提供重要條件，但是，使用傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式，使企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)制定具有極大的隨意性與主觀性，不利于企業(yè)短期目標(biāo)的實現(xiàn)。而大數(shù)據(jù)+云會計環(huán)境下，企業(yè)中要進行全面預(yù)算，則需要重點分析績效考核與獲利能力，借助云會計強大的分析能力可以真實反映企業(yè)當(dāng)前實際經(jīng)營發(fā)展情況、未來發(fā)展前景，繼而為戰(zhàn)略決策提供有力支撐。

從總體上看，大數(shù)據(jù)+云會計手段的使用，有利于企業(yè)預(yù)算管理體系的完善化形成，主要表現(xiàn)為三個方面的內(nèi)容，分別為日常的預(yù)算處理模塊、預(yù)算目標(biāo)的制定以及預(yù)算編制、執(zhí)行和分析；企業(yè)內(nèi)部預(yù)算與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都將更加直觀的分析，實現(xiàn)部分的集成化以及預(yù)算執(zhí)行的預(yù)警等；外部溝通模塊，用以廣泛整合用戶、行業(yè)、市場及宏觀經(jīng)濟政策等數(shù)據(jù)，為企業(yè)戰(zhàn)略、預(yù)算目標(biāo)的調(diào)整提供依據(jù)[1]?；谠朴嬎愕牧鞒膛c建構(gòu)，企業(yè)可通過SaaS構(gòu)建客戶端軟件，實現(xiàn)上述第一模塊功能；通過PaaS構(gòu)建企業(yè)平臺，實現(xiàn)第二模塊功能；通過IaaS引入大數(shù)據(jù)處理分析，將促使各個內(nèi)容的充分結(jié)合，以下，是基于大數(shù)據(jù)和云平臺手段下構(gòu)建的全面預(yù)算管理體系整體結(jié)構(gòu)。如圖1所示：

圖 1 大數(shù)據(jù)+云會計環(huán)境下企業(yè)全面預(yù)算管理體系架構(gòu)

二、大數(shù)據(jù)+云會計手段在企業(yè)全面預(yù)算管理的使用對策

基于企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，能夠保證全面預(yù)算管理服務(wù)質(zhì)量的提升，因此企業(yè)全面預(yù)算編制要以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，且預(yù)算的執(zhí)行、分析與評價結(jié)構(gòu)都需要對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的調(diào)整產(chǎn)生不同程度的支撐作用[2]。同時，基于對現(xiàn)代信息化手段的使用，信息與數(shù)據(jù)價值凸顯，建議企業(yè)構(gòu)建屬于自身的資源庫，并注重對結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的歸一處理，確保數(shù)據(jù)能夠?qū)㈩A(yù)算管理工作和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相互聯(lián)系。預(yù)算管理行為為動態(tài)化的，在期間會出現(xiàn)計劃預(yù)算與實際支出不匹配的現(xiàn)象，建議在全面預(yù)算管理流程中嵌入“差異分析”模塊，這樣不僅能夠更加全面的分析預(yù)算執(zhí)行情況，也將更有效的解決預(yù)算執(zhí)行期間的問題，便于管理層及時制定風(fēng)險防范措施。如圖2所示，為大數(shù)據(jù)+云會計手段使用下的企業(yè)全面預(yù)算管理流程。

圖 2 大數(shù)據(jù)+云會計環(huán)境下企業(yè)全面預(yù)算管理流程示意圖

(一)全面預(yù)算編制

大數(shù)據(jù)+云會計環(huán)境下，企業(yè)全面預(yù)算編制流程從整體上看，和傳統(tǒng)的方式比較相似，但更加突出戰(zhàn)略導(dǎo)向作用。

首先，企業(yè)管理層通過IaaS獲取外部市場數(shù)據(jù)，例如行業(yè)整體發(fā)展形勢、兄弟企業(yè)過去盈利水平等。同時，通過PaaS獲取云存儲歷史數(shù)據(jù)，如各部門業(yè)務(wù)收益、業(yè)務(wù)情況等。在數(shù)據(jù)的支撐下，管理層借助SWOT分析法確定企業(yè)戰(zhàn)略，財務(wù)管理部門在對預(yù)算目標(biāo)制定中，是將戰(zhàn)略目標(biāo)作為基礎(chǔ)條件，該目標(biāo)的制定能夠充分結(jié)合抽象、籠統(tǒng)的企業(yè)戰(zhàn)略并進行細化，以促使預(yù)算目標(biāo)發(fā)揮較強的可操作性和執(zhí)行能力[3]。

