信息時代核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題與對策研究

梁志偉

（中國原子能工業(yè)有限公司，北京100032）

1 概述

1.1 檔案信息化概述

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息人才為依托，以法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)為保障，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、 管理和提供利用服務(wù)水平，加速檔案管理現(xiàn)代化的過程。

1.2 檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)不是一般意義上的檔案工作，而是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略型舉措，即關(guān)于檔案事業(yè)發(fā)展的全局性、長遠(yuǎn)性謀劃。 它是一個系統(tǒng)工程，涉及的范圍很廣，幾乎涵蓋了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的所有內(nèi)容。 主要包含檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、 檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)等多項內(nèi)容。

2 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題

2.1 檔案工作邊緣化

核工業(yè)企業(yè)檔案管理工作一直處于邊緣化，大多數(shù)核工業(yè)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)都?xì)w屬于企業(yè)其他部門，沒有獨立的行政職權(quán)，部分企業(yè)成立檔案科室，有的企業(yè)甚至只是資料中心，檔案工作沒有系統(tǒng)規(guī)劃，對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識、資金投入等方面，均處于劣勢，阻礙檔案信息化建設(shè)的開展。

2.2 檔案數(shù)字化加工難度大

檔案信息化包含了檔案資源的信息化，而檔案資源信息化主要有新增檔案電子化和庫存檔案數(shù)字化兩方面內(nèi)容，而庫存龐大的檔案數(shù)量，是核工業(yè)企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化工作必須面對的問題。

2.3 核工業(yè)企業(yè)“談密色變”

大多數(shù)核工業(yè)企業(yè)都是承擔(dān)涉密武器裝備科研生產(chǎn)任務(wù)的單位， 業(yè)務(wù)過程中形成的檔案許多涉及國家秘密，隨著國家安全的重視，保密工作要求的加強(qiáng)，企業(yè)工作人員對信息化建設(shè)尤其是涉及文件、檔案系統(tǒng)的建設(shè)慎之又慎， 影響了檔案信息化工作的實施。

3 問題原因分析

通過對以上問題的分析， 造成以上問題的深層次原因主要有企業(yè)人員檔案意識薄弱， 缺乏檔案專業(yè)人才，對信息技術(shù)的應(yīng)用不足，對信息系統(tǒng)建設(shè)缺少調(diào)研。

3.1 檔案信息化意識薄弱

企業(yè)檔案人員大多是從傳統(tǒng)檔案管理工作中走過來的，對檔案信息化新觀點、新技術(shù)接受程度、掌握程度較弱，這使得檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)管理階段，沿用傳統(tǒng)的組卷、打孔、排架等手工操作，檔案的利用仍以紙質(zhì)檔案為主，編研、開發(fā)工作開展甚少，沒有開發(fā)就沒有利用，企業(yè)檔案處于“只存不用”的狀態(tài)，缺乏了檔案信息化建設(shè)的動力。

3.2 檔案專業(yè)人才缺乏

核工業(yè)企業(yè)檔案管理人員，只有很少一部分是檔案專業(yè)科班出身， 大多數(shù)都是從別的崗位跨專業(yè)而來，檔案知識也僅僅依靠在職教育的培訓(xùn)獲取，理論知識停留在傳統(tǒng)檔案管理，對檔案新理論、新觀點掌握甚少，不具備應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力，影響了檔案信息化建設(shè)工作的落實。

3.3 信息技術(shù)應(yīng)用不足

信息技術(shù)是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)，它是指完成信息的獲取、傳遞、加工、再生和利用等功能的技術(shù)。 信息技術(shù)的掌握程度直接決定了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量高低，而企業(yè)運用信息技術(shù)較差，信息基礎(chǔ)設(shè)施落后，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

4 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

4.1 加強(qiáng)人才隊伍培養(yǎng)，提高全員檔案意識

4.1.1 加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視

檔案信息化的建設(shè)勢必需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能在資金、技術(shù)、人才方面給予投入。 一是充分利用“6·9”國際檔案日，宣傳檔案工作，通過印制宣傳手冊、海報、電子屏等形式，讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案，關(guān)注檔案；二是安排部門中層及以上領(lǐng)導(dǎo)參加檔案學(xué)術(shù)交流、檔案協(xié)作組會議等活動， 讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案的重要性，這樣才能更有力的支持檔案工作。

4.1.2 提高檔案人員素質(zhì)

