中小企業(yè)存貨管理存在的問題與對策

壽香萍

存貨在企業(yè)資產(chǎn)中占據(jù)極其重要的地位，特別是對中小企業(yè)而言，要在激烈的市場經(jīng)濟(jì)競爭中生存、發(fā)展和壯大，就必須科學(xué)合理地做好存貨管理工作，提高資金使用效率。然而，現(xiàn)階段大部分中小企業(yè)的存貨管理中存在著許多問題，如信息化程度低，采購、驗(yàn)收、保管和發(fā)出等環(huán)節(jié)不規(guī)范等。本文通過分析中小企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀存在的問題，有針對性地提出解決辦法，以確保存貨管理工作有效進(jìn)行，降低企業(yè)的平均資金占用水平，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、引言

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，中小企業(yè)迎來新的發(fā)展機(jī)遇的同時也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。對中小企業(yè)來說，如何提高自身的經(jīng)營管理水平，增強(qiáng)市場競爭力是一件刻不容緩的事情，而存貨管理是企業(yè)整個經(jīng)營管理過程中非常重要的一個環(huán)節(jié)。如何完善企業(yè)的存貨管理模式，提高存貨管理水平和質(zhì)量已經(jīng)成為我國中小企業(yè)急需解決的問題。

二、存貨管理的含義及重要性

（一）存貨管理的含義

存貨是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中一項不可缺少的流動資產(chǎn)，包括儲備的原材料、半成品及以備出售的產(chǎn)成品和商品等。存貨管理顧名思義就是對存貨進(jìn)行管理，主要包括存貨信息的加工處理、監(jiān)管存貨采購、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)等，利用科學(xué)的方法管控存貨，在保證企業(yè)正產(chǎn)生產(chǎn)和銷售的同時，最大限度地減少存貨數(shù)量，控制存貨成本，加快存貨周轉(zhuǎn)速度，降低平均資金占用比率。

（二）存貨管理的重要性

目前，我國中小企業(yè)由于經(jīng)營規(guī)模偏小，缺少資金和技術(shù)實(shí)力，普遍采用傳統(tǒng)的倉庫管理模式，這種傳統(tǒng)的倉庫管理模式存在很多的局限性，給中小企業(yè)的發(fā)展帶來了不利影響，因此加強(qiáng)存貨管理對于中小企業(yè)來說是一件刻不容緩的事情。科學(xué)的存貨管理可以有效協(xié)調(diào)原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品的數(shù)量，防止由于庫存數(shù)量不合理，導(dǎo)致生產(chǎn)銷售等活動被迫停;可以防止存貨的大量積壓，加速周轉(zhuǎn)、減少資金占用，降低存貨的采購、儲存和銷售成本;還可以規(guī)范企業(yè)的存貨信息管理，讓相關(guān)的管理人員能夠及時對存貨進(jìn)行分析，為管理層科學(xué)地決策提供重要依據(jù)。

三、中小企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏有效的存貨信息化管理系統(tǒng)

目前，大多數(shù)中小企業(yè)對信息技術(shù)的利用程度較低，尚未建立有效的存貨信息化管理系統(tǒng)，在貨物采購、保管及領(lǐng)用過程中還是采用人工操作手段。落后的存貨管理模式造成了很多問題：一是由于存貨種類繁多，核算的工作量比較大，容易出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況;二是管理層缺少對存貨采購、入庫、領(lǐng)用等多個環(huán)節(jié)的實(shí)時監(jiān)控，未能動態(tài)高效地掌握存貨信息，無法做出科學(xué)的決策，導(dǎo)致企業(yè)管理不善;三是采購、生產(chǎn)和銷售部門無法及時獲取存貨的數(shù)量、品種、質(zhì)量等信息，容易出現(xiàn)存貨過?；驍嘭洭F(xiàn)象，影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營，導(dǎo)致企業(yè)虧損。

（二）物資采購環(huán)節(jié)不科學(xué)

現(xiàn)階段很多中小企業(yè)在物資采購過程中仍然存在著多方面的問題和不足。一方面，部分企業(yè)缺乏合理的采購申請流程，采購人員在采購前沒有根據(jù)實(shí)際需要編制采購計劃，采購計劃不完善，到貨時間的安排不合理，從而造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)停滯或資源浪費(fèi);另一方面，在采購供應(yīng)商的選擇上，部分中小企業(yè)長期與固定供應(yīng)商合作，缺乏足夠的市場調(diào)研，招投標(biāo)或定價機(jī)制不科學(xué)，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至?xí)霈F(xiàn)一些暗箱操作或舞弊現(xiàn)象。

