信息化下的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀和對策

王海云

摘要：學(xué)校的檔案管理工作直接關(guān)系到師生的切身利益，也在提升學(xué)校工作效率方面起到了基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐作用。本文結(jié)合高校檔案信息化建設(shè)的重要意義，深入分析了當(dāng)前高學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的影響因素，并對學(xué)校如何加強檔案信息化建設(shè)提出了針對性的建議。 ?關(guān)鍵詞： ?信息化 ? 學(xué)校檔案管理 ?現(xiàn)狀對策

一、信息化在學(xué)校檔案管理中的影響因素

檔案管理理念落后當(dāng)前學(xué)校對于檔案管理的重視程度不足，很多學(xué)校都沒有將檔案信息化建設(shè)列入到發(fā)展目標(biāo)中，更多的是將資金投入到了專業(yè)課程建設(shè)與校園基礎(chǔ)建設(shè)的過程中，而對于檔案管理的現(xiàn)代化運營方式并不了解，從而導(dǎo)致了檔案管理工作滯后[1]。高校的檔案工作相對而言工作量比較大，處理過程繁瑣，制約了檔案工作的效率，也影響了其他部分對檔案數(shù)據(jù)的調(diào)取與查閱，使其成為了現(xiàn)代化的辦公的制約因素。

信息技術(shù)發(fā)展迅猛，生活的方方面面都與信息技術(shù)有著密不可分的聯(lián)系，因此已經(jīng)有越來越多的人意識到對于學(xué)校檔案信息化資源建設(shè)的重要性，事實上檔案工作的現(xiàn)代化革新是近些年來才提出的新需求，對于一直以來堅持傳統(tǒng)檔案管理的工作人員而言，信息技術(shù)水平較低，現(xiàn)代媒介素養(yǎng)的缺失已經(jīng)成為工作的重要制約因素。大量的數(shù)據(jù)管理技術(shù)與現(xiàn)代計算機媒介的融合，給年齡偏大的工作人員正常的工作帶來了挑戰(zhàn)。為了減少這種時代發(fā)展背景下的技術(shù)不適應(yīng)，高校在重視檔案管理工作的同時應(yīng)該積極開展相應(yīng)的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

一直以來檔案管理的投入都比較平穩(wěn)。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，要推進(jìn)檔案管理改革就不得不進(jìn)行大規(guī)模的設(shè)備購置，組織培訓(xùn)以及設(shè)備維護(hù)，軟件購買升級等，這就極大增加了短期內(nèi)的檔案管理的支出[2]。在日常工作中通過不斷地提高設(shè)備的利用率，才能降低檔案工作對人力的依賴，但是當(dāng)前高校檔案管理的信息化意識依然不強，很多設(shè)備都沒有在日常工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使其成了辦公室的閑置品，極大削弱了財政撥款的實效，不利于檔案管理工作的開展。

由于學(xué)校在吸納人才方面受到嚴(yán)格的數(shù)量的限制，因此對于檔案管理工作人員的吸納一直以來數(shù)量較少。學(xué)校并沒有足夠的自主權(quán)進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理人才的全面更換[3]。從這一點看在人才隊伍方面是有一定的制度的局限性的。同時新入職的具備現(xiàn)代管理理念的員工往往受到環(huán)境的影響，并沒有自主性操作現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，反而要延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理理念與方式，沒有起到注入新鮮血液和活力的作用。這是管理制度的缺失與限制導(dǎo)致的，也影響了現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展。

二、信息化在學(xué)校檔案管理中的對策

提高學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)全方位的提升高校檔案管理人員的素質(zhì)，使其認(rèn)識到當(dāng)前社會對崗位提出的新要求，每個人都應(yīng)該樹立良好的檔案管理意識，對自身的職業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感，從時代發(fā)展與崗位需求的雙重角度去理解現(xiàn)代檔案管理的價值，從而激發(fā)員工學(xué)習(xí)新技術(shù)的熱情與潛力，盡快在工作中推廣管理技術(shù)。同時要發(fā)揮部門內(nèi)部的先鋒模范作用，營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，增強員工對新技術(shù)學(xué)習(xí)的緊迫感，提升全員的現(xiàn)代檔案技術(shù)水平[4]。

提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視力度學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分拓展自己的視野，對新思想與新技術(shù)持有積極包容的心態(tài)，就如何創(chuàng)新化的開展高校內(nèi)職能部門的工作進(jìn)行深入的思考與學(xué)習(xí)，在充分了解了各部門的工作狀態(tài)的前提下有針對性地進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作是學(xué)校師生數(shù)據(jù)產(chǎn)生的基礎(chǔ)，也是日常工作中重要的數(shù)據(jù)提供部門，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且從多個角度分析和研究可以引進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，從而增強信息化建設(shè)的可行性與實效性。在培訓(xùn)的過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要考慮到員工的實際情況，采取線上線下相結(jié)合的培訓(xùn)方式，為員工參與培訓(xùn)提供方便的同時，也更利于大數(shù)據(jù)的監(jiān)測與管理，確保工作人員都能夠有效提升自己的工作水平。

完善學(xué)校檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)充分完善檔案管理的相關(guān)規(guī)定，保障檔案管理工作能夠有章可循，有規(guī)可依，從而確保了檔案管理工作的科學(xué)性與有序性，防止造成遺漏，損壞，丟失等現(xiàn)象。信息化管理的前提是數(shù)據(jù)的輸入與存儲，有了大數(shù)據(jù)的支撐才能進(jìn)行有效的信息化管理，而也正是因為有了新的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)方式，檔案管理工作更應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)條款的更新與補充，從多個方面提高數(shù)據(jù)信息管理的權(quán)限與準(zhǔn)入機制[5]。對于有資格進(jìn)行檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息調(diào)用的行政部門應(yīng)該對其計算機IP地址進(jìn)行設(shè)定與追蹤，確保其在調(diào)閱的過程中全程可監(jiān)控，確保數(shù)據(jù)調(diào)閱與查看合法合規(guī)，對于沒有權(quán)限的IP地址要進(jìn)行訪問阻截，并進(jìn)行訪問地址記錄，從而確保檔案管理信息的規(guī)范性。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓知霖.基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)的問題及對應(yīng)策略分析[J].計算機產(chǎn)品與流通，2020

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[3]謝暉.高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策思路[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2020

[4]竇海燕.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化安全建設(shè)研究[J].中國管理信息化，2019

[5]潘秀明.高校檔案信息化管理的趨勢、困境與對策分析[J].中國管理信息化，2019BF9E10E1-A8E8-4AA4-96C2-0B323DA83DF0