基于醫(yī)院信息化建設(shè)背景下的數(shù)字檔案室發(fā)展模式探討

摘 要：醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的逐步深入，最近幾年檔案工作深深被數(shù)字檔案建設(shè)以及信息化等在內(nèi)的諸多方面所影響著，這也逐漸成為檔案信息化建設(shè)的主要發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)字檔案室是數(shù)字化條件下檔案室的“升級(jí)版”，是連接上級(jí)部門(mén)上海中醫(yī)藥大學(xué)檔案館與醫(yī)院辦公自動(dòng)化，數(shù)字檔案室建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院信息化;數(shù)字檔案室;檔案管理

一、醫(yī)院信息化建設(shè)的國(guó)際背景

從目前國(guó)際社會(huì)發(fā)展來(lái)看，醫(yī)院信息化的發(fā)展過(guò)程最初在上世紀(jì)中期才確立起來(lái)的，且醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）更多的是在財(cái)務(wù)部門(mén)展開(kāi)有效運(yùn)用。進(jìn)入到上世紀(jì)60年代初，在問(wèn)診以及護(hù)理系統(tǒng)等方面進(jìn)行了有效的推廣運(yùn)用，并且在七八十年代，為數(shù)不少的市級(jí)醫(yī)院致力于開(kāi)發(fā)操作HIS，并且在上世紀(jì)90年代，該系統(tǒng)在臨床應(yīng)用等領(lǐng)域上實(shí)現(xiàn)了較大的突破，并且在診療上取得一定的成就，有效提升了辦公效率，給相關(guān)工作者帶來(lái)了極大的便利。進(jìn)入到本世紀(jì)之后，在電子病歷輸入、信息共享等在內(nèi)的諸多方面實(shí)現(xiàn)了更好的發(fā)展，并且完成了向智能化以及集成化的有效升級(jí)調(diào)整。早在2004年，超過(guò)兩成的歐美醫(yī)院能夠借助于電子病歷展開(kāi)有關(guān)工作，且醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)以及臨床路徑等在內(nèi)的多個(gè)方面走在了世界前列，使得醫(yī)療服務(wù)水平得以顯著增長(zhǎng)。并且在2008年間，提出了移動(dòng)醫(yī)療的理念，從這不難發(fā)現(xiàn)諸多發(fā)達(dá)國(guó)家在醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)上實(shí)現(xiàn)了跨越性的發(fā)展。

受全球無(wú)紙化辦公和政府信息化轉(zhuǎn)型的影響，數(shù)字檔案室逐步發(fā)展了起來(lái)。例如，瑞士聯(lián)邦委員會(huì)制定的文件管理政策（Digital Archiving at the Swiss Federal Archives），截止到2011年，政府所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的文件流轉(zhuǎn)要實(shí)現(xiàn)完全的電子化，2012年以后產(chǎn)生的所有歸檔文件要以數(shù)字化形式移交。在澳大利亞，國(guó)家檔案館制定的數(shù)字轉(zhuǎn)型政策（Digital Transition Policy）中規(guī)定，在2015年以后，國(guó)家檔案館只接收數(shù)字化文件材料。在美國(guó)的檔案和文件管理署所發(fā)布的《 政府文件管理指令》（Managing Government Records Directive）文件中規(guī)定，2019年起所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)形成的永久文件，都要以最大可能的數(shù)字形式管理，方便向美國(guó)國(guó)家檔案館移交和接收。在全球范圍內(nèi)，以電子化形式接收和保管電子文件的數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室全面鋪開(kāi)，迅速成長(zhǎng)起來(lái)。

