財(cái)務(wù)共享模式下的企業(yè)內(nèi)部控制

王靜

摘要：財(cái)務(wù)共享模式是當(dāng)代企業(yè)集中管理方式運(yùn)用在財(cái)務(wù)管理上的最新模式，通過采用一種有效的整合運(yùn)作模式，解決大型公司在管理過程中的過度重復(fù)和效率低下的問題。隨著中國經(jīng)濟(jì)強(qiáng)有力地增長，中國企業(yè)的國際競爭地位也逐漸上升，為了積極參與并適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化建設(shè)，國內(nèi)大型企業(yè)的內(nèi)控、管理以及運(yùn)營的優(yōu)化則需要與國際接軌，由此財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心必將在各類大型企業(yè)中運(yùn)用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享而產(chǎn)生的實(shí)操平臺(tái)，將集團(tuán)內(nèi)各公司具有共性的財(cái)務(wù)流程集中在一個(gè)指定的操作地點(diǎn)來完成，以實(shí)現(xiàn)高效率、低成本，并在信息共享、資源管理等方面為各公司提供數(shù)據(jù)支持。財(cái)務(wù)共享模式不同于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，從而也改變了企業(yè)原有內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，所以在運(yùn)用新型管理模式時(shí)，必須對企業(yè)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)重新梳理，使其不斷地與財(cái)務(wù)共享模式相匹配。本文主要淺析財(cái)務(wù)共享模式下的企業(yè)內(nèi)部控制面對的問題，并對此做出合理的建議對策。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享 ?企業(yè)內(nèi)部控制 ? 問題 ?對策

一、引言

財(cái)務(wù)共享模式依賴于強(qiáng)大的信息技術(shù)的支持，共享服務(wù)中心借助云服務(wù)、數(shù)據(jù)庫等手段將分散的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并且這些數(shù)據(jù)庫的信息只有總部可以修改，借此保證集團(tuán)公司財(cái)務(wù)信息的統(tǒng)一性和安全性。在內(nèi)部環(huán)境中，財(cái)務(wù)共享是一種規(guī)?；倪\(yùn)行機(jī)制，通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對同一企業(yè)內(nèi)部中存在的大批同質(zhì)量、重復(fù)性的具體工作進(jìn)行統(tǒng)一模式處理，從而達(dá)到信息標(biāo)準(zhǔn)化狀態(tài)，提高數(shù)據(jù)歸口一致的質(zhì)量，降低企業(yè)的運(yùn)營成本。這種共享模式需要對業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證財(cái)務(wù)共享在執(zhí)行集中處理過程中的高效性，并降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用需要企業(yè)具有完善的信息系統(tǒng)和強(qiáng)大的信息人員儲(chǔ)備。首先，有效減少企業(yè)運(yùn)營成本，由專人統(tǒng)一處理相同的業(yè)務(wù)流程，減少重復(fù)的工作量及同崗位工作人數(shù)，從而達(dá)到減少人員重復(fù)勞動(dòng)的目的。通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化物資采購成本，從而使企業(yè)經(jīng)濟(jì)得到更好的發(fā)展。其次，派專人負(fù)責(zé)管理相同業(yè)務(wù)的處理，使具體業(yè)務(wù)管理精細(xì)化，不僅提升工作效率，還通過執(zhí)行一致的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范實(shí)現(xiàn)集中處理，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理工作的專業(yè)化水準(zhǔn)。最后，企業(yè)的總體戰(zhàn)略、經(jīng)營發(fā)展策略通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)的支持，不存在因流程標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不一致產(chǎn)生的數(shù)據(jù)差異，保證數(shù)據(jù)歸口的準(zhǔn)確性，從而極大地發(fā)揮財(cái)務(wù)職能優(yōu)勢，為企業(yè)高層提供準(zhǔn)確的戰(zhàn)略方向和決策。

二、在財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

財(cái)務(wù)共享模式雖然優(yōu)于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息管理模式，但這種模式的有效運(yùn)行需要強(qiáng)大的信息系統(tǒng)、新型的管理模式和高標(biāo)準(zhǔn)的員工素質(zhì)作為技術(shù)支撐。

