精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略分析

陳琦　沈小芳　殷霞晨

摘? 要：檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)營管理的重要構(gòu)成部分，醫(yī)療衛(wèi)生體制的深化改革對醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展提出新的要求，檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部占據(jù)著更重要的管理地位。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院的整體發(fā)展變化有密切的聯(lián)系，包括文書、人事、科技及病歷檔案等多種類型檔案，檔案管理工作內(nèi)容、流程相對復(fù)雜。在醫(yī)院檔案管理工作中滲透精細(xì)化管理理念，能夠充分適應(yīng)醫(yī)院檔案管理變革創(chuàng)新的具體要求，有效提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;醫(yī)院;檔案管理;應(yīng)用策略

精細(xì)化管理作為一種創(chuàng)新型科學(xué)管理模式，能夠進(jìn)一步合理簡化并理順檔案管理工作流程，對各類檔案進(jìn)行合理分類，進(jìn)一步提高日常工作效率，為醫(yī)務(wù)工作者及就醫(yī)人員提供優(yōu)質(zhì)周到的醫(yī)療服務(wù)。同時(shí)在檔案管理工作中滲透精細(xì)化管理理念能夠及時(shí)反映醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)管理問題，采取針對性解決措施來引導(dǎo)各項(xiàng)管理工作規(guī)范落實(shí)，從而全面提升醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)營管理能力，促進(jìn)醫(yī)院良性發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理常見問題

（一）檔案管理體制不完善，管理模式落后

現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院全面開啟信息化建設(shè)工作，而關(guān)于檔案管理工作的變革創(chuàng)新進(jìn)程相對緩慢。新常態(tài)背景下，醫(yī)院建設(shè)發(fā)展迅速，為充分適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化而積極進(jìn)行改革，而檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)營管理的重要組成部分，改革創(chuàng)新速度相對緩慢，無法充分適應(yīng)醫(yī)院快速發(fā)展的實(shí)際需要。其中，檔案管理體制不完善、檔案管理體制實(shí)用性不強(qiáng)及檔案工作粗放式管理成為目前醫(yī)院檔案管理工作中較為常見的問題。檔案管理體制的不完善導(dǎo)致在實(shí)際工作過程中常出現(xiàn)檔案丟失、信息不全面、信息內(nèi)容混亂等問題，尤其是病歷檔案的管理，不完善的管理體制嚴(yán)重影響醫(yī)務(wù)工作人員診療工作的開展，無法及時(shí)全面獲取病人的詳細(xì)病歷信息，直接導(dǎo)致醫(yī)療服務(wù)工作質(zhì)量和效率的下降。另外，粗放式的管理模式無法對檔案管理人員工作行為起到相應(yīng)的約束作用，對于一些細(xì)節(jié)問題管理不到位，同樣影響著檔案管理質(zhì)量和效率。

（二）檔案管理人才專業(yè)性不足

檔案管理人員的綜合素質(zhì)是影響醫(yī)院檔案管理水平的核心因素，一方面由于檔案管理人員自身受傳統(tǒng)觀念的影響較深，不能緊跟時(shí)代發(fā)展積極學(xué)習(xí)和提升自己，無法為檔案管理工作的變革創(chuàng)新起到實(shí)質(zhì)性的促進(jìn)作用。另一方面由于醫(yī)院本身將重心放在經(jīng)營發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的轉(zhuǎn)化層面，日常復(fù)雜繁瑣的工作耗費(fèi)醫(yī)院大量精力，因而對檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)有所忽視，尤其針對檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實(shí)不到位，部分醫(yī)院僅有信息化管理系統(tǒng)，檔案信息化建設(shè)停留在表面，檔案管理人員自身信息應(yīng)用水平不高，進(jìn)而直接影響工作質(zhì)量和效率。

