竇曉靜
2019年,新冠疫情席卷全球。受新冠疫情的影響,武漢第一個(gè)封城,其后全國(guó)各地響應(yīng)國(guó)家疫情防控的號(hào)召,封城防疫,居家防疫。全國(guó)范圍內(nèi)拉響了公共衛(wèi)生應(yīng)急的一級(jí)警報(bào)。第2年的2月,財(cái)政和教育部門發(fā)布緊急通知,要堅(jiān)決保障學(xué)校疫情防控經(jīng)費(fèi)的充足,按照“急事急辦、特事特辦”的原則,保證能在疫情防控的關(guān)鍵時(shí)刻正常使用資金。與此同時(shí),教育部門緊急通知,學(xué)校要在緊抓疫情防控的同時(shí),堅(jiān)持落實(shí)“停課不停學(xué)”的工作。學(xué)校教育教學(xué)和科研工作要順利進(jìn)行,財(cái)務(wù)核算管理是其堅(jiān)強(qiáng)的后盾。
在此之前,學(xué)校財(cái)務(wù)核算大多是通過人與人面對(duì)面地進(jìn)行,這個(gè)過程中免不了要進(jìn)行接觸和交流。而我們知道,新冠病毒會(huì)通過呼吸道飛沫和接觸傳播。這種面對(duì)面的交流和接觸,必然不利于疫情防控。而隨著科技的發(fā)展,部分學(xué)校采用了學(xué)校財(cái)務(wù)自主報(bào)銷系統(tǒng),但是這種方式仍需要師生將原始單據(jù)送到財(cái)務(wù)部門,若有問題,還需要退回。而且開具發(fā)票、來款認(rèn)領(lǐng)等業(yè)務(wù),仍然需要本人來現(xiàn)場(chǎng)辦理。人員之間來來往往,免不了彼此的接觸,必然加大新冠病毒擴(kuò)散傳播的可能性,不利于疫情防控。
如何運(yùn)用信息化技術(shù),優(yōu)化財(cái)務(wù)的工作流程,本文在新冠疫情緊急事件的背景下,分析面對(duì)類似突發(fā)事件該如何學(xué)校進(jìn)行財(cái)務(wù)核算管理,確保學(xué)校教育教學(xué)以及科研工作的安全順利地開展。
從手工報(bào)銷到網(wǎng)上報(bào)銷
目前學(xué)校財(cái)務(wù)通常采用手工報(bào)銷方式,即由經(jīng)辦人填寫報(bào)銷單后,遞交單據(jù)到財(cái)務(wù)部門,辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。這種方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且在新冠疫情防控的背景,這種方式增加了人員的聚集流動(dòng),加大了疫情防控的難度。
所以越來越堵的學(xué)校采用網(wǎng)上報(bào)銷的方式。師生在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上自助填寫,方便快捷,而且有助于財(cái)務(wù)人員和相關(guān)負(fù)責(zé)人隨時(shí)了解辦理情況,實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)具體金額,了解余額狀況,避免了超支情況的發(fā)生,也大大減輕了財(cái)務(wù)工作人員的工作量。
雖然網(wǎng)上報(bào)銷能省時(shí)省力,便于疫情防控。但時(shí)常也有不符合報(bào)銷要求的單據(jù),需要人到財(cái)務(wù)部門補(bǔ)充或修改。人員的往來,單據(jù)的傳遞,可能會(huì)導(dǎo)致病毒的擴(kuò)散。這樣看來,財(cái)務(wù)核算管理的聚集性、接觸性、流動(dòng)性難以避免。
學(xué)校財(cái)務(wù)審批手續(xù)繁瑣
學(xué)校財(cái)務(wù)審批的部門繁多,不同用途的資金要到不同的部門進(jìn)行審批。科研經(jīng)費(fèi)要找科研管理部門,大額資金要找財(cái)務(wù)部門,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要找基建管理部門,固定資產(chǎn)入賬、國(guó)有資產(chǎn)招投標(biāo)要找國(guó)有資產(chǎn)管理部門。學(xué)校內(nèi)部還涉及不同的部門科室??梢妼W(xué)校財(cái)務(wù)核算管理的復(fù)雜性。而在新冠疫情等突發(fā)事件的影響下,如何載學(xué)校內(nèi)部的控制下,減少審批環(huán)節(jié),提高效率,減少接觸,預(yù)防疫情非常重要。
學(xué)校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)薄弱
