公安檔案數(shù)字化建設(shè)研究與思考

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛滲透，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中呈現(xiàn)出顯著的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，數(shù)字化檔案建設(shè)成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)。公安機(jī)關(guān)作為承擔(dān)日常社會(huì)治安管理工作的基礎(chǔ)部門(mén)，加強(qiáng)公安檔案數(shù)字化建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展背景下落實(shí)公安機(jī)關(guān)為人民服務(wù)職能的重要保障。本文通過(guò)詳細(xì)解析檔案數(shù)字化概念，對(duì)公安檔案數(shù)字化建設(shè)必要性進(jìn)行了論述，深入思考當(dāng)前公安檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并提出了公安檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策，從而為促進(jìn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平，提高公安機(jī)關(guān)檔案管理能力提供有效參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;公安機(jī)關(guān);檔案管理

檔案數(shù)字化，是指充分利用當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)、掃描等先進(jìn)信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并將其保存至計(jì)算機(jī)中，同時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸檔，形成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。公安檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅為公安機(jī)關(guān)檔案的長(zhǎng)期保存與檔案信息快速查閱提供了極大便利，同時(shí)對(duì)于促進(jìn)公安檔案規(guī)范化、有序化發(fā)展具有重要意義，從而更好地服務(wù)于公安各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的展開(kāi)，提高工作效率，創(chuàng)建為人民服務(wù)的優(yōu)質(zhì)基層服務(wù)平臺(tái)。就目前而言，公安機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)程度整體較為落后，存在一定問(wèn)題。因此，正確認(rèn)識(shí)公安檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，客觀分析當(dāng)前公安機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題，著力解決問(wèn)題，是當(dāng)前公安機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、檔案數(shù)字化概念解析

1.檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化是將現(xiàn)代先進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的有效轉(zhuǎn)換，將原本以紙質(zhì)和聲像傳統(tǒng)介質(zhì)為信息載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)或數(shù)字編碼等，形成數(shù)字化檔案。通過(guò)將檔案數(shù)字化，能夠更加直觀、全面地呈現(xiàn)原有檔案內(nèi)容，同時(shí)進(jìn)一步提升檔案使用的可靠性?，F(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷更新迭代，既要求檔案工作加快數(shù)字化轉(zhuǎn)變，也為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，主要應(yīng)用技術(shù)包括數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為數(shù)字化形式，同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的高效管理。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

（1）檔案管理工作數(shù)字化

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，以數(shù)字化思維創(chuàng)新檔案工作方式。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，主要依靠人工操作進(jìn)行檔案信息的收集與整理、搜索與應(yīng)用。人工操作方式效率低下，失誤率高。檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募问?，并在?jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案管理工作者只需要借助計(jì)算機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理與操作。同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng)，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞與共享。并且在數(shù)字化檔案中，管理人員通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、分盤(pán)存儲(chǔ)等工作，提高檔案管理的有序性和規(guī)范性。此外，建立統(tǒng)一搜索關(guān)鍵詞、維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性、做好數(shù)據(jù)備份工作等，也是數(shù)字化檔案管理工作的重要內(nèi)容。

（2）檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換

現(xiàn)階段，先進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)已經(jīng)突顯，同時(shí)信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作的缺點(diǎn)已經(jīng)充分暴露出來(lái)，難以充分發(fā)揮檔案管理效能。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，重點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。當(dāng)前，檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式主要包括掃描存檔與人工錄入兩種方式。其中，掃描存檔方式具有較高的準(zhǔn)確性，能夠保障檔案信息輸入準(zhǔn)確;人工錄入方式能夠確保紙質(zhì)檔案加入到檔案資料統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，但資料轉(zhuǎn)換效率相對(duì)較低。

