芻議事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

劉雪媛

摘 要：隨著社會信息化不斷發(fā)展檔案管理的重要性越來越高作為相關(guān)事業(yè)單位要逐漸加強對相關(guān)檔案的管理。學(xué)會利用信息化技術(shù)加強管理檔案管理能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量對于開展相關(guān)工作提供了一定的幫助。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理滿足事業(yè)單位對檔案管理的基本要求，本文主要圍繞事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;信息化建設(shè);檔案管理

利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理能夠進(jìn)一步加強對基本信息的保護(hù)，能夠使檔案管理工作變得更加嚴(yán)格，也能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的工作效率。隨著信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用打破了傳統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的方式在無形之中推動了檔案管理的管理進(jìn)程。加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)符合了當(dāng)前時代發(fā)展對信息保護(hù)的基本要求并且對于事業(yè)單位的未來發(fā)展也有著很大的益處。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前事業(yè)單位對于檔案管理的過程中存在著一些問題。首先就是檔案管理相關(guān)工作人員的專業(yè)技能不足不能夠很好地勝任這個工作，在進(jìn)行相關(guān)檔案管理的過程中由于專業(yè)人員人數(shù)不足不能夠滿足檔案管理對人數(shù)的要求，所以在進(jìn)行管理的過程中檔案管理的工作人員通常由其他人員代為工作，所以在進(jìn)行檔案管理都過程中缺乏對檔案管理的基本認(rèn)識不能夠很好地履行黨員管理的責(zé)任。單純的認(rèn)為進(jìn)行檔案管理只是整理信息，不能夠很好地進(jìn)行全局性的思考在工作的過程中，不能夠深層次的考慮檔案管理的未來發(fā)展以及檔案管理的重要性。其實就是有關(guān)檔案管理的相關(guān)制度不夠完善由于檔案管理人員關(guān)于發(fā)生人員變化在進(jìn)行檔案管理過程中沒有統(tǒng)一的管理制度，所以對相關(guān)檔案信息的要求也不統(tǒng)一，對于檔案保存的方法不統(tǒng)一?這就造成了相關(guān)檔案管理工作不能真正的發(fā)揮其應(yīng)有的作用的局面從而無法進(jìn)行信息化建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案管理的重要性

在目前事業(yè)單位檔案管理階段主要以紙制檔案為主，在進(jìn)行檔案管理的過程中主要還是以傳統(tǒng)的觀念形式進(jìn)行相關(guān)資料的整理，這樣的管理方式使得在進(jìn)行檔案管理工作時需要處理更多的問題，第一點就是在進(jìn)行檔案整理的過程中無法有效地對相關(guān)信息已經(jīng)重新分類。第二點就是在整理檔案的過程中工作效率比較低。也無法保證相應(yīng)的工作質(zhì)量，第三點就是在完成相關(guān)單整理工作之后探索信息的難度較大，再次提取信息的效率降低。因此在未來的事業(yè)單位檔案管理的過程中必須要引入信息化建設(shè)，如果真正的進(jìn)行檔案管理工作信息化處理就能夠很大程度上解決目前所存在的問題，從而進(jìn)一步提高檔案管理的管理效率和管理質(zhì)量，利用信息化檔案管理模式為相關(guān)事業(yè)單位保證了更好的檔案資料處理。更好地幫助事業(yè)單位進(jìn)行相關(guān)信息處理工作。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1加強人才隊伍，奠定檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)

為了更好地開展事業(yè)單位檔案管理工作作為相關(guān)負(fù)責(zé)人必須有效地培養(yǎng)專業(yè)性人才。相關(guān)事業(yè)單位根據(jù)實際情況出發(fā)，在事業(yè)單位內(nèi)部選擇適合的人才進(jìn)行培養(yǎng)加強相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)或者采用對外招聘的形式吸引更多地專業(yè)性人才進(jìn)行檔案管理。對于相關(guān)檔案管理專業(yè)型人才是有幾點要求的。第一點就是作為信息化檔案管理專業(yè)人才，必須具備檔案管理意識對自己的檔案管理工作有著相關(guān)的了解，能夠采用信息化進(jìn)行相關(guān)檔案管理促進(jìn)信息與檔案管理的相互融合，進(jìn)一步推動相關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理進(jìn)程。第二點就是檔案管理人員必須擁有足夠的職業(yè)道德素養(yǎng)，能夠有意識的規(guī)范自己的行為，嚴(yán)格按照管理人員所規(guī)定的管理制度進(jìn)行檔案管理，提高自己對于檔案管理工作的工作態(tài)度。