財(cái)務(wù)部門對(duì)外要連接各個(gè)管理部門,對(duì)內(nèi)要連接學(xué)習(xí)的各個(gè)部門,各個(gè)科室。必須要與其他部門進(jìn)行密切的信息交流。例如與學(xué)校的工資系統(tǒng)對(duì)接,便于發(fā)放工資。要與人事部門信息對(duì)接,便于核算工資。但是,實(shí)際情況是,因?yàn)榉N種原因,學(xué)校各部門間數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)對(duì)接十分困難。
學(xué)校對(duì)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)意識(shí)淡薄
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通常認(rèn)為財(cái)務(wù)核算識(shí)基礎(chǔ)工作,就是算算賬、審核單據(jù)材料,工作簡(jiǎn)單、重復(fù),不需要進(jìn)行培訓(xùn)。但是,財(cái)務(wù)核算管理與學(xué)校正常運(yùn)行密切相關(guān)。財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平和服務(wù)方式直接影學(xué)校各項(xiàng)工作的開展。在信息化不斷發(fā)展的時(shí)代,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視財(cái)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn),以增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì),成為數(shù)據(jù)處理以及財(cái)務(wù)管理方面的復(fù)合型人才。
財(cái)務(wù)核算采取“急事急辦、特事特辦”
疫情期間,在家辦公,居家學(xué)習(xí),一些不緊急日常業(yè)務(wù)可先暫停,疫情過后再辦理。因疫情防控需要或特急業(yè)務(wù)要“急事急辦、特事特辦”。重要的業(yè)務(wù)要優(yōu)先辦理,但也要采取提前預(yù)約的方式,防止人群聚集,有序辦理。
利用電子審簽,簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)審批手續(xù)
疫情期間,學(xué)校各部門之間審批均可以采用電子審簽。電子審簽不受時(shí)間和地點(diǎn)限制,隨時(shí)隨地可以辦理。使用薪酬支付系統(tǒng)電子審簽,預(yù)算管理的電子審簽,財(cái)務(wù)審批的電子審簽等,既可以提高工作效率,又能預(yù)防疫情擴(kuò)散。
充分利用信息化線上辦理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)
疫情期間,學(xué)校各部門都盡可能地在家進(jìn)行線上辦公,特殊時(shí)期,學(xué)校財(cái)務(wù)核算管理工作也應(yīng)走上網(wǎng)絡(luò)化信息化。例如,用電子發(fā)票代替紙質(zhì)發(fā)票。使用支微信、支付寶等平臺(tái)進(jìn)行快捷支付和費(fèi)用繳納。信息化手段可以方便快捷地進(jìn)行學(xué)校財(cái)務(wù)辦理,可減少接觸,同時(shí)避免了交叉感染病毒的風(fēng)險(xiǎn),利于疫情防控。
疫情時(shí)期,怎樣保障學(xué)校財(cái)務(wù)人員的安全?怎樣為學(xué)校工作的順利開展提供足夠的資金保障?同時(shí),如何優(yōu)化學(xué)校財(cái)務(wù)管理,更好地服務(wù)全校師生?都應(yīng)該是在財(cái)務(wù)核算管理時(shí)進(jìn)行深入思考,以便更好地應(yīng)對(duì)今后類似突發(fā)事件。面對(duì)這些突發(fā)事件引起的問題,我們需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,既要解一時(shí)之難,又要為未來的發(fā)展做好規(guī)劃。
引入全面預(yù)算管理理念,優(yōu)化財(cái)務(wù)審批程序
引入全面預(yù)算的管理理念,把學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃納入預(yù)算中,全員參與預(yù)算。學(xué)校應(yīng)分輕重緩急合理分配資源,進(jìn)行預(yù)算安排。明確授權(quán),簡(jiǎn)化審批流程,避免重復(fù)審批。而且在審批的時(shí)候,能夠在網(wǎng)上進(jìn)行審批,就不用再線下審批。審批流程要簡(jiǎn)潔清晰,不重復(fù)審批。對(duì)于各類審批材料要求要公示詳細(xì),避免出現(xiàn)返工的情況。部門之間要加強(qiáng)溝通,職權(quán)范圍要?jiǎng)澐智逦?,避免推諉或拖拉的情況。
