高校教務檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及對策

馬 悅

（鞍山師范學院，遼寧 鞍山 114000）

1 高校教務檔案管理信息化的重要意義

高校教務檔案是具有保存、參考和查證等重要價值的原始信息資料，對高校的教學建設發(fā)展有重要意義，一是能夠?qū)Ω咝＝虒W管理工作起到監(jiān)督和檢查的作用，讓高校教學管理者對高校教學運行整體情況有個清晰的認識，為高校管理層的科學決策提供依據(jù)和保障。 二是能夠為學生提供學籍學歷認證方面的服務，包括提供畢業(yè)生成績單、高考錄取名冊、畢業(yè)證存根、 學位證存根以及學士學位登記申請表等材料，便于上級主管部門和教務管理人員對學生學籍學歷信息進行篩查以及學生自身的查詢。 三是能夠?qū)虅展芾砣藛T的高質(zhì)量工作起到服務支撐的作用。 在高校教務管理工作中，教務管理人員可通過查閱往年的教務檔案材料學習寶貴的工作經(jīng)驗，不斷完善教務管理工作方法，優(yōu)化教務管理工作模式。 因此，在新時期背景下， 如何使教務檔案管理資源得到有效的開發(fā)和利用，是當前高校教務檔案管理工作需要迫切解決的技術難題，而信息化的建設能夠為教務檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展提供技術支持與保障，有利于教務檔案管理工作效率和質(zhì)量的有效提升。

2 高校教務檔案管理信息化的現(xiàn)狀分析

2.1 教務檔案管理信息化的制度不完善

高校教務檔案管理工作主要涉及教學研究與運行檔案管理、教學實踐檔案管理、考試類檔案管理、學籍檔案管理以及教材信息檔案管理等內(nèi)容，對高校教務管理工作的優(yōu)化發(fā)展起著至關重要的作用。 然而目前部分高校在教務檔案管理信息化建設方面的制度不夠完善， 如教務檔案管理人員具體的崗位職責、教務檔案信息化的立卷歸檔要求以及教務檔案安全保密性等方面的內(nèi)容未詳細地納入教務檔案管理信息化建設的相關制度要求中，這種現(xiàn)狀一方面導致教務檔案管理人員的責任意識和服務意識不強，沒有及時收集、整理和歸檔教務資料，使得一部分教務檔案資料存在比較分散或者不全的情況，影響著教務檔案材料的完整性和規(guī)范性。 另一方面，導致教務檔案管理人員在教務檔案的歸檔過程中往往只注重收集，忽略了運用信息化技術手段實現(xiàn)對教務檔案的開發(fā)、利用和共享，影響著教務檔案的利用率。 這兩方面的因素都不利于高校教務檔案管理工作走向信息化、科學化和規(guī)范化的道路。

2.2 教務檔案管理模式缺乏科學性與創(chuàng)新性

目前，高校教務檔案管理工作普遍缺乏先進的工作理念和與時俱進的創(chuàng)新意識，在存檔過程中往往忽略了對教務檔案信息化功能的開發(fā)利用，教務檔案的檢索功能也仍未完全實現(xiàn)信息化手段，存在檢索起來困難的情況，許多高校教務檔案管理的載體仍以紙質(zhì)材料為主， 電子檔案材料的收集工作還不夠完善，即使紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保存也存在編碼不統(tǒng)一的情況，有些檔案還存在內(nèi)容多樣、來源分散、時間周期不同、沒有明確的歸檔范圍和要求等問題，這些因素都在無形中為教務檔案的收集整理工作增加了難度。 此外，高校對教務檔案管理的經(jīng)費投入不足也阻礙著檔案管理信息化的前進步伐，一些新型的信息化科技手段未能在教務檔案管理中應用實施，使得紙質(zhì)檔案與電子檔案不能有機結(jié)合，影響著教務檔案資料的查閱速度，不利于檔案信息的有效利用。