3.2完善管理制度，深化檔案信息化建設(shè)保障

為了保障事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程工作的順利展開，就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，采用新型的檔案管理制度，保障檔案管理信息化管理。當(dāng)然采用信息化管理模式并不是絕對不采用紙質(zhì)版檔案管理，而是采用紙質(zhì)版檔案管理與信化檔案管理兩種方式相互結(jié)合的方式。有一些比較重要的檔案就必須保障留存紙質(zhì)版檔案的同時也要保留信息化檔案。這樣的檔案管理制度能夠保障在進(jìn)行檔案管理的過程中避免存在弄虛作假的行為。一方面相關(guān)事業(yè)單位必須完善檔案管理信息化制度，確保相關(guān)工作人員在執(zhí)行檔案信息化管理的過程中，嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作確保檔案管理信息化的準(zhǔn)確性。另一方面在完善相關(guān)檔案管理制度的過程中注重時代發(fā)展對檔案管理工作的影響，進(jìn)一步保證檔案管理工作的工作開展效率和工作開展質(zhì)量。

3.3關(guān)注信息安全，做好檔案信息化建設(shè)維護(hù)

隨著信息化時代的不斷發(fā)展越來越多的事業(yè)單位采用大管理信息化，雖然這樣的大管理形式能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，但是大多數(shù)的相關(guān)事業(yè)單位不能夠保障檔案管理工作的安全性問題，這樣的形式嚴(yán)重的威脅了相關(guān)事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息安全不能夠保證信息數(shù)據(jù)的私密性。如果相關(guān)單位連信息發(fā)生泄漏就會嚴(yán)重的影響到相關(guān)人員的信息安全，所以作為相關(guān)事業(yè)單位需要加強信息化檔案管理的信息安全，保障創(chuàng)建一個安全的信息大管理制度積極采用信息化建設(shè)保障信息檔案的安全。在相關(guān)事業(yè)單位保障信息化檔案管理不被不法分子所竊取的同時需要進(jìn)一步做好硬件方面的安全保障，保障信息化檔案管理部門不受環(huán)境變化因素所影響，對相關(guān)硬件設(shè)施進(jìn)行定時排查與維護(hù)，排除可能存在的安全隱患保障檔案信息化管理系統(tǒng)不被各種難以考慮到的因素所影響。

3.4加強資金投入，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)深度

根據(jù)當(dāng)前的信息化檔案管理制度來看相關(guān)事業(yè)單位必須加強對檔案管理資金的投入力度。投入一些管理資金用來更新陳舊的計算機設(shè)備和基本硬件設(shè)備，在以往的檔案管理工作開展的過程中，由于受到硬件老化的因素所影響大大降低了檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。作為相關(guān)的事業(yè)單位必須加大對于檔案管理工作的資金投入定期為信息化相關(guān)檔案管理部門提供硬件設(shè)備，保障信息化檔案管理的安全性。此外由于社會信息化進(jìn)程越來越快信息技術(shù)不斷的發(fā)展所以相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作所需要的硬件設(shè)備也需要及時更換。其次也需要提高相關(guān)檔案管理工作人員的工資水平這樣才能夠提升相關(guān)工作人員的工作積極性從而進(jìn)一步保障信息化檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作必須逐步采用信息化創(chuàng)新管理方法完善管理制度。及時為檔案管理部門更新硬件設(shè)備，加強信息化檔案管理工作人員的技能水平，進(jìn)一步保障信息化檔案管理的信息安全。在當(dāng)前的信息化時代背景之下作為事業(yè)單位檔案管理部門必須積極地采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，保障信息安全才能夠更加有效地促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)步前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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