從檔案管理走向檔案治理

夏晨茹

摘 要：在新時代檔案管理以及運(yùn)用的過程中，需要秉承更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對檔案的資料進(jìn)行管理，進(jìn)而實現(xiàn)對檔案工作的精細(xì)化管理，為推進(jìn)從檔案管理走向檔案治理奠定良好的基礎(chǔ)。即使檔案管理工作在近年來得到了相應(yīng)策略的規(guī)范，但其中仍然存在著眾多問題，給單位人事檔案整理工作帶來了很大的安全隱患。本文主要基于當(dāng)前在推動檔案管理走向檔案治理過程中存在的問題，如何進(jìn)行路徑優(yōu)化的探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人事檔案;檔案治理

1 引言

檔案工作人員是對國家文件進(jìn)行整理、歸檔的重要執(zhí)行者，其工作質(zhì)量將直接關(guān)系到國家工作的正常遠(yuǎn)轉(zhuǎn)，尤其對于機(jī)關(guān)內(nèi)部的重要文件，更需要對其進(jìn)行分類整理，并做好登記工作，以便在后續(xù)工作中及時地進(jìn)行查找和翻閱，提高工作效率。然而，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)有部分單位工作者往往抱著消極怠工的態(tài)度對檔案進(jìn)行管理，由此造成檔案遺失、混亂的現(xiàn)象。對檔案進(jìn)行無序地管理不僅會影響后續(xù)的工作進(jìn)程，而且也可能導(dǎo)致重要文件出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，由此影響檔案工作的保密性。因而將檔案管理向檔案治理方向推進(jìn)是新時代值得重點思考的問題之一。

2 從檔案管理走向檔案治理轉(zhuǎn)化中常見的問題

2.1工作程序復(fù)雜，整理效率不高

檔案將對單位人員變動以及崗位變動提供重要的依據(jù)，因而在進(jìn)行檔案管理的過程中就需要結(jié)合變動的情況做好登記工作。檔案管理中所涉及的材料是具有一定繁雜性的，不僅需要進(jìn)行資料的收集和審核，同時也需要進(jìn)行分類和歸檔。人事檔案是歷史、全面地考察了解和正確使用相關(guān)人員的重要資料，因而在進(jìn)行人事檔案管理工作時，更需要秉承認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，以此降低信息的錯誤率。但當(dāng)前在檔案管理的過程中依然缺乏規(guī)范化的整理流程，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)效率不高的現(xiàn)象。

2.2檔案資源缺乏，影響材料完整

檔案的整理工作需要完善的材料作為支撐，因而在多種資料收集和整理的過程中會出現(xiàn)材料混亂不清的現(xiàn)象，甚至在整理的過程中極易導(dǎo)致材料出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，這些將對檔案資源的整理產(chǎn)生直接影響。例如在進(jìn)行檔案材料核對時，就需要相關(guān)的證明材料進(jìn)行校對，但由于檔案資源的不完整性，將使得歸檔工作無法進(jìn)行。檔案資源缺乏將會導(dǎo)致整個檔案管理流程難以順利推進(jìn)，而現(xiàn)階段，由于單位人員流動以及晉升的頻率不斷增加，檔案流轉(zhuǎn)的次數(shù)也將增加，進(jìn)而使得檔案資料收集的難度增加。

2.3整理深度不夠，信息管理混亂

許多單位在運(yùn)用信息系統(tǒng)開展檔案管理工作的過程中，依然停留在基礎(chǔ)的信息錄入以及核對上，由此使得檔案管理的自動化以及智能化難以得到提升。同時由于新型技術(shù)以及信息系統(tǒng)的運(yùn)用需要投入更大的資金，為了更好地節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本，而沒有對檔案管理進(jìn)行深層次的優(yōu)化，使得檔案資料信息管理出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

