房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進(jìn)策略

摘 要：隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)步，房地產(chǎn)檔案行業(yè)發(fā)生了很大變革。就房地產(chǎn)管理而言，檔案管理是其中的重要部分，有著很強(qiáng)的保存價(jià)值，對于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展影響很大，所以需要對其加強(qiáng)重視，與時(shí)俱進(jìn)，積極進(jìn)行信息化建設(shè)。只有這樣，才能使房地產(chǎn)檔案管理工作更好地滿足社會發(fā)展需求，促使房地產(chǎn)行業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展目標(biāo)?；诖耍疚闹饕槍Ψ康禺a(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進(jìn)策略進(jìn)行了詳細(xì)分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案管理;信息化;意義;改進(jìn)策略

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理措施的弊端越來越凸顯，很難有效滿足各方面提出的要求，信息化建設(shè)顯得十分緊迫。這種新型的管理方式具體就是借助信息技術(shù)，進(jìn)行各種信息數(shù)據(jù)的保存，而且在這種方式下，可以通過表格、圖片等形式將房地產(chǎn)檔案信息生動的展示出來，以便更好地應(yīng)用。不過就具體情況來看，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩赜绊?，使得?dāng)前部分工作人員對于房地產(chǎn)檔案管理工作并不是很重視，因此創(chuàng)新改革自然更加無從提及，信息化建設(shè)進(jìn)程就受到很大阻礙，對于房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展也造成了一定的不良影響。就這一方面來說，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進(jìn)策略探究意義重大。

一、房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義

在信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)滲透社會的各個(gè)行業(yè)，并且掀起了一股信息化建設(shè)熱潮，房地產(chǎn)檔案管理也不例外。借助信息化手段進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理，不僅可以很好地解決紙質(zhì)檔案保存占據(jù)空間大、難度大等問題，同時(shí)還便于更好地修改與處理，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作開展也會變得更為輕松，工作人員的工作壓力也極大降低。最為主要的一點(diǎn)是，檔案信息化管理體系可以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)分類管理、自動存檔等，信息搜索速度變得更快。而且在具體操作中，電子檔案還能打破傳統(tǒng)區(qū)域限制，只要有網(wǎng)絡(luò)和權(quán)限，便能隨時(shí)隨地地進(jìn)行相關(guān)信息的獲取與應(yīng)用，更為便捷。

為了使房地產(chǎn)檔案與社會發(fā)展需求更好地契合，還得注重檔案管理方式與信息技術(shù)手段的有效結(jié)合，并借此來促進(jìn)管理信息化建設(shè)。相比較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理可以將房地產(chǎn)檔案信息分類別的儲存，效率更加高。同時(shí)，信息化管理最為突出的一點(diǎn)優(yōu)勢便是借助網(wǎng)絡(luò)可以有效進(jìn)行信息輸入與輸出。檔案管理人員將相關(guān)的信息輸入系統(tǒng)之后，其他部門人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的交換和共享，同時(shí)還能有效交流。

對于一些有需要的普通市民來說，也能借助網(wǎng)絡(luò)獲取部分信息，這樣對于房地產(chǎn)事業(yè)的進(jìn)步有著很大助力。除此之外，檔案管理信息化還能將之前的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成為數(shù)字信息，這樣便可以很好地避免天災(zāi)人禍的影響，如火災(zāi)、蟲害等等。而且，工作人員在檔案信息資源搜索的時(shí)候，耗費(fèi)的時(shí)間也更加少，服務(wù)質(zhì)量自然也可以得到更進(jìn)一步提升。

二、房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)中主要存在的問題

1.信息化建設(shè)不受重視

在房地產(chǎn)檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化方向不斷推進(jìn)的時(shí)候，傳統(tǒng)檔案管理工作迎來了很大挑戰(zhàn)，對其要求也更加高。在具體工作開展中，部分工作人員依舊沒能認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，積極性不足。就這一問題而言，可以說是當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理信息化面臨的最大阻礙，同時(shí)在這一問題引發(fā)下，還會使很多房地產(chǎn)檔案信息不能及時(shí)完整的歸檔，嚴(yán)重影響到信息的有效性、準(zhǔn)確性等。