其次，結(jié)合預(yù)算目標(biāo)還需要設(shè)定財務(wù)工作目標(biāo)，且將預(yù)算目標(biāo)下達至各預(yù)算編制主體部門，相關(guān)責(zé)任人編制與自身相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與指標(biāo)，通過云會計平臺上報給全面預(yù)算管理部門。同時大數(shù)據(jù)+云會計環(huán)境下，在對預(yù)算信息進行收集中也突破了手工核算的桎梏，系統(tǒng)自帶的檢驗、自學(xué)習(xí)功能可以結(jié)合相關(guān)指令、以及具體的規(guī)范標(biāo)準進行優(yōu)化和構(gòu)建，以確保滿足不同部門的發(fā)展需求，預(yù)算編制主體間的關(guān)系，以此生成適應(yīng)不同部門需求的預(yù)算表、編制方法、編制工具等，既能夠顯著縮短預(yù)算信息收集周期，又可促進預(yù)算編制的規(guī)范化、標(biāo)準化。

(二)全面預(yù)算執(zhí)行

在新時期社會發(fā)展下，基于先進技術(shù)構(gòu)建完善的預(yù)算管理體系，還需要加強對各個部門執(zhí)行情況的詳細監(jiān)督和管理，將全面預(yù)算管理的成本控制、風(fēng)險防范等多元化職能滲透至預(yù)算執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)，通過在云會計平臺上增設(shè)“信息推送與預(yù)警”模塊，提醒各部門注意大額預(yù)算資金的支出行為，繼而保證預(yù)算資金的流向正確、使用安全性。具體而言，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)使用模式下，企業(yè)的全面預(yù)算工作還需要在三個方面來完善：

其一，全面預(yù)算的審批。財務(wù)部門向各部門下達預(yù)算指標(biāo)，部門崗位人員以此為依據(jù)填報預(yù)算表、上交給部門領(lǐng)導(dǎo)。部門領(lǐng)導(dǎo)對預(yù)算數(shù)據(jù)進行整合，提請財務(wù)部門進行審核、財務(wù)管理人員將費用預(yù)算、產(chǎn)品線預(yù)算、人頭預(yù)算、客戶預(yù)算等與公司級、部門級預(yù)算目標(biāo)進行邏輯匹配，如果各部門的編制預(yù)算不符合，將無法通過審核，經(jīng)由管理層審核決策后下達執(zhí)行建議。如果審核不通過則要求各部門按照上述流程重新編制預(yù)算。

其二，控制和分析全面預(yù)算。進行預(yù)算控制和分析為其中的主要部分，期間，一般分為事前、事中以及事后控制等工作。而在大數(shù)據(jù)時代模式下，企業(yè)的全面預(yù)算管理工作缺乏整個預(yù)算情況的監(jiān)督和管理，而是要以風(fēng)險理論為指導(dǎo)，借助風(fēng)險評級工具從SaaS、IaaS、PaaS獲取的內(nèi)外部數(shù)據(jù)，且更加詳細的分析企業(yè)中存在的風(fēng)險因素，在等級劃分后選擇排名前十的風(fēng)險類型，并以此為依據(jù)構(gòu)建風(fēng)險預(yù)警機制。在全面預(yù)算執(zhí)行中，各部門預(yù)算流向、使用金額、用途等是風(fēng)險集中點，預(yù)算控制人員可以此為基礎(chǔ)設(shè)定各部門預(yù)警限額，達到或超出限額后，云會計平臺將會向預(yù)算控制人員、相應(yīng)的部門管理人發(fā)出預(yù)警信息，以此倒逼各部門約束自身資金使用行為，使預(yù)算控制人員能夠在整個過程中實施預(yù)算管理。盡管如此，在企業(yè)全面預(yù)算管理體系構(gòu)建中，基于大數(shù)據(jù)和云計算手段也將為體系的構(gòu)建提供重要條件，但也引發(fā)了企業(yè)數(shù)據(jù)資源安全隱患。為此，建議企業(yè)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的使用、操作權(quán)限，明確違反規(guī)定的預(yù)算支出、沒有相應(yīng)憑證的預(yù)算支出等不能錄入到云會計平臺上，并且規(guī)定只有預(yù)算人員才能進入平臺進行相應(yīng)操作。