二、醫(yī)院信息化建設(shè)的國(guó)內(nèi)背景

在國(guó)內(nèi)，醫(yī)院數(shù)字檔案資源數(shù)量也是急劇增長(zhǎng)。一些醫(yī)療信息化發(fā)展較早的醫(yī)院開(kāi)始做出了積極探索，并取得了一定的成就。2014年間，有關(guān)部門(mén)便給出相關(guān)文件，進(jìn)一步深刻詮釋了數(shù)字檔案室的內(nèi)涵，能夠?qū)n案信息化所應(yīng)該具備的網(wǎng)絡(luò)、軟硬件等有關(guān)要求進(jìn)行有效確認(rèn)，給出一系列關(guān)于應(yīng)用系統(tǒng)項(xiàng)目的具體要求，并且在不同類(lèi)型的電子文件、格式等在內(nèi)的有關(guān)方面制定了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，作為檔案信息化工作的系統(tǒng)性、綜合性解決方案。2016年間，有關(guān)部門(mén)根據(jù)會(huì)議要求，繼續(xù)發(fā)布相關(guān)文件，對(duì)不同類(lèi)型的辦公系統(tǒng)等衍生得到的電子文件歸檔工作提出了新的要求，旨在能夠確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸檔管理工作得以穩(wěn)定開(kāi)展。2016年11月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》將數(shù)字檔案室建設(shè)列為一項(xiàng)重要工作任務(wù)。2018年，上海有關(guān)部門(mén)頒布了相關(guān)文件，要求全面推進(jìn)上海市數(shù)字檔案室建設(shè)，切實(shí)完成“十三五”期間數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)。

我院的數(shù)字檔案室要在醫(yī)院信息化發(fā)展背景下，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行分階段建設(shè)，先整合醫(yī)院各類(lèi)檔案信息資源，最終實(shí)現(xiàn)電子文件能夠根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)歸檔工作，且切實(shí)展開(kāi)電子檔案的高效管理，并根據(jù)《指南》等在內(nèi)有關(guān)文件內(nèi)容展開(kāi)各項(xiàng)工作。力求建立足夠科學(xué)合理、全面系統(tǒng)的檔案信息中心。充分依靠前沿技術(shù)，展開(kāi)檔案信息資源的高效管理以及合理運(yùn)用，進(jìn)一步給醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)、管理等帶來(lái)極大的便利。

三、數(shù)字檔案室的定義與其特點(diǎn)、功能

醫(yī)院展開(kāi)文件流傳的同時(shí)，電子檔案等在內(nèi)的有關(guān)檔案信息，能夠依靠較為先進(jìn)的信息技術(shù)展開(kāi)必要的收集整理以及存檔工作，依靠網(wǎng)絡(luò)來(lái)構(gòu)建得到較為完善合理的數(shù)字集成管理平臺(tái)。較之傳統(tǒng)檔案室而言，數(shù)字檔案室有著這幾個(gè)鮮明優(yōu)勢(shì)：

1.“數(shù)字化”的檔案資源

數(shù)字檔案室對(duì)數(shù)字形式展開(kāi)高效運(yùn)用，完成不同類(lèi)型信息的存儲(chǔ)，通常情況下能夠?qū)⑽谋?、圖像等在內(nèi)的有關(guān)內(nèi)容涵蓋其中，存儲(chǔ)空間大幅度降低，且組織形式進(jìn)行有效調(diào)整。數(shù)字化的信息記錄，便是最為顯著的特點(diǎn)。

2.“虛擬化”的檔案實(shí)體

借助于數(shù)字化完成紙質(zhì)檔案、照片等承載的相應(yīng)信息的記錄工作，最終確保檔案實(shí)體能夠?qū)崿F(xiàn)“虛擬化”，配合相應(yīng)數(shù)字檔案資源實(shí)現(xiàn)高效管理以及必要規(guī)范。

3.“系統(tǒng)化”的檔案管理

確保應(yīng)用系統(tǒng)能夠?qū)n案業(yè)務(wù)流程等在內(nèi)的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效表達(dá)，最終構(gòu)建得到較為全面的數(shù)字檔案資源系統(tǒng)。

4.網(wǎng)絡(luò)化信息傳遞

由于數(shù)字檔案對(duì)網(wǎng)絡(luò)有著較高的依存度，借助于不同類(lèi)型的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的管理工作，有關(guān)工作人員能夠打破時(shí)空的限制，獲取所需信息，為信息的高效流通創(chuàng)造了便利條件。

5.知識(shí)化檔案利用

數(shù)字檔案把文字、照片等在內(nèi)的不同類(lèi)型的信息載體和信息來(lái)源進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，建立起密切聯(lián)系，依靠動(dòng)態(tài)分布的方法給工作人員創(chuàng)造極大的便利，最終完成了向知識(shí)提供的轉(zhuǎn)型調(diào)整。

四、數(shù)字檔案室建設(shè)

由于這一建設(shè)工作的難度相對(duì)較高，往往涉及到基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)等在內(nèi)多個(gè)領(lǐng)域的協(xié)同開(kāi)展，需要檔案室、醫(yī)院信息中心、醫(yī)務(wù)處和保衛(wèi)處共同參與施行。

