高校圖書館數(shù)字資源采購流程的規(guī)范化研究
——以中南大學圖書館為例

全麗娟，吳 劼，周 芬

(中南大學圖書館，湖南 長沙 410083)

1 引 言

高校圖書館數(shù)字資源的采購過程面臨著一系列問題。從客觀上看，采購的數(shù)字資源存在著數(shù)據(jù)庫重復建設，采購工作無章可循，缺乏科學性、連續(xù)性、整體性等問題；從主觀上看，采購工作人員的采購工作存在以主觀判斷、個人經(jīng)驗為主，或具有從眾心理，這都增加了采購的隨意性和盲目性。數(shù)字資源采購的工作具有流程復雜、采購模式多樣等特點，這些特點給圖書館的采購帶來了更多的不確定性，從而大大增加了采購的難度，使采購效率難以提高。如何利用有限的資金預算來高效配置讀者所需要的數(shù)字資源，是高校圖書館采購工作人員必須認真思考的重要問題。提高數(shù)字資源的采購效率、節(jié)省采購資金、降低采購風險，這些都需要設計一套規(guī)范的采購流程，形成一個相對合理的決策機制，來提高資源采購的科學性和合理性，并有效指導和管理數(shù)字資源采購的全過程。通過對現(xiàn)有相關研究成果進行檢索分析得知，和“圖書館的數(shù)字資源采購”相關的研究主題主要體現(xiàn)在數(shù)字資源標準規(guī)范、數(shù)字資源的采購流程、采購模式、采購策略、數(shù)字資源評估指標體系、數(shù)字資源使用統(tǒng)計等方面，但在采購流程的整體設計、流程設計的重要步驟方面的規(guī)范化研究分析相對比較少。

2 數(shù)字資源采購工作的組織運作機制

數(shù)字資源的采購工作需要一個完整的組織與架構來執(zhí)行，以下主要以中南大學圖書館的采購實踐經(jīng)驗出發(fā)，從采購工作的內(nèi)容、采購責任人、采購部門、任務分工來闡述數(shù)字資源采購工作的組織運作機制，各部門職責明確，緊密配合，靈活安排，以實現(xiàn)采購工作各部門分工合作(見表1)。

表1 數(shù)據(jù)庫采購工作的組織運作機制

3 數(shù)字資源采購流程的規(guī)范化設計

數(shù)字資源在高校圖書館的生命周期主要包括選擇、試用、使用、購買、實施、維護、評價幾個階段，這與高校圖書館采購流程步驟相對應。鑒于高校圖書館常采用的集團采購、政府采購和自主采購三種采購模式，基本流程主要包括購前評估、合理選擇采購模式、資源組織試用、資源試用情況評估、每種采購模式特有的流程、確定訂購、續(xù)訂或退訂等幾個步驟，本文從新增數(shù)據(jù)庫、續(xù)訂數(shù)據(jù)庫、退訂數(shù)據(jù)庫三個主要的采購決策入手，進行數(shù)字資源采購流程整體設計(見圖1)。

圖1 高校圖書館數(shù)字資源采購流程圖

3.1 新增數(shù)據(jù)庫

新增數(shù)據(jù)庫指的是圖書館往年沒有訂購過的，完全新增加的數(shù)據(jù)庫。新增數(shù)據(jù)庫主要包括如下步驟：1)購前評估工作。2)規(guī)范選擇適合的采購模式。3)全面搜集、了解數(shù)據(jù)庫信息。4)開通資源試用，并形成試用報告。5)形成訂購建議，內(nèi)容包括購前評估報告和試用報告等，綜合全面考慮是否購買。6)如果訂購建議不通過，則不訂購；如果訂購建議通過，則對選用的采購模式分別再進行流程設計：①如果選擇集團采購模式：選擇DRAA、高等學校圖書情報工作指導委員會或高校聯(lián)盟集團等的訂購方案作為訂購標書直接辦理→與數(shù)據(jù)庫商供應商簽訂訂購協(xié)議或合同→報學校審批→付款→購買新增數(shù)據(jù)庫；②如果選擇自主采購模式：召開資源訂購小組會議，對資源訂購建議進行討論，形成訂購決議書→報請學校資產(chǎn)管理部門，并由學校相關部門與圖書館組成談判小組，與數(shù)據(jù)庫廠商進行商務談判→確定采購價格，雙方簽署談判記錄作為訂購標書→付款→購買新增數(shù)據(jù)庫；③如果是選擇政府采購模式：向?qū)W校申報政府采購，制訂招標文件→受理公告，獲取招標文件→供應商投標→專家評審→中標公示→簽訂訂購協(xié)議、合同→付款→購買新增數(shù)據(jù)庫。

