基于內(nèi)部控制角度下的高校財務(wù)信息化建設(shè)探究

藍(lán)晴

摘 要：加強高校財務(wù)信息化建設(shè)，有利于提高財務(wù)管理的效率和質(zhì)量，有利于增強高校內(nèi)部控制風(fēng)險的防范，有利于推進(jìn)高校整體信息化建設(shè)。目前，高校財務(wù)管理系統(tǒng)大多孤立于高校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)或平臺，缺乏統(tǒng)籌部署和整體籌劃。文章以內(nèi)部控制為視角，從思想認(rèn)知、制度建設(shè)和技術(shù)保障層面，對高校財務(wù)信息化建設(shè)提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：高校 內(nèi)部控制 財務(wù)信息化

中圖分類號：F230 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）01-082-03

一、背景綜述

為進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，增強內(nèi)部控制，加大廉政風(fēng)險防控機制建設(shè)力度，財政部于2012年制定了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號），規(guī)范中定義“內(nèi)部控制是指單位為實現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟活動的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控?！睉?yīng)重點關(guān)注單位內(nèi)部的預(yù)算管理、收支管理、政府采購情況管理、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目管理、合同管理等方面情況。為進(jìn)一步加強行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范單位內(nèi)部控制報告的編制、報送、使用及報告信息質(zhì)量的監(jiān)督檢查等工作，提高單位內(nèi)部控制報告質(zhì)量，財政部又先后出臺了《全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財會〔2015〕24號）和《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1號）。

（一）必要性分析

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號）第十八條提出：單位應(yīng)當(dāng)充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強內(nèi)部控制，將經(jīng)濟活動及其內(nèi)部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中，減少或消除人為操縱因素，保護(hù)信息安全。

（二）重要性分析

高校財務(wù)管理引入內(nèi)部控制制度，將經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，明確重點業(yè)務(wù)的風(fēng)險點，堵住風(fēng)險防控漏洞，將內(nèi)部控制要求充分融入到業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的全過程管理，有效提高財務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量。

二、現(xiàn)狀分析

2008年財政部會同證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制定了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（財會〔2008〕7號），提出了內(nèi)部控制五要素：內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督，以此分析G大學(xué)的財務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀。

內(nèi)部環(huán)境是單位的紀(jì)律與架構(gòu)，影響管理目標(biāo)的制定，是建立與實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，包括機構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部資源等。從近兩年G大學(xué)財務(wù)信息化建設(shè)的情況來看，每年在信息化建設(shè)的投入約為1500萬元，但各業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng)平臺整合度較差，彼此自成一體，就財務(wù)系統(tǒng)為例，雖然自1999年便已使用了天大天財?shù)呢攧?wù)管理系統(tǒng)，但使用模塊仍較少，信息化手段也較為落后，僅是實現(xiàn)了財務(wù)的電子化，并未真正實現(xiàn)信息化，對于這方面，學(xué)校的重視程度還有待提高，財務(wù)信息化建設(shè)任務(wù)較為艱巨。

風(fēng)險評估是及時識別、科學(xué)分析業(yè)務(wù)活動中與實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險，合理確定風(fēng)險應(yīng)對策略，實施內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。G大學(xué)利用財務(wù)信息化平臺，對業(yè)務(wù)活動進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并制定相應(yīng)的應(yīng)對策略，如定期進(jìn)行賬齡分析，催收暫付款項，降低壞賬風(fēng)險。

控制活動是根據(jù)風(fēng)險應(yīng)對策略，采用相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險控制在可承受度之內(nèi)，是實施內(nèi)部控制的具體方式。G大學(xué)的財務(wù)風(fēng)險控制措施，主要表現(xiàn)為不相容職責(zé)崗位相互分離、審批權(quán)責(zé)控制、審批回避控制、預(yù)算執(zhí)行控制等，通過明確各崗職責(zé)，相互監(jiān)督、相互牽制，達(dá)到有效制衡。

信息與溝通是及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在高校內(nèi)部、高校與外部之間進(jìn)行有效溝通，是實施內(nèi)部控制的重要條件。G大學(xué)財務(wù)信息的內(nèi)部溝通有工資查詢、學(xué)生繳費查詢、來款信息查詢、網(wǎng)上報銷等，外部溝通方面，已與省財政的政府監(jiān)管系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸，下一步仍需加強內(nèi)部與外部的信息溝通。