（一）企業(yè)外部風(fēng)險(xiǎn)加大

1.軟件系統(tǒng)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享模式的載體是強(qiáng)大的信息軟件，需要將企業(yè)集團(tuán)與各子公司、分公司進(jìn)行統(tǒng)一財(cái)務(wù)核算，并通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺(tái)集中管理，以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的整合與共享。在各子公司安裝集團(tuán)統(tǒng)一的“ERP”系統(tǒng)時(shí)，會(huì)由于軟件更換造成系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)導(dǎo)入、端口權(quán)限開通與否、系統(tǒng)銜接不暢而造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失、出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至?xí)斐蓺v史數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性無從考證。目前財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的實(shí)施面臨著操作效率低、信息負(fù)載量過大的問題，造成系統(tǒng)運(yùn)行緩慢，尤其是在會(huì)計(jì)期末結(jié)算期時(shí)數(shù)據(jù)收集量大、運(yùn)行企業(yè)多容易導(dǎo)致服務(wù)器超負(fù)荷工作，系統(tǒng)癱瘓比較常見，造成數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)抽取耗時(shí)長等問題，增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)大大降低工作效率;系統(tǒng)對整體業(yè)務(wù)的覆蓋程度不夠高，部分工作需經(jīng)過手工來完成，如業(yè)務(wù)量、職工人數(shù)等。

依賴于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)造成的外部風(fēng)險(xiǎn)，使內(nèi)部控制制度的執(zhí)行面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)核算前后的一致性增加了內(nèi)控預(yù)測的偏差率，從而影響以預(yù)測為導(dǎo)向的內(nèi)部控制。另外，由于數(shù)據(jù)的主導(dǎo)性轉(zhuǎn)移到上層統(tǒng)一管理，使各子分公司企業(yè)內(nèi)部無法針對自己的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的監(jiān)督，對出現(xiàn)的部分問題及不合理性只能溝通反饋，等待回復(fù)的過程中無法及時(shí)解決當(dāng)下問題，工作效率得不到保障，工作效率無法滿足業(yè)務(wù)需要，難以真正把財(cái)務(wù)共享的理念變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。

2.業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。共享模式下的企業(yè)運(yùn)營是由高層機(jī)構(gòu)管理共享中心負(fù)責(zé)，各個(gè)下屬公司只能與系統(tǒng)顧問進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，對于存在與實(shí)際業(yè)務(wù)有偏差的情況，也只能依靠顧問向高層機(jī)構(gòu)反饋來得到暫時(shí)的解決，并無主導(dǎo)權(quán)，財(cái)務(wù)管理工作不再是企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)，而是相當(dāng)于被外包。企業(yè)的所有子公司、分支機(jī)構(gòu)在核算業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)當(dāng)遵守總部制定的統(tǒng)一財(cái)務(wù)要求。由于各公司原有的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算流程與總部要求存在差異，并經(jīng)過一定的適應(yīng)期，容易直接導(dǎo)致各子公司會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確率下降，嚴(yán)重影響了企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，阻礙了財(cái)務(wù)共享模式的推廣。而當(dāng)公司發(fā)生重大事項(xiàng)或變革時(shí)，無法及時(shí)調(diào)整與之匹配的執(zhí)行流程，只能仍采用原有的財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)，導(dǎo)致舊系統(tǒng)與新業(yè)務(wù)不匹配，無法保證信息的及時(shí)性和真實(shí)性。

企業(yè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)由單純的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)向外部風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化，企業(yè)必須調(diào)整應(yīng)對方式來規(guī)避這種新衍生出來的外部風(fēng)險(xiǎn)。在共享模式下，企業(yè)需要側(cè)重于考慮財(cái)務(wù)信息的傳遞速度和傳遞安全，以及共享中心人員的實(shí)際工作能力，調(diào)整內(nèi)部會(huì)計(jì)控制機(jī)制以適應(yīng)財(cái)務(wù)共享模式。財(cái)務(wù)核算已實(shí)行集中核算，中心財(cái)務(wù)人員不能充分了解各子公司具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，無法對其真實(shí)性做出有效判斷，經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的控制無法提前實(shí)現(xiàn)。

3.外部環(huán)境差異產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。地域差異產(chǎn)生不同的法律環(huán)境和稅收政策，容易引發(fā)下屬企業(yè)面臨著巨大的稅收風(fēng)險(xiǎn)和稅收機(jī)會(huì)成本損失。一方面，財(cái)務(wù)人員無需直接與分支機(jī)構(gòu)所在地稅務(wù)局聯(lián)系，大大降低了稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的敏感性，同時(shí)也減少了與所在地稅務(wù)局的及時(shí)溝通及對新稅收政策的了解。另一方面，由于稅務(wù)人員與公司財(cái)務(wù)人員溝通無效，財(cái)務(wù)核算主導(dǎo)權(quán)已上交高層公司，申請各種稅收優(yōu)惠政策的阻礙越來越多，使企業(yè)失去了很多稅收優(yōu)惠的機(jī)會(huì)成本。因此，企業(yè)在借助財(cái)務(wù)共享模式實(shí)施內(nèi)部控制時(shí)，必然會(huì)遇到外部障礙，對于集團(tuán)公司，應(yīng)該考慮不同地區(qū)的不同情況，根據(jù)實(shí)際情況分別處理。

