教育系統(tǒng)檔案管理存在的問題與策略探討

蘭明全

摘 要：檔案管理一直是教育領(lǐng)域內(nèi)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其主要是針對教育領(lǐng)域內(nèi)的各種檔案資源進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，并為學(xué)校行政管理、教育教學(xué)工作提供服務(wù)，助力學(xué)校的健康發(fā)展，可以說，教育系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理是學(xué)校管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但是就當(dāng)前教育系統(tǒng)的檔案管理工作而言，其在工作理念、工作方式、技術(shù)手段上仍然存在一定的滯后性，無法提高管理效能，實(shí)現(xiàn)教育資源的有效利用?；诖?，本文分析了當(dāng)前教育系統(tǒng)檔案管理工作普遍存在的一些不足以及面臨的挑戰(zhàn)，進(jìn)而嘗試提出相關(guān)解決對策，希望能夠引起重視，促進(jìn)教育系統(tǒng)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：教育系統(tǒng);檔案管理;管理模式;管理制度

1.教育系統(tǒng)檔案管理工作面臨的問題與挑戰(zhàn)

1.1缺乏足夠的重視

教育系統(tǒng)檔案管理工作在具體實(shí)踐操作環(huán)節(jié)仍然存在一些或多或少的問題，大多數(shù)院校缺乏對教育系統(tǒng)檔案管理工作重要性的全面認(rèn)識(shí)和了解，相關(guān)的資金投入不足，教育系統(tǒng)檔案管理工作的相關(guān)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，軟硬件系統(tǒng)更新不及時(shí)，再加上人才儲(chǔ)備不足，而且流動(dòng)性較大，阻礙了教育系統(tǒng)檔案管理工作的順利開展。其次，部分高校缺乏對相關(guān)工作人員的宣傳教育和引導(dǎo)，導(dǎo)致大部分教育職工和教育系統(tǒng)檔案管理工作人員的積極性不高，無法在教育教學(xué)工作實(shí)踐當(dāng)中對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行有效的建檔存儲(chǔ)，甚至一些數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)存在一定的滯后性，無法保障數(shù)據(jù)信息的完整性和實(shí)效性。

1.2檔案管理模式落后

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為教育系統(tǒng)檔案管理工作提供了巨大的便利，推動(dòng)了教育系統(tǒng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，但是在實(shí)際部署教育系統(tǒng)檔案管理工作過程當(dāng)中，大多數(shù)高校無法將信息技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中，信息技術(shù)和檔案管理工作的融合度不足，仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的人工進(jìn)行紙質(zhì)版的檔案文件歸檔，無法滿足現(xiàn)階段數(shù)字檔案文件管理工作的需求。其次，教育機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門認(rèn)為檔案管理工作涉及到的數(shù)據(jù)資料較少，利用傳統(tǒng)的手工就可以進(jìn)行高效的管理，但是事實(shí)恰恰相反，利用傳統(tǒng)手工進(jìn)行教育系統(tǒng)檔案資料的管理，無法保證檔案信息存儲(chǔ)的全面性，甚至?xí)斐蓹n案信息的丟失，無法發(fā)揮檔案資料的服務(wù)功能。另一方面，一些院校開展了線上檔案傳輸方式，但是在上傳檔案資料時(shí)檔案管理平臺(tái)運(yùn)行不穩(wěn)定，導(dǎo)致檔案管理工作人員無法對檔案資料進(jìn)行直接的導(dǎo)入和輸出，而是需要將資料進(jìn)行打印之后再轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案資料，極大地降低了檔案數(shù)據(jù)資料的利用效率，而且成本費(fèi)用也會(huì)大大的增加。

1.3檔案管理人員專業(yè)水平較低

教育系統(tǒng)管理工作人員素質(zhì)水平參差不齊，一些管理人員甚至認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作工作成效較慢，思想認(rèn)識(shí)不夠深刻。同時(shí)，一些檔案管理工作人員隨意的變動(dòng)工作崗位，在工作過程當(dāng)中較為懈怠，不能按照管理工作原則和規(guī)范要求進(jìn)行檔案處理，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)信息造成泄露，使得教育系統(tǒng)檔案管理工作陷入混亂。其次，一些教育系統(tǒng)檔案管理工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)化的崗前培訓(xùn)就上崗工作，缺乏相應(yīng)的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，甚至職業(yè)道德不強(qiáng)，在工作過程當(dāng)中會(huì)存在很多的疏漏，后果不堪設(shè)想，拉低了教育系統(tǒng)檔案管理工作人員的整體專業(yè)素質(zhì)。

1.4缺乏一個(gè)規(guī)范的檔案管理制度

教育系統(tǒng)檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣泛而且信息量較大，再加上人事制度的改革和教育事業(yè)的發(fā)展，高校的人才被大量的引進(jìn)，無疑人才流動(dòng)頻率也會(huì)增加，而高校缺乏一個(gè)明確的檔案管理規(guī)范和流程，導(dǎo)致管理工作人員缺乏動(dòng)態(tài)化的管理意識(shí)，無法及時(shí)地整理堆積多年的人事檔案資料，甚至一些檔案資料出現(xiàn)殘缺現(xiàn)象。其次，高校缺乏一個(gè)健全的教育系統(tǒng)檔案管理規(guī)章制度體系，無法給予與檔案管理工作人員一定的約束力，導(dǎo)致教育系統(tǒng)檔案管理工作無法有效地落實(shí)，過于形式化。另一方面，高校的人員變動(dòng)較大，而相關(guān)的交接工作不夠完善，導(dǎo)致檔案信息管理存在一定的缺陷，數(shù)據(jù)資料收集不夠完整。