其三，全面預(yù)算調(diào)整?；诶碚搩?nèi)容的研究，利用大數(shù)據(jù)、云會計等手段，能夠在預(yù)算管理工作中對各個環(huán)節(jié)進行更精準化監(jiān)督與管控，但由于預(yù)算編制、執(zhí)行等具有極強的主觀性，如預(yù)算編制中，預(yù)算編制人員的業(yè)務(wù)能力、對企業(yè)戰(zhàn)略的解讀、對本職工作的認知等都會影響預(yù)算指標(biāo)的選取，加之預(yù)算目標(biāo)制定所依據(jù)的數(shù)據(jù)自身具有不全面性，各部門編制的預(yù)算不可能囊括所有的業(yè)務(wù)活動；再如預(yù)算執(zhí)行中，執(zhí)行主體部門對崗位人員的約束力，崗位人員自身的成本意識等都會影響預(yù)算執(zhí)行情況。因此在預(yù)算執(zhí)行中經(jīng)常會出現(xiàn)計劃預(yù)算與實際支出差異性較大的問題。為保證戰(zhàn)略目標(biāo)、預(yù)算目標(biāo)的實現(xiàn)，相關(guān)部門需要在整個預(yù)算執(zhí)行期間積極滲透全面預(yù)算分析，尤其是預(yù)算的控制工作，建議全面預(yù)算管理部，因宏觀經(jīng)濟政策、行業(yè)環(huán)境的變動可能導(dǎo)致部門業(yè)務(wù)支出受不可抗力的影響大幅度增加，此時預(yù)算控制人員要將此種情況反饋至管理人員，經(jīng)過管理層決策后提高該部門預(yù)算額度，同時分析預(yù)算偏差產(chǎn)生原因，如市場調(diào)研環(huán)節(jié)存在漏洞、對宏觀政策把握不深入等，結(jié)合分析結(jié)果對相關(guān)責(zé)任人追責(zé)，以此充分發(fā)揮預(yù)算控制與分析的作用，保證預(yù)算資金支持企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展。

(三)全面預(yù)算評價

評價體系的形成是全面預(yù)算管理工作中的主要內(nèi)容，首先，基于上述預(yù)算控制與分析，工作人員能對其中的情況初步掌握，盡管是一些重大的預(yù)算偏差問題，也能按照崗位的所有權(quán)追溯導(dǎo)致預(yù)算偏差的責(zé)任主體。其次，在全面預(yù)算執(zhí)行結(jié)果評價中，建議基于平衡記分卡理論，借助KPI績效評價指標(biāo)和預(yù)算的目標(biāo)相互比對分析，其中，主要研究的內(nèi)容為財務(wù)、客戶、內(nèi)部流程、學(xué)習(xí)與成長四個維度，將責(zé)任落實到崗、落實到人。與此同時，將差異數(shù)據(jù)與行業(yè)平均數(shù)據(jù)進行對，得出囊括內(nèi)外部影響因素的預(yù)算評價報告，為企業(yè)管理決策提供支持。

三、結(jié)語

全面預(yù)算管理體系的構(gòu)建將促使其整體的精細化和信息化與全面化。為此，企業(yè)財務(wù)管理部門、業(yè)務(wù)部門、績效管理部門要形成合力，達成信息共享、攜手共進的共識，以促使預(yù)算工作目標(biāo)的實現(xiàn)。還需要促使預(yù)算管理工作流程的完善化，確立主體責(zé)任和意識，并充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云會計的數(shù)據(jù)存儲、處理與分析功能，凸顯全面預(yù)算管理中數(shù)據(jù)的價值，以此形成基于信息閉環(huán)的全面預(yù)算管理體系?！?/p>