大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理和數(shù)字化建設(shè)研究

摘 要：本次研究的主要目的在于分析大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理和數(shù)字化建設(shè)工作的重要性。面對當(dāng)下全球數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的科學(xué)發(fā)展與轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式的情況，已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前檔案事業(yè)管理工作的發(fā)展和進(jìn)步需求。因此，本文著重分析檔案管理工作中存在的問題，提出科學(xué)的應(yīng)對策略和方案，希望能夠拓展和創(chuàng)新檔案管理工作方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);時代背景;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

伴隨時代的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)行業(yè)面臨著改革與發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，在大數(shù)據(jù)時代背景下不斷受到質(zhì)疑，以往的檔案管理工作知識理論與信息技術(shù)都面臨更多挑戰(zhàn)，重新組合相關(guān)管理工作內(nèi)容，可以將數(shù)字化和數(shù)據(jù)技術(shù)引入到傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，從而提升檔案管理的可讀性和可靠性，深入挖掘并分析大量檔案信息的價值，提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、大數(shù)據(jù)時代背景

1.大數(shù)據(jù)的提出

2008年，《自然》雜志發(fā)布了關(guān)于大數(shù)據(jù)的主題。同年，計算社區(qū)聯(lián)盟發(fā)布了關(guān)于大數(shù)據(jù)計算的相關(guān)報告，內(nèi)容研究當(dāng)中提到了大數(shù)據(jù)計算可以在數(shù)據(jù)驅(qū)動的環(huán)境氛圍當(dāng)中轉(zhuǎn)變商業(yè)、科學(xué)和社會活動。2011年，EMC在關(guān)于云計算滿足大數(shù)據(jù)的年會當(dāng)中也提出了大數(shù)據(jù)的理論。隨之，麥肯錫、IBM以及其他相關(guān)組織也都發(fā)布了關(guān)于大數(shù)據(jù)相關(guān)的研究資料和報告內(nèi)容。2012年，美國政府也提出了大數(shù)據(jù)研發(fā)計劃等內(nèi)容的相關(guān)信息，指出通過提升大型和復(fù)雜數(shù)據(jù)的收集工作內(nèi)容，可以獲取更多的知識和見解能力。

2.大數(shù)據(jù)的概念

傳統(tǒng)的軟件和工具不能夠滿足在一定時間范疇當(dāng)中收集并進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理和管理目標(biāo)，因此產(chǎn)生了大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)需要得到更多決策能力和流程優(yōu)化功能的知識，在洞察力的創(chuàng)新模型理論支持下可以實現(xiàn)高增長率和多元化的信息資源儲備與應(yīng)用目標(biāo)。與此同時，麥肯錫全球研究所也針對數(shù)據(jù)的收集提出了一個科學(xué)定義，即數(shù)據(jù)的大小足以滿足收集、儲存和管理相關(guān)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的目標(biāo)，并且能夠科學(xué)分析數(shù)據(jù)庫軟件工具的具體功能。大數(shù)據(jù)具備四方面的特征，分別是具備海量數(shù)據(jù)的規(guī)模、多功能性和低數(shù)據(jù)類型以及低密度值和快速數(shù)據(jù)傳輸?shù)茸饔谩?/p>

二、檔案數(shù)字化的作用與價值

1.檔案數(shù)字化管理是檔案管理部門重要戰(zhàn)略

實現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理工作是檔案管理工作部門的重要發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)之一，當(dāng)下我國社會檔案的管理工作職能部門已經(jīng)面臨了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的改革需求，科學(xué)技術(shù)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程和其未來的發(fā)展?jié)摿Υ嬖诿芮械年P(guān)聯(lián)。以往的檔案管理工作涉及到的工作內(nèi)容，僅有收集信息、信息類別劃分、檔案歸檔，以及記錄和儲存各種檔案信息的內(nèi)容。其開展檔案管理工作的目標(biāo)在于登記信息、查閱信息，并將此作為參考內(nèi)容，而不是為了充分開發(fā)和利用檔案信息資源，達(dá)成共享目標(biāo)。以往的信息管理模式下，及時查詢檔案信息的工作本身沒有得到良好的進(jìn)行，但收集和整理信息，并在目錄中逐頁搜索，也可能會導(dǎo)致信息出現(xiàn)數(shù)據(jù)磨損或丟失的情況。因此未來數(shù)字化檔案的管理和相關(guān)管理系統(tǒng)的構(gòu)建，必然會成為檔案管理職能部門發(fā)展的必然趨勢。