內(nèi)部監(jiān)督是對內(nèi)部控制建立與實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，評價內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，應(yīng)當(dāng)及時加以改進(jìn)，是實施內(nèi)部控制的重要保證。日常監(jiān)督方面，G大學(xué)財務(wù)人員通過分析會計核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)等數(shù)據(jù)，查找并監(jiān)控不合理現(xiàn)象，學(xué)校審計部門更是每年都會對上一年度財務(wù)預(yù)決算情況進(jìn)行內(nèi)部審計，查錯糾弊并監(jiān)督整改，以此來不斷完善內(nèi)部控制流程。專項監(jiān)督方面，G大學(xué)在中層干部及校領(lǐng)導(dǎo)換屆時都會進(jìn)行經(jīng)濟責(zé)任審計或是離任審計，對重點項目及敏感支出進(jìn)行針對性地監(jiān)督檢查。

三、存在的問題

通讀全文，筆者提取“全過程”作為關(guān)鍵字，即內(nèi)部控制要求對高校發(fā)生的任何一筆經(jīng)濟和業(yè)務(wù)活動都必須做到全過程的管理與跟蹤，貫穿了內(nèi)部權(quán)力運行的決算、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，涵蓋了高校內(nèi)部的全體人員。然而目前由于系統(tǒng)的局限性，造成財務(wù)信息的孤島，許多業(yè)務(wù)流程還存在內(nèi)部控制漏洞，對業(yè)務(wù)的全過程管理暫時無法全面覆蓋。

（一）認(rèn)知缺失

內(nèi)部控制是保障組織權(quán)力規(guī)范有序、科學(xué)高效運行的有效手段，也是目標(biāo)實現(xiàn)的長效保障機制。從2014年執(zhí)行至今，仍存在認(rèn)知偏差的現(xiàn)象，講一套做一套的做法屢見不鮮。

（二）制度缺失

在內(nèi)部控制視角下，高校財務(wù)管理制度仍不完善。以G大學(xué)為例，在2019年度內(nèi)部控制報告編制工作中發(fā)現(xiàn)，高校缺乏年度決算與績效評價的工作流程，缺乏明確的崗位職責(zé)，缺乏對預(yù)算與計劃、支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)確定的管理制度等。

（三）數(shù)據(jù)平臺無法統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、共享數(shù)據(jù)

目前，絕大多數(shù)高校都有一套較為完備的財務(wù)信息化管理平臺，基本能實現(xiàn)內(nèi)部控制度對財務(wù)單一業(yè)務(wù)管理的需求，如預(yù)算管理、收費管理、工資薪酬管理、網(wǎng)上報銷和審批、會計核算、財務(wù)查詢、票據(jù)管理等。但從高校整體內(nèi)部控制層面來考慮，仍存在很大的漏洞，例如：學(xué)生收費系統(tǒng)的學(xué)生信息，與教務(wù)系統(tǒng)的學(xué)生信息不共享，更新不同步，造成學(xué)生個人信息及人數(shù)的不一致;工資管理系統(tǒng)的人員信息未能與人事部門的教職工信息實現(xiàn)共享，導(dǎo)致教職工信息變更的滯后;科研業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中與財務(wù)管理系統(tǒng)對同一科研項目代碼按各自業(yè)務(wù)需要制定，導(dǎo)致項目信息無法共享;還有許多諸如此類的情況，造成許多信息匯總后無法直接使用，既然增加了人為操作失誤的風(fēng)險，又浪費了人力物力和財力。

四、解決措施

（一）思想認(rèn)知保障

1.領(lǐng)導(dǎo)層面。高校的財務(wù)內(nèi)部控制信息化還處于發(fā)展階段，部分管理者存在對內(nèi)部控制不夠重視的現(xiàn)象，需加強對內(nèi)部控制的認(rèn)知，提高財務(wù)內(nèi)部控制信息化的經(jīng)費投入，并將財務(wù)信息化建設(shè)納入高校整體信息化建設(shè)的設(shè)計中。

2.財務(wù)人員層面。2019年1月1日，新政府會計制度的實施，對高校財務(wù)管理的精細(xì)化和業(yè)務(wù)融通性提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，更對財務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平提出了更為嚴(yán)苛的要求，財務(wù)人員應(yīng)在不斷提高自身業(yè)務(wù)能力的同時，建立內(nèi)部控制思想，思考如何利用財務(wù)信息化手段，提高財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。

