智慧檔案館發(fā)展必然性和建設(shè)策略研究

李星玥 張斌

摘要：智慧檔案館建設(shè)是檔案信息化發(fā)展的重要趨勢，明確我國智慧檔案館的內(nèi)涵、發(fā)展的必然性和建設(shè)策略有利于提高其建設(shè)質(zhì)量效率。文章通過探析數(shù)字檔案館與智慧檔案館的關(guān)系進而明確智慧檔案館的內(nèi)涵，從檔案工作轉(zhuǎn)型、用戶需求轉(zhuǎn)向和技術(shù)發(fā)展等方面論述智慧檔案館發(fā)展的必然性，并提出以打造共建共享共治格局為建設(shè)目標、著眼于人的需求和發(fā)展、立足于檔案館建設(shè)實踐、關(guān)注檔案內(nèi)容和實體管理以及完善檔案工作環(huán)境等智慧檔案館的建設(shè)策略，為智慧檔案館建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館 數(shù)字檔案館 智慧

Abstract： The wisdom archives construction is an important trend in the development of archival in？ formatization. By clarifying the connotation， inevitabili？ ty of development and construction strategies of wis？ dom archives in China， it is conducive to improving the quality and efficiency of their construction.By ex？ ploring the relationship between digital archives and wisdom archives and then clarifying the connotation of wisdom archives， the inevitability of the develop？ ment of wisdom archives is discussed in terms of the transformation of archival work， the shift in user needs and technological development.It also propos？ es strategies for the construction of wisdom archives with the construction goal of creating a common con？ struction， sharing and governance pattern， focusing on human needs and development， basing on ar？ chives construction practices， focusing on archival content and physical management and improving the archival work environment， which provide references for the construction of wisdom archives.

Keywords： Wisdom archives；Digital archives；Wisdom

2003年8月20日，青島市數(shù)字檔案館通過國家檔案局組織的科技成果鑒定，成為國內(nèi)第一個正式投入運行的數(shù)字檔案館。[1]截至2020年12月，我國已有55個全國示范數(shù)字檔案館（室）。隨著檔案館建設(shè)的不斷發(fā)展，智慧檔案館越來越受到重視。楊來青等人于2013年提出，從發(fā)展的眼光看，數(shù)字檔案館受理念、資源、技術(shù)等因素制約，存在一定的局限性，智慧檔案館是檔案館未來發(fā)展的新前景。[2]此后，智慧檔案館的相關(guān)理論與實踐探討不斷深入，學(xué)者們指出，檔案館的模式向高級檔案范式和新型檔案館模式轉(zhuǎn)變，如今已邁進智慧檔案范式，向智慧檔案館發(fā)展。[3]

一、智慧檔案館的內(nèi)涵

學(xué)者們對于數(shù)字檔案館與智慧檔案館的關(guān)系主要有“升級論”（階段論）和“并行交叉”兩種描述。[4]畢娟提出“智慧型檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展延續(xù)和升華”[5]。許桂清肯定了這一觀點，并指出了智慧檔案館和數(shù)字檔案館在建設(shè)目標、理念、內(nèi)容等方面的不同[6]。而陶水龍認為“智慧檔案館與數(shù)字檔案館相互獨立、各司其職，智慧檔案館為數(shù)字檔案館提供智慧化和感知等技術(shù)服務(wù)，數(shù)字檔案館為智慧檔案館提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持”[7]。數(shù)字檔案館建設(shè)和智慧檔案館建設(shè)都是我國檔案信息化發(fā)展的需要，兩者在理論研究和建設(shè)實踐上有所交叉。明確數(shù)字檔案館與智慧檔案館的差異，理順兩者之間的關(guān)系，才能更好地推動我國檔案館建設(shè)。

從建設(shè)內(nèi)容看，數(shù)字檔案館通過數(shù)字化技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信號，實現(xiàn)館藏數(shù)字化和原生電子檔案的管理；而智慧檔案館不僅需要在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上進行檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)化和知識化管理，實現(xiàn)深層次的開發(fā)利用，同時還要實現(xiàn)檔案實體的智能管理，提供智慧化服務(wù)。從建設(shè)目標看，數(shù)字檔案館建設(shè)主要是解決電子文件或電子檔案的管理問題；智慧檔案館在此基礎(chǔ)上，還需解決檔案館智能化管理問題，即實體檔案館建設(shè)。因此，智慧檔案館既需要利用智能技術(shù)對檔案數(shù)字資源進行數(shù)據(jù)挖掘和知識管理，也需要實現(xiàn)檔案館建筑、運行設(shè)備、檔案實體等智能化管控，通過物物互聯(lián)、數(shù)據(jù)互聯(lián)、知識互聯(lián)等實現(xiàn)檔案內(nèi)容和檔案實體的雙重智慧化管理，提供智慧化服務(wù)。