二、公安檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)代必要性

1.順應(yīng)現(xiàn)代檔案數(shù)字化建設(shè)趨勢(shì)的必然要求

公安檔案是公安機(jī)關(guān)在打擊與防范違法犯罪活動(dòng)過(guò)程中，以及實(shí)施治安行政管理等職能活動(dòng)過(guò)程中形成的一系列檔案，根據(jù)類(lèi)型可以分為文書(shū)類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、聲像類(lèi)、戶籍檔案等。當(dāng)前，信息技術(shù)在各領(lǐng)域檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。隨著計(jì)算機(jī)在公安辦公領(lǐng)域的普及應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，必然要求公安機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。與此同時(shí)，隨著現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展，公安檔案信息規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案類(lèi)型也逐漸趨于復(fù)雜化。而在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中，以紙質(zhì)為載體，隨著檔案規(guī)模的不斷增加，檔案實(shí)物規(guī)模不斷增加，再加上紙質(zhì)檔案只能夠?yàn)樾枨笳咴谔囟▓?chǎng)所查閱使用，受時(shí)空限制性較大，難以發(fā)揮檔案利用價(jià)值。實(shí)現(xiàn)公安檔案數(shù)字化，則可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案處理，打破紙質(zhì)檔案的時(shí)空限制，同時(shí)借助數(shù)據(jù)庫(kù)、云空間等技術(shù)，為檔案存儲(chǔ)、分類(lèi)提供技術(shù)支撐，從而提高檔案利用效率，為查閱者提供便利。數(shù)字化檔案的低成本、高工作效率等優(yōu)勢(shì)，受到檔案管理者與使用者的青睞。因此，加強(qiáng)公安檔案數(shù)字化建設(shè)，開(kāi)發(fā)適用于公安機(jī)關(guān)的數(shù)字化檔案管理技術(shù)，是公安檔案管理工作現(xiàn)代化的必然要求。

2.服務(wù)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)要求

公安機(jī)關(guān)是社會(huì)治理的重要主體之一，警務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)是國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化發(fā)展的重要核心，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的基礎(chǔ)保障。公安檔案管理工作是服務(wù)于警務(wù)工作的重要基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)警務(wù)工作現(xiàn)代化的必要環(huán)節(jié)。通過(guò)公安檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步保障了公安檔案的歷史性、保全性和服務(wù)性功能，從而為法治社會(huì)建設(shè)推進(jìn)，以及公安部門(mén)公共安全綜合服務(wù)能力的提升發(fā)揮重要推動(dòng)作用，進(jìn)而完善法治社會(huì)建設(shè)。同時(shí)，公安檔案數(shù)字化建設(shè)為檔案信息使用者提供高效、便捷的信息服務(wù)，更好地為公安領(lǐng)導(dǎo)決策、公安機(jī)關(guān)日常工作、甄別復(fù)議歷史問(wèn)題、公安宣傳教育等各項(xiàng)工作服務(wù)，大幅提升警務(wù)工作效率。因此，公安檔案數(shù)字化，是服務(wù)國(guó)家治理體系與治理能力現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)要求。

3.實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的前提要求

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化已經(jīng)深刻改變了社會(huì)生活的各個(gè)方面，全社會(huì)每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字化信息，自然而然形成了龐大的“數(shù)字化檔案”。公安機(jī)關(guān)工作面向社會(huì)，必須要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展。這些數(shù)字化信息，倒逼其實(shí)現(xiàn)辦公信息化和自動(dòng)化。因此，在對(duì)這些信息進(jìn)行處理過(guò)程中，仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理手段顯然是不現(xiàn)實(shí)的，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息進(jìn)行有效的歸檔管理與利用，推動(dòng)公安辦公信息化和自動(dòng)化，更好地服務(wù)于社會(huì)，是公安檔案管理者的迫切任務(wù)。加快建設(shè)公安檔案數(shù)字化，則是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，推動(dòng)公安辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵基礎(chǔ)。因此，公安機(jī)關(guān)需要加大高端檔案管理人才培育，完善現(xiàn)代檔案管理設(shè)備與技術(shù)，健全檔案數(shù)字化管理制度，從而更好地發(fā)揮公安檔案管理工作職能作用。