二、精細(xì)化管理對醫(yī)院檔案管理工作的具體要求

精細(xì)化管理模式的應(yīng)用多面向工作分工的精細(xì)化、服務(wù)的精細(xì)化以及管理的精細(xì)化等，針對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息復(fù)雜繁多的特點(diǎn)，精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理工作中有著較高的應(yīng)用價(jià)值。依據(jù)精細(xì)化管理性質(zhì)特點(diǎn)，對醫(yī)院檔案管理工作提出具體要求。首先，通過實(shí)施精細(xì)化管理模式需要確保檔案數(shù)據(jù)信息的完整性。醫(yī)院檔案信息類型復(fù)雜、種類繁多，檔案記錄了各種類型信息資料，具有較高的集成度。在收集整合各類信息資料時(shí)需要充分保證信息資料的完整性，同時(shí)認(rèn)真校對具體的信息資料，避免信息資料出現(xiàn)錯漏問題。其次需要保證檔案信息的真實(shí)可靠性，其中文書、人事、科技及病歷檔案等不同的信息資料在醫(yī)院經(jīng)營管理、醫(yī)療服務(wù)提供過程中承擔(dān)著重要的憑證作用。確保檔案信息真實(shí)可靠，以便為各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考憑證，同時(shí)在各項(xiàng)工作運(yùn)行過程中注重資料記錄收集的真實(shí)準(zhǔn)確性，進(jìn)而提高檔案資料利用率。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）明確檔案管理目標(biāo)，完善檔案管理體制

在醫(yī)院檔案管理工作中滲透精細(xì)化管理理念，關(guān)于檔案管理長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的制定需要從精細(xì)化管理角度出發(fā)，緊貼醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況，以醫(yī)院整體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)、規(guī)劃為依據(jù)來明確定位檔案管理發(fā)展目標(biāo)，確保檔案管理目標(biāo)與醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)的一致性，從而為檔案管理工作的開展提供準(zhǔn)確的指導(dǎo)。從長遠(yuǎn)戰(zhàn)略發(fā)展角度來看，精細(xì)化管理模式下要求醫(yī)院制定出檔案管理長遠(yuǎn)發(fā)展的總目標(biāo)，以此為依據(jù)結(jié)合醫(yī)院不同的發(fā)展階段對總目標(biāo)進(jìn)行合理分解，從而制定出更詳細(xì)具體的二級管理目標(biāo)，增強(qiáng)目標(biāo)的可執(zhí)行性。依據(jù)詳細(xì)具體的管理目標(biāo)對應(yīng)到檔案管理工作流程，實(shí)行崗位責(zé)任制，在確保檔案管理人員明確工作目標(biāo)內(nèi)容的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對檔案管理人員行為的約束管理。為此還需要盡快建立健全的檔案管理體制，綜合考慮檔案管理不同工作崗位職責(zé)、工作內(nèi)容等各項(xiàng)要求，樹立以人為本的管理理念，盡快完善檔案管理體制，合理制定崗位責(zé)任制度、人員管理制度以及績效考評、獎懲制度等有關(guān)體制，不斷促進(jìn)醫(yī)院檔案管理體系的優(yōu)化完善。

（二）落實(shí)精細(xì)化檔案歸類整理工作

精細(xì)化檔案歸類整理工作的落實(shí)建立在檔案信息完整真實(shí)的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況選擇適合的檔案管理方法來進(jìn)行檔案整理和歸檔工作。如依據(jù)檔案的不同種類來進(jìn)行檔案歸檔整理，將綜合檔案合理分類為文書、人事、科技及病歷檔案等不同類型的檔案，在歸檔時(shí)安排專門的工作人員有針對性地負(fù)責(zé)對應(yīng)類型檔案的整理歸檔工作。另外關(guān)于不同類型檔案分類需要做好編號和分類放置工作，明確各類檔案固定放置區(qū)域和保存時(shí)限，有效避免檔案資料混亂或丟失現(xiàn)象的發(fā)生，便于檔案使用者查找借閱檔案資料。此外可充分加強(qiáng)信息化手段的有效應(yīng)用，一方面利用信息技術(shù)搭建相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息分類存儲電子化，極大地降低檔案信息記錄失誤或內(nèi)容不全、資料丟失的幾率，加強(qiáng)對信息化系統(tǒng)的更新維護(hù)，最大限度保證檔案資料安全完整。另一方面需要加強(qiáng)對檔案管理人員信息化教育培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員信息搜集整合能力和信息技術(shù)應(yīng)用水平。

結(jié)語

精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理工作中有著較高的應(yīng)用價(jià)值。新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)程度相對不足，利用精細(xì)化管理來有效解決檔案管理的常見問題，有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

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