雖然智慧檔案館在學(xué)界尚未形成統(tǒng)一的明確定義，但基本達成以下共識。一是強調(diào)智慧化服務(wù)。楊來青等人提出智慧檔案館應(yīng)當利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)智能進行管理，提供檔案信息泛在服務(wù)[8]；傅榮校、施蕊認為智慧檔案館應(yīng)當提供多方位、多層次、多渠道的檔案共享利用服務(wù)[9]；巨珺認為智慧檔案館應(yīng)當實現(xiàn)無線泛在、個性互動的檔案智慧化服務(wù)[10]，即學(xué)者們普遍強調(diào)智慧檔案館服務(wù)的個性化、人性化和精細化等。二是注重智能技術(shù)的運用。楊來青表明云計算、云存儲、大數(shù)據(jù)等技術(shù)為智慧檔案館提高存儲和服務(wù)等能力提供可能；[11]楊桂明提出智慧檔案館的建設(shè)基于物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、云平臺、人工智能等技術(shù)手段。[12]三是堅持“以人為本”理念。王小健等人提出智慧檔案館要貫徹以人為本理念[13]；李樺提出智慧檔案館要堅守技術(shù)為人服務(wù)的根基，以用戶為中心，實現(xiàn)人文關(guān)懷[14]?；谥腔蹤n案館的以上特性，本文認為，智慧檔案館是貫徹以人為本理念，以傳統(tǒng)實體檔案館和數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，運用智能技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源知識管理和實體檔案館智能管控，并提供智慧化服務(wù)的檔案館模式。

二、智慧檔案館發(fā)展的必然性

現(xiàn)代檔案管理工作的需要、智能技術(shù)的發(fā)展和用戶檔案信息需求的知識轉(zhuǎn)向使得智慧檔案館成為數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下檔案館建設(shè)的必然趨勢。

（一）數(shù)字轉(zhuǎn)型的迫切需求

隨著信息化的快速發(fā)展和數(shù)字化管理的大力推進，檔案信息資源成倍增長，對檔案的長期永久保存提出了挑戰(zhàn)。在檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，檔案館的管理對象從檔案實體擴展至數(shù)字代碼，工作環(huán)境也擴展至虛擬空間，管理難度和工作量大幅度提升。面對信息時代的海量數(shù)據(jù)，依靠經(jīng)驗的傳統(tǒng)人工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案管理的需求，檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型需求迫切。因此，檔案館需要改變傳統(tǒng)管理方法，從現(xiàn)代檔案管理工作需要出發(fā)，利用人工智能等技術(shù)實現(xiàn)檔案管理過程自動化，簡化檔案實體管理，提高管理效率。

（二）技術(shù)推動檔案館智能建設(shè)

我國重視科技在檔案館智能化建設(shè)中的應(yīng)用。 2021年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級。[15]此外，人工智能、海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、知識管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、OCR和手寫字掃描識別技術(shù)、聲音轉(zhuǎn)化文字技術(shù)、人臉識別技術(shù)、多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)、服務(wù)導(dǎo)向體系架構(gòu)技術(shù)、電子檔案憑證保障和驗證技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展為智慧檔案館的建設(shè)提供了現(xiàn)代化手段和方法[16]。

（三）用戶信息需求的知識轉(zhuǎn)向

知識經(jīng)濟時代，用戶的檔案信息需求發(fā)生變化，用戶不再滿足于單一查找檔案，而是希望借助檔案解決實際問題。檔案館不只是被動地接受信息查詢，還需要根據(jù)用戶日益增長和變化的信息需求，通過檔案數(shù)據(jù)的知識管理，主動為政府提供決策支持、為企業(yè)提供知識咨詢、為公眾解決實際問題，提供更多樣、更豐富、更人性化、更精細化的檔案智慧化服務(wù)。

三、智慧檔案館的建設(shè)策略

智慧檔案館是檔案館建設(shè)的高級形式。智慧檔案館與傳統(tǒng)檔案館在建設(shè)定位、目標和管理對象等方面均有所不同，在檔案工作環(huán)境、檔案實體管理、檔案內(nèi)容管理等方面仍有待進一步健全與完善。因此，筆者結(jié)合時代發(fā)展需求，立足檔案館建設(shè)實踐，從智慧檔案館的目標、理念、原則、路徑和保障等方面提出智慧檔案館的建設(shè)策略，為智慧檔案館建設(shè)提供參考。