2.人才專業(yè)能力不足

要想更好地實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理目標(biāo)，離不開優(yōu)質(zhì)人才支撐，具體就是需要檔案管理人才具備前瞻意識、信息素養(yǎng)以及專業(yè)技能等。不過就具體情況來看，當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理人員并不具備這些，綜合素質(zhì)存在參差不齊的情況，甚至還有部分人員沒能接受過專業(yè)訓(xùn)練，進(jìn)而在面對信息化建設(shè)的時(shí)候，處于一種茫然狀態(tài)，即便了解其重要性，但是卻不知道從何下手。還有一些人員滿足于現(xiàn)狀，在工作中采取得過且過的態(tài)度，不愿意學(xué)習(xí)和接受新鮮事物。

3.管理手段滯后

因?yàn)楦鞣矫鎸Ψ康禺a(chǎn)管理信息化不是很重視，所以使得在這方面的投入也不是很足。例如，硬件設(shè)施、軟件設(shè)施等等。同時(shí)，在人員培訓(xùn)上也缺乏明確目標(biāo)與規(guī)范計(jì)劃，忽視了制度的完善，這便導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用存在顯著滯后情況。

還有一些單位雖然應(yīng)用了信息技術(shù)，不過往往停留于表層，沒能將其作用充分體現(xiàn)出來。很多房地產(chǎn)檔案管理人員依舊沿用傳統(tǒng)老舊的管理方式，又或者是在形式上簡單的實(shí)施信息化管理，忽視了結(jié)合自身情況不斷完善，人工操作依舊占據(jù)著絕對的主導(dǎo)地位，與信息化管理要求嚴(yán)重不符。

三、房地產(chǎn)檔案管理信息化的改進(jìn)策略

1.積極進(jìn)行信息化建設(shè)

在房地產(chǎn)行業(yè)迅猛發(fā)展背景下，相應(yīng)的檔案信息也呈井噴式增長，傳統(tǒng)管理模式顯然難以有效滿足其要求。所以，在具體工作開展中，積極引入信息化技術(shù)是必然趨勢，因此得積極進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。具體可以從以下幾方面著手：

一是進(jìn)行數(shù)字化處理檔案信息。簡單來說，就是將之前的紙質(zhì)文件檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字版的，在轉(zhuǎn)化中可以通過多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)等來實(shí)現(xiàn)，表現(xiàn)出全新的形態(tài)。之后，再通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行儲存，并且備份至云端，進(jìn)行多方面保護(hù)，為接下來的應(yīng)用做好準(zhǔn)備。在此過程中，需要建立起統(tǒng)一化管理，同時(shí)不斷提升信息庫的規(guī)范性與安全性，有效打破傳統(tǒng)時(shí)空束縛，促進(jìn)資源共享目標(biāo)的達(dá)成。

二是健全數(shù)字化檔案平臺，結(jié)合實(shí)際推出相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)。就當(dāng)前情況來看，我國很多地區(qū)的房地產(chǎn)行業(yè)檔案都已經(jīng)著手進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，不過相應(yīng)的檔案平臺建設(shè)與管理卻沒能緊跟其后，進(jìn)而時(shí)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂、丟失等不良問題。為此，在平臺建設(shè)初期，就得注重管理規(guī)范化工作的開展，為接下來的維護(hù)、查找與應(yīng)用做好鋪墊。

三是在數(shù)據(jù)采集過程中，應(yīng)該確保細(xì)心仔細(xì)的設(shè)置目錄，確保其與檔案能夠相對應(yīng)。同時(shí)，檔案的分?jǐn)?shù)、頁數(shù)等都得做好備份。

四是關(guān)注細(xì)節(jié)方面的開發(fā)。例如，前臺交互界面應(yīng)該與具體工作深度的融合，以便工作人員更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入與整理。而對于后臺設(shè)計(jì)而言，便得細(xì)心做好數(shù)據(jù)處理流程工作，在數(shù)據(jù)錄入之后，后臺便得立即進(jìn)行歸檔，以便用戶更好地獲取，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2.構(gòu)建完善的檔案信息資源共享平臺

隨著社會不斷進(jìn)步，信息共享傳遞顯得越來越重要。而對于房地產(chǎn)檔案管理來說，也應(yīng)該充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)化作用，為該行業(yè)的發(fā)展提供有力支撐，幫助管理工作人員更好地解相關(guān)情況。構(gòu)建良好的房地產(chǎn)檔案信息平臺主要存在以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：

