數(shù)字記錄時(shí)代檔案信息化建設(shè)的思考

陳麗穎 李亞珂 朱富成 滕立 劉雙紅

摘? 要：針對(duì)檔案信息化建設(shè)的多主體，多因素等復(fù)雜特征，本文以系統(tǒng)論的視角探討了檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)，檔案信息化建設(shè)所涉及的要素及其功能、結(jié)構(gòu)，以及整個(gè)系統(tǒng)的輸入輸出和外部環(huán)境適應(yīng)性。在此基礎(chǔ)上，提出以能力建設(shè)為核心的檔案信息化建設(shè)思路。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;數(shù)字記錄;系統(tǒng)論;檔案信息化建設(shè)

Abstract： Face on the complex characteristics of variety entities and factors， the paper constructed a model of information construction of Archives， analyzing its elements， structure， function， input/output and environment adaptation from system theory and proposed an ideal with a core of capacity to realize construction of Archives information.

Keywords： Information archives; Digital record; System theory; Information construction of archives

1 檔案信息化內(nèi)涵分析

檔案信息化就是因應(yīng)這種變革產(chǎn)生的概念，其內(nèi)涵主要包括兩個(gè)方面，一是檔案的形態(tài)脫離實(shí)物載體，且檔案信息以數(shù)字化的形式存在，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行傳遞、利用、加工和存儲(chǔ);二是檔案管理信息化，這又包括兩個(gè)層面，第一個(gè)層面是針對(duì)信息化形式的檔案，通過(guò)不斷加深對(duì)其運(yùn)動(dòng)規(guī)律的認(rèn)識(shí)，為檔案管理提供制度規(guī)則。第二個(gè)層面是利用信息技術(shù)對(duì)數(shù)字化和非數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理。其重點(diǎn)在數(shù)字化的檔案管理上。這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案絕大部分可以在信息化條件上轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，未來(lái)數(shù)字化檔案將是檔案的主要形式。[1]

2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)框架分析

在系統(tǒng)論中，事物被視為由相互間具有一定聯(lián)系的要素組成，實(shí)現(xiàn)一定的功能。系統(tǒng)必須要與外界進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)、能量和信息交換，才能保證自己對(duì)所處環(huán)境的適應(yīng)性。

基于此，本文的分析框架為：在厘清基本概念的基礎(chǔ)上，一是確定檔案信息化建設(shè)的目標(biāo);二是圍繞目標(biāo)對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)劃分，分析其要素與結(jié)構(gòu);三是探討檔案信息化建設(shè)的輸入輸出與外部環(huán)境;四是檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)方法。

3 建設(shè)目標(biāo)分析

其一，檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)以及檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的推進(jìn)，檔案信息的利用必然朝著跨區(qū)域、跨部門(mén)、綜合化發(fā)展，從而為充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值提供了有力保障。[2]

其二，管理模式優(yōu)化目標(biāo)。在數(shù)字記錄時(shí)代，檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都面臨著與以往不同的情形。如收集環(huán)節(jié)，數(shù)字記錄時(shí)代的檔案可以在很大程度上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集，做到生成即收集。這是傳統(tǒng)檔案工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。這些變化表明原有的管理模式已無(wú)法對(duì)數(shù)字記錄時(shí)代的檔案進(jìn)行有效地管理和利用，同時(shí)，數(shù)字記錄時(shí)代的檔案運(yùn)動(dòng)規(guī)律與傳統(tǒng)檔案大不相同。這種運(yùn)動(dòng)規(guī)律的變化對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。

為此，檔案信息化建設(shè)另一個(gè)重要目標(biāo)就是積極探索認(rèn)識(shí)數(shù)字記錄時(shí)代檔案運(yùn)動(dòng)規(guī)律，構(gòu)建相應(yīng)的理論，針對(duì)數(shù)字記錄時(shí)代檔案的特征與運(yùn)動(dòng)規(guī)律構(gòu)建與之相適應(yīng)的管理模式與制度體系。

4 建設(shè)要素與結(jié)構(gòu)分析

所謂系統(tǒng)要素，是指相互聯(lián)系的若干功能單元，它們即可以是單一的不可再分的，也可以是具有自身結(jié)構(gòu)的子系統(tǒng)。依據(jù)其建設(shè)目標(biāo)，本文把檔案信息化建設(shè)的要素分為建設(shè)主體、運(yùn)行規(guī)則、基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息資源四個(gè)主要的要素。

