設(shè)計(jì)院檔案管理信息化的研究與實(shí)踐

史巖嶺 張文昊

摘 要：檔案是公司發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄，檔案管理是以檔案為核心開(kāi)展的管理活動(dòng)。當(dāng)今，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的現(xiàn)代信息技術(shù)，已滲入到設(shè)計(jì)類(lèi)公司日常工作的各個(gè)方面，以手工方法為主的檔案管理，在信息共享的大數(shù)據(jù)環(huán)境中暴露出不足。本文以大數(shù)據(jù)環(huán)境為背景，概述了設(shè)計(jì)類(lèi)公司檔案管理工作的特點(diǎn)，分析了檔案管理工作的變革與發(fā)展，對(duì)檔案管理工作信息化方法進(jìn)行了探討，讓檔案在公司發(fā)展中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;發(fā)展;信息化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)共享以及數(shù)據(jù)的應(yīng)用成為了行業(yè)發(fā)展的重要支撐，大數(shù)據(jù)就是通過(guò)信息長(zhǎng)期流動(dòng)形成的具有應(yīng)用價(jià)值的穩(wěn)定資料。檔案管理是對(duì)已有信息內(nèi)容的管理，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案管理提出了更高要求，傳統(tǒng)的檔案管理，已經(jīng)很難滿(mǎn)足工作需求，更不能實(shí)現(xiàn)檔案管理自身的發(fā)展，所以要充分的、合理的利用當(dāng)前信息技術(shù)，來(lái)滿(mǎn)足實(shí)際工作中對(duì)檔案管理工作的信息化要求，檔案管理工作發(fā)展的最終模式就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

一、設(shè)計(jì)院檔案管理工作特征

1.檔案歸檔不完整

檔案歸口管理部門(mén)的檔案通常不是由檔案部門(mén)自身形成的，服務(wù)的對(duì)象也不是檔案部門(mén)。檔案形成者檔案意識(shí)不強(qiáng)烈，對(duì)哪些材料應(yīng)該歸檔沒(méi)有主觀(guān)意識(shí)，而檔案人員不能全程參與檔案的形成，導(dǎo)致檔案收集并不是真正意義上的齊全。在利用方面，檔案部門(mén)只是單純的文件保管者，一旦利用者不是形成者時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)使用困難。

2.檔案形成周期長(zhǎng)

設(shè)計(jì)項(xiàng)目從初期的可行性分析、安全分析，到施工圖設(shè)計(jì)、竣工圖設(shè)計(jì)，最后到驗(yàn)收，一般耗時(shí)少則幾個(gè)月，多則幾年，檔案產(chǎn)生持續(xù)的周期較長(zhǎng)，檔案的及時(shí)收集、管理、保存、入庫(kù)利用受到影響。

3.檔案成套性強(qiáng)且專(zhuān)業(yè)眾多

檔案文件形成于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，從數(shù)量到內(nèi)容都十分繁雜，反應(yīng)了設(shè)計(jì)項(xiàng)目從提出、可行性評(píng)估、審批、設(shè)計(jì)、驗(yàn)收等專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的全部?jī)?nèi)容，記載了項(xiàng)目設(shè)計(jì)的全過(guò)程，這些專(zhuān)業(yè)之間既有不同，又相互聯(lián)系，組成了一套復(fù)雜而又繁多的檔案有機(jī)整體。

4.檔案案卷數(shù)量多、文件種類(lèi)多、載體形式多

一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的從無(wú)到有，再到最后完成的完全生命周期管理往往很長(zhǎng)，少則幾個(gè)月，多則數(shù)年。一個(gè)項(xiàng)目的檔案文件收集時(shí)間也很長(zhǎng)，文件數(shù)量多，文件收集貫穿項(xiàng)目從前期準(zhǔn)備、選址、建設(shè)、運(yùn)行到退役的全過(guò)程。文件種類(lèi)可劃分為工程文件、生產(chǎn)文件、行政文件及其他文件，包括在項(xiàng)目工程建設(shè)和生產(chǎn)活動(dòng)及其他有關(guān)工作中直接形成的記錄有信息的材料，如技術(shù)規(guī)范、說(shuō)明書(shū)、圖紙、進(jìn)度計(jì)劃、大綱、報(bào)告、合同等。載體形式包括紙質(zhì)和非紙質(zhì)載體，其中非紙質(zhì)載體包括照片、光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等。