（一）以打造共建共享共治格局為出發(fā)點

黨的十九大提出建設(shè)科技強國、網(wǎng)絡(luò)強國、數(shù)字中國、智慧社會等發(fā)展目標，面對新的時代要求，我國積極實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推動數(shù)據(jù)驅(qū)動型創(chuàng)新體系構(gòu)建。[17]在宏觀層次上，智慧檔案館作為數(shù)字中國、智慧社會的重要組成部分，只有在充分保障國家數(shù)據(jù)安全的前提下，從國家數(shù)字化戰(zhàn)略角度對全國智慧檔案館的組織體系和檔案管理工作進行全局部署和整體規(guī)劃，出臺相關(guān)法律政策推動數(shù)據(jù)的開放共享，實現(xiàn)各城市之間的互聯(lián)互通，打破信息壁壘，才能實現(xiàn)檔案資源的高效流轉(zhuǎn)，破解“信息孤島”問題。[18]此外，在智慧檔案館總體規(guī)劃過程中需要注意數(shù)字鴻溝和建設(shè)定位問題，多方位考量經(jīng)濟、信息化水平等因素，明確各省市智慧檔案館的差異定位，實現(xiàn)智慧檔案館的合理布局，分步驟、分階段推進全國智慧檔案館的總體建設(shè)。在中觀層次上，智慧檔案館的建設(shè)和運行過程中涉及多個參與主體，如檔案館、大數(shù)據(jù)局、政府、企業(yè)、公眾等，需要智慧檔案館加強與相關(guān)部門之間的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，處理好各級檔案館、政府、大數(shù)據(jù)局等主體的關(guān)系，充分發(fā)揮各類主體優(yōu)勢，打造共建共享共治格局。

（二）以人的需求和發(fā)展為動力點

錢毅通過信息鏈的分析明確了“智慧是在語義理解層次上不斷深化的必然”并且“強調(diào)終極判斷的人類價值，強調(diào)智慧是需要人參與的，智慧檔案館不可能是‘無人檔案館”。[19]人是發(fā)展的根本目的，也是發(fā)展的根本動力。一切為了人，一切依靠人，二者的統(tǒng)一構(gòu)成智慧檔案館建設(shè)以人為本原則的完整內(nèi)容。智慧檔案館建設(shè)應(yīng)當始終秉承以人為本的理念，包括“以檔案人員為本”和“以用戶為本”兩方面。[20]一方面，智慧檔案館建設(shè)需要多元化復(fù)合型專業(yè)人才，檔案人員是檔案館建設(shè)的根本動力，這對檔案人員的專業(yè)能力和知識素養(yǎng)提出了新要求。與此同時，在智慧檔案館建設(shè)過程中必須充分考慮檔案人員的需求，注重檔案館管理系統(tǒng)設(shè)計的實用性和便捷性。另一方面，滿足用戶需求是智慧檔案館建設(shè)的最終目的，如利用5G、人工智能等技術(shù)讓用戶通過網(wǎng)絡(luò)終端隨時隨地進行檔案檢索、咨詢和獲取，同時通過感知記錄用戶的活動軌跡、使用信息等，深入分析用戶的習(xí)慣和偏好，適時主動推送信息，實現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容、方式、時空的個性化，為用戶提供無線泛在、個性互動的檔案智慧化服務(wù)。

（三）以檔案館建設(shè)實踐為立足點

從傳統(tǒng)檔案館到智慧檔案館的發(fā)展過程主要經(jīng)過了以智能樓宇系統(tǒng)建設(shè)為主的檔案館智慧建筑建設(shè)[21]、以傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和原生電子檔案管理為主要任務(wù)的數(shù)字檔案館建設(shè)、以檔案內(nèi)容信息管理和知識管理為主要任務(wù)的智慧型數(shù)字檔案館建設(shè)[22]、以提供智慧服務(wù)為主要任務(wù)的智慧檔案館建設(shè)等四個階段。各個階段之間雖然沒有明確界限，但每一階段的主要矛盾和建設(shè)重點有所不同。目前我國已經(jīng)在智能檔案館和數(shù)字檔案館建設(shè)方面取得一定成果，正處于第二階段和第三階段之間，未來發(fā)展趨勢仍是建設(shè)智慧檔案館。智慧檔案館的發(fā)展過程如圖1所示。