一是可以促進(jìn)開發(fā)商與政府間的溝通交流，促進(jìn)統(tǒng)一化管理目標(biāo)的達(dá)成;二是能夠增強(qiáng)開發(fā)商之間的溝通，打破傳統(tǒng)“信息孤島”情況發(fā)生，為整體行業(yè)發(fā)展提供推動力;三是為購房客戶提供便利，不論是檔案信息查詢、房屋買賣以及手續(xù)辦理等，都能直接在平臺上進(jìn)行規(guī)范化操作，避免各種虛假詐騙等行為出現(xiàn)。針對此，各地房地產(chǎn)管理部門應(yīng)該基于自身實(shí)際情況，積極建立完善的管理體系，在這一過程中，需要將各種先進(jìn)技術(shù)合理利用起來，推動各方面的有效溝通。同時(shí)，還應(yīng)該將平臺納入至發(fā)展規(guī)劃中，設(shè)置好信息接口，與國家統(tǒng)一管理體系相銜接，推動房地產(chǎn)檔案管理水平更上一個(gè)臺階。

3.注重檔案管理軟件的升級

在信息化時(shí)代不斷推進(jìn)下，房地產(chǎn)檔案信息化成為房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的必由之路。不過要想使這條發(fā)展道路更加暢通，必須得有良好的管理軟件作為支撐。在軟件開發(fā)中，要求相關(guān)方面加強(qiáng)關(guān)注本行業(yè)與其他行業(yè)之間的差異性。

首先，房地產(chǎn)檔案要建立各種數(shù)據(jù)庫，其主要目的就是便于數(shù)據(jù)共享，推動管理一體化的實(shí)現(xiàn)。房地產(chǎn)行業(yè)檔案類別多樣化，對于目錄有著各種要求。因此，管理軟件需要具備良好的兼容性與擴(kuò)展性。

其次，在信息化建設(shè)中，還要確保各項(xiàng)功能的完善性，提升用戶滿意度。

最后，檔案管理軟件還應(yīng)該具備良好的數(shù)據(jù)獨(dú)立性。隨著工作環(huán)境的不斷轉(zhuǎn)變，技術(shù)不斷發(fā)展，難以避免地出現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移情況。為此，數(shù)據(jù)需要具備良好的獨(dú)立性，并且還要存在科學(xué)備份方案，只有這樣才能很好地預(yù)防數(shù)據(jù)錯(cuò)亂問題的發(fā)生，為房地產(chǎn)行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

4.積極進(jìn)行安全建設(shè)

數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的建立對于行業(yè)管理水平的整體提升有著很大推動力，不過因?yàn)樾畔r(shí)代存在開放性等特點(diǎn)，所以會帶來一些不安全因素。就檔案管理系統(tǒng)建立來說，其屬于一個(gè)復(fù)雜性、系統(tǒng)性工程，涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，如數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)處理以及儲存等等，這些環(huán)節(jié)都可能受到外界攻擊，進(jìn)而帶來不必要的損失。這就需要加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的安全把控，確保檔案信息的穩(wěn)定性及準(zhǔn)確性。

要想有效實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，需要相關(guān)人員注重規(guī)范化工作的開展，確保系統(tǒng)可以無漏洞的開展各項(xiàng)工作。

首先，應(yīng)用正版軟件同時(shí)還得結(jié)合實(shí)際情況不斷升級系統(tǒng)，做好補(bǔ)丁操作。在安全性設(shè)置方面，也應(yīng)該經(jīng)常性的變化與審查，如密碼更新、服務(wù)器維護(hù)等等，這些都是十分重要的。

其次，在確保系統(tǒng)安全性前提下，還得關(guān)注數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)的安全性，這可以說是整個(gè)工作的重點(diǎn)所在。所有安全工作開展的目的都是為了保障檔案信息的真實(shí)完整性，因此，加密措施的實(shí)施十分重要，具體可以借助防御層的增加、轉(zhuǎn)碼、權(quán)限設(shè)置等方式進(jìn)行處理，以便達(dá)成理想效果。

5.注重人才隊(duì)伍建設(shè)

在新時(shí)代背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息化發(fā)展是必然趨勢。所以，相關(guān)工作人員必須樹立全新的管理意識，基于自身工作特點(diǎn)針對性的學(xué)習(xí)，彌補(bǔ)不足，以便更好地滿足工作崗位需要。不論是房屋中介、房產(chǎn)管理局或者是開發(fā)商等等，都得注重工作人員的教育培訓(xùn)工作的開展，并且加大信息化發(fā)展的宣傳力度，盡可能增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使得他們成為社會發(fā)展需要的人才。

首先，檔案管理人員應(yīng)該具備再學(xué)習(xí)意識，主動進(jìn)行信息技術(shù)方面知識的學(xué)習(xí)，并且積極參加各種相關(guān)培訓(xùn)。