3.2 續(xù)訂數(shù)據(jù)庫

續(xù)訂數(shù)據(jù)庫指的是前一訂購年度合同到期后，后一訂購年度繼續(xù)購買該數(shù)據(jù)庫。續(xù)訂數(shù)據(jù)庫主要包括如下步驟：1)購前評估工作。2)規(guī)范選擇適合的采購模式。3)進行使用情況分析，形成使用報告。4)審查續(xù)訂方案是否有變動或者需要變動。續(xù)訂方案無變動：根據(jù)使用報告、經(jīng)費狀況、報價方案形成訂購建議，訂購建議的內(nèi)容包括購前評估、使用報告等內(nèi)容，是一種綜合全面考慮是否購買的意見；續(xù)訂方案有變動或者需要變動：根據(jù)使用報告、方案變動情況出具訂購建議書，訂購建議書的內(nèi)容包括購前評估、使用報告、方案變動情況等，訂購建議書經(jīng)訂購小組討論后，形成訂購決議書，綜合全面考慮是否購買。5)如果訂購建議不通過，則不訂購；如果訂購建議通過，則對選用的采購模式分別再進行流程設計，集團采購、自主采購、政府采購模式的具體步驟和新增數(shù)據(jù)庫的具體步驟類似。

3.3 退訂/不訂購數(shù)據(jù)庫

退訂/不訂購數(shù)據(jù)庫的原因一般有以下幾點：1)通過購前評估，發(fā)現(xiàn)財務預算與學校學科發(fā)展不匹配等情況。2)數(shù)據(jù)庫的試用情況或使用情況不理想。3)續(xù)訂方案有變動，而通過討論評估，新的續(xù)訂方案未能通過。4)數(shù)據(jù)庫商和圖書館數(shù)字資源采購部門的談判未能達成一致。5)數(shù)據(jù)庫自身的資質(zhì)原因，如收錄內(nèi)容未通過主管部門審核、出版社?？仍虿荒苡嗁彙Ｈ绻少忂^程中發(fā)現(xiàn)有如上述問題存在，訂購數(shù)字資源小組經(jīng)過討論決策，確認退訂/不訂購數(shù)據(jù)庫。

圖2 數(shù)據(jù)庫退訂原因分析

3.4 數(shù)字資源采購流程的重要步驟分析——以中南大學圖書館為例

3.4.1 采購模式的選擇。中南大學圖書館常用的數(shù)字資源采購模式主要包括三種：高校圖書館數(shù)字資源采購聯(lián)盟(DRAA)采購數(shù)據(jù)庫、湖南省高校圖書館聯(lián)合采購數(shù)據(jù)庫、學校單獨采購數(shù)據(jù)庫。DRAA采購數(shù)據(jù)庫、湖南省高校圖書館聯(lián)合采購數(shù)據(jù)庫都屬于集團采購模式。2019年，中南大學圖書館集團采購和自主采購的比例各占一半(見表2)。圖書館可以根據(jù)自己的規(guī)模大小、經(jīng)費預算、讀者的需求進行靈活多樣的選擇，對于一些不易組團采購的專業(yè)數(shù)據(jù)庫可以單獨采購，而對于公共數(shù)據(jù)庫和外文數(shù)據(jù)庫，應優(yōu)先考慮集團采購，集團采購適用于圖書館行業(yè)的全國性、地區(qū)性組織或校際聯(lián)合體就某一特定文獻資源與供貨商進行談判。

表2 中南大學圖書館2019年數(shù)據(jù)庫采購模式列表

3.4.2 數(shù)字資源使用統(tǒng)計的應用。2019年1月1日，COUNTER(Counting Online Usage of Networked Electronic Resources)第四版(R4)廢除，正式升級到第五版(R5)，對使用數(shù)據(jù)報告做了比較大的變動。中南大學圖書館對中外文數(shù)據(jù)庫進行使用統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)來源包括：DRAA集團為成員館提供的外文數(shù)據(jù)庫使用數(shù)據(jù)自動收割、數(shù)據(jù)庫商提供的自主數(shù)據(jù)導出平臺、數(shù)據(jù)庫商單獨自行提供。以數(shù)據(jù)庫CNKI為例，其通過自主數(shù)據(jù)導出平臺，同時提供COUNTER4.0和5.0報表類型。圖3為導出的中南大學圖書館2020年1—3月的COUNTER5.0報表——數(shù)據(jù)庫檢索和項目使用報告(DR_D1)。