4.1 建設(shè)主體

在檔案信息化建設(shè)中，建設(shè)主體是指檔案主管部門(mén)與檔案館。其中，檔案主管部門(mén)的職責(zé)主要是對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，其中國(guó)家檔案主管部門(mén)還具有對(duì)“全國(guó)檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度”的職責(zé)。檔案主管部門(mén)的職能是對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，提供制度供給。新修訂《檔案法》第六章第四十二條明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)和信息安全保障是檔案主管部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)的重要內(nèi)容之一。第二章第八條則明確了國(guó)家檔案主管部門(mén)有權(quán)制定統(tǒng)一的檔案工作制度。這些制度是其他各級(jí)檔案主管部門(mén)在檔案信息化建設(shè)中進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)的依據(jù)。[3]

檔案信息化建設(shè)中，檔案館既是制度體系的供給者之一，也是檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息資源建設(shè)的主體，并負(fù)責(zé)提供信息化條件的檔案信息資源利用。新修訂《檔案法》第三章第十九條、第五章第三十九條和第四十條、第四章第二十八條以及第三十三條和第三十四條均從不同側(cè)面對(duì)此進(jìn)行了明確規(guī)定。

4.2 運(yùn)行規(guī)則、基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息資源

檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)則是指在檔案信息化建設(shè)與管理、運(yùn)行過(guò)程中遵循的制度體系，包括立法機(jī)關(guān)頒布的法律法規(guī)、檔案主管部門(mén)制定的規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)以及檔案館制訂的各項(xiàng)管理制度等。運(yùn)行規(guī)則決定了檔案信息化建設(shè)中各要素間的聯(lián)系如何構(gòu)建以及互動(dòng)方式，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的制度保障。檔案信息化系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)施是指支撐檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件等。檔案信息資源是指檔案館接收或轉(zhuǎn)化的數(shù)字化檔案。

4.3 檔案信息化建設(shè)的要素結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)的要素結(jié)構(gòu)是指要素間的有機(jī)聯(lián)系。正是存在著這種聯(lián)系，各個(gè)要素才能協(xié)同發(fā)揮作用，共同實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能。

檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)制訂檔案信息化的規(guī)章、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等管理規(guī)范，并依據(jù)這些規(guī)范對(duì)檔案館進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案館根據(jù)檔案主管部門(mén)制訂的規(guī)范，完善自身的管理制度體系，同時(shí)依據(jù)制度體系進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。這兩個(gè)層面的制度共同構(gòu)成了檔案信息化的制度體系。

同時(shí)，檔案館還需要向檔案主管部門(mén)報(bào)送必要的工作信息，供主管部門(mén)進(jìn)行決策參考?；A(chǔ)設(shè)施是檔案數(shù)字資源建設(shè)的基本保障，也是檔案主管部門(mén)進(jìn)行管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案數(shù)字資源是檔案館提供檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字資源的建設(shè)與管理、利用對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施不斷提出新的要求，促使基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)。[4]

5 輸入輸出與外部環(huán)境分析

系統(tǒng)的輸入輸出決定的系統(tǒng)的邊界。在檔案信息化建設(shè)中，首先是物質(zhì)輸入，體現(xiàn)為政府預(yù)算中對(duì)檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入和政府相關(guān)部門(mén)給予檔案主管部門(mén)和管理部門(mén)的物質(zhì)和人員投入;其次是信息輸入，主要包括國(guó)家的政策法規(guī)和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位依法歸檔形成的檔案;最后是能量輸入，主要是各類(lèi)基礎(chǔ)設(shè)施與人員的能源消耗。

檔案信息化系統(tǒng)的輸出則主要是數(shù)字化形式檔案，輸出對(duì)象包括政府機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾、相關(guān)研究人員等。檔案主管部門(mén)與各級(jí)各類(lèi)檔案館，應(yīng)切實(shí)保障檔案信息化建設(shè)的有效輸入。