2.檔案數(shù)字化可提升檔案管理服務(wù)水平

采取數(shù)字化的檔案管理工作模式，能夠有效的提高檔案管理工作的服務(wù)水平。在大數(shù)據(jù)時代背景之下，電子化的檔案構(gòu)成，實現(xiàn)了檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化布局，與此同時，檔案存儲數(shù)據(jù)化也更加廣泛，也由此呈現(xiàn)出動態(tài)化的檔案管理模式。不同類型的現(xiàn)代化設(shè)備也在很大程度上提升了信息儲存的范疇。伴隨時代不斷發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字化體系的建設(shè)，無疑為未來的實踐工作創(chuàng)造了良好的條件，并且夯實了堅定的信息管理工作基礎(chǔ)。具備系統(tǒng)理論，可以促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的妥善進(jìn)行，并且能夠為檔案數(shù)字化管理提供完整且有效的科學(xué)思路。應(yīng)用復(fù)制的技術(shù)，可以更加便利的收集和整理檔案信息資料。遇到相關(guān)信息比較模糊的情況，或者是組合分類查詢等方法，也可以采取檢索的方式更為容易地收集到相關(guān)檔案。采取微型技術(shù)和電子技術(shù)可以實現(xiàn)分離檔案信息的目標(biāo)，進(jìn)而有效的解決儲存空間受到限制的問題。信息技術(shù)的方案可以加視頻、音頻和文本信息，同時記錄在一個檔案當(dāng)中，并且能將更多的信息儲存在小空間范圍之內(nèi)。檔案數(shù)字化建設(shè)可以充分拓展檔案資源的儲備，與此同時還能夠提升檔案服務(wù)的工作范疇，在很大程度上可以提升檔案管理工作的服務(wù)水平。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在問題

1.檔案數(shù)字化橫向發(fā)展不均衡

目前，各等級檔案管理的職能部門都非常重視數(shù)字化檔案的建設(shè)，然而一些基礎(chǔ)相對薄弱的檔案管理部門卻忽視了檔案數(shù)字化建設(shè)資本的投入。希望進(jìn)一步完善和優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)體系，就應(yīng)當(dāng)引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)型人才和配套技術(shù)。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，需要得到計算機(jī)服務(wù)器以及其他設(shè)備的支持，以往的紙質(zhì)檔案全面實現(xiàn)數(shù)字化管理，需要得到硬件和軟件的雙重配合，在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，投入更多精力和人力。與此同時，檔案管理工作部門還需要通過優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行完善的管理。對于級別相對較低的檔案管理工作部門來說，無論是未來的檔案管理工作，生存與發(fā)展都面臨著很多挑戰(zhàn)，更無暇去進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的資本投入。

2.檔案管理觀念落后影響檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案管理工作人員沒有真正的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，忽視了數(shù)字化建設(shè)的真正價值與內(nèi)涵，都會影響檔案管理數(shù)字化的體系建設(shè)。檔案管理信息體系屬于檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)模具和板塊，為進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，需要工作人員認(rèn)識到，改變過去管理方法和理念的重要性，同時構(gòu)建一個規(guī)范化的管理體系。之前檔案信息化管理屬于日常工作內(nèi)容，工作人員一味依賴紙質(zhì)檔案，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)和電子檔案存在不安全性，這一觀念也影響了大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息管理工作進(jìn)一步開發(fā)與應(yīng)用。