其次，對于相關(guān)部門來說，應(yīng)該從以下兩方面著手：一是從外引進(jìn)優(yōu)秀的信息化人才，為檔案管理團(tuán)隊(duì)補(bǔ)充新鮮血液;二是加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)管理，經(jīng)常性的組織開展講座、研討會等。

最后，檔案管理部門應(yīng)該合理進(jìn)行薪酬福利待遇的完善，激勵(lì)工作人員主動學(xué)習(xí)和認(rèn)真工作，提升工作效率。通過這種方式，便能有效提升檔案服務(wù)水平，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案應(yīng)用范圍進(jìn)一步延展。

6.完善房地產(chǎn)檔案管理制度

就當(dāng)前情況來看，我們已經(jīng)推出了電子檔案管理相關(guān)制度，旨在提升管理水平和規(guī)范性。不過，相比較于其他行業(yè)的檔案管理，房地產(chǎn)檔案情況比較特殊，管理方面也有著一定的差異性。所以，在管理制度建設(shè)中，應(yīng)該充分考慮到本行業(yè)的需求和特點(diǎn)，以便為房地產(chǎn)檔案信息化管理工作更加有效的開展提供助力。

要想更好地提升房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范性，確保工作穩(wěn)定有效的開展，便得建立完善的檔案轉(zhuǎn)移、收集以及存儲等制度，使得工作人員能夠有法可依。同時(shí)，還應(yīng)該進(jìn)行建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化，不斷完善相關(guān)的法律法規(guī)，切實(shí)提升房地產(chǎn)檔案管理工作地位，使得各方面都能對房地產(chǎn)檔案信息化管理工作給予充足的重視。這樣，房地產(chǎn)檔案信息化管理建設(shè)便能更加順暢的開展，最終達(dá)成理想的發(fā)展目標(biāo)。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，社會各個(gè)行業(yè)都發(fā)生了很大變革，而房地產(chǎn)檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極進(jìn)行信息化建設(shè)。為了更好地滿足各方面需求，借助軟件平臺提升檔案數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化與數(shù)字化，同時(shí)積極進(jìn)行數(shù)據(jù)應(yīng)用的展是一種必然趨勢。信息化作為一種新型管理方式，將其合理應(yīng)用至房地產(chǎn)檔案管理工作中，有助于提升其工作的便捷性與科學(xué)性，促進(jìn)工作效率更上一個(gè)臺階。不過在具體建設(shè)中，需要相關(guān)方面充分考慮到房地產(chǎn)的具體情況與要求，這樣才能更好地提升管理的適用性與有效性，為房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)定有效的發(fā)展提供有力的支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭 靖.房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進(jìn)策略[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2019

[2]孫曉蘭.淺析房產(chǎn)檔案信息化管理的意義及改進(jìn)策略[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017

[3]安永強(qiáng).談?wù)劮康禺a(chǎn)檔案管理信息化的意義及對策[J].百科論壇電子雜志，2020

[4]卞 江.談?wù)劮康禺a(chǎn)檔案管理信息化的意義與對策[J].百科論壇電子雜志，2020

[5]丁明玲.信息化背景下房地產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題及對策[J].城市周刊，2018

[6]趙 麗.房地產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義及對策[J].住宅與房地產(chǎn)，2018

[7]黃 飛.房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017

[8]林茂富.房地產(chǎn)檔案管理的信息化研究[A].《建筑科技與管理》組委會.2017年7月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會論文集[C].《建筑科技與管理》組委會：北京恒盛博雅國際文化交流中心，2017

[9]張 靜.對房地產(chǎn)檔案管理信息化的思考[A].旭日華夏（北京）國際科學(xué)技術(shù)研究院.首屆國際信息化建設(shè)學(xué)術(shù)研討會論文集（一）[C].旭日華夏（北京）國際科學(xué)技術(shù)研究院：旭日華夏（北京）國際科學(xué)技術(shù)研究院，2016

[10]劉曉霞.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代房地產(chǎn)檔案的信息化管理模式探究[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部，2017

[11]肖勸治.新時(shí)代加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理路徑研究[J].上海房地，2019

[12]沈銀嬌.信息化背景下房地產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2018

（作者單位：丹陽市房產(chǎn)管理處）

作者簡介：徐建華（1969-），女，漢族，江蘇鎮(zhèn)江人，副研究館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理和人事勞資檔案管理方面的研究。