高素質(zhì)檔案人員要能快速接受并掌握檔案新知識、新理論、新技術(shù)，并將其應(yīng)用到檔案工作中。 一是制定計劃，分批次安排專兼職檔案人員參加集團(tuán)檔案培訓(xùn)；二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，組織檔案制度宣貫及檔案基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，提高全員檔案意識；三是組織活動，策劃檔案答題、演講等多種形式的活動，號召全員參與，了解檔案基礎(chǔ)知識的同時，提高全員檔案意識。

4.1.3 吸納檔案信息化專業(yè)人才

檔案信息化工作是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作， 一般檔案人員對信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用不足，所以應(yīng)該廣泛吸納計算機(jī)信息相關(guān)人才，參與到檔案信息化建設(shè)工作中，加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案信息化質(zhì)量。

4.2 完善檔案工作機(jī)制，提高檔案工作地位

4.2.1 實現(xiàn)檔案工作“三納入”制度

將檔案工作納入單位工作計劃；納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入單位職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。

4.2.2 實現(xiàn)檔案工作“四參加”制度

參加基建工程項目竣工驗收； 參加科研成果鑒定；參加設(shè)備開箱驗收；參加產(chǎn)品試制定型鑒定驗收。

4.2.3 實現(xiàn)檔案工作“四同步”制度

下達(dá)項目任務(wù)的同時提出文件材料的歸檔要求；檢查項目進(jìn)度的同時檢查文件材料的形成情況；項目竣工驗收的同時驗收鑒定項目檔案； 項目申報的同時，檔案部門出具專題歸檔證明。

4.2.4 建立檔案信息化專項制度

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，應(yīng)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃中，并建立單獨的檔案信息化制度，使檔案信息化建設(shè)有章可依。

4.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源收集、管理、開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件，主要包括計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的軟硬件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及計算機(jī)用房設(shè)施等。 其核心是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建符合特定要求的檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容。

4.3.1 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)從完善服務(wù)器、 終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的配置方面著手。 保證網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)能為檔案信息化提供承擔(dān)數(shù)據(jù)存儲、管理、應(yīng)用系統(tǒng)運行任務(wù)的高性能計算機(jī)；提供可以將通信設(shè)施向計算機(jī)輸入程序、 數(shù)據(jù)或接收計算機(jī)輸出處理結(jié)果的設(shè)備；提供可用于網(wǎng)絡(luò)連接、信號傳輸和轉(zhuǎn)換等的各類傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等設(shè)備。

4.3.2 數(shù)字化設(shè)備

數(shù)字化設(shè)備是指將傳統(tǒng)模擬檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案信息的設(shè)備。 數(shù)字化設(shè)備是建設(shè)數(shù)字化文本、圖像、聲音和影像檔案資源必不可少的設(shè)備。 數(shù)字化設(shè)備應(yīng)配齊供紙質(zhì)、 錄音、 錄像等檔案的數(shù)字化設(shè)備，保證各類檔案完成數(shù)字化加工，才能豐富檔案信息資源。

4.4 借鑒先進(jìn)單位經(jīng)驗，合理編制建設(shè)方案

4.4.1 檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)首先要完成紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化。 通過對多家單位的調(diào)研，檔案信息數(shù)字化加工，是一項工作量很大的工程，如果自己單位承擔(dān)這項工作， 檔案信息化很難在短的時間內(nèi)取得成效。 鑒于核工業(yè)企業(yè)的特殊性，檔案信息數(shù)字化工作，可以找有相應(yīng)保密等級的外包單位完成，節(jié)省人力的同時，縮短檔案信息化建設(shè)周期。

4.4.2 加強(qiáng)調(diào)研工作

適合自己的才是最好的，充分開展檔案信息化調(diào)研工作的同時，要結(jié)合本企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，制定適合企業(yè)發(fā)展要求的檔案系統(tǒng)建設(shè)方案。

4.5 分步建設(shè)檔案系統(tǒng)，保障檔案信息安全

檔案系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該分步進(jìn)行，涉密系統(tǒng)與非密系統(tǒng)分期完成， 首先完成企業(yè)非密檔案系統(tǒng)的建設(shè)，在此基礎(chǔ)上研究涉密系統(tǒng)的建立。

4.5.1 非密檔案系統(tǒng)的建設(shè)

