醫(yī)院文書(shū)檔案管理中PDCA循環(huán)理論的應(yīng)用研究

摘 要：文書(shū)檔案管理是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)以及管理工作中的重要組成部分。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，高效的文書(shū)檔案管理能夠促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。而在文書(shū)檔案管理工作中，PDCA循環(huán)理論被視為能夠提升文書(shū)檔案管理水平的重要理論之一。在本文中，將重點(diǎn)探究該理論在醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用策略。而通過(guò)本研究，希望能夠初四我國(guó)的醫(yī)院進(jìn)一步提升自身的文書(shū)檔案管理水平，

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理;醫(yī)院;PDCA循環(huán)理論

所謂PDCA循環(huán)理論，就是對(duì)品質(zhì)工作進(jìn)行計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)察和行動(dòng)的一種管理理論。該理論的四個(gè)環(huán)節(jié)在具體的管理工作中循環(huán)展開(kāi)，以不斷提升管理水平。在醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作中應(yīng)用該理論，最主要的作用之一就是幫助醫(yī)院不斷提升文書(shū)檔案管理水平。但是通過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)一些醫(yī)院在文書(shū)檔案管理工作中存在一些需要解決的問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在，導(dǎo)致醫(yī)院無(wú)法進(jìn)行高效的文書(shū)檔案管理。針對(duì)這些問(wèn)題，本文將進(jìn)行深入研究，并基于PDCA循環(huán)理論為這些問(wèn)題制定全面的解決方案。在這一基礎(chǔ)上，希望推動(dòng)我國(guó)醫(yī)院進(jìn)一步提升自身的檔案管理工作能力和工作質(zhì)量。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的實(shí)際問(wèn)題

1）缺乏完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制。在我國(guó)的一些醫(yī)院中，缺乏完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制是制約文書(shū)檔案管理水平進(jìn)一步提升的關(guān)鍵問(wèn)題。在這一問(wèn)題的具體表現(xiàn)方面，首先，部分醫(yī)院的管理層和工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度比較有限，因而并未建立針對(duì)文書(shū)檔案管理工作的管理制度和績(jī)效考核機(jī)制。因此，這些醫(yī)院的檔案管理措施也就無(wú)法形成系統(tǒng)的管理機(jī)制。其次，在針對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善的過(guò)程中，部分醫(yī)院存在的主要問(wèn)題之一就是檔案管理機(jī)制并未根據(jù)檔案管理信息化這一發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行完善，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的信息化水平無(wú)法得到更進(jìn)一步的提升[1]。

2）文書(shū)檔案管理投入較少。在我國(guó)的部分醫(yī)院中，由于在文書(shū)檔案管理工作方面的資金、設(shè)備和人才投入相對(duì)較少，導(dǎo)致這些醫(yī)院的文書(shū)檔案管理的工作水平無(wú)法得到更進(jìn)一步的提升。具體來(lái)說(shuō)，首先，部分醫(yī)院的資金相對(duì)緊張，因而管理層將數(shù)量較多的資金優(yōu)先投入到醫(yī)療設(shè)備升級(jí)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和醫(yī)護(hù)人員招聘等方面，相比之下文書(shū)檔案管理工作的資金投入比較少，這就導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作缺乏足夠的資金保障。其次，在設(shè)備投入方面，當(dāng)前我國(guó)部分醫(yī)院并不總是文書(shū)檔案管理工作的設(shè)備投入，因而長(zhǎng)時(shí)間不更新和升級(jí)檔案儲(chǔ)存與管理設(shè)備。因此，這些醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作效率與工作質(zhì)量也就長(zhǎng)時(shí)間無(wú)法得到進(jìn)一步提升。

3）缺乏健全的監(jiān)督機(jī)制。在針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，缺乏完善的監(jiān)督機(jī)制導(dǎo)致部分醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作變得非常混亂。在具體表現(xiàn)方面，首先，部分醫(yī)院雖然建立了文書(shū)檔案管理制度，但并未針對(duì)管理制度的落實(shí)情況建立監(jiān)督機(jī)制。因此，檔案管理人員的具體工作行為也就缺乏有效的監(jiān)督和監(jiān)管，這就導(dǎo)致檔案管理人員存在的玩忽職守行為違法得到有效預(yù)防[2]。其次，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，監(jiān)督機(jī)制的主要執(zhí)行者是醫(yī)院的管理層。相當(dāng)一部分醫(yī)院并未將醫(yī)護(hù)人員和患者納入檔案管理監(jiān)督機(jī)制中，導(dǎo)致監(jiān)督機(jī)制的執(zhí)行力比較有限，因而無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4）檔案管理工作人員的專業(yè)化水平有限。在部分醫(yī)院，從事文書(shū)檔案管理工作的員工專業(yè)化水平有限成為制約文書(shū)檔案管理水平進(jìn)一步提升的重要因素之一。具體來(lái)說(shuō)，首先，在部分醫(yī)院，檔案管理人員往往由年齡較大，不適合從事一線醫(yī)療工作的醫(yī)護(hù)人員充任。這些檔案管理人員不僅沒(méi)有專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)與工作背景，而且工作精力往往比較有限，無(wú)法在文書(shū)檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。其次，在部分醫(yī)院中，由于管理層對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致這些醫(yī)院并未定期開(kāi)展針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。因此，檔案管理人員的專業(yè)化水平也就無(wú)法得到更進(jìn)一步的提升。