3.各業(yè)務(wù)部門層面。為完善學(xué)校內(nèi)部控制流程，需要各業(yè)務(wù)部門團(tuán)結(jié)協(xié)作，認(rèn)真梳理業(yè)務(wù)流程，查找防控風(fēng)險點，加強必要的數(shù)據(jù)共享和對接，促進(jìn)各部門之間的信息溝通。

（二）制度建設(shè)保障

嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費審批制度和各專項經(jīng)費經(jīng)費管理辦法，推行“一支筆”工作機制和審批回避制度，按額度劃分審批程序，明確各審批角色權(quán)限，強化流程設(shè)計，不允許項目負(fù)責(zé)人自簽自支，降低財務(wù)風(fēng)險。

完善財務(wù)內(nèi)部控制制度，包括銀行賬戶管理、支出報銷管理、學(xué)生繳費管理、項目資金管理、出差審批管理、專家酬金管理等方面的制度修訂，明確業(yè)務(wù)的流程管理，對資金流入和流出進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

建立全面預(yù)算管理制度，明確編制依據(jù)、程序和方法，編制科學(xué)、合理的全口徑預(yù)算，嚴(yán)格控制預(yù)算執(zhí)行和調(diào)整，并做好預(yù)算執(zhí)行分析工作。

（三）技術(shù)保障

1.構(gòu)建財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理平臺。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理平臺，集成了預(yù)算管理、收費管理、工資薪酬管理、網(wǎng)上報銷和審批、會計核算、財務(wù)查詢、票據(jù)管理等業(yè)務(wù)，建立起由全面預(yù)算管理為起點的財務(wù)管理平臺。

一是預(yù)算管理系統(tǒng)，使預(yù)算從申報、編制、下?lián)?、?zhí)行、調(diào)整與預(yù)算結(jié)果分析得到高度的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，與會計核算系統(tǒng)和網(wǎng)上查詢系統(tǒng)相互配合，提高了預(yù)算管理的可控性和透明度，方便使用者及時了解與監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況。

二是收費管理系統(tǒng)，與迎新系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)融通，共享學(xué)生數(shù)據(jù)，統(tǒng)一收費標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過程跟蹤管理。

三是網(wǎng)上報銷和審批系統(tǒng)，完善各級審批流程，實現(xiàn)電子發(fā)票查驗，規(guī)避虛假發(fā)票報銷和電子發(fā)票重復(fù)報銷的管理風(fēng)險。

四是合同管理系統(tǒng)，與校內(nèi)相關(guān)合同管理系統(tǒng)對接，對每一筆合同支付數(shù)據(jù)進(jìn)行全過程監(jiān)管，對不符合支付條件的合同提出預(yù)警。

五是科研管理系統(tǒng)，與科研管理部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)交互，實現(xiàn)項目經(jīng)費的全過程管理。

六是會計核算系統(tǒng)，根據(jù)項目屬性設(shè)置好的業(yè)務(wù)類型和項目類型，自動生成財務(wù)分錄和預(yù)算分錄，改變了現(xiàn)有財務(wù)人員手工錄入憑證的方式，大大提升財務(wù)工作人員的工作效率，使之精力主要集中于業(yè)務(wù)的審核與監(jiān)控，不再局限于繁重的單據(jù)錄入工作，可大大減少財務(wù)人員會計科目出錯、經(jīng)費項目選錯的人為失誤。同時，標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)置，如將差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置入報銷系統(tǒng)，自動判斷是否超標(biāo)，超標(biāo)部分不予報銷，減少了財務(wù)人員的人為判斷，也大大減少了財務(wù)人員與教職工之間的矛盾。

七是財務(wù)查詢系統(tǒng)，包含來款查詢及認(rèn)領(lǐng)、學(xué)費查詢、工資薪酬查詢、項目經(jīng)費查詢、借款和報銷查詢等功能，實現(xiàn)學(xué)費催繳、借款催還、報銷到賬通知。

八是銀校互聯(lián)系統(tǒng)，能真正做到無現(xiàn)金報賬，實現(xiàn)銀行資金的自動劃轉(zhuǎn)，自動化對賬，促進(jìn)資金結(jié)算業(yè)務(wù)的高效率發(fā)展。