5.檔案的現(xiàn)實(shí)性及動(dòng)態(tài)性

項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，檔案在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)建設(shè)中不斷被提供利用，加之項(xiàng)目設(shè)計(jì)建設(shè)過(guò)程耗時(shí)長(zhǎng)，文件資料隨著項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程逐步形成，文件收集到整理形成檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間，且文件資料需要多次修改升級(jí)，直到項(xiàng)目驗(yàn)收后，文件檔案才能相對(duì)穩(wěn)定，對(duì)檔案的收集管理增加了難度。

二、新形勢(shì)下檔案管理問(wèn)題日益突出

1.紙質(zhì)檔案管理具有局限性

紙質(zhì)檔案管理占用極大的存儲(chǔ)空間，要有單獨(dú)的檔案室存放檔案實(shí)體，投資大;紙質(zhì)檔案利用過(guò)程中，從各級(jí)檔案架中搬來(lái)搬去，無(wú)法避免紙質(zhì)檔案的撕壞、掉頁(yè)等，而且相應(yīng)文件資料在存檔時(shí)只保留一份，當(dāng)這份文件被一人借走后，再有他人想借，必須等待這份文件歸還后才可再辦借閱手續(xù)，文件資料的利用率非常低，且借閱實(shí)體檔案也存在丟失的可能性。檔案管理信息化可以形成一個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于檔案的管理、借閱等非常方便。

2.電子檔案需求突出

在檔案管理工作中，工作人員對(duì)檔案的分類(lèi)排放，有利于檔案的再次查找借閱，可是隨著越來(lái)越多的項(xiàng)目的推進(jìn)，庫(kù)房中分類(lèi)排放的檔案越來(lái)越多，完全依靠人工檢索和賬簿查閱，不依靠現(xiàn)代化檢索工具，大大地降低了檔案的利用效率。同時(shí)，隨著甲方要求的多樣化，或地理位置的限制，相比提供紙質(zhì)檔案，提供電子檔案更加方便，應(yīng)實(shí)際工作的需求，檔案管理工作由紙質(zhì)向信息化發(fā)展迫在眉睫。

3.檔案載體形式繁多

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)日新月異，檔案載體形式從原來(lái)單一的紙質(zhì)到電子、磁盤(pán)等，檔案利用方式也隨之變化，檔案內(nèi)容成套性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)精細(xì)化導(dǎo)致檔案分類(lèi)越來(lái)越高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方法已經(jīng)不能適應(yīng)新興的電子檔案，新載體的使用和保存都面臨重大挑戰(zhàn)。

三、新形勢(shì)下設(shè)計(jì)院檔案管理工作的變革

1.促進(jìn)設(shè)計(jì)院檔案管理信息化

作為設(shè)計(jì)院信息化建設(shè)的一部分，檔案信息化建設(shè)要與設(shè)計(jì)院的發(fā)展相適應(yīng)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展及同時(shí)產(chǎn)生的大量電子文件，檔案管理信息化的研究與建設(shè)成為檔案管理工作的重中之重，檔案信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，有著豐富的檔案資源、大量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、快速的傳輸、便捷的檢索等優(yōu)點(diǎn)，由傳統(tǒng)檔案管理向檔案管理信息化的發(fā)展迫在眉睫。

（1）增強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就要增強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)，在檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，要提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，積極參加單位、行業(yè)組織的相關(guān)教育培訓(xùn)，不斷拓寬專(zhuān)業(yè)知識(shí)面，提高自己的業(yè)務(wù)工作能力和應(yīng)急處理水平。利用科學(xué)管理思想，實(shí)現(xiàn)檔案管理中的主動(dòng)服務(wù)，使檔案管理工作由傳統(tǒng)向信息化轉(zhuǎn)變，更加符合實(shí)際工作需要。

（2）引進(jìn)先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)

檔案歸口管理部門(mén)應(yīng)按實(shí)際工作需求調(diào)研，引進(jìn)符合設(shè)計(jì)院研究需求的檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的信息系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，以實(shí)現(xiàn)歸檔檔案電子化、檔案管理流程化，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)，以更多的精力投入到檔案管理中。同時(shí)，檔案歸口管理部門(mén)要注重提高檔案管理人員自身的工作能力，及時(shí)引進(jìn)實(shí)用的檔案管理信息系統(tǒng)，挖掘各方面潛力，把各種檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)價(jià)值。