2 醫(yī)院文書(shū)檔案管理中PDCA循環(huán)理論的應(yīng)用策略

1）計(jì)劃環(huán)節(jié)。在計(jì)劃環(huán)節(jié)，醫(yī)院需要進(jìn)行得最主要工作就是完善自身的文書(shū)檔案管理機(jī)制。只有如此，才能確保檔案管理工作計(jì)劃的科學(xué)性。在具體措施方面，首先，醫(yī)院需要建立相對(duì)完善的檔案管理制度和配套的績(jī)效考核機(jī)制，從而為檔案管理機(jī)制的完善打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，在針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善時(shí)，醫(yī)院需要針對(duì)當(dāng)前的檔案管理信息化趨勢(shì)進(jìn)行研究，并在這一基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行針對(duì)性完善。只有做到扯一點(diǎn)，才能確保檔案管理的信息化水平得到進(jìn)一步提升[3]。

2）執(zhí)行環(huán)節(jié)。在執(zhí)行環(huán)節(jié)，醫(yī)院需要從資金、設(shè)備與技術(shù)三個(gè)方面不斷加大文書(shū)檔案管理工作的投入力度。具體來(lái)說(shuō)，在資金投入方面，醫(yī)院需要在本單位的資金支出預(yù)算中預(yù)留出足夠的檔案管理工作專項(xiàng)資金，由于升級(jí)相關(guān)技術(shù)與設(shè)備、檔案管理人員培訓(xùn)和具體檔案管理工作。只有如此，才能為檔案管理提供穩(wěn)定的資金保障[4]。在設(shè)備投入方面，醫(yī)院需要針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理與儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，并在這一過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行信息化和現(xiàn)代化改造。在技術(shù)投入方面，醫(yī)院需要引進(jìn)更加先進(jìn)且適合本單位實(shí)際情況的檔案管理信息化技術(shù)，用于進(jìn)行文書(shū)檔案管理。

3）檢查環(huán)節(jié)。在檢查環(huán)節(jié)，醫(yī)院需要對(duì)現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行進(jìn)一步完善和創(chuàng)新。在具體方法方面，首先，醫(yī)院需要建立專門針對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，并嚴(yán)格執(zhí)行，以避免檔案管理人員在工作中存在玩忽職守問(wèn)題。其次，在建立健全相關(guān)監(jiān)督機(jī)制的過(guò)程中，醫(yī)院需要將醫(yī)護(hù)人員、患者納入監(jiān)督機(jī)制中，形成內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結(jié)合的檔案管理監(jiān)督機(jī)制。在這一基礎(chǔ)上，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理水平就能夠得到更進(jìn)一步的提升。

4）行動(dòng)環(huán)節(jié)。在行動(dòng)環(huán)節(jié)，醫(yī)院需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步強(qiáng)化自身的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。具體來(lái)說(shuō)，首先，醫(yī)院需要通過(guò)招聘增加專業(yè)檔案管理人員在檔案管理部門中的比重，從而提升檔案管理的專業(yè)化水平。需要注意的是，醫(yī)院的檔案管理工作不僅需要工作人員具備一定的專業(yè)技能，還需要其對(duì)醫(yī)學(xué)知識(shí)有比較全面的了解。因此，醫(yī)院的檔案管理人員中，專業(yè)的檔案管理人員和醫(yī)護(hù)人員轉(zhuǎn)職的檔案管理人員需要達(dá)到人數(shù)平衡。其次，在進(jìn)行人才隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，醫(yī)院需要針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行更加全面的定期培訓(xùn)。在具體培訓(xùn)內(nèi)容方面，需要針對(duì)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行醫(yī)學(xué)知識(shí)普及培訓(xùn)，并針對(duì)其他檔案管理人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)[5]。在培訓(xùn)過(guò)程中，兩種類型的檔案管理人員需要相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

3 結(jié)論

綜上所述，文書(shū)檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)水平得到有效提升的基礎(chǔ)保障。在應(yīng)用PDCA循環(huán)模式進(jìn)行文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，醫(yī)院需要從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、行動(dòng)四個(gè)方面探究自身檔案管理工作機(jī)制存在的問(wèn)題，并在這一基礎(chǔ)上研究出這些問(wèn)題的解決方案。只有如此，才能為PDCA理論在文書(shū)檔案管理中的有效應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3]韋香玲.醫(yī)院文書(shū)檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，11（14）：183.

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[5]馬偉建，徐昊，李磊.醫(yī)院文書(shū)檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用分析[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2019，10（05）：7-10.

作者簡(jiǎn)介

劉艷，女，漢族，湖北襄陽(yáng)人，本科，館員，研究方向：檔案管理。