（三）驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)不規(guī)范

部分中小企業(yè)尚未建立一套完善的驗(yàn)收入庫管理制度，驗(yàn)收程序不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不明確，崗位職責(zé)不清晰，造成驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)的工作無章可循。驗(yàn)收人員沒有按照合同及制度的要求，對所采購物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量等多方面進(jìn)行審核驗(yàn)收，導(dǎo)致貨物在數(shù)量上短斤缺兩，質(zhì)量上魚目混珠、以次充好，或是品種規(guī)格完全不符合合同的要求。另外，倉儲部門在存貨入庫時，不及時辦理入庫手續(xù)，要等到與供應(yīng)商對賬時發(fā)現(xiàn)存在差異，那時早已分不清是入庫時實(shí)物短缺還是忘記登記。

（四）倉儲管理方法不恰當(dāng)

當(dāng)前，很多中小企業(yè)對存貨存儲環(huán)境不重視，保管方法不適當(dāng)，不注重防雨防潮，造成部分存貨因銹蝕、霉變而損壞;存貨分類不科學(xué)，儲存時缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，隨卸隨放，貨物混亂，導(dǎo)致貨物的存取和盤點(diǎn)難度大，工作效率低下;缺乏存貨定期盤點(diǎn)制度，沒有安排專門的人員對存貨進(jìn)行定期盤點(diǎn)，檢查賬實(shí)是否相符，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的產(chǎn)品和數(shù)量不符的情況未能作出及時的處理。

（五）出庫領(lǐng)用手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)

領(lǐng)用環(huán)節(jié)往往是最容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，一些企業(yè)沒有建立規(guī)范的物資領(lǐng)用審批制度，各部門在領(lǐng)用物資時，隨意性比較大，多領(lǐng)時也不辦理退倉手續(xù)，浪費(fèi)現(xiàn)象比較嚴(yán)重。倉儲部門對存貨領(lǐng)用發(fā)出把關(guān)不嚴(yán)，發(fā)出的貨物的數(shù)量或規(guī)格型號與訂單不符，造成退貨換貨現(xiàn)象頻發(fā)，增加了企業(yè)的銷售成本。此外，倉庫管理人員在貨物出庫后沒有及時登記入賬，做好詳細(xì)的記錄出庫臺賬，導(dǎo)致賬實(shí)不符。

（六）存貨的會計核算不合理

有些中小企業(yè)尚未配備專業(yè)的財務(wù)人員，存貨會計核算的基礎(chǔ)相對薄弱。如在存貨采購入庫環(huán)節(jié)，只核算購買價格，沒有核算運(yùn)輸、搬運(yùn)等其他費(fèi)用，導(dǎo)致存貨核算成本和實(shí)際情況有出入，而且對于發(fā)票未到的存貨，未按規(guī)定辦理暫估入庫手續(xù)，造成資產(chǎn)負(fù)債表中“存貨”科目余額低于倉庫實(shí)存數(shù)。此外，部分企業(yè)在選用存貨計價方法時沒有考慮各種計價方法的特點(diǎn)和適用范圍，也沒有結(jié)合自身實(shí)際情況，例如：有的企業(yè)存貨的品種規(guī)格較多，增減變動頻繁，但卻選用個別計價法計算，大大增加了核算工作量。

四、加強(qiáng)中小企業(yè)的存貨管理的建議

（一）實(shí)現(xiàn)存貨信息化管理

中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的生產(chǎn)和經(jīng)營特點(diǎn)，利用電算化管理軟件建立共享平臺，實(shí)現(xiàn)存貨的采購、入庫、出庫和結(jié)存等信息的共享，對存貨管理實(shí)施動態(tài)監(jiān)管，精確獲取與存貨相關(guān)的變動數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理層及采購、生產(chǎn)部門提供有效的信息，便于采購部門隨時平衡采購計劃，及時合理地調(diào)整儲備量，有效緩解存貨堆積問題。同時，利用電算化管理軟件不但可以科學(xué)高效地完成存貨會計核算和管理工作，還可以提高會計信息的準(zhǔn)確性，減少存貨管理工作中的各種誤差，最大限度地堵塞漏洞，提高工作效率。

（二）加強(qiáng)物資采購管理工作

首先，企業(yè)各部門在申購物資前應(yīng)當(dāng)在存貨管理軟件中查詢庫存物資的情況，在確認(rèn)無存貨或存貨不足時再行申報;其次，采購部門應(yīng)當(dāng)對各部門的申購情況進(jìn)行匯總，統(tǒng)籌安排制定詳細(xì)的采購計劃，并提交相關(guān)會議審核后實(shí)施采購;再次，采購部門應(yīng)當(dāng)對市場進(jìn)行多方調(diào)研詢價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)等因素的基礎(chǔ)上確定供應(yīng)商，并應(yīng)當(dāng)實(shí)行合同會簽制度，杜絕采購人員徇私舞弊的行為;最后，企業(yè)要不斷完善合格供應(yīng)商考評制度，強(qiáng)化對供應(yīng)商的日常管理、監(jiān)督與考核，形成優(yōu)勝劣汰的競爭機(jī)制，在實(shí)現(xiàn)物資的穩(wěn)定保障的同時，合理降低物資采購成本。