三、公安檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

1.公安檔案管理數(shù)字化觀念陳舊

公安機(jī)關(guān)作為政府職能部門(mén)，屬于國(guó)家行政機(jī)關(guān)，其內(nèi)部管理受傳統(tǒng)行政機(jī)關(guān)管理模式影響，管理者不重視對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用。在公安檔案管理中，由于管理者沒(méi)有樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理數(shù)字化觀念，導(dǎo)致公安檔案數(shù)字化程度較低。一方面公安機(jī)關(guān)檔案管理人員受傳統(tǒng)的“收、管、立、藏”管理模式影響較深，存在“重收藏、輕使用”的管理思想，不能意識(shí)到檔案數(shù)字化對(duì)于提高檔案利用率的重要性;另一方面公安檔案管理者在工作中，存在較強(qiáng)的隨意性，部門(mén)內(nèi)部尚未建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂。在實(shí)際管理中，存在檔案歸檔標(biāo)題填寫(xiě)不完整、歸檔編號(hào)混亂、組卷不統(tǒng)一等問(wèn)題，或者檔案文件不規(guī)范、不完善，存在遺失、毀損等問(wèn)題，嚴(yán)重降低了檔案管理效率，制約檔案利用率。

2.公安檔案數(shù)字化技術(shù)支撐不足

首先，公安檔案數(shù)字化技術(shù)支撐不足。我國(guó)公安檔案信息化建設(shè)起步時(shí)間較晚，當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)尚處于較低水平。對(duì)于公安檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，其需要較高水平的數(shù)字化技術(shù)支撐，而對(duì)于一些公安機(jī)關(guān)，尤其是基層公安機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，其信息化程度低，所對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)支持水平不高，更難以充分應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)。其次，受內(nèi)外部各方面因素影響，大部分基層公安機(jī)關(guān)數(shù)字化建設(shè)硬件設(shè)施匱乏，難以充分滿足公安檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。

3.公安檔案數(shù)字化專(zhuān)業(yè)人才不足

受公安機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作重視度不足的影響，在公安檔案數(shù)字化建設(shè)中，也忽視了對(duì)專(zhuān)業(yè)化人才的引進(jìn)，從而使得公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平較低。這種情況在基層公安機(jī)關(guān)尤為明顯。一方面基層公安部門(mén)檔案管理人員通常不具有較強(qiáng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)水平，很多都是由其他崗位轉(zhuǎn)崗的非專(zhuān)業(yè)人員，甚至很多部門(mén)內(nèi)部檔案管理人員是由其他崗位人員兼任的，其不具有系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作能力;另一方面檔案數(shù)字化建設(shè)復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才不足，即使部分檔案管理工作人員具有較高的專(zhuān)業(yè)水平，但其對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握能力不足，難以充分適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。公安檔案數(shù)字化建設(shè)必須要以專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才為基礎(chǔ)，人才匱乏會(huì)使公安部門(mén)空有資源、技術(shù)支持，卻沒(méi)有利用能力，嚴(yán)重制約公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平。因此，加強(qiáng)公安檔案數(shù)字化建設(shè)，必須要注重人才的引進(jìn)與培育。

四、公安檔案數(shù)字化的有效建議

1.創(chuàng)新公安檔案數(shù)字化管理理念

公安檔案是公安機(jī)關(guān)服務(wù)于現(xiàn)實(shí)、完善法制建設(shè)等方面的重要依據(jù)，加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)社會(huì)服務(wù)水平，更好地發(fā)揮其社會(huì)服務(wù)職能，就必須要轉(zhuǎn)變公安檔案管理者理念，樹(shù)立數(shù)字化建設(shè)理念，立足數(shù)字化建設(shè)核心，積極借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)比自身檔案管理不足，切實(shí)推進(jìn)落實(shí)公安檔案數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)，著力提升檔案管理人員思想水平，使其真正認(rèn)識(shí)到公安檔案的重要作用，認(rèn)識(shí)到公安檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，促使其不斷創(chuàng)新檔案管理手段。此外，公安檔案管理部門(mén)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳教育，通過(guò)對(duì)管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，使其真正認(rèn)識(shí)到在當(dāng)前信息時(shí)代，檔案數(shù)字化管理的迫切性，充分發(fā)揮自身管理作用，提高檔案的利用價(jià)值，從而為公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策、人員工作提供可靠依據(jù)，提高辦事效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