（3）建立并完善檔案管理制度

檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，可以有效的提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。檔案信息化一方面是通過(guò)現(xiàn)有的掃描技術(shù)，把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件歸檔，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化;另一方面是直接從檔案管理系統(tǒng)上獲取相關(guān)電子文件。該制度既要完善檔案管理中的業(yè)務(wù)流程，符合信息化建設(shè)要求，使電子檔案的管理環(huán)節(jié)和步驟得到細(xì)化，又要包括安全措施，使歸檔的電子文件和檔案安全、完整。同時(shí)，在檔案管理制度中要有檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)樗鼈兪菍?shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

（4）優(yōu)化檔案隊(duì)伍、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

檔案人員素質(zhì)的培養(yǎng)不再局限于專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度，應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化、電子檔案的錄入及檔案管理信息系統(tǒng)使用的培訓(xùn)，使檔案管理工作人員熟練的掌握檔案管理信息系統(tǒng)相關(guān)操作規(guī)程，為檔案管理工作信息化夯實(shí)基礎(chǔ)并提供有力保障。不斷拓寬知識(shí)面，提升工作能力，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，成為檔案工作信息化的支撐人才，促進(jìn)檔案工作逐步從傳統(tǒng)的管理手段向信息化轉(zhuǎn)變，引領(lǐng)檔案工作實(shí)現(xiàn)全面、持續(xù)、快速、健康發(fā)展的新常態(tài)。

2.建設(shè)并完善設(shè)計(jì)院檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)，是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，構(gòu)建完整的檔案資源平臺(tái)，涵蓋整個(gè)設(shè)計(jì)院的項(xiàng)目檔案、文書(shū)檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、聲像檔案等，支持檔案管理工作的線(xiàn)上處理，從歸檔資料前期收集、信息錄入、整編、存儲(chǔ)到借閱的檔案全生命周期管理，節(jié)省不必要的時(shí)間浪費(fèi)。檔案管理信息系統(tǒng)為設(shè)計(jì)院的檔案信息化管理，提供完整的解決方案。

（1）加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作

檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理工作的依據(jù)。在以設(shè)計(jì)為主的企業(yè)中，要嚴(yán)格規(guī)范檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化具體包括：圖框、圖簽標(biāo)準(zhǔn)化;CAD制圖標(biāo)準(zhǔn)（圖層、字體、標(biāo)注等）;電子檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化;項(xiàng)目信息屬性標(biāo)準(zhǔn)化;檔案歸檔結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化;檔案編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化。這為后期檔案管理系統(tǒng)中檔案的收集、管理、利用和建立數(shù)據(jù)庫(kù)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（2）檔案資源收集

一是圖紙打印收集。在CAD軟件中嵌入出圖管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)人員完成圖紙?jiān)O(shè)計(jì)后，進(jìn)行圖紙打印的同時(shí)，對(duì)每張圖紙進(jìn)行身份編碼，即二維碼，同時(shí)將圖紙的電子文件收集到打印服務(wù)器。圖紙打印收集如圖1所示：

二是電子文件直接上傳。對(duì)于需要?dú)w檔的電子文件，系統(tǒng)自動(dòng)歸檔到圖檔系統(tǒng)，通過(guò)二維碼自動(dòng)識(shí)別、拆分圖紙、轉(zhuǎn)換成瀏覽文件、自動(dòng)創(chuàng)建文件放置目錄架構(gòu)。電子文件上傳如圖2所示：

三是檔案信息條目錄入、批量導(dǎo)入。沒(méi)有電子文件的檔案，以條目的方式存儲(chǔ)于檔案系統(tǒng)中，可以單條錄入，也可以通過(guò)excel錄入方式進(jìn)行批量錄入 ，自動(dòng)創(chuàng)建條目放置目錄的層次架構(gòu)，以到達(dá)清晰的結(jié)構(gòu)化檔案信息。

四是與其他系統(tǒng)集成收集。檔案管理系統(tǒng)與公司現(xiàn)存辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行集成，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上對(duì)需要進(jìn)行歸檔的文件進(jìn)行整理后，實(shí)現(xiàn)一鍵歸檔，自動(dòng)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。