1.數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容

（1）組織管理

構(gòu)建數(shù)字檔案室建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)以及工作小組，對(duì)其工作職責(zé)展開(kāi)有效規(guī)范，加快醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷完善修整相應(yīng)管理制度，確保電子檔案的整理以及使用等能夠科學(xué)開(kāi)展，有條不紊地進(jìn)行。

（2）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，選用能夠達(dá)到有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，確保相應(yīng)電子數(shù)據(jù)能夠滿足相應(yīng)規(guī)范。還應(yīng)該保證軟件功能較為完善，具有良好的兼容性，最終能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)技科室系統(tǒng)等在內(nèi)有關(guān)系統(tǒng)的互通兼容，為電子檔案信息資料的管理以及運(yùn)用創(chuàng)造極大的便利。其次，完成軟硬件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的高效配置，最終構(gòu)建得到相對(duì)完善科學(xué)的管理平臺(tái)，不但能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)醫(yī)院范圍內(nèi)的信息共享，還可以與相關(guān)高校之間實(shí)現(xiàn)有效的溝通交流。

（3）數(shù)字檔案資源建設(shè)

相應(yīng)檔案資源能夠?qū)⑽臅?shū)、聲像等在內(nèi)有關(guān)內(nèi)容涵蓋其中，且囊括了傳統(tǒng)檔案中記載的有關(guān)信息。在后續(xù)的發(fā)展中，電子郵件、網(wǎng)頁(yè)等多種信息載體同樣能夠作為數(shù)字檔案資源建設(shè)的方向。

（4） 檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

主要表示創(chuàng)建室藏不同類(lèi)型檔案的案卷級(jí)與文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)相應(yīng)規(guī)范，不斷為相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)增添新的內(nèi)容，確保不同級(jí)別目錄以及檔案之間能夠?qū)崿F(xiàn)有效統(tǒng)一，最終確保數(shù)字檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效檢索。

（5）室藏傳統(tǒng)檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案數(shù)字化對(duì)于保管期限相對(duì)較長(zhǎng)的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等展開(kāi)數(shù)字化處理，最終確保電子檔案與目錄之間能夠建立密切聯(lián)系，有效拓展延伸檔案數(shù)字化范圍。相關(guān)工作人員往往無(wú)法有效展開(kāi)這一項(xiàng)工作，因此應(yīng)該將其外包給相關(guān)企業(yè)來(lái)完成，切實(shí)開(kāi)展相應(yīng)備案工作，立足于醫(yī)院基本發(fā)展?fàn)顩r，展開(kāi)檔案數(shù)字化規(guī)劃工作，并有序展開(kāi)檔案鑒定以及保密等在內(nèi)的各項(xiàng)工作。

在有效時(shí)間內(nèi)完成電子文件的必要管理工作，最終確保數(shù)字檔案室能夠和醫(yī)院中的其他諸多系統(tǒng)之間展開(kāi)必要的信息交流，具有優(yōu)質(zhì)的兼容性，并且達(dá)到在線歸檔的目的。明確關(guān)于電子文件的歸檔情況等，保證能夠在有效時(shí)間內(nèi)完成關(guān)于OA系統(tǒng)中衍生得到的相應(yīng)文件的收集工作，且能夠完成對(duì)其他系統(tǒng)生成得到的相關(guān)文件的歸檔工作，切實(shí)展開(kāi)該工作的必要監(jiān)管，最終確保檔案收集工作得以有條不紊地進(jìn)行。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)中電子檔案保管與利用

信息科應(yīng)該配備專(zhuān)職人員展開(kāi)電子檔案數(shù)據(jù)的必要監(jiān)管工作，且將核心數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效保護(hù)，確保相應(yīng)操作系統(tǒng)的安全性維持在合理范圍之內(nèi)，且相應(yīng)數(shù)據(jù)可以達(dá)到實(shí)時(shí)恢復(fù)的目的，不斷調(diào)整電子檔案的監(jiān)管制度，在有效時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)監(jiān)測(cè)工作，且借助于必要舉措來(lái)保障其有效性。按照相應(yīng)規(guī)范展開(kāi)備份工作，切實(shí)展開(kāi)異質(zhì)三套保存工作。根據(jù)權(quán)限的劃分完成不同部門(mén)人員的查詢工作，實(shí)現(xiàn)信息檢索效率以及準(zhǔn)確率的有效增長(zhǎng)。借助于pdf等在內(nèi)出的有關(guān)文檔，完善不同類(lèi)型邊沿成果的記錄以及整理，且構(gòu)建較為完善的檔案借閱和利用反饋登記臺(tái)賬。