對(duì)檔案信息化建設(shè)而言，其外部環(huán)境主要包括兩大部分，一是制度環(huán)境，主要是指國(guó)家及其他行政部門(mén)制訂的與檔案信息化相關(guān)的法律、法規(guī)、條例、規(guī)章、辦法等;二是技術(shù)環(huán)境，技術(shù)環(huán)境的變化，既會(huì)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，也會(huì)給信息安全等領(lǐng)域帶來(lái)全新的問(wèn)題，這些都是在檔案信息化建設(shè)中要加以重視的問(wèn)題。

檔案主管部門(mén)在制度供給時(shí)，要考慮其他制度帶來(lái)的影響與制約，并據(jù)此對(duì)自身的制度供給及時(shí)做出調(diào)整。作為檔案主管部門(mén)與檔案館，要有效識(shí)別技術(shù)變化帶來(lái)的機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)有效制度供給對(duì)此加以利用或規(guī)避。

6 檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)方法

6.1 主體管理能力建設(shè)

管理能力建設(shè)，對(duì)檔案主管部門(mén)而言，既要發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)的職能，也要扮演檔案信息化制度體系的主要供給者，還要確保在檔案信息化建設(shè)中有穩(wěn)定持續(xù)的輸入和從事大量協(xié)調(diào)工作以保證工作順利開(kāi)展;對(duì)檔案館而言，既要強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用能力建設(shè)，也要強(qiáng)化檔案管理制度體系建設(shè)。同時(shí)，兩類(lèi)主體均需要強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)一支有較高理論素養(yǎng)，懂技術(shù)的人才隊(duì)伍是檔案信息化建設(shè)成功的基礎(chǔ)保障。

管理能力建設(shè)的另一個(gè)重要方面是構(gòu)建融智型的機(jī)制與體制。所謂融智，是指充分利用社會(huì)智力資源來(lái)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中可以與高校、科研院所、企業(yè)順暢對(duì)接，從理論認(rèn)識(shí)、制度、方案制訂與實(shí)施各個(gè)層面充分利用其他主體的智力資源。這就要求檔案主管部門(mén)與檔案館在機(jī)制體制上具有相應(yīng)的保障。

6.2 輸入輸出控制

一是政策輸入。新修訂《檔案法》明確規(guī)定檔案事業(yè)要納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)納入政府預(yù)算，檔案信息化建設(shè)要納入各級(jí)政府的信息化發(fā)展規(guī)劃。應(yīng)做好規(guī)劃工作，為檔案信息化建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

二是資源輸入。在加快傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的同時(shí)，盡快依法完善電子檔案接收制度，如加快制訂《電子檔案管理辦法》等，為檔案信息資源建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

資源輸入的另一個(gè)方面是檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案信息化專(zhuān)網(wǎng)可以采用先局部后整體，分級(jí)建設(shè)，最后組網(wǎng)的原則，即以省級(jí)行政區(qū)域?yàn)橹黧w統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，先省內(nèi)建設(shè)聯(lián)網(wǎng)，再逐步實(shí)行全國(guó)聯(lián)網(wǎng)。

三是價(jià)值輸出。數(shù)字檔案館是信息化背景下檔案獲得有效利用的重要途徑之一。新修訂《檔案法》明確提出有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身保管的檔案信息資源情況，盡快把數(shù)字檔案館的建設(shè)列入建設(shè)目標(biāo)，為檔案信息的利用提供便利。

*本文系國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“面向治理體系現(xiàn)代化和應(yīng)急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2020-R-5）和鄭州航院研究生創(chuàng)新計(jì)劃基金項(xiàng)目“重大公共危機(jī)檔案數(shù)據(jù)資源價(jià)值計(jì)量與評(píng)估”（項(xiàng)目編號(hào)：2020CX15）的研究成果。

參考文獻(xiàn)：

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[3]程春雨.積極順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì) 加快推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型[J].中國(guó)檔案，2021（03）：40-41.

[4]劉永，龐宇飛，任妍.檔案信息化發(fā)展指數(shù)研究之構(gòu)建方法[J].檔案管理，2020（06）：39-40.

（作者單位：陳麗穎，洛陽(yáng)軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司;李亞珂，朱富成，滕立，劉雙紅 鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，河南省信息智能處理工程技術(shù)研究中心 來(lái)稿日期：2020-12-20）