3 從檔案管理走向檔案治理轉(zhuǎn)化的優(yōu)化對策

3.1 轉(zhuǎn)變執(zhí)法理念，強(qiáng)化執(zhí)法手段

傳統(tǒng)的檔案管理存在松散的現(xiàn)象，因而在轉(zhuǎn)向檔案治理的過程中將需要轉(zhuǎn)變執(zhí)法理念，通過執(zhí)法手段的轉(zhuǎn)換推動檔案管理向檔案治理方向轉(zhuǎn)變。檔案行政執(zhí)法是確保提高法律法規(guī)發(fā)揮作用的重要途徑，因而高校以及行政檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變執(zhí)法觀念，提高對檔案執(zhí)法工作的認(rèn)識，在實際的執(zhí)法工作中，將《檔案法》中的條例運(yùn)用于實際的檔案處理中，進(jìn)而更好地增強(qiáng)依法治檔意識。同時，執(zhí)法人員還需要通過現(xiàn)代化的科技手段不斷對執(zhí)法的方式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，進(jìn)而更好地延伸執(zhí)法范圍，對檔案管理工作中的違法違紀(jì)事件有自身獨(dú)特的見解，并且積極地運(yùn)用檔案法律法規(guī)專業(yè)知識進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的處理。檔案執(zhí)法工作涉及面廣、政策性強(qiáng)，因而在檔案執(zhí)法過程中，檔案管理人員就需要通過方法和手段的創(chuàng)新，與政府實現(xiàn)銜接協(xié)作以提高整體的執(zhí)法監(jiān)督效果。

3.2 強(qiáng)化隊伍建設(shè)，優(yōu)化人員素質(zhì)

檔案管理向檔案治理轉(zhuǎn)變需要綜合素質(zhì)能力較高的人員作為支撐，因而就需要結(jié)合實際的情況對檔案執(zhí)法人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而更好地完善檔案管理隊伍的整體知識結(jié)構(gòu)，為檔案治理提供更多新型的知識以及技術(shù)支持。現(xiàn)階段的檔案治理工作需要秉承《行政訴訟法》《行政處罰法》等法律法規(guī)進(jìn)行，因而就需要結(jié)合實際的工作需要進(jìn)行法規(guī)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而深化檔案治理的深度。其次，則是需要將現(xiàn)代新增以及變革的法規(guī)引入到實際工作中，為完善人員法律意識奠定良好的基礎(chǔ)保障。

3.3實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理

第一，需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案材料的錄入以及管理，進(jìn)而提升檔案治理工作的效率以及精準(zhǔn)性。在現(xiàn)代社會中，計算機(jī)技術(shù)已在檔案管理事業(yè)只能夠發(fā)揮著不可替代的作用，因而在實際的操作中，就需要通過電子掃描等科技手段將信息情況錄入到電腦中，便于后期的查詢，同時也可以建立先進(jìn)的電子檔案資源庫，降低偽造虛假信息的可能性。將傳統(tǒng)的人事檔案工作與現(xiàn)代科技相結(jié)合，能夠更加有效地對文件進(jìn)行保護(hù)，同時也能為檔案的調(diào)動以及人事的變動提供便利。

第二，則是需要對檔案資料的整理流程進(jìn)行細(xì)化，使得檔案資料收集、審核和歸檔工作得到保障。首先，管理人員要認(rèn)真、仔細(xì)研讀《檔案工作條例》等相關(guān)的規(guī)范文件，在進(jìn)行資料整理時還要細(xì)致辨別每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息進(jìn)行歸類總結(jié)。例如有些工作崗位經(jīng)常發(fā)生流動，還會分別產(chǎn)生不同層次的人員流動、入黨情況等材料。在如此繁重的工作量下，為了更大程度地提升檔案管理的實際效率，并降低檔案資料中的錯誤率，提升檔案整理的整體效率。

第三，在進(jìn)行人事檔案材料收集、審核以及歸檔工作中，需要細(xì)化制度的執(zhí)行程序，尤其是對個人檔案中存在的錯誤材料，需要對的入黨資料以及工作時間進(jìn)行認(rèn)真核對，對于其中存在的錯誤，要要求其進(jìn)行手續(xù)的登記，并要退回材料形成部門重新制作。再者，則是要對材料進(jìn)行本人的核對以及簽字，并要蓋上相關(guān)印章，從而使檔案材料更加正確、完整。

4 總結(jié)

總而言之，新時代檔案管理工作需要結(jié)合現(xiàn)實需要推動檔案管理工作變革，使得傳統(tǒng)的檔案管理朝著檔案治理的方向轉(zhuǎn)變，為提升檔案整理的效率和精準(zhǔn)性奠定良好的基礎(chǔ)。我國單位在檔案管理治理工作轉(zhuǎn)換上仍然有進(jìn)步的空間。近年來，在檔案工作上仍然存在著重視意識不強(qiáng)的現(xiàn)象，從而致使檔案管理工作質(zhì)量得不到保障，因而就需要通過強(qiáng)化法治理念意識以及完善整體知識架構(gòu)的方式推動檔案治理建設(shè)中國，為提升檔案治理的精細(xì)化水平奠定良好的基礎(chǔ)。

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