采取信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠建立相對完善且優(yōu)化的信息化檔案管理機(jī)制，保存紙質(zhì)和信息化電子文檔，能夠確保文檔同步性和完整性，并為單位解決更多檔案管理工作問題。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

由于缺乏整體規(guī)劃，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)行過程中遇到阻礙問題。沒有細(xì)致進(jìn)行整體規(guī)劃和部署，盲目的引入并不符合實際工作的檔案管理體系，或者是缺乏實現(xiàn)檔案管理集成工作目標(biāo)的技術(shù)，都會導(dǎo)致檔案管理工作存在缺失問題。在實際工作過程中購買的管理信息體系，不僅不能夠滿足傳統(tǒng)檔案管理工作的要求，也不能提高整體工作效率，還會引起各體系中檔案信息出現(xiàn)不兼容和信息資源處理能力降低的情況，導(dǎo)致檔案管理部門出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)障礙問題。

4.檔案管理人員缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)工作能力

目前，檔案管理工作人員缺乏專業(yè)技能，也會導(dǎo)致其無法勝任檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體內(nèi)容。日益完善的檔案管理工作模式，對工作人員的知識結(jié)構(gòu)和工作技能提出了更多要求，在傳統(tǒng)理念指導(dǎo)下，檔案管理工作人員認(rèn)為自身的管理工作應(yīng)當(dāng)配合計算機(jī)技術(shù)人員同時進(jìn)行，將其視為單純的技術(shù)運(yùn)行，而實際的檔案數(shù)字化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)是由具備計算機(jī)能力和檔案管理信息處理能力的檔案管理工作人員完成。

5.檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和有效安全保障

缺失檔案數(shù)字化統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和有效性安全保障的檔案管理工作存在嚴(yán)重問題。保證完整的傳統(tǒng)檔案信息，并與基礎(chǔ)工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一，才是構(gòu)建檔案數(shù)字化管理與建設(shè)體系的重要基礎(chǔ)，如果檔案的質(zhì)量存在參差不齊的情況，會導(dǎo)致檔案館數(shù)字化管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案存在范疇嚴(yán)格受限的情況。檔案記錄了相關(guān)項目從開始到結(jié)束的整個過程，并存在大量寶貴的數(shù)據(jù)和機(jī)密信息，因此，保證信息儲存和應(yīng)用的安全性，具有非常重要的價值。檔案管理工作人員對于自身工作安全意識不足，也可能會導(dǎo)致信息檔案存在被黑客攻擊等風(fēng)險。檔案信息的泄露，都會造成檔案管理工作出現(xiàn)重要安全問題。

四、大數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新舉措

1.賦予檔案新內(nèi)涵

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，不斷優(yōu)化和完善檔案管理方法，需要提出創(chuàng)新的舉措，進(jìn)而賦予檔案全新的內(nèi)涵。例如，在醫(yī)院檔案管理工作中構(gòu)建大型的數(shù)字檔案館，將其中具有實際價值的相關(guān)記錄信息視為檔案。醫(yī)院每時每刻都會更新生成全新的數(shù)據(jù)信息，將所有的信息收集并記錄到計算機(jī)當(dāng)中，通過通訊設(shè)備保存到數(shù)據(jù)柜。在需要的時候，可以通過訪問大數(shù)據(jù)的文件了解到相關(guān)信息。這些工作是人工無法完成和實現(xiàn)的，因為目前的檔案管理技術(shù)手段和人員知識水平，都無法進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的類別劃分。

2.及時更新知識結(jié)構(gòu)

檔案的數(shù)字化體系，能夠針對檔案信息進(jìn)行收集整理、劃分類別儲存以及轉(zhuǎn)移，這都需要軟件和硬件技術(shù)的雙向配合。根據(jù)檔案管理的需求配置相關(guān)的設(shè)備，包括計算機(jī)、掃描儀、路由器、大型高速交換器以及其他相關(guān)信息處理設(shè)備，這也是為了配合硬件設(shè)計方面的主要需求。檔案管理的軟件設(shè)計，需要與檔案管理部門進(jìn)行相關(guān)實踐工作的配合，為檔案管理部門提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而構(gòu)建檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的科學(xué)管理應(yīng)用。