3.數(shù)字檔案室建設(shè)中檔案規(guī)范化及技能培訓(xùn)

按照數(shù)字檔案室的有關(guān)規(guī)范，切實(shí)展開(kāi)不同階段的工作，定期開(kāi)展有關(guān)培訓(xùn)課程，確保檔案室管理人員的專(zhuān)業(yè)技能以及理論知識(shí)能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，且與高校之間進(jìn)行密切交流，聘請(qǐng)權(quán)威專(zhuān)家進(jìn)行授課，為相關(guān)工作人員提供高校進(jìn)修的機(jī)會(huì)，最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)素養(yǎng)的顯著增長(zhǎng)。

五、數(shù)字檔案室建設(shè)中擬解決的關(guān)鍵科學(xué)問(wèn)題

數(shù)字檔案室建設(shè)是醫(yī)院信息化背景下傳統(tǒng)檔案室轉(zhuǎn)型為數(shù)字檔案室的重要抓手，研究通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)和路徑優(yōu)化，制訂建設(shè)方案，以數(shù)字化檔案室發(fā)展為核心，確保存量數(shù)字化以及增量數(shù)字化能夠統(tǒng)籌兼顧，使得相應(yīng)檔案管理足夠科學(xué)，完成數(shù)字復(fù)制件和電子檔案的數(shù)據(jù)挖掘。不僅如此，妥善處理數(shù)字復(fù)印件的真實(shí)性等諸多不足之處，旨在能夠確保電子歸檔工作高效展開(kāi)。

六、數(shù)字檔案室建設(shè)的難點(diǎn)與突破點(diǎn)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視至關(guān)重要

電子檔案室建設(shè)涵蓋了多個(gè)領(lǐng)域，且工作量相對(duì)較高，需要投入大規(guī)模的人力以及物力，且需要借助于較為完善的制度來(lái)進(jìn)行保障，如此方可實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室不斷完善。旨在能夠使得相應(yīng)資源投入規(guī)模維持在合理范圍之內(nèi)，切實(shí)展開(kāi)宣傳工作，確保相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員能夠?qū)ζ湫纬烧_的認(rèn)識(shí)，使得信息化建設(shè)進(jìn)程能夠有序穩(wěn)定推進(jìn)，并將相應(yīng)建設(shè)工作作為一個(gè)尤為關(guān)鍵的發(fā)展方向，切實(shí)做到醫(yī)院整體信息化的統(tǒng)籌兼顧。而且應(yīng)該按照有關(guān)要求和醫(yī)院基本狀況之間展開(kāi)有效呼應(yīng)，建立較為全面系統(tǒng)的管理制度，最終方可確保數(shù)字檔案室不斷健全與發(fā)展。

2.檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性問(wèn)題

醫(yī)院檔案具有真實(shí)性等在內(nèi)的有關(guān)特點(diǎn)，確保檔案數(shù)字化等發(fā)展繼承實(shí)現(xiàn)的同時(shí)，存儲(chǔ)的信息足夠精準(zhǔn)完善，切忌僅僅關(guān)注檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，出現(xiàn)關(guān)鍵信息的缺失等情況，應(yīng)該確保存儲(chǔ)的信息具有鮮明的穩(wěn)定性特點(diǎn)。然而，醫(yī)院當(dāng)前的管理系統(tǒng)并未能夠?qū)崿F(xiàn)和OA系統(tǒng)等表現(xiàn)出較高的兼容性，同時(shí)并未能夠與相關(guān)高校之間展開(kāi)信息共享等。本課題將把握《上海市檔案事業(yè)發(fā)展”十三五”規(guī)劃》中有關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展要求，選擇符合上海市檔案局相關(guān)規(guī)范的數(shù)字檔案室系統(tǒng)。統(tǒng)籌規(guī)劃，強(qiáng)化諸多科室和相關(guān)工作人員的緊密交流，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