圖3 CNKI數(shù)據(jù)庫檢索和項目使用報告(DR_D1)

COUNTER R5主報告和標準視圖按報告級別進行組織，報告級別從上到下分為平臺級別、數(shù)據(jù)庫級別、標題級別及項目級別。該標準的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以精確到內(nèi)容提供商平臺的活動，也可以統(tǒng)計某個平臺下的數(shù)據(jù)庫活動，還可以提供某個電子圖書和期刊的使用統(tǒng)計，甚至可以精確到每篇文章、多媒體項目的請求量、訪問量，這樣的使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計更加規(guī)范、細致，且允許用戶應用過濾器并選擇其他配置選項。

3.4.3 采購流程的設計。以2017年中南大學圖書館新購的外文數(shù)據(jù)庫Scopus為例，此數(shù)據(jù)庫通過DRAA集團模式采購，按時間節(jié)點進行采購流程的設計(見圖4)：通過讀者調(diào)查和資料搜集，打算購買該數(shù)據(jù)庫→選擇DRAA集團采購模式→接收DRAA團購數(shù)據(jù)庫信息，返回試用意向→返回試用回執(zhí)→圖書館主頁發(fā)布試用通知→試用期→試用評估報告或訂購建議報告→確認訂購→填寫訂購回執(zhí)、合同簽署→付款并開通使用。該流程從預購到正式使用，歷經(jīng)大半年的時間。

圖4 中南大學圖書館新增Scopus數(shù)據(jù)庫的時間和過程

4 數(shù)字資源采購流程規(guī)范化設計的問題和建議

4.1 采購流程執(zhí)行的日?；?/h3>

高校圖書館的紙質(zhì)資源和數(shù)字資源的采購流程差異巨大，紙質(zhì)資源的采購一般都形成了比較傳統(tǒng)、規(guī)范的流程，而數(shù)字資源的采購由于流程復雜，采購模式多樣，一般很難有全面規(guī)范的流程遵循。高校圖書館經(jīng)過對數(shù)字資源多次采購經(jīng)驗的總結(jié)和歸納，得出規(guī)范化、合理化的采購流程，采購人員按照規(guī)范化流程進行日?；牟少?，用采購流程指導采購工作，嚴格執(zhí)行采購流程的步驟，把采購工作的流程執(zhí)行日?；?。

4.2 采購流程的細化設計依據(jù)各館實際情況制訂

由于我國圖書館數(shù)字資源采購流程的設計基本處于本館的經(jīng)驗性探索階段，因此，本研究提出的理論、方法和工具的有效性還有待在實踐中進一步檢驗。圖書館依據(jù)采購經(jīng)驗設計符合本館的采購流程，有些館的流程設計太過簡單，不利于細節(jié)的規(guī)范，而有些館的流程設計已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的需要或本館發(fā)展的需要。針對存在的這些問題，需要隨時依據(jù)館內(nèi)實際情況科學化、合理化地調(diào)整和優(yōu)化采購流程，以達到提高數(shù)字資源采購工作效率、節(jié)省采購經(jīng)費、節(jié)約采購時間、滿足讀者需求等目的。

4.3 采購流程的設計要以讀者需求為中心

把“以用戶為中心”的服務理念貫徹到數(shù)字資源采購流程設計中，真正做到由“書本位”向“人本位”轉(zhuǎn)變，這不但有利于提高采購流程設計的合理性，也能提高采購流程的可用性。

5 結(jié) 語

采購流程的規(guī)范化設計是圖書館采購活動的重要內(nèi)容，針對新增數(shù)據(jù)庫、續(xù)訂數(shù)據(jù)庫和退訂數(shù)據(jù)庫三種情況，對采購流程當中的重要步驟，包括購前評估工作、試用數(shù)據(jù)庫的評價、數(shù)字資源使用統(tǒng)計、采購模式的選擇等設計科學合理的采購流程。高校圖書館采購人員按照規(guī)范化的流程指導采購工作的全過程，把流程執(zhí)行日?；㈦S時依據(jù)本館的實際情況調(diào)整采購流程，同時，需要把“以用戶為中心”的服務理念貫徹到數(shù)字資源采購流程設計中，讓讀者參與數(shù)字資源采購活動，把采購的數(shù)字資源的投入與利用率、用戶利用效果和滿足用戶需求的程度聯(lián)系起來，真正體現(xiàn)流程規(guī)范化設計帶來的效益。