2.3 教務檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

高校教務檔案管理工作的特殊性決定了其對從業(yè)人員的業(yè)務素養(yǎng)和信息化應用能力有很高的要求，當前高校教務管理部門大多沒有專職檔案管理人員，兼職檔案管理人員普遍存在缺乏專業(yè)知識、責任意識和服務意識不強、 主動思考和創(chuàng)新意識差等問題，加上日常教務管理事務性工作繁雜，導致他們自主學習的時間較少，高校又很少組織針對教務檔案管理方面的相關培訓，導致高校教務檔案管理隊伍中缺乏既懂計算機科學技術，又精通教務檔案管理業(yè)務的綜合型人才，使教務檔案的收集、整理和歸檔方面不夠科學規(guī)范，難以適應現(xiàn)代高校對教務檔案管理信息化發(fā)展的需求。

3 推進高校教務檔案管理信息化的對策建議

3.1 增加重視程度，建立科學管理制度

高校領導和有關部門要充分認識到教務檔案管理信息化建設的重要性，建立健全完善的教務檔案信息化管理制度，如通過制定教務檔案管理人員崗位職責、教務檔案立卷歸檔實施細則以及教務檔案安全保密制度等方式， 使教務檔案管理人員在檔案的收集、整理、保存和移交過程中有章可循。 此外，在教務檔案管理過程中，高校還應該及時掌握教務檔案的管理情況，有效做好教務檔案管理的監(jiān)督與保障工作，針對教務檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時采取相應的改進措施， 逐步提升教務檔案管理工作的質(zhì)量和水平， 促進高校教務檔案管理工作逐步走上信息化、規(guī)范化和科學化的道路。

3.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理，健全信息化管理模式

新時期背景下，高校應充分加強對現(xiàn)代化信息技術的應用，通過增加經(jīng)費投入的方式，引進現(xiàn)代化信息技術手段， 改善教務檔案管理的基礎設施建設，搭建紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理的信息化服務平臺，有效提升高校教務檔案管理工作的質(zhì)量和效率，逐步實現(xiàn)教務檔案信息的開放與共享。 紙質(zhì)檔案是珍貴的原始資料，但在教務檔案的實際管理過程中存在容易損毀、不便于查閱以及需要消耗大量的人力資源和時間成本等現(xiàn)實問題。 電子檔案的最大優(yōu)勢是節(jié)省時間成本便于保存和查找， 電子檔案的優(yōu)勢恰好可以彌補紙質(zhì)檔案存在的局限性。 因此，在教務檔案存檔的過程中，應在保證教務檔案管理安全性的基礎上，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理， 并對檔案信息編碼進行梳理，保障紙質(zhì)檔案與電子檔案的編碼一致，以此構(gòu)建以信息化技術為基礎的教務檔案管理平臺，從而有效推進教務檔案管理信息化建設的發(fā)展進程。

3.3 開展教務檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著高校教務檔案管理信息化的深入發(fā)展，對教務檔案管理人員的管理技能與綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。 高校應建立一個符合信息化建設發(fā)展要求的教務檔案管理隊伍，通過為教務檔案管理人員提供一系列專業(yè)化培訓的方式，使他們能夠掌握更多先進的工作理念和信息化管理技術，促進教務檔案管理人員信息化管理能力和檔案管理業(yè)務素養(yǎng)得到有效提升。 如通過開展高校教務檔案管理業(yè)務培訓會、專題講座、業(yè)務學習交流會等活動，邀請優(yōu)秀的教務檔案管理專家進行培訓交流， 促進高校之間相互學習交流、共同進步，使教務檔案管理人員的責任意識、服務意識和業(yè)務技能得到有效提升，能夠起到優(yōu)化教務檔案信息化管理水平和提高工作效率的作用，促進高校教務檔案信息化管理工作獲得更好地發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，在新時期的背景下，高校教務檔案信息化管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，教務檔案管理人員應以信息化技術為基礎，堅持科學化、規(guī)范化管理的原則， 構(gòu)建完善的教務檔案信息化管理體系，從教務檔案管理流程、教務檔案管理人員崗位職責和教務檔案管理的安全保密性等方面進行規(guī)范，通過不斷總結(jié)實踐經(jīng)驗， 構(gòu)建專業(yè)化的教務檔案管理團隊，在高校教務檔案管理建設中深入挖掘信息化管理模式帶來的便捷性與高效性，推動高校教務檔案管理工作逐漸走向信息化、科學化和規(guī)范化的道路，為高校教務管理工作的創(chuàng)新發(fā)展貢獻力量。