值得注意的是，智慧檔案館雖然遵循著物物互聯(lián)、數(shù)據(jù)互聯(lián)、知識互聯(lián)、智慧服務(wù)的發(fā)展主線，但是由于檔案館實體和檔案內(nèi)容是智慧檔案館建設(shè)并行發(fā)展的兩個方面，所以各階段的發(fā)展并非直線型，也有可能出現(xiàn)跳躍式發(fā)展。明確智慧檔案館建設(shè)各階段的特點、重點和主要建設(shè)內(nèi)容，有利于指導(dǎo)智慧檔案館個體依據(jù)自身建設(shè)所處階段明確其未來建設(shè)方向和重點，推動智慧檔案館建設(shè)的順利開展。

（四）以檔案實體和內(nèi)容管理為切入點

智慧檔案館是實體檔案館建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)融合的高級形式。智慧檔案館在關(guān)注檔案信息資源數(shù)據(jù)化、知識化管理的同時，應(yīng)當注重檔案館實體管理的智慧化，利用物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)使檔案信息與檔案實體實現(xiàn)有機結(jié)合，從而實現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理。[23]因此，智慧檔案館建設(shè)應(yīng)從檔案館檔案實體管理的智慧化和檔案內(nèi)容管理的智慧化兩條路徑切入。

檔案館實體管理的智慧化包括檔案庫房、設(shè)施設(shè)備、檔案載體的智慧化管理，應(yīng)以便于利用和安全防范為原則，利用技術(shù)進行煩瑣的基礎(chǔ)性、重復(fù)性工作，輔助檔案館人員進行智能化管理，提高檔案管理工作效率。檔案館館藏檔案內(nèi)容的智慧化管理是數(shù)字檔案館建設(shè)的繼承和發(fā)展，包括對檔案信息內(nèi)容進行收集、管理、存儲和提供利用；應(yīng)用云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)，進行大數(shù)據(jù)分析及數(shù)據(jù)挖掘，探索檔案數(shù)據(jù)信息的潛在價值，實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)利用。智慧檔案館應(yīng)當從檔案的元數(shù)據(jù)著錄深入到檔案內(nèi)容的信息管理、知識管理，對檔案內(nèi)容的管理實現(xiàn)從大顆粒、中顆粒到微顆粒的轉(zhuǎn)變[24]。

（五）以檔案工作環(huán)境為支撐點

智慧檔案館建設(shè)發(fā)展受到內(nèi)部和外部環(huán)境的雙重影響。從外部看，政治、經(jīng)濟和法律等因素在宏觀層面上影響著智慧檔案館發(fā)展的規(guī)模、速度和質(zhì)量[25]。這是因為，智慧檔案館的建設(shè)與發(fā)展離不開長效的資金支持、有力的合作投資環(huán)境、國家數(shù)字發(fā)展戰(zhàn)略和政策引導(dǎo)以及信息安全和知識產(chǎn)權(quán)法的完善等。智慧檔案館外部環(huán)境的發(fā)展是智慧檔案館發(fā)展的重要前提，外部環(huán)境制約著智慧檔案館的發(fā)展建設(shè)。從內(nèi)部看，智慧檔案館的業(yè)務(wù)流程和工作內(nèi)容與傳統(tǒng)檔案館有所不同，內(nèi)部工作環(huán)境受到工作制度、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和信息技術(shù)等因素影響。因此，智慧檔案館內(nèi)部環(huán)境優(yōu)化需要明確資源管理、設(shè)施管理、業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)管理等組織管理運作方面的具體工作規(guī)范細則；建立針對檔案管理各個業(yè)務(wù)活動的數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)其特點實施精細化管理，通過高效、協(xié)同、全面的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)智慧檔案館的整體管理和系統(tǒng)運營；運用物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)強化檔案館的智能管理和控制，為智慧檔案館的管理運作環(huán)境提供有力保障。

此外，檔案工作環(huán)境建設(shè)不能一蹴而就，需要分析智慧檔案館建設(shè)評價指標，建立評價體系，形成反饋機制，進而推動智慧檔案館建設(shè)。智慧檔案館建設(shè)評價指標應(yīng)涉及制度規(guī)范、館藏資源、基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)環(huán)境等方面，檔案館根據(jù)各項指標判定檔案資源全程控制情況、檔案工作統(tǒng)籌管理水平等，并結(jié)合實際情況，明確下一階段的建設(shè)任務(wù)和內(nèi)容，持續(xù)推進智慧檔案館建設(shè)。

隨著智慧理念的出現(xiàn)和人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，我國智慧檔案館建設(shè)已經(jīng)取得初步成果。但是真正實現(xiàn)智慧檔案館的建成還需要大量時間和精力的投入。只有在智慧檔案館建設(shè)過程中明確智慧內(nèi)涵，把握好建設(shè)重點，才能有的放矢，推進我國智慧檔案館的發(fā)展。

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作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院