2.建立公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室

隨著信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的深入滲透，公安機(jī)關(guān)也必須要跟上時(shí)代發(fā)展，才能夠切實(shí)履行自身社會(huì)服務(wù)職能。對(duì)于公安檔案管理來(lái)說(shuō)，其必須要緊抓信息技術(shù)發(fā)展契機(jī)，加快自身傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的全面轉(zhuǎn)型，從而滿足現(xiàn)代公安檔案管理需求。公安機(jī)關(guān)建設(shè)數(shù)字檔案室，是其順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，滿足公安檔案數(shù)字化建設(shè)需求的有效手段。公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室是借助數(shù)字信息處理技術(shù)建立的檔案數(shù)字化建設(shè)專(zhuān)門(mén)部門(mén)，通過(guò)綜合應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、檔案文件管理、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公安檔案的數(shù)字化建設(shè)，將傳統(tǒng)的公安檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文件，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)增量機(jī)關(guān)檔案的電子化處理，將機(jī)關(guān)工作過(guò)程中產(chǎn)生的大量電子文件直接歸檔保存至檔案管理系統(tǒng)中。通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)，一方面可以為公安檔案數(shù)字化建設(shè)提供專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)技術(shù)及硬件設(shè)備支持，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的有效落實(shí);另一方面公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室實(shí)現(xiàn)了信息時(shí)代公安檔案的創(chuàng)新發(fā)展，為機(jī)關(guān)工作提供更加便捷的網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，符合現(xiàn)代公安機(jī)關(guān)工作新要求，同時(shí)推進(jìn)了公安檔案管理數(shù)字、信息一體化建設(shè)，創(chuàng)新公安檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)公安檔案的科學(xué)化、有序化管理，推動(dòng)公安檔案向前發(fā)展，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.打造專(zhuān)業(yè)化公安檔案管理團(tuán)隊(duì)

2014年，中共中央及國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，要求“加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。隨著國(guó)家對(duì)檔案工作重要性進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，不斷加大對(duì)公安機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)檢查力度，公安機(jī)關(guān)大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就需要依靠專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，組織完善專(zhuān)業(yè)化公安檔案管理工作隊(duì)伍。一方面加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理能力;另一方面重視引進(jìn)高端檔案管理及信息技術(shù)人才，綜合人才隊(duì)伍配比，提高團(tuán)隊(duì)數(shù)字化、信息化技術(shù)應(yīng)用水平，有效推進(jìn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)。其次，科學(xué)配備檔案管理人員，明確崗位職責(zé)。針對(duì)當(dāng)前公安機(jī)關(guān)存在的檔案管理混亂，一人多崗等情況，以公安檔案管理團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)，根據(jù)實(shí)際崗位需求，以及專(zhuān)業(yè)人才特點(diǎn)，科學(xué)配備檔案管理人員，并明確劃分各崗位職責(zé)，充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)作用，推進(jìn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平。最后，加強(qiáng)公安檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，檔案數(shù)字化背景下，對(duì)檔案安全提出了新的要求，公安檔案管理人員必須要加大安全保密執(zhí)法檢查力度，完善安全應(yīng)急管理體制，做好異地異質(zhì)備份等，保障檔案信息安全。同時(shí)，由于公安檔案的特殊性，管理人員還需要具備較強(qiáng)的保密意識(shí)以及對(duì)敏感信息的準(zhǔn)確判斷，從而充分發(fā)揮公安檔案數(shù)字化建設(shè)作用。

五、結(jié)語(yǔ)

公安檔案數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行，是現(xiàn)代化發(fā)展背景下提高公安機(jī)關(guān)工作效率和社會(huì)服務(wù)水平，擴(kuò)大社會(huì)效益的重要內(nèi)容。公安檔案數(shù)字化建設(shè)需要公安機(jī)關(guān)不斷完善意識(shí)層面、物質(zhì)層面支持，加快技術(shù)與人才建設(shè)，有效解決當(dāng)前階段公安檔案數(shù)字化問(wèn)題，從而為推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理效率，最終促進(jìn)公安機(jī)關(guān)更好地落實(shí)社會(huì)服務(wù)職能發(fā)揮重要作用。

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（作者單位：福建省建寧縣公安局）

作者簡(jiǎn)介：萬(wàn)秀蘭（1976—），女，漢，福建福清人，大學(xué)，館員，研究方向：檔案。