改變財(cái)務(wù)核算方式,逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上財(cái)務(wù)管理
疫情期間,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算模式不再適用,網(wǎng)上財(cái)務(wù)管理卻顯示出方便快捷的優(yōu)越性。加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè),簡(jiǎn)化了流程,縮短了業(yè)務(wù)辦理周期,保證工作的安全有序和高效率。特別是在例如新冠疫情肆虐的情況下,利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行線上辦理各項(xiàng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),避免了人員的聚集,阻隔了病毒的傳播,保障了財(cái)務(wù)人員及廣大師生的生命財(cái)產(chǎn)安全。實(shí)行各種財(cái)務(wù)核算管理工作,是未來學(xué)校財(cái)務(wù)核算管理改革的方向,能更好地應(yīng)對(duì)疫情和其他突發(fā)事件。
加強(qiáng)學(xué)校財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)安全,為財(cái)務(wù)工作保駕護(hù)航
社會(huì)信息化發(fā)展的大趨勢(shì)下,學(xué)校的信息化建設(shè)也不斷地推進(jìn)完善。保證財(cái)務(wù)信息安全是學(xué)校管理者和財(cái)務(wù)人員必須重視的問題。首先,應(yīng)成立專門的財(cái)務(wù)信息管理部門,管理財(cái)務(wù)系統(tǒng)的升級(jí)、維護(hù),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的定期備份,預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊,數(shù)據(jù)泄露丟失等。其次,建立財(cái)務(wù)安全管理制度,明確崗位職責(zé),增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的安全責(zé)任意識(shí),確保財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全。安排專人定時(shí)財(cái)務(wù)信息工作日志,確保財(cái)務(wù)安全。學(xué)校加強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),合理防范,就能保證財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)安全。
近幾十年來,我們經(jīng)歷非典、禽流感等幾次大的疫情襲擊。如今又面臨著新冠病毒席卷全球的危急。疫情防控期間,學(xué)校面臨著巨大的挑戰(zhàn),既要在預(yù)防疫情擴(kuò)散的前提下,保證財(cái)務(wù)核算管理工作順利進(jìn)行,又要為學(xué)習(xí)的整體運(yùn)行,為廣大師生做好財(cái)務(wù)服務(wù)工作。面對(duì)疫情擴(kuò)散,危急人們生命財(cái)產(chǎn)安全的突發(fā)事件。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化財(cái)務(wù)核算管理工作是應(yīng)對(duì)危急情況的不二法門。網(wǎng)上財(cái)務(wù)管理超越了線下辦理的局限性,在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上就能隨時(shí)隨地地辦理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)既提高了工作效率,又大到了防止疫情擴(kuò)散的目的。雖然每個(gè)學(xué)校信息化的發(fā)展水平各異,但面臨突發(fā)事件,采取臨時(shí)措施應(yīng)急之后,也應(yīng)未雨綢繆,用更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光,推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化水平,優(yōu)化財(cái)務(wù)核算流程,以應(yīng)對(duì)未來可能出現(xiàn)的各類突發(fā)事件。
(聊城市茌平區(qū)職業(yè)教育中心學(xué)校)
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