（二）企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理力度下降

過度啟用財(cái)務(wù)共享模式將造成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)的分離。在傳統(tǒng)企業(yè)的經(jīng)營管理工作中，為了增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部相互監(jiān)管職能，財(cái)務(wù)部門提供重要的相關(guān)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)，同時(shí)，業(yè)務(wù)部門提供重要的相關(guān)業(yè)務(wù)信息，這樣財(cái)務(wù)管理工作就有了全面的資料支撐及業(yè)務(wù)融合性，以此形成“業(yè)財(cái)結(jié)合”模式。在財(cái)務(wù)共享的模式中，如果造成財(cái)務(wù)核算和管理相剝離的模式，這不僅僅會(huì)影響財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)方向的指導(dǎo)工作，而且還會(huì)在一定的程度上影響企業(yè)的引導(dǎo)作用。從內(nèi)部控制的角度考慮，也容易造成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作難度增加，數(shù)據(jù)處理加工的復(fù)雜程度增加，企業(yè)又需要財(cái)務(wù)共享與業(yè)財(cái)融合模式同時(shí)推進(jìn)，企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)高于傳統(tǒng)模式，同時(shí)，數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)融合的特點(diǎn)也增加了風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)度和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的難度，不僅需要業(yè)務(wù)部門合作，更需要信息部門、共享平臺(tái)專人、數(shù)據(jù)平臺(tái)顧問及信息系統(tǒng)開發(fā)公司多方合作，大大增加了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的難度及維度，使風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在內(nèi)部控制中的攔截風(fēng)險(xiǎn)的作用弱化。另一方面，使內(nèi)部監(jiān)督工作的難度升級(jí)，財(cái)務(wù)共享新模式的采用，更加注重?zé)o紙化網(wǎng)絡(luò)審批流程，審批資料不再像之前有紙質(zhì)原始資料查閱，而是通過上傳圖片來提高審批流程的效率，不局限于“坐班”制辦公，隨時(shí)隨地通過線上審批來優(yōu)化流程。因此，信息的流轉(zhuǎn)也成為一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)隱患，信息泄露、丟失的風(fēng)險(xiǎn)增加，不再是內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制的范圍，這些使企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督工作的有效性大打折扣，如何加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督控制成了工作難點(diǎn)。

（三）企業(yè)管理人員的信息化水平不足

財(cái)務(wù)共享中心前期的構(gòu)建對員工素質(zhì)和知識(shí)水平要求都較高，而實(shí)際工作中員工的工作內(nèi)容卻比較單一、任務(wù)繁重，這種情況下，他們往往會(huì)有落差感，機(jī)械化的操作不僅影響工作經(jīng)驗(yàn)的積累，也影響個(gè)人工作前程的發(fā)展。財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)行，需要財(cái)務(wù)人員必須具備一定的信息化技能，并提高財(cái)務(wù)分析、風(fēng)險(xiǎn)控制等能力，加大監(jiān)管力度。但目前大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)人員在信息化水平的提高上投入大量精力，以配合隨時(shí)在不斷升級(jí)的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，通常由外部信息顧問根據(jù)總公司要求不斷對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，然后下發(fā)至各下級(jí)公司財(cái)務(wù)人員進(jìn)行上線配置，顧問專業(yè)人員的知識(shí)及技能與財(cái)務(wù)人員具備的信息化知識(shí)相差甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致大部分財(cái)務(wù)人員無暇顧及業(yè)務(wù)本身的性質(zhì)而是急于完成集團(tuán)要求的統(tǒng)一升級(jí)及優(yōu)化，全部由外部顧問統(tǒng)一指揮業(yè)務(wù)的核算及歸口，使企業(yè)內(nèi)部的管理人員失去對業(yè)務(wù)的主導(dǎo)權(quán)，對于特殊情況出現(xiàn)的業(yè)務(wù)問題，不能做到及時(shí)處理，而是等待顧問與高層機(jī)構(gòu)之間的溝通討論，導(dǎo)致不同的問題積攢得不到解決，進(jìn)而影響了數(shù)據(jù)分析的時(shí)效性。