采取網(wǎng)站的形式，針對用戶提供檔案儲存和管理的工作性能，同時與實踐工作中產(chǎn)生的操作細(xì)節(jié)相匹配。例如，醫(yī)院在輸入信息檔案時，采取統(tǒng)一的編碼進(jìn)行檔案信息的管理，并由檔案管理部門實際運(yùn)作完成生產(chǎn)要求。

3.構(gòu)建新檔案收集體系

儲存檔案信息是檔案管理的重要基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)背景時代下文件的收集和整理不能僅依靠人工，需要借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的支持，從而產(chǎn)生完整的生產(chǎn)鏈條。科學(xué)的管理方式，需要掌握每個環(huán)節(jié)當(dāng)中生產(chǎn)的信息和數(shù)據(jù)，從而把握關(guān)鍵信息和鏈接中心，并針對收集到的信息大小和類型進(jìn)行劃分。例如，針對醫(yī)院工作部門的檔案實施管理，進(jìn)行信息化技術(shù)的收集，實際監(jiān)控計劃運(yùn)營。通過單位整理人力資源和運(yùn)營人員的資料，可以進(jìn)行計算機(jī)信息的搜索，并了解其中的巨大信息量，從而實現(xiàn)信息的分析，從技術(shù)層面支持檔案管理工作正常運(yùn)行。

4.拓寬新檔案應(yīng)用渠道

為科學(xué)優(yōu)化大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作，需要不斷拓展檔案的使用渠道，在充分應(yīng)用檔案管理部門潛在作用的前提下，產(chǎn)生檔案管理的重要價值。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到改變自身被動服務(wù)的理念和方式，積極應(yīng)用區(qū)域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等將信息及時的傳遞出去，這也是檔案管理的優(yōu)勢所在。交互文件用戶及檔案管理部門的信息端口，才能夠進(jìn)一步的掌握用戶的工作需求，從而掌握檔案管理部門中每個節(jié)點各種信息和數(shù)據(jù)。在收集到的檔案信息當(dāng)中，尋找具有價值的可應(yīng)用信息，并將其分享與公眾可以保留數(shù)據(jù)的實時性和有效性。

五、結(jié)論

綜合上述研究內(nèi)容，進(jìn)行切實有效的分析探討和總結(jié)，能夠了解到在大數(shù)據(jù)時代背景下?lián)碛袛?shù)據(jù)，便是擁有中心資產(chǎn)，因此應(yīng)當(dāng)重視考量數(shù)據(jù)所有權(quán)的重要價值。檔案部門屬于數(shù)據(jù)鏈接的中心，因此無論是集中式還是分散式的數(shù)據(jù)收集模式，都能夠深入挖掘到收集數(shù)據(jù)和信息的重要價值。作為具有科研性工作性質(zhì)的單位，從事檔案管理工作的人員，不僅需要收集傳統(tǒng)的檔案資料和信息，還應(yīng)當(dāng)充分的應(yīng)用信息化文件資源，切實履行自身職能，能夠與時俱進(jìn)的構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系，從而科學(xué)實現(xiàn)檔案管理的戰(zhàn)略作用和價值。在科學(xué)技術(shù)的支持下，整合大數(shù)據(jù)儲存的檔案資料，基礎(chǔ)應(yīng)用數(shù)據(jù)化處理技術(shù)，實現(xiàn)挖掘檔案信息價值的目標(biāo)，從而促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行，不斷優(yōu)化和完善工作體系產(chǎn)生最大價值，并推動社會創(chuàng)新與建設(shè)。

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（作者單位：山東濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

基金項目：大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院培訓(xùn)檔案系統(tǒng)建設(shè)，項目編號：JYEC2019FRW001。

作者簡介：任星（1986-），女，漢族，山東濟(jì)寧人，碩士研究生，館員。