3.檔案信息鑒定選擇問(wèn)題

由于本院檔案數(shù)量多內(nèi)容廣，旨在確保相應(yīng)資源能夠?qū)崿F(xiàn)較為科學(xué)的分配，立足于檔案信息安全穩(wěn)定的相應(yīng)規(guī)范要求，確保數(shù)字化成果的優(yōu)勢(shì)能夠充分體現(xiàn)，切實(shí)展開(kāi)關(guān)于其范圍的科學(xué)確認(rèn)，主要對(duì)檔案、開(kāi)放價(jià)值鑒定兩者同步進(jìn)行，充分按照相關(guān)要求展開(kāi)各項(xiàng)工作，明確較為科學(xué)合理的實(shí)施方案。

4.檔案信息質(zhì)量控制問(wèn)題

為了從整體上控制文件和數(shù)字化檔案的信息質(zhì)量，必須制訂完善并嚴(yán)格落實(shí)電子文件歸檔范圍與提前介入。比如，科研檔案，科研檔案是醫(yī)院所有門(mén)類(lèi)檔案中最有醫(yī)院特色，表達(dá)出醫(yī)院價(jià)值的相應(yīng)檔案，科研成果、進(jìn)展等在內(nèi)的相應(yīng)流程能夠?yàn)獒t(yī)學(xué)水準(zhǔn)的顯著提升提供有效保障。將紙質(zhì)檔案作為主體的相應(yīng)信息資源從某種意義上無(wú)法達(dá)到信息共享的真實(shí)需要，且可能會(huì)為醫(yī)療行業(yè)的進(jìn)步造成極大的束縛。在醫(yī)院信息共享前提下，檔案工作者需要提前介入到科研課題前期課題任務(wù)書(shū)管理階段，對(duì)資源數(shù)據(jù)的生成和彼此之間的聯(lián)系等多個(gè)方面給予足夠的重視。確保課題前期管理能夠和檔案管理之間建立密切聯(lián)系，最終構(gòu)建得到較為全面完善的文件管理體系。

5.檔案信息安全性問(wèn)題

醫(yī)院檔案具有相當(dāng)程度的保密性，對(duì)信息保存的安全性要求很高。在醫(yī)院檔案信息共享中，切實(shí)增強(qiáng)關(guān)于病毒以及惡意攻擊的防范能力，就像是財(cái)會(huì)檔案，基于現(xiàn)階段的相應(yīng)技術(shù)，無(wú)法達(dá)到對(duì)全部外界攻擊展開(kāi)有效防御的目的，也就是說(shuō)存在財(cái)會(huì)檔案被纂改、被破壞及被泄密風(fēng)險(xiǎn)。不僅如此，還應(yīng)該展開(kāi)相應(yīng)數(shù)據(jù)信息的備份處理，這一工作穩(wěn)定開(kāi)展的同時(shí)，倘若存在硬盤(pán)損壞以及不具備較為合適硬盤(pán)的情況下，便有著備份資料缺失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，旨在能夠妥善處理好這一問(wèn)題，應(yīng)該切實(shí)展開(kāi)關(guān)于相應(yīng)文件的備份保存工作，并借助于較為先進(jìn)的防護(hù)軟件來(lái)增強(qiáng)信息的安全性，確保檔案信息能夠在不同的載體上展開(kāi)高效管理以及存儲(chǔ)等，完成較為科學(xué)合理的授權(quán)處理，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的防復(fù)制以及防盜竊等水準(zhǔn)，構(gòu)建得到較為完善科學(xué)的管理體系。

七、結(jié)束語(yǔ)

建設(shè)符合醫(yī)院信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，不但能夠確保管理水準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)有效增長(zhǎng)，使得相應(yīng)信息安全性以及完整性等切實(shí)得到保障，提高管理效率和服務(wù)能力;充分順應(yīng)醫(yī)院核心信息資源建設(shè)的有關(guān)規(guī)范，使得有關(guān)資源總量顯著增長(zhǎng)的同時(shí)，相應(yīng)結(jié)構(gòu)能夠不斷進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，為數(shù)字檔案室發(fā)展奠定基礎(chǔ)，能夠推動(dòng)檔案信息化工作健康、均衡全面發(fā)展起來(lái)。

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（作者單位：上海中醫(yī)藥大學(xué)附屬龍華醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：《基于醫(yī)院信息化建設(shè)背景下的數(shù)字檔案室發(fā)展模式探討》，立項(xiàng)編號(hào)：2019WK107。

作者簡(jiǎn)介：華佳蕓（1971-），女 ，漢族，江蘇常州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。