三、應(yīng)對財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制關(guān)鍵問題的對策

（一）建立健全企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

完善企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過明確崗位職責(zé)，優(yōu)化管理責(zé)任，詳細(xì)劃分工作及權(quán)力，形成比較完善的內(nèi)部監(jiān)管體系。另外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化財(cái)務(wù)共享的新型模式，修訂符合企業(yè)自身情況的內(nèi)控制度，使企業(yè)內(nèi)部控制體系更有力地落到實(shí)處。一方面，重新修訂管理架構(gòu)，打破傳統(tǒng)部門職責(zé)分工，加強(qiáng)部門之間的融合，要使業(yè)務(wù)部門、信息部門、職能部門之間的配合運(yùn)轉(zhuǎn)起來，做到部門與部門之間的交叉監(jiān)督模式，將企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)逐一梳理歸納，做好部門歸口的分配，更好地開展內(nèi)控工作。另一方面，設(shè)置專人專崗作為財(cái)務(wù)共享中心的聯(lián)絡(luò)人及系統(tǒng)維護(hù)的負(fù)責(zé)人，保證財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)進(jìn)行臨時(shí)性更新維護(hù)能夠及時(shí)跟進(jìn)，對公司的數(shù)據(jù)更新和歷史記錄做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，配置專人與系統(tǒng)顧問保持業(yè)務(wù)咨詢與溝通，做到信息輸出無差異，監(jiān)控責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)，降低信息輸出及輸入的風(fēng)險(xiǎn)，以保證公司整體的財(cái)務(wù)信息的安全性。

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（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流與溝通

將財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)用到企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作中。了解上級(jí)公司統(tǒng)一制定共享流程的初衷，結(jié)合自己企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)需求，對非同質(zhì)業(yè)務(wù)的處理及時(shí)提出意見，與信息人員充分溝通后達(dá)成一致形成解決方案，提交財(cái)務(wù)共享中心專人協(xié)商，保證共享平臺(tái)數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性，優(yōu)化信息平臺(tái)服務(wù)水平，打破企業(yè)內(nèi)部信息不對稱的壁壘，便于企業(yè)管理和決策。在總體戰(zhàn)略目標(biāo)下，各機(jī)構(gòu)要承擔(dān)相應(yīng)業(yè)務(wù)工作，保證管控目標(biāo)與戰(zhàn)略目標(biāo)相一致，避免財(cái)務(wù)共享模式在其運(yùn)用過程中偏離公司總體戰(zhàn)略目標(biāo)。在共享中心平臺(tái)業(yè)務(wù)量不斷增加的趨勢下，信息化人員數(shù)量隨之?dāng)U大，內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制的范圍可以由總部財(cái)務(wù)平臺(tái)擴(kuò)大至所有共享下級(jí)財(cái)務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略協(xié)同，促進(jìn)下屬公司財(cái)會(huì)工作高效、高質(zhì)完成。

（三）提升企業(yè)管理人員的信息化水平

財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)現(xiàn)需要業(yè)務(wù)與管理兼?zhèn)湫腿瞬?，對?cái)務(wù)人員要求較高，不得不由傳統(tǒng)的核算型人才轉(zhuǎn)向管理型人才。一方面需要從財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)中分析數(shù)據(jù)，另一方面需要有效溝通了解企業(yè)的真實(shí)業(yè)務(wù)情況，為公司的管理者提供有用的決策信息，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)人員的管理水平將是內(nèi)部控制建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。另外，新業(yè)務(wù)的不斷增加，使財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)不斷優(yōu)化，系統(tǒng)優(yōu)化的滯后性，會(huì)阻礙新業(yè)務(wù)開展的進(jìn)度及增加業(yè)務(wù)流程的復(fù)雜性，影響企業(yè)整體效率。這就要求集團(tuán)公司的領(lǐng)導(dǎo)要重視財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建設(shè)，這有助于集團(tuán)從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度實(shí)現(xiàn)總體戰(zhàn)略，公司內(nèi)部各個(gè)部門重視共享信息化這種新型工作模式，將企業(yè)內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)共享模式做到無縫對接、完美結(jié)合，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制的最大作用，為財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建設(shè)提供風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避最大化的后勤服務(wù)。

四、結(jié)語

信息化建設(shè)的快速發(fā)展及應(yīng)用，是企業(yè)運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式的必然趨勢，不僅可以提高企業(yè)的發(fā)展效率，更是為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，幫助企業(yè)從傳統(tǒng)型管理轉(zhuǎn)為信息化管理的模式，而在企業(yè)管理中內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理對穩(wěn)定發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，是企業(yè)健康發(fā)展的自我約束機(jī)制，要保證結(jié)合財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)相關(guān)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理同步進(jìn)行，立足于原有內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，重新修訂相關(guān)控制要點(diǎn)，并對其進(jìn)行分析，制定出合理的措施，認(rèn)清企業(yè)內(nèi)部控制的運(yùn)用價(jià)值，重視運(yùn)用效果，做到以價(jià)值為導(dǎo)向，運(yùn)用為手段，形成一個(gè)良性的動(dòng)態(tài)管理過程，才能促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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作者單位：神華集團(tuán)綜合開發(fā)服務(wù)有限責(zé)任公司