1.5檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)缺位

教育系統(tǒng)檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性，涉及到了教育機(jī)構(gòu)、教職員工和學(xué)生等多個(gè)主體的檔案信息，信息資源整合具有一定的難度性，這就需要構(gòu)建一個(gè)完整的信息數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來對檔案資料進(jìn)行整合歸檔與處理。但目前來看，相關(guān)的信息技術(shù)投入和運(yùn)用并不完善，大部分高校的教育系統(tǒng)檔案管理工作仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的人工方式，檔案管理工作效率較低，而且成本較高。同時(shí)，教育改革進(jìn)程的不斷加快使得教育系統(tǒng)管理制度發(fā)生了一定的變化，增強(qiáng)了人才引進(jìn)的頻率也加快了人才流動(dòng)的步伐，給教育系統(tǒng)檔案管理工作人員增添了巨大的工作量，而工作人員每天處于一個(gè)細(xì)碎繁瑣的工作狀態(tài)，工作積極性不高。其次，檔案管理工作各個(gè)部門之間的交流溝通不足，配合度較低，甚至存在各自為政的情況，缺乏大局發(fā)展意識(shí)，無法對檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的整合和處理，降低了教育系統(tǒng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，難以發(fā)揮檔案管理工作的功能與作用。

2.教育系統(tǒng)檔案管理策略

2.1提高重視度

為了保障教育系統(tǒng)檔案管理工作的順利開展，要求高校加強(qiáng)對教育系統(tǒng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，保障各項(xiàng)資金的有效落實(shí)，完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，定期對軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新與完善，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理工作的實(shí)效性。其次，在對檔案數(shù)據(jù)資料處理時(shí)需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)以及現(xiàn)代化的技術(shù)軟件，構(gòu)建一個(gè)信息接收和傳輸平臺(tái)，設(shè)置一個(gè)良好的辦公場地，保障檔案資料采集、記錄、存儲(chǔ)等各項(xiàng)工作內(nèi)容的順利開展。

2.2創(chuàng)新教育系統(tǒng)檔案管理模式

隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了教育信息檔案系統(tǒng)管理工作的自動(dòng)化水平，這就需要教育部門和機(jī)構(gòu)積極的創(chuàng)新教育系統(tǒng)檔案管理方式，加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，打造一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化教育教學(xué)檔案數(shù)據(jù)。其次，設(shè)置一個(gè)有效的信息化檔案管理平臺(tái)，加強(qiáng)各個(gè)部門工作人員之間的交流與溝通，方便在線進(jìn)行檔案教育資料的收集和傳輸，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)的全面性和安全性。另一方面，建立教育檔案電子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的弊端，保障檔案數(shù)據(jù)信息資料存儲(chǔ)的全面性和實(shí)效性，減少數(shù)據(jù)資料泄露的情況，實(shí)現(xiàn)教育系統(tǒng)檔案信息存儲(chǔ)方式的優(yōu)化，滿足現(xiàn)階段教育檔案資源精細(xì)化管理的需要。

2.3規(guī)范教育系統(tǒng)檔案管理制度

規(guī)范的教育系統(tǒng)檔案管理制度是推動(dòng)各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，這就要求教育部門和機(jī)構(gòu)對現(xiàn)階段教育系統(tǒng)檔案管理工作存在的問題，構(gòu)建一個(gè)有效的檔案管理制度體系，明確和規(guī)范檔案管理工作流程，把握檔案管理的基本方向，從而給予工作人員一定的約束力，實(shí)現(xiàn)教育檔案資源管理工作的規(guī)范化開展。其次，通過規(guī)范教育系統(tǒng)管理流程，有利于實(shí)現(xiàn)對檔案資源的有效利用，加強(qiáng)數(shù)字檔案副本和電子檔案的安全管理，降低教育系統(tǒng)檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)性。

2.4提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平是影響教育系統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要因素，這就要求教育部門和教育機(jī)構(gòu)招聘專業(yè)化的檔案管理工作人員，定期開展相關(guān)的教育工作，增強(qiáng)其工作責(zé)任感，保障檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮教育系統(tǒng)檔案管理工作的作用與價(jià)值。此外，在提升檔案管理人員專業(yè)能力的基礎(chǔ)上，也應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)整體隊(duì)伍建設(shè)，不斷充實(shí)和完善管路隊(duì)伍。這就要求學(xué)校乃至整個(gè)教育系統(tǒng)內(nèi)部要努力打造一支現(xiàn)代化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，從技術(shù)人員、管理人員等層面做好人才配置，從而以此為基礎(chǔ)對管理流程和方式進(jìn)行不斷優(yōu)化。尤其在現(xiàn)代信息技術(shù)開始深入應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域的情況下，教育系統(tǒng)內(nèi)部需要安排專業(yè)的信息技術(shù)人員開對信息化管理系統(tǒng)和平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)、優(yōu)化和維護(hù)，保障信息化管理平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行，從而為管理人員提供良好技術(shù)支撐。

3.結(jié)語

教育系統(tǒng)檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，直接影響著教育規(guī)劃方案的實(shí)施和教育事業(yè)的發(fā)展。因此，相關(guān)部門加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)步伐，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作人員的專業(yè)性，發(fā)揮教育系統(tǒng)檔案管理的作用與價(jià)值，實(shí)現(xiàn)教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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