五是紙質(zhì)檔案收集確認(rèn)。歸檔人在檔案系統(tǒng)中錄入歸檔清單，發(fā)起歸檔流程，整理紙質(zhì)檔案，并在系統(tǒng)中打印歸檔清單一并移交到檔案室。檔案室工作人員在系統(tǒng)中接收到歸檔流程，接收紙質(zhì)檔案，以歸檔清單為基礎(chǔ)進(jìn)行歸檔確認(rèn)，紙質(zhì)檔案歸檔確認(rèn)后進(jìn)入到系統(tǒng)正式檔案區(qū)提供利用。

（3）檔案資源存儲(chǔ)

規(guī)劃數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置，根據(jù)檔案的類(lèi)型進(jìn)行多庫(kù)存儲(chǔ)，根據(jù)檔案介質(zhì)的性質(zhì)分為電子檔案存儲(chǔ)及條目存儲(chǔ)。以數(shù)據(jù)應(yīng)用為目標(biāo)，多格式數(shù)據(jù)同時(shí)存儲(chǔ)時(shí)，存儲(chǔ)格式包括主文件、只讀格式的瀏覽文件、附件、引用等。檔案資源存儲(chǔ)要做好安全控制，并定義嚴(yán)格存儲(chǔ)服務(wù)器操作規(guī)范。根據(jù)安全要求按季度、按年對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以備不時(shí)之需對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。

（4）檔案資源管理

科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，根據(jù)檔案內(nèi)容的不同，進(jìn)行多庫(kù)橫向管理;根據(jù)檔案入庫(kù)的時(shí)間不同進(jìn)行縱向分類(lèi)。參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理中目錄整編的相關(guān)原則和要求，并以實(shí)際的業(yè)務(wù)過(guò)程為依據(jù)，整編檔案存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)。除自動(dòng)生成檔案屬性外，補(bǔ)充完善檔案屬性，裝袋裝盒整理，打印編碼，粘貼入庫(kù)。根據(jù)需求按年對(duì)需銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行整理，根據(jù)檔案保管期限生成鑒定清單，以鑒定清單為基礎(chǔ)開(kāi)鑒定會(huì)議，根據(jù)鑒定會(huì)議結(jié)果，對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案在檔案系統(tǒng)中形成銷(xiāo)毀清單、填寫(xiě)銷(xiāo)毀原因，打印清單，并將記錄移動(dòng)到銷(xiāo)毀庫(kù)，根據(jù)銷(xiāo)毀清單進(jìn)行實(shí)物的銷(xiāo)毀。不銷(xiāo)毀的檔案，在檔案系統(tǒng)中修改保管期限。

（5）檔案資源利用

在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字對(duì)所需檔案進(jìn)行模糊檢索，也可組合多個(gè)檔案屬性，進(jìn)行精準(zhǔn)檢索。檔案管理人員對(duì)用戶(hù)進(jìn)行不同權(quán)限的授權(quán)，可以瀏覽、借閱、下載。系統(tǒng)能進(jìn)行全方位數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，對(duì)檔案信息的錄入和使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，供各個(gè)層次的管理層對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行深度的了解和項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)控，以及針對(duì)特殊情況進(jìn)行報(bào)表定制，以此作為檔案管理人員和工作的考核依據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在新的大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理需要進(jìn)行變革與發(fā)展。雖然實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，具有較強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，需要在實(shí)際工作中不停地摸索與探討，但它是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也能更好地適應(yīng)企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。因此，檔案管理要緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展的需要，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，主動(dòng)掌握時(shí)代節(jié)拍。我們檔案管理人員也要在工作中抓住機(jī)遇，加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高自身素質(zhì)，沖破原有的管理觀(guān)念和方法，發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性和科學(xué)頭腦來(lái)打造現(xiàn)代化的檔案工作系統(tǒng)，不斷改革創(chuàng)新，形成一套科學(xué)的檔案管理體系，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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（作者單位：中核第七研究設(shè)計(jì)院有限公司）

基金項(xiàng)目：中核七院檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目研究與實(shí)施。

作者簡(jiǎn)介：史巖嶺（1991—），女， 漢族，山西忻州人，工程師，本科學(xué)歷碩士學(xué)位，從事科研檔案管理。