（1）加強(qiáng)各系統(tǒng)關(guān)聯(lián)融合

目前很多核工業(yè)企業(yè)都建有OA 辦公系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，檔案信息化是企業(yè)信息化的分支，應(yīng)該站在全局高度，統(tǒng)籌規(guī)劃，在檔案系統(tǒng)建設(shè)前期就應(yīng)加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與OA 系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成、對接，檔案系統(tǒng)建成后不能是孤立的系統(tǒng)。

（2）非密與涉密嚴(yán)格分離

部分核工業(yè)企業(yè)認(rèn)為登記涉密檔案的目錄本身不涉密，可以在剔除目錄中敏感字眼的前提下掛接在非密系統(tǒng)上，這種做法看似簡單，但實踐證明不可行。首先，檔案錄入人員，一般都是專兼職檔案人員或者文書處理員，他們對敏感字眼的把控不準(zhǔn)確；其次對于上級單位來說，收到的各成員單位的多個項目的請示、報告等，業(yè)務(wù)種類多又雜，即使是業(yè)務(wù)人員都無法準(zhǔn)確剔除敏感字眼，如果將涉密檔案目錄錄入非密檔案系統(tǒng)，始終存在泄密隱患。

4.5.2 涉密檔案系統(tǒng)的建設(shè)

（1）必要性分析

根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)范圍、涉密檔案內(nèi)容及數(shù)量判斷是否需要建設(shè)涉密檔案系統(tǒng)，能用涉密單機(jī)解決的就不上系統(tǒng)，多一個系統(tǒng)就多一份風(fēng)險。

（2）安全性保障

確需建設(shè)涉密檔案系統(tǒng)時必須加強(qiáng)三員的安全教育，確保檔案軟、硬件設(shè)備的安全運行。 嚴(yán)格控制涉密檔案系統(tǒng)的使用人員，采取防火墻技術(shù)、身份驗證技術(shù)、加密等多種技術(shù)手段確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全。

5 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)預(yù)期效果

5.1 實現(xiàn)檔案的前端控制，提高檔案質(zhì)量

檔案信息化建設(shè)完成了檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，從電子文件形成開始，到電子文件的流傳、利用直至歸檔，實現(xiàn)了電子文件的全生命周期管理，從而實現(xiàn)檔案的前端控制，提高檔案質(zhì)量。

5.2 實現(xiàn)檔案的集中保管，優(yōu)化檔案管理

檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理，就是對企業(yè)檔案工作實行四個統(tǒng)一，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一編號。 檔案信息化建設(shè)實施后，與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實時歸檔，檔案統(tǒng)一交于檔案部門集中保管，優(yōu)化管理。

5.3 實現(xiàn)檔案的雙軌制保管，降低存儲成本

檔案信息化建設(shè)完成了檔案的數(shù)字化加工，實現(xiàn)了檔案的雙軌制保管。 既避免了由于年代久遠(yuǎn)造成紙質(zhì)檔案損壞、檔案信息資源消失的風(fēng)險，又減少檔案庫房的利用，降低了檔案存儲成本。

5.4 實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用，提高工作效率

檔案信息化建設(shè)使得檔案的面對面服務(wù)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)， 既完成了檔案利用在線審批流程的建立，又提供了線上利用的平臺，縮短了檔案利用人員的申請時間，高效地完成檔案利用工作，并清楚記錄了每份檔案的利用頻次、時間，為檔案統(tǒng)計工作提供了依據(jù)。

5.5 實現(xiàn)檔案的移交進(jìn)館，促進(jìn)共建共享

核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程，也是庫存檔案和新增檔案標(biāo)準(zhǔn)的重新建立過程，將集團(tuán)檔案標(biāo)準(zhǔn)融入核工業(yè)企業(yè)檔案工作中，為集團(tuán)集中統(tǒng)一保管檔案做足準(zhǔn)備，從而推進(jìn)檔案移交進(jìn)館工作，促進(jìn)核工業(yè)企業(yè)檔案的共建共享。

6 結(jié)語

綜上所述，本文對檔案信息化建設(shè)過程中檔案工作邊緣化、核工業(yè)企業(yè)“談密色變”、檔案數(shù)字化加工難度大等問題進(jìn)行分析研究， 結(jié)合核工業(yè)企業(yè)的特色，通過加強(qiáng)人才隊伍培養(yǎng)，完善檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，借鑒先進(jìn)單位經(jīng)驗，分步建設(shè)檔案系統(tǒng)等對策有針對性地解決問題，從而加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，高效地實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。