（三）完善存貨質(zhì)檢驗(yàn)收工作

中小企業(yè)要建立嚴(yán)格的驗(yàn)收制度，成立專門的驗(yàn)收小組。在驗(yàn)收過程中，驗(yàn)收人員需仔細(xì)檢查采購的物品外包裝是否完整，箱內(nèi)物資是否完好，物資名稱、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量等是否與公司發(fā)出的采購訂單一致，產(chǎn)品合格證、說明書、進(jìn)出海關(guān)證明、送貨單等資料是否齊全等。驗(yàn)收合格后由驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單簽字確認(rèn)，并由倉庫人員及時辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的不予入倉，由采購經(jīng)辦人及時聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退貨或調(diào)貨，并將物資質(zhì)檢情況及驗(yàn)收處理結(jié)果進(jìn)行登記，作為對供應(yīng)商考核的依據(jù)。

（四）優(yōu)化存貨倉儲保管模式

企業(yè)應(yīng)采用科學(xué)合理的存貨管理方法，根據(jù)物資的不同類別、不同儲存要求分區(qū)存放，設(shè)置分類標(biāo)識，確保庫存物資整齊有序。倉庫工作人員需每天巡視檢查庫存物資，檢查存貨有無發(fā)生包裝破損、過期變質(zhì)等現(xiàn)象，在巡查過程中，一旦發(fā)現(xiàn)毀損或倉儲環(huán)境出現(xiàn)異常的現(xiàn)象，應(yīng)及時向倉庫主管人員反映。財務(wù)部門應(yīng)建立存貨的清查盤點(diǎn)制度，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況確制定詳細(xì)的盤點(diǎn)清查計劃，將重點(diǎn)項目盤點(diǎn)和全面盤點(diǎn)相結(jié)合，如發(fā)現(xiàn)存貨盤虧及盤盈的情況，應(yīng)及時查明原因，上報有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)并做好賬務(wù)處理。

（五）規(guī)范存貨發(fā)出領(lǐng)用手續(xù)

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行存貨領(lǐng)用審批程序，領(lǐng)用部門應(yīng)當(dāng)在管理軟件中提出領(lǐng)用申請，列明需領(lǐng)物資的品名、數(shù)量、規(guī)格等，經(jīng)領(lǐng)用申請部門負(fù)責(zé)人審批同意后，到倉庫管理人員處進(jìn)行領(lǐng)用。倉庫工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的領(lǐng)用清單辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用完畢后，領(lǐng)用人和倉庫工作人員需在出庫單上簽字確認(rèn)。貨物出庫后，倉庫工作人員需及時登記存貨的臺帳和明細(xì)賬，做到庫存物資信息的動態(tài)更新。此外，超額領(lǐng)用需辦理退倉手續(xù)，退倉物資需經(jīng)倉庫工作人員清點(diǎn)，驗(yàn)收合格后才可放入倉庫，已使用但未清理保養(yǎng)或已損壞的物資不允許退倉。

（六）加強(qiáng)存貨的會計核算。

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的生產(chǎn)經(jīng)營情況、所經(jīng)營存貨的特點(diǎn)以及物價變動情況，選擇最合適的存貨計價方法，以便于合理確定發(fā)出存貨的實(shí)際成本;其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)會計制度和會計準(zhǔn)則的規(guī)定，正確地核算存貨的入賬價值，真實(shí)完整地記錄存貨的收入、發(fā)出和結(jié)存等會計信息，月末對于貨到發(fā)票未到的存貨，應(yīng)及時辦理暫估入庫手續(xù);最后，企業(yè)要高度重視財務(wù)工作，加強(qiáng)對財務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要求財務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)財經(jīng)法律、規(guī)章制度以及各項管理辦法，正確地進(jìn)行會計核算，確保存貨賬實(shí)相符、賬賬相符。

五、結(jié)語

隨著全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，市場競爭也愈發(fā)激烈，中小企業(yè)要想在市場經(jīng)濟(jì)的大潮中獨(dú)占鰲頭，必須加快存貨信息化管理平臺的建設(shè)，從采購、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用等各個環(huán)節(jié)出發(fā)，規(guī)范成本核算，科學(xué)合理地解決存貨管理中存在的問題，進(jìn)一步提高存貨管理水平，降低資金占用，減少運(yùn)營成本，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。

（作者單位：紹興柯橋水務(wù)集團(tuán)有限公司）