2.構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺，加強信息整合。立足于整個高校的信息化建設(shè)，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理平臺需與其他業(yè)務(wù)管理平臺對接，通過進(jìn)行二次開發(fā)實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時共享，統(tǒng)一數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，做到單一來源輸入，多渠道輸入，確保數(shù)據(jù)出處統(tǒng)一，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)直接取數(shù)，業(yè)務(wù)處理高效便捷。以G大學(xué)為例，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理平臺需與教務(wù)管理平臺、人事管理平臺、科研管理平臺、資產(chǎn)管理平臺、采購管理平臺、合同管理平臺、后勤管理平臺等相關(guān)業(yè)務(wù)平臺對接，打通信息孤島，實現(xiàn)財務(wù)、教務(wù)、人事、科研、資產(chǎn)、后勤的業(yè)務(wù)交互與信息共享。

3.專業(yè)人員管理。財務(wù)信息化建設(shè)過程中，存在著設(shè)計規(guī)劃、開發(fā)建設(shè)、運行維護(hù)、病毒防護(hù)、信息保密、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的風(fēng)險，高校應(yīng)高度重視，配備有專業(yè)技術(shù)背景的系統(tǒng)管理人員，在做好數(shù)據(jù)維護(hù)的基礎(chǔ)上，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全工作。

五、結(jié)語

通過上述措施，可達(dá)到從各業(yè)務(wù)層級規(guī)避已知的內(nèi)部控制風(fēng)險，實現(xiàn)財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全過程管理：

教職工全過程管理。從教職工入職到離職，能清晰查看到是否有未移交的資產(chǎn)，是否有未歸還的借款或欠款等情況，防止債務(wù)未清人已離職的情況，保障了學(xué)校的基本利益。

學(xué)生全過程管理。從招生環(huán)節(jié)到學(xué)生畢業(yè)離校，學(xué)生基本信息錄入與修改數(shù)據(jù)來源唯一，其他各平臺實時共享學(xué)生學(xué)籍異動情況，防止因?qū)I(yè)調(diào)整、復(fù)學(xué)等情況，卻因財務(wù)信息未更新導(dǎo)致少收學(xué)費的情況，對學(xué)校收入造成損失。

采購全過程管理。嚴(yán)格按照國有資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定，對集中采購品目商品采取政府采購及定點采購。若是在單據(jù)填報中出現(xiàn)需要集中采購而又無政府采購合同的商品，則彈出相關(guān)提示且流程無法繼續(xù)。相關(guān)采購環(huán)節(jié)結(jié)束自動推送入庫信息，防止國有資產(chǎn)不及時入庫。

合同全過程管理。將付款與合同管理相結(jié)合，按合同簽訂條款，按實際進(jìn)度審核并支付款項，可有效避免重復(fù)支付等失誤，實現(xiàn)合同的全過程封閉管理。

資產(chǎn)全過程管理。對每筆資產(chǎn)的增加、折舊、處置進(jìn)行全過程跟蹤，有效防止國有資產(chǎn)流失。

暫付款全過程管理。強化學(xué)校預(yù)付款管理，定期清理，要求借款人及時追加發(fā)票，或?qū)_(dá)到入庫條件的預(yù)付款進(jìn)行相關(guān)入庫工作。

票據(jù)全過程管理。加強票據(jù)管理，對于報銷填制的相關(guān)發(fā)票，需要同時查驗真?zhèn)魏筒橹?，有效防止虛假發(fā)票和發(fā)票重復(fù)報銷;加強預(yù)借票據(jù)管理，對預(yù)借增值稅發(fā)票的經(jīng)辦人，要求盡快追回相關(guān)款項并及時認(rèn)領(lǐng)來款，做到開具的每一筆增值稅發(fā)票可關(guān)聯(lián)到具體來款。

原始憑證流轉(zhuǎn)全過程管理。充分利用信息化手段，完善憑證傳遞程序，將會計原始憑證影像化，減少翻查紙質(zhì)憑證，能有效提高工作效率，并防止原作憑證未及時歸還造成缺頁、遺失等情況。

今后，學(xué)校仍需適時評估，發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，及時采取措施，不斷構(gòu)建并完善高校財務(wù)信息化建設(shè)，修補發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制風(fēng)險防控漏洞，對高校整體內(nèi)部控制制度建設(shè)及智慧化校園建設(shè)，都有著重要的實踐意義。

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（作者單位：廣東開放大學(xué) 廣東廣州 